Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa evaluasi koleksi adalah kegiatan menilai koleksi perpustakaan baik dari ketersediaan koleksi maupun
pemanfaatan koleksi oleh pengguna dalam memenuhi kebutuhan sivitas akademika dan menunjang keberhasilan program perguruan tinggi. Perpustakaan
perlu melakukan evaluasi koleksi untuk menilai apakah koleksi yang tersedia memang benar-benar dibutuhkan oleh pengguna, atau hanya sebagian kecil saja
yang terpakai oleh penggunanya.
2.2.2 Tujuan Evaluasi Koleksi
Setiap kegiatan yang dilaksanakan pasti mempunyai tujuan, demikian juga dengan evaluasi. Menurut Arikunto 2002:13, ada dua tujuan evaluasi yaitu
tujuan umum dan tujuan khusus. Tujuan umum diarahkan kepada program secara keseluruhan, sedangkan tujuan khusus lebih difokuskan pada masing-masing
komponen. Perpustakaan memiliki beberapa alasan untuk melakukan evaluasi koleksi.
Adapun alasan-alasan umum yang biasanya melatarbelakangi dilakukannya evaluasi koleksi pada suatu perpustakaan antara lain :
1. Untuk mengembangkan program pengadaan yang cerdas dan realistis
berdasarkan pada data koleksi berdasarkan pada data koleksi yang sudah ada ;
2. Untuk menjadi bahan pertimbangan pengajuan anggaran untuk pengadaan
koleksi berikutnya ; 3.
Untuk menambah pengetahuan staf pengembangan koleksi terhadap keadaan koleksi Junaidi, 2010:3.
Alasan-alasan tersebut menjadi dasar untuk menentukan tujuan evaluasi koleksi. Pada hakikatnya, tujuan evaluasi koleksi dilakukan agar dapat
memperkirakan bagaimana tingkat pemanfaatan koleksi perpustakaan di masa yang akan datang Hardi, 2006:4.
Berdasarkan kebijakan pengembangan koleksi dalam mengembangkan program perguruan tinggi, Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi
1994:49 menjelaskan tujuan evaluasi koleksi yaitu :
Universitas Sumatera Utara
1 Mengetahui mutu, lingkup dan kedalaman koleksi.
2 Menyesuaikan koleksi dengan tujuan dan program perguruan tinggi.
3 Mengikuti perubahan, perkembangan, sosial budaya, ilmu dan
teknologi. 4
Meningkatkan nilai informasi. 5
Mengetahui kekuatan dan kelemahan koleksi. 6
Menyesuaikan kebijakan pengembangan koleksi Hal senada juga disampaikan oleh Ajick 2009:2 yang menyatakan bahwa
“Tujuan dari evaluasi diantaranya adalah untuk menentukan kualitas koleksi dan juga mengetahui apakah tujuan perpustakaan yang ditentukan telah tercapai”.
Uraian yang lebih spesifik mengenai tujuan evaluasi koleksi dikemukakan oleh Nurjanah 2010:12-13 sebagai berikut :
1. Tujuan Internal
a. Kebutuhan pengembangan koleksi :
• Untuk mengetahui : cakupan subjek koleksi, kedalaman
koleksi, dan pola pemanfaatan koleksi oleh pengguna, nilai uang dari koleksi yang ada data aset perpustakaan, masalah
yang dihadapi oleh kebijakan pengembangan koleksi dan program-programnya, perubahan apa saja yang harus dilakukan
dengan program yang ada, dan apakah staf pengembangan koleksi sudah menjalankan tugas-tugasnya dengan baik.
• Untuk mendata : kekuatan koleksi dan kelemahannya secara
kualitatif maupun kuantitatif pada subjek apa saja •
Untuk mendapatkan ; data bagi kepentingan program pengembangan koleksi bersama perpustakaan lain, data bagi
kepentingan penyiangan, data bagi kepentingan stock opname
b. Kebutuhan anggaran, membantu penentuan :
• Alokasi anggaran untuk memperkuat subjek yang lemah
• Alokasi anggaran untuk memelihara subjek yang sudah kuat
• Alokasi anggaran untuk pengembangan koleksi lama
retrospective •
Semua alokasi anggaran pengembangan koleksi 2.
Tujuan eksternal a.
Kebutuhan institusi lokal, untuk mengetahui : •
Kinerja perpustakaan; •
Rasionalisasi anggaran pengembangan koleksi yang diajukan; •
Apakah anggaran yang diperoleh bisa menunjang kebutuhan; •
Apakah perpustakaan tersebut sudah setara dengan unit pelayanan lain dalam komunitas yang sama;
• Alternatif lain dari penambahan ruang ruang penyimpanan;
• Apakah koleksi sudah kadaluarsa;
• Apakah koordinasi dalam program pengembangan koleksi
sudah berjalan dengan baik;
Universitas Sumatera Utara
• Apakah tingkat duplikasi koleksi sudah tepat;
• Apakah rasio biaya keuntungan costbenefit masuk akal;
b. Kebutuhan luar organisasi, menyiapkan data untuk :
• Akreditasi;
• Badan-badan pendanaan dan donor;
• Berbagai program jaringan, konsorsium dan kerjasama lainnya.
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa evaluasi koleksi ditujukan untuk mengkaji apakah koleksi yang tersedia sudah tepat dan
dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya oleh pengguna perpustakaan dalam memenuhi kebutuhan informasinya dan apakah koleksi yang tersedia telah sesuai
dengan kebutuhan pengembangan koleksi, kebutuhan anggaran, kebutuhan institusi lokal dan kebutuhan luar organisasi perpustakaan.
2.2.3 Teknik Evaluasi Koleksi
