E. Prosedur Pembelian
1. Pembelian dilaksanakan setelah menerima Request For Procurement
RFP yang diterbitkan oleh Requester berdasarkan Rencana Pembelian Procurement Plant PP yang telah disahkan oleh GM
Divisi Bisnis. 2.
Dalam hal tidak tercantum di dalam PP maka pada prinsipnya pembelian dapat dilaksanakan setelah Requester memberikan
penjelasan secara tertulis ke Departemen Bisnis dan mendapat persetujuan dari Devisi Bisnis sesuai dengan jenjang otorisasinya.
3. Requester harus menuliskan pada RFP barang spesifikasi dan
persyaratan yang diinginkan dengan jelas dan lengkap yaitu persyaratan mutu, Kesehatan dan Keselamatan Kerja K3 dan
lingkungan yang ditetapkan Perusahaan termasuk persyaratan kualifikasi personil untuk jasa yang membutuhkan keahlian khusus.
4. Seksi Anggaran dan Perencanaan Strategis menerima dan memastikan
RFP tersebut. Nilai anggaran pada RFP harus mencerminkan harga pasar yang wajar dengan referensi sebagai berikut:
a. Price List resmi terbaru yang diterbitkan oleh Produsen
Distributor atau b.
Harga Pembelian 1 satu tahun terakhir, jika diperlukan dapat dilakukan penyesuaian terhadap laju inflasi atau
c. Hasil survey pasar atau
d. Hasil RFE yang dikeluarkan untuk itu.
Universitas Sumatera Utara
5. RFP barang yang akan diproses pengadaannya melalui jalur Master
List ML yang telah ditentukan dalam PP dibuat terpisah dari RFP barang non ML.
6. RFP barang yang akan diproses pengadannya melalui jalur Master
List ML yang telah ditentukan dalam PP dibuat terpisah dari RFP barang non ML.
7. Departemen Seksi yang menangani pembelian :
a. SPM : Pembelian barang yang diperlukan untuk Pabrik
Peleburan Aluminium, Perumahan Tanjung Gading, Rumah sakit Inalum dan fasilitas pendukungnya
b. SSS : Pembelian jasa yang diperlukan untuk Pabrik Peleburan
Aluminium, Perumahan Tanjung Gading, Rumah sakit Inalum dan fasilitas pendukungnya.
c. PPM : Pembelian barang dan jasa yang diperlukan untuk PLTA,
Perumahan Paritohandan fasilitas pendukungnya. d.
JPM : Pembelian Bahan Baku Utama dan barang yang diperlukan untuk Kantor Pusat Jakarta.
8. SPM SSS PPM melaksanakan tender sesuai dengan Instruksi Kerja
yang berlaku. Pembelian dilakukan kepada Pemasok yang telah terdaftar di dalam Daftar Pemasok Mampu DPM danatau Daftar
Pemasok BaruDPB. Adapun ketentuan syarat sebagai pembeli yaitu: pembeli harus membuat surat permohonan sebagai pembeli, kemudian
setelah perusahaan menerima surat tersebut lalu perusahaan
Universitas Sumatera Utara
melakukan survei ke pabrik pembeli untuk mengecek bahan baku yang digunakan pembeli, kapasitas yang diperlukan dalam produksi,
kondisi pabrik, pekerja dan produknya, dan melihat profile perusahaan.
9. Requester melaksanakan evaluasi teknis barang jasa berdasarkan
permintaan SPM SSS PPM, kemudian SPM SSS PPM melaksanakan evaluasi bisnis sesuai dengan Instruksi kerja yang
berlaku. 10.
SPM SSS PPm menentukan pemenang tender dengan persetujuan Manager atau SeniorManager dan atau General Manager dan atau
Direktur dan atau Presiden Direktur dan atau Dewan Direksi berdasarkan jenjeng otorisasinya setelah melakukan negosiasi harga,
item yang didasarkan pada hasil evaluasi kepadaa nominasi tender. Kemudian membuat pemisahan kontrak Spilt Contract sesuai hasil
evaluasi tender dan negosiasi untuk memperoleh harga yang lebih kompetitif. Lalu mengajukan RFAB Request for Additional Budget
ke Requester untuk mendapatkan persetujuan Requester dan Seksi Anggaran dan Perencanaan Strategis dalam hal harga setelah negosiasi
lebih besar dari budget yang tersedia. Dan membuat Order to CommenceContractAgreement dengan pemasok dan mengajukan
persetujuan sesuai dengan jenjang otorisasinya. 11.
SPM PPM menerima dokumen pengiriman barang dari pemasok sesuai dengan Instruksi Kerja yang berlaku.
Universitas Sumatera Utara
12. Requester melakukan penerimaan barang dan inspeksi fisik sesuai
Instruksi Kerja yang berlaku. Lalu menyerahkan hasil insfeksi fisik barang ke seksi terkait dan menerbitkan Claim of Misdelivery Goods
MD untuk barang yang Misdelivery dan menyerahkan ke SPM PPM untuk proses klaim. Dan SPM PPM memproses barang-barang
MD sesuai dengan Intruksi Kerja yang berlaku.
F. Prosedur Pengadaan Persediaan Bahan Baku
Kategori