Berdasarkan uraian di atas, penulis tertarik ingin mengevaluasi bagaimana pemanfaatan sumber daya informasi elektronik USU Repository oleh pengguna
pada web Perpustakaan USU. Oleh karena itu, penulis menetapkan judul penelitian ini adalah “Evaluasi Pemanfaatan Sumber Daya Informasi Elektronik
USU Repository pada Web Perpustakaan Universitas Sumatera Utara”.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka yang menjadi rumusan masalah dalam penelitian ini adalah “Bagaimanakah pemanfaatan sumber daya informasi
elektronik USU Repository pada web Perpustakaan USU?”.
1.3 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui pemanfaatan sumber daya informasi elektronik USU Repository pada web Perpustakaan USU.
1.4 Manfaat Penelitian
Hasil penelitian ini diharapkan akan memberikan manfaat sebagai berikut : 1.
Bagi Perpustakaan USU, sebagai bahan masukan dalam pengembangan perpustakaan khususnya dalam pengelolaan sumber
daya informasi elektronik pada perpustakaan perguruan tinggi. 2.
Bagi peneliti, hasil penelitian ini dapat dijadikan sebagai bahan rujukan bagi penelitian selanjutnya dengan topik yang berhubungan.
3. Bagi penulis, menambah pengetahuan dan wawasan di bidang ilmu
perpustakaan dan informasi, serta pemahaman tentang manfaat sumber daya informasi elektronik pada perpustakaan perguruan tinggi.
1.5 Ruang Lingkup Penelitian
Penulis memberi batasan ruang lingkup penelitian yang terfokus pada pemanfaatan sumber daya informasi elektronik USU Repository pada Web
Perpustakaan USU meliputi pola pemanfaatan, motivasi pemanfaatan, tujuan pemanfaatan, kebutuhan informasi pengguna, kontenisi informasi dan kendala
yang dihadapi dari penggunaan USU Repository.
Universitas Sumatera Utara
BAB II TINJAUAN TEORETIS
2.1 Perpustakaan Perguruan Tinggi
Pada hakikatnya perpustakaan perguruan tinggi merupakan unit kerja yang merupakan bagian integral dari suatu lembaga induk yang menaunginya, yang
bersama-sama dengan unit lain membantu perguruan tinggi yang bersangkutan dalam melaksanakan tri dharma perguruan tinggi. Dengan kata lain, perpustakaan
adalah salah satu alat yang vital dalam setiap program pendidikan, pengajaran dan penelitian research bagi setiap lembaga pendidikan dan ilmu pengetahuan.
2.1.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi
Tuntutan zaman telah banyak mengubah arti suatu perpustakaan perguruan tinggi sebagai konsekuensi adanya perkembangan belajar dan mengajar modern
sehingga perpustakaan tidak hanya bertugas mengumpulkan, menyimpan dan meminjamkan bahan-bahannya saja, tetapi lebih banyak lagi jasa dan fasilitas
yang dibutuhkan masyarakat untuk memenuhi kebutuhan informasinya. Perpustakaan perguruan tinggi ialah perpustakaan yang tergabung dalam
lingkungan lembaga pendidikan tinggi, baik yang berupa perpustakaan universitas, perpustakaan fakultas, perpustakaan akademi maupun perpustakaan
sekolah tinggi Sjahrial-Pamuntjak, 2000:4. Perpustakaan perguruan tinggi memiliki arti yang sangat penting dalam membantu mahasiswa dan kalangan
sivitas akademika lainnya untuk mengembangkan daya intelektual dan spiritual mereka.
Sulistyo-Basuki 1993:51 mengatakan bahwa : Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang terdapat pada
perguruan tinggi, badan bawahannya, maupun lembaga yang bekerjasama dengan perguruan tinggi, dengan tujuan utamanya membantu perguruan
tinggi dalam mencapai tujuannya.
Menurut Sutarno 2003:4, “Perpustakaan perguruan tinggi merupakan perpustakaan yang berada dalam suatu perguruan tinggi dan yang sederajat yang
berfungsi mencapai tri dharma perguruan tinggi, sedangkan penggunanya adalah seluruh sivitas akademika”.
Universitas Sumatera Utara
Berdasarkan beberapa pendapat tentang pengertian perpustakaan perguruan tinggi yang penulis kemukakan dapat dikatakan bahwa perpustakaan
perguruan tinggi adalah perpustakaan yang berada di lingkungan perguruan tinggi atau yang sederajat untuk mendukung membantu pelaksanaan tri dharma
perguruan tinggi dengan penggunanya dari kalangan sivitas akademika.
2.1.2 Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi
Perpustakaan perguruan tinggi sebagai suatu organisasi yang berada di bawah naungan institusi induknya pasti memiliki tujuan sendiri. Secara umum,
tujuan diselenggarakannya perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk mendukung, memperlancar serta mempertinggi kualitas pelaksanaan program
kegiatan perguruan tinggi. Menurut Sulistyo-Basuki 1993:52, adapun yang menjadi tujuan
perpustakaan tinggi didirikan adalah : 1.
Memenuhi kebutuhan informasi masyarakat pengguna perguruan tinggi, lazimnya staf pengajar dan mahasiswa. Sering juga tenaga
administrasi perguruan tinggi.
2. Menyediakan bahan pustaka rujukan referensi pada semua tingkat
akademis, artinya mulai dari mahasiswa tahun pertama hingga ke mahasiswa pasca sarjana dan pengajar.
3. Menyediakan ruang belajar bagi pemakai perpustakaan.
4. Menyediakan jasa peminjaman yang tepat guna dari berbagai jenis
pemakai. 5.
Menyediakan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pada lingkungan perguruan tinggi juga lembaga industri lokal.
Dalam Panduan Penyelenggaraan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi 1993:1 disebutkan bahwa :
Sebagai bagian integral dari suatu perguruan tinggi, perpustakaan perguruan tinggi diselenggarakan untuk menunjang pelaksanaan perguruan
tinggi sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi. 1.
Dharma pertama yaitu pendidikan, dilaksanakan dengan cara mengumpulkan, mengolah, menyajikan dan menyebarluaskan
informasi bagi mahasiswa dan dosen sesuai dengan kurikulum yang berlaku.
2. Dharma kedua yaitu penelitian, dilakukan melalui kegiatan
mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan dan menyebarluaskan informasi bagi peneliti.
Universitas Sumatera Utara
3. Dharma ketiga yaitu pengabdian kepada masyarakat, diselenggarakan
melalui kegiatan pengumpulan, mengolah, menyimpan, menyajikan dan menyebarluaskan informasi bagi masyarakat.
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 1994:33 dinyatakan :
Sebagai unsur penunjang Tri Dharma Perguruan Tinggi tersebut, perpustakaan merumuskan tujuannya sebagai berikut :
1. Mengadakan buku, jurnal dan pustaka lainnya untuk dipakai oleh
dosen, mahasiswa dan staf lainnya bagi kelancaran program pengajaran di perguruan tinggi.
2. Mengadakan buku, jurnal dan pustaka lainnya yang diperlukan untuk
penelitian sejauh dana tersedia. 3.
Mengusahakan, menyimpan dan merawat pustaka yang bernilai sejarah, yang dihasilkan oleh sivitas akademika.
4. Menyediakan sarana bibliografi untuk menunjang pemakaian pustaka.
5. Menyediakan tenaga yang cakap serta penuh dedikasi untuk melayani
kebutuhan pengguna perpustakaan, dan bila perlu, mampu memberikan pelatihan penggunaan pustaka.
6. Bekerjasama dengan perpustakaan lain untuk mengembangkan
program perpustakaan.
2.1.3 Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi
Fungsi utama perguruan tinggi adalah menunjang Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu pendidkan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Dalam
usaha melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi maka perpustakaan harus dapat melaksanakan fungsinya dengan baik agar tujuan yang telah ditetapkan
dapat tercapai. Menurut Sulistyo-Basuki 1993:3 fungsi perpustakaan adalah : a.
Sebagai sarana simpan karya manusia b.
Sebagai sumber informasi fungsi informasi c.
Sebagai sarana rekreasi fungsi rekreasi d.
Sebagai sarana pendidikan fungsi pendidikan e.
Sebagai sarana pengembangan kebudayaan fungsi kultural Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 1994:3
dinyatakan bahwa fungsi perpustakaan perguruan tinggi dapat ditinjau dari beberapa segi, yaitu :
1. Fungsi edukasi
Perpustakaan merupakan sumber belajar para sivitas akademika, oleh karena itu koleksi yang disediakan adalah koleksi yang mendukung
pencapaian tujuan pembelajaran, pengorganisasian bahan
Universitas Sumatera Utara
pembelajaran setiap progam studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran.
2. Fungsi informasi
Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah diakses oleh pencari dan pengguna informasi
3. Fungsi riset
Perpustakaan mempersiapkan bahan-bahan primer dan sekunder yang paling mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan
pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi dan seni. Koleksi pendukung penelitian di perpustakaan perguruan tinggi mutlak dimiliki, karena
tugas perguruan tinggi adalah menghasilkan karya-karya penelitian yang dapat diaplikasikan untuk kepentingan pembangunan masyarakat
dalam berbagai bidang.
4. Fungsi rekreasi
Perpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna untuk membangun dan mengembangkan kreativitas, minat dan daya
inovasi pengguna perpustakaan.
5. Fungsi publikasi
Perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publikasi karya yang dihasilkan oleh warga perguruan tinggi yakni civitas akademika
dan staf non akademik.
6. Fungsi deposit
Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya.
7. Fungsi interpretasi
Perpustakaan sudah seharusnya melakukan kajian dan memeberikan nilai tambah terhadap sumber-sumber informasi yang dimilikinya
untuk membantu pengguna dalam melakukan dharmanya.
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa fungsi perpustakaan perguruan tinggi adalah sebagai sumber belajar para sivitas akademika untuk
mendukung kegiatan pembelajaran, pengorganisasian bahan pembelajaran setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar, materi pendukung
pelaksanaan evaluasi pembelajaran, riset penelitian, sarana pengembangan kreativitas, minat dan daya inovasi pengguna, serta sarana untuk menyimpan dan
mempublikasikan seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh warga perguruan tinggi.
Universitas Sumatera Utara
2.1.4 Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi
Perpustakaan perguruan tinggi memiliki tugas yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan dan dapat melaksanakan fungsinya dengan baik. Rompas
dalam Huda 2007:8 menyatakan bahwa tugas pokok perpustakaan dapat dibagi atas 4 kelompok berikut :
a. Mengumpulkan, mengadakan buku dan berbagai penelitian tertulis dan
terekam. b.
Mengolah berupa diklasifikasi, dikatalog dan sebagainya bahan pustaka tersebut agar siap dipakai oleh orang yang memakainya.
c. Menyimpan, memelihara, dan merawat koleksi bahan pustaka.
d. Memberi pelayanan dan informasi yang disediakan.
Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi 1999:5 menegaskan bahwa tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah :
Menyusun kebijakan dan melakukan tugas rutin untuk mengadakan, mengolah, merawat pustaka serta mendayagunakan baik bagi sivitas
akademika maupun masyarakat di luar kampus. Adapun tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah :
1.
Mengikuti perkembangan serta perkuliahan dan menyediakan bahan- bahan yang dibutuhkan untuk pengajaran.
2. Menyediakan pustaka yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-
tugas dalam rangka studinya. 3.
Mengikuti perkembangan mengenai program-program penelitian yang diselenggarakan di lingkungan perguruan tinggi induknya dan
berusaha menyediakan literature ilmiah dan bahan lain yang diperlukan bagi peneliti.
4. Kemutakhiran koleksi dengan mengikuti terbitan-terbitan yang baru
baik berupa tercetak maupun tidak tercetak. 5.
Menyediakan fasilitas yang memungkinkan pengguna mengakses perpustakaan lain maupun pangkalan-pangkalan data melalui jaringan
lokal intranet maupun global internet dalam rangka pemenuhan kebutuhan informasi yang diperlukan.
Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah mengumpulkan, mengolah, memelihara, merawat dan
mendayagunakan pustaka dengan memberikan fasilitas kepada pengguna untuk mengakses pustaka yang tersedia dalam rangka memenuhi kebutuhan informasi
pengguna perpustakaan perguruan tinggi.
Universitas Sumatera Utara
2.2 Evaluasi Koleksi Perpustakaan
2.2.1 Definisi Evaluasi Koleksi
Kata evaluasi sudah menjadi istilah dalam bahasa Indonesia. Pada awalnya kata evaluasi merupakan kata serapan yang berasal dari Bahasa Inggris yaitu
evaluation yang berarti penilaian atau penaksiran Echols dan Shadily, 2000:220. Kata evaluasi sering digunakan untuk memberikan nilai atau perkiraan hasil
mengenai suatu objek yang diteliti. Sedangkan menurut pengertian istilah “evaluasi merupakan kegiatan yang terencana untuk mengetahui keadaan suatu
objek dengan menggunakan instrumen dan hasilnya dibandingkan dengan tolak ukur untuk memperoleh kesimpulan” Yunanda, 2009 :1
Evaluasi adalah penggunaan teknik penelitian untuk mengukur kebutuhan pemakai serta tujuan-tujuan yang dapat mencapai suatu program dalam proses
mengoleksi, menganalisa dan mengartikan informasi atau sebagai bentuk instruksi Ajick, 2009:2.
Evaluasi meliputi mengukur dan menilai yang digunakan dalam rangka pengambilan keputusan. Hubungan antara pengukuran dan penilaian saling
berkaitan. Mengukur pada hakikatnya adalah membandingkan sesuatu dengan atau atas dasar ukuran atau kriteria tertentu meter, kilogram, takaran dan
sebagainya. Pengukuran bersifat kuantitatif. Sedangkan menilai itu mengandung arti, mengambil keputusan terhadap sesuatu berdasarkan pada ukuran baik atau
buruk, sehat atau sakit, pandai atau bodoh dan sebagainya. Penilaian bersifat kualitatif. Hal ini sejalan dengan apa yang dikemukakan oleh Arikunto 2009:2
bahwa mengukur adalah membandingkan sesuatu dengan satu ukuran bersifat kuantitatif, menilai adalah mengambil suatu keputusan terhadap sesuatu dengan
ukuran baik buruk bersifat kualitatif, dan evaluasi meliputi kedua langkah tersebut di atas.
Pendapat lain mengenai evaluasi disampaikan oleh Uzer 2003:120, bahwa :
Evaluasi adalah suatu proses yang ditempuh seseorang untuk memperoleh informasi yang berguna untuk menentukan mana dari dua hal atau lebih
yang merupakan alternative yang diinginkan, karena penentuan atau keputusan semacam ini tidak diambil secara acak, maka alternatif-
alternatif itu harus diberi nilai relative, karenanya pemberian nilai itu harus
Universitas Sumatera Utara
memerlukan pertimbangan yang rasional berdasarkan informasi untuk proses pengambilan keputusan.
Sedangkan Arikunto dan Cepi 2008:2 mengatakan bahwa :
Evaluasi adalah kegiatan untuk mengumpulkan informasi tentang bekerjanya sesuatu, yang selanjutnya informasi tersebut digunakan untuk
menentukan alternative yang tepat dalam mengambil sebuah keputusan. Fungsi utama evaluasi dalam hal ini adalah menyediakan informasi-
informasi yang berguna bagi pihak decion maker untuk menentukan kebijakan yang akan diambil berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan.
Dari pengertian–pengertian tentang evaluasi yang telah dikemukakan
beberapa ahli di atas, dapat disimpulkan bahwa evaluasi merupakan suatu aktivitas yang dilakukan oleh seseorang atau kelompok untuk melihat sejauh
mana keberhasilan suatu program atau kegiatan, yang mana keberhasilan program atau kegiatan itu sendiri dapat dilihat dari dampak atau hasil yang dicapai oleh
program tersebut. Oleh karena itu, dalam keberhasilan ada dua konsep yang terdapat di dalamnya yaitu efektifitas dan efisiensi. “Efektifitas merupakan
perbandingan antara output dan inputnya sedangkan efisiensi adalah taraf pendayagunaan input untuk menghasilkan output lewat suatu proses” Sudharsono
dalam Lababa, 2008:2 Menurut Junaidi 2010:3, “Evaluasi koleksi adalah kegiatan menilai
koleksi perpustakaan baik dari segi ketersediaan koleksi itu sendiri bagi pengguna maupun pemanfaatan koleksi itu oleh pengguna”.
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 1994:49 dijelaskan bahwa, evaluasi koleksi adalah upaya menilai daya guna dan hasil guna
koleksi dalam memenuhi kebutuhan sivitas akademika serta program perguruan tinggi. Evaluasi koleksi harus dilakukan secara teratur agar sesuai dengan
perubahan dan perkembangan program perguruan tinggi. Hardi 2006:4 juga menyatakan bahwa evaluasi koleksi adalah :
Proses efektivitas dalam memenuhi kebutuhan informasi sivitas akademika. Evaluasi merupakan aktivitas yang berkesinambungan yang
merefleksikan perubahan dalam proses belajar mengajar dan kebutuhan pemakai. Dengan melakukan evaluasi koleksi, pustakawan bisa
mengetahui seberapa baik atau seberapa buruk bahan literatur yang tersedia dalam memenuhi komunitas perguruan tinggi.
Universitas Sumatera Utara
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa evaluasi koleksi adalah kegiatan menilai koleksi perpustakaan baik dari ketersediaan koleksi maupun
pemanfaatan koleksi oleh pengguna dalam memenuhi kebutuhan sivitas akademika dan menunjang keberhasilan program perguruan tinggi. Perpustakaan
perlu melakukan evaluasi koleksi untuk menilai apakah koleksi yang tersedia memang benar-benar dibutuhkan oleh pengguna, atau hanya sebagian kecil saja
yang terpakai oleh penggunanya.
2.2.2 Tujuan Evaluasi Koleksi
Setiap kegiatan yang dilaksanakan pasti mempunyai tujuan, demikian juga dengan evaluasi. Menurut Arikunto 2002:13, ada dua tujuan evaluasi yaitu
tujuan umum dan tujuan khusus. Tujuan umum diarahkan kepada program secara keseluruhan, sedangkan tujuan khusus lebih difokuskan pada masing-masing
komponen. Perpustakaan memiliki beberapa alasan untuk melakukan evaluasi koleksi.
Adapun alasan-alasan umum yang biasanya melatarbelakangi dilakukannya evaluasi koleksi pada suatu perpustakaan antara lain :
1. Untuk mengembangkan program pengadaan yang cerdas dan realistis
berdasarkan pada data koleksi berdasarkan pada data koleksi yang sudah ada ;
2. Untuk menjadi bahan pertimbangan pengajuan anggaran untuk pengadaan
koleksi berikutnya ; 3.
Untuk menambah pengetahuan staf pengembangan koleksi terhadap keadaan koleksi Junaidi, 2010:3.
Alasan-alasan tersebut menjadi dasar untuk menentukan tujuan evaluasi koleksi. Pada hakikatnya, tujuan evaluasi koleksi dilakukan agar dapat
memperkirakan bagaimana tingkat pemanfaatan koleksi perpustakaan di masa yang akan datang Hardi, 2006:4.
Berdasarkan kebijakan pengembangan koleksi dalam mengembangkan program perguruan tinggi, Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi
1994:49 menjelaskan tujuan evaluasi koleksi yaitu :
Universitas Sumatera Utara
1 Mengetahui mutu, lingkup dan kedalaman koleksi.
2 Menyesuaikan koleksi dengan tujuan dan program perguruan tinggi.
3 Mengikuti perubahan, perkembangan, sosial budaya, ilmu dan
teknologi. 4
Meningkatkan nilai informasi. 5
Mengetahui kekuatan dan kelemahan koleksi. 6
Menyesuaikan kebijakan pengembangan koleksi Hal senada juga disampaikan oleh Ajick 2009:2 yang menyatakan bahwa
“Tujuan dari evaluasi diantaranya adalah untuk menentukan kualitas koleksi dan juga mengetahui apakah tujuan perpustakaan yang ditentukan telah tercapai”.
Uraian yang lebih spesifik mengenai tujuan evaluasi koleksi dikemukakan oleh Nurjanah 2010:12-13 sebagai berikut :
1. Tujuan Internal
a. Kebutuhan pengembangan koleksi :
• Untuk mengetahui : cakupan subjek koleksi, kedalaman
koleksi, dan pola pemanfaatan koleksi oleh pengguna, nilai uang dari koleksi yang ada data aset perpustakaan, masalah
yang dihadapi oleh kebijakan pengembangan koleksi dan program-programnya, perubahan apa saja yang harus dilakukan
dengan program yang ada, dan apakah staf pengembangan koleksi sudah menjalankan tugas-tugasnya dengan baik.
• Untuk mendata : kekuatan koleksi dan kelemahannya secara
kualitatif maupun kuantitatif pada subjek apa saja •
Untuk mendapatkan ; data bagi kepentingan program pengembangan koleksi bersama perpustakaan lain, data bagi
kepentingan penyiangan, data bagi kepentingan stock opname
b. Kebutuhan anggaran, membantu penentuan :
• Alokasi anggaran untuk memperkuat subjek yang lemah
• Alokasi anggaran untuk memelihara subjek yang sudah kuat
• Alokasi anggaran untuk pengembangan koleksi lama
retrospective •
Semua alokasi anggaran pengembangan koleksi 2.
Tujuan eksternal a.
Kebutuhan institusi lokal, untuk mengetahui : •
Kinerja perpustakaan; •
Rasionalisasi anggaran pengembangan koleksi yang diajukan; •
Apakah anggaran yang diperoleh bisa menunjang kebutuhan; •
Apakah perpustakaan tersebut sudah setara dengan unit pelayanan lain dalam komunitas yang sama;
• Alternatif lain dari penambahan ruang ruang penyimpanan;
• Apakah koleksi sudah kadaluarsa;
• Apakah koordinasi dalam program pengembangan koleksi
sudah berjalan dengan baik;
Universitas Sumatera Utara
• Apakah tingkat duplikasi koleksi sudah tepat;
• Apakah rasio biaya keuntungan costbenefit masuk akal;
b. Kebutuhan luar organisasi, menyiapkan data untuk :
• Akreditasi;
• Badan-badan pendanaan dan donor;
• Berbagai program jaringan, konsorsium dan kerjasama lainnya.
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa evaluasi koleksi ditujukan untuk mengkaji apakah koleksi yang tersedia sudah tepat dan
dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya oleh pengguna perpustakaan dalam memenuhi kebutuhan informasinya dan apakah koleksi yang tersedia telah sesuai
dengan kebutuhan pengembangan koleksi, kebutuhan anggaran, kebutuhan institusi lokal dan kebutuhan luar organisasi perpustakaan.
2.2.3 Teknik Evaluasi Koleksi
Dalam melakukan kegiatan evaluasi koleksi, ada beberapa cara yang dapat digunakan, yaitu :
1 Kuantitatif
Cara kuantitatif dilakukan dengan pengumpulan data statistik. Dari data statistik itu dapat diperoleh informasi yang cukup mengenai
keadaan koleksi. Informasi koleksi yang diperlukan untuk pengumpulan data statistik sekurang – kurangnya harus meliputi :
a. Jumlah judul
b. Jumlah eksemplar
c. Kelas pustaka
d. Asal pustaka
e. Tahun terbit
Pencatatan data dapat dikerjakan setiap hari, minggu, bulan atau setiap tahun.
2 Kualitatif
Cara kualitatif dilakukan dengan cara menguji ketersediaan koleksi terhadap program perguruan tinggi Depdikbud, 1994:49.
Teknik lain yang digunakan untuk melakukan evaluasi koleksi adalah sebagai berikut :
1. Pendekatan evaluasi
• Pengumpulan data statistik semua koleksi yang dimiliki;
• Pengecekan pada daftar standar, seperti katalog dan bibliografi;
• Pengumpulan pendapat dari pengguna yang biasa datang ke
perpustakaan;
Universitas Sumatera Utara
• Pemeriksaan koleksi langsung;
• Penerapan standar, pembuatan daftar kemampuan perpustakaan
dalam penyampaian dokumen dan pencatatan manfaat relatif dari kelompok khusus.
2. Pembagian metode evaluasi versi ALA American Library
Association a.
Metode terpusat pada koleksi •
Pencocokan terhadap daftar tertentu, bibliografi atau katalog; •
Penilaian dari pakar; •
Perbandingan data statistik; •
Perbandingan pada berbagai standar koleksi. b.
Metode terpusat pada penggunaan •
Melakukan kajian sirkulasi; •
Meminta pendapat pengguna; •
Menganalisis statistik pinjam antar perpustakaan; •
Melakukan kajian sitiran; •
Melakukan kajian penggunaan di tempat ruang baca; •
Memeriksa ketersediaan koleksi di rak Sujana, 2006:3-4. Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa teknik evaluasi
koleksi pada umumnya dapat dilakukan dengan cara pengumpulan data statistik koleksi perpustakaan, pemeriksaan terhadap daftar tertentu seperti bibliografi atau
katalog, meminta pendapat para ahli maupun pengguna yang langsung menggunakan koleksi perpustakaan dan melakukan pemeriksaan langsung
terhadap ketersediaan koleksi perpustakaan.
2.3 Pemanfaatan Koleksi Perpustakaan
2.3.1 Definisi Pemanfaatan Koleksi Perpustakaan
Kata pemanfaatan berasal dari kata “manfaat” yang berarti guna, faedah. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia 2005:711 menyebutkan bahwa
pemanfaatan mengandung arti yaitu “proses, cara dan perbuatan memanfaatkan sesuatu untuk kepentingan sendiri”.
Dengan kata lain, pemanfaatan koleksi perpustakaan adalah proses, cara dan perbuatan memanfaatkan koleksi perpustakaan oleh pengguna untuk
memenuhi kebutuhan informasinya. Hal ini dapat dilakukan dengan cara mendayagunakan sumber informasi yang terdapat di perpustakaan dan jasa
informasi yang tersedia.
Universitas Sumatera Utara
Pada dasarnya pemanfaatan koleksi perpustakaan mencakup dua hal yaitu menggunakan koleksi dalam ruangan perpustakaan in library use dan meminjam
koleksi dari bagian sirkulasi untuk digunakan di luar perpustakaan out library use.
Lancaster 1993:77 membatasi pengertian pemanfaatan koleksi di ruang baca perpustakaan dengan bentuk pertanyaan di bawah ini :
1. If a book is removed from the selves, casually glanced at and
immediately returned, has it been “used”? 2.
If it is removed, some portion of it read at selves, and then put back, has it been used?
3. If it is carried to table, along with others, glanced at and pushed to one
side, has it been used?
Pendapat di atas dapat diartikan sebagai berikut : 1.
Jika koleksi diambil dari rak dan dikembalikan lagi, apakah koleksi itu sudah dimanfaatkan?
2. Jika koleksi diambil dari rak dan sebagian dibaca, apakah koleksi itu
sudah dimanfaatkan? 3.
Jika koleksi ada di atas meja atau di ruang baca dan dibaca sekilas, apakah koleksi itu sudah dimanfaatkan?
Dalam memanfaatkan koleksi di perpustakaan, pengguna biasanya menggunakan cara-cara umum yang dapat dilihat dari kebiasaan mereka. Secara
umum, cara memanfaatkan koleksi perpustakaan menurut Zulkarnaen 1997:45 adalah sebagai berikut :
a. Meminjam
Biasanya pengguna melakukan peminjaman melalui meja sirkulasi perpustakaan setelah mendapatkan buku yang ia inginkan. Dengan
melakukan peminjaman, pengguna memiliki waktu lebih banyak untuk membaca buku yang ia pinjam. Buku tersebut dapat diperpanjang masa
peminjamannya dan kemudian dikembalikan lagi ke meja sirkulasi.
b. Membaca di tempat
Bagi pengguna yang memiliki waktu luang cenderung membaca di ruang baca perpustakaan. Pengguna dapat memilih beberapa buku
untuk dibaca dan menghabiskan waktunya di perpustakaan. Pada perpustakaan yang memiliki ruang baca yang nyaman, akan
menambah pengguna yang akan membaca buku di perpustakaan tanpa
Universitas Sumatera Utara
harus meminjam. Cara seperti ini dibatasi oleh jam layanan perpustakaan.
c. Mencatat informasi dari buku
Terkadang pengguna hanya melakukan pencatatan informasi yang ia dapat dari koleksi. Dengan cara seperti ini, pengguna mendapatkan
informasi ringkas tentang berbagai masalah dari beberapa buku berbeda.
d. Memperbanyak menggunakan jasa foto copy
Dengan memanfaatkan fasilitas mesin foto copy, pengguna dapat memiliki sendiri informasi – informasi yang ia inginkan. Cara seperti
ini biasanya dilakukan oleh pengguna yang memiliki waktu terbatas untuk ke perpustakaan. Sedangkan perpustakaan sering menyediakan
layanan foto copy untuk koleksi yang tidak bisa dipinjam oleh pengguna seperti koleksi referensi. Bagi perpustakaan dan pengguna
terkadang seringkali melanggar hak cipta dengan cara seperti ini.
Cara-cara yang ditempuh oleh pengguna tersebut dapat dilakukan untuk memanfaatkan koleksi dalam format tercetak khususnya buku. Lain halnya cara
pemanfaatan yang dilakukan oleh pengguna terhadap koleksi dalam bentuk elektronik. Informasi yang diperoleh dari hasil penelusuran dapat di-download,
dicetak danatau hanya dibaca di monitor. Pada dasarnya pengguna dapat secara bebas memperlakukan informasi yang didapatnya melalui penelusuran dari
internet Hasugian, 2005:14. Pada umumnya cara memanfaatkan koleksi dalam format elektronik yang
paling sering dilakukan oleh pengguna adalah men-download. Hal ini dilakukan oleh pengguna apabila menemukan informasi yang relevan berdasarkan
kebutuhan informasinya dalam format elektronik biasanya mereka akan men- download informasi tersebut untuk kemudian disimpan ke dalam media
penyimpanan seperti flash disk, hard disk, CD ROM dan lainnya. Dengan melakukan download, pengguna memiliki kesempatan untuk melihat ulang
rekaman informasi yang telah ia simpan dalam media penyimpanan tersebut. Dengan menggunakan mesin printer, hampir sebagian besar pengguna memilih
untuk mencetak informasi elektronik yang mereka peroleh. Cara seperti ini dilakukan untuk memudahkan pengguna dalam membaca informasi elektronik
yang telah diperolehnya.
Universitas Sumatera Utara
Cara lain yang biasa dipergunakan oleh sebagian pengguna dalam memanfaatkan sumber daya informasi elektronik yaitu membaca informasi di
layar komputer. Hal ini dilakukan oleh pengguna yang memiliki cukup waktu luang untuk membaca informasi tersebut. Biasanya informasi yang hanya dibaca
di layar komputer adalah informasi yang kurang atau tidak penting untuk dimiliki Hasugian, 2005:14. Ada kalanya suatu informasi yang ditampilkan dalam format
elektronik tidak dapat di-download atau dicetak oleh pengguna sehingga pengguna hanya dapat mencatat informasi dari dokumen elektronik yang
ditampilkan pada secarik kertas atau buku catatan. Dari penjelasan di atas, dapat dilihat ada beberapa cara pemanfaatan
koleksi perpustakaan, baik dalam format tercetak maupun dalam format elektronik. Untuk memanfaatkan koleksi tercetak khususnya buku yang biasa
dilakukan oleh pengguna yaitu meminjam, membaca di tempat, mencatat informasi dari buku dan memperbanyak menggunakan jasa foto copy sedangkan
untuk koleksi dalam format elektonik biasanya pengguna akan men-download, membaca informasi di layar komputer, mencatat informasi dari dokumen
elektronik yang ditampilkan pada secarik kertas atau buku catatan dan mencetak printing. Cara-cara yang ditempuh oleh pengguna tersebut dipengaruhi oleh
faktor-faktor yang di antaranya adalah waktu, kenyamanan dan materi.
2.3.2 Tujuan Pemanfaatan Koleksi Perpustakaan
Tujuan utama disediakannya koleksi di perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna perpustakaan.
Pemanfaatan koleksi perpustakaan merupakan kegiatan atau aktivitas pengguna dalam menggunakan koleksi yang disediakan untuk mencari informasi yang
dibutuhkan. Informasi tersebut dapat bersifat ilmiah yang mencakup berbagai ilmu pengetahuan dan juga bersifat hiburan non-ilmiah.
Untuk dapat memberikan pelayanan informasi yang maksimal kepada pengguna, maka perpustakaan harus berusaha untuk menyediakan berbagai
sumber informasi atau koleksi yang diperlukan guna mendorong pencapaian tujuan perpustakaan yaitu untuk mendukung, memperlancar serta mempertinggi
Universitas Sumatera Utara
kualitas pelaksanaan program kegiatan perguruan tinggi melalui pelayanan informasi.
2.3.3 Frekuensi Pemanfaatan Koleksi Perpustakaan
Setiap pengguna perpustakaan memiliki frekuensi pemanfaatan koleksi perpustakaan yang berbeda-beda. Hal ini tergantung pada kebutuhan informasi,
waktu dan kesempatan yang mereka miliki. Oleh karena itu, frekuensi pemanfaatan koleksi merupakan indikator untuk mengetahui sejauh mana
pengguna memanfaatkan koleksi di perpustakaan. Ketersediaan koleksi pada perpustakaan perguruan tinggi juga
mempengaruhi tingkat kunjungan pengguna ke sebuah perpustakaan tergantung bagaimana perpustakaan mampu memberikan informasi yang relevan kepada
penggunanya. Semakin baik perpustakaan dalam memenuhi kebutuhan informasi penggunanya maka semakin sering pengguna tersebut datang ke perpustakaan
karena mereka merasa informasi yang mereka butuhkan tersedia pada perpustakaan tersebut.
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia 2005:245 menyebutkan bahwa frekuensi mengandung arti yaitu “kekerapan”. Frekuensi pemanfaatan koleksi
berarti memiliki makna kekerapan penggunaan koleksi oleh pengguna dalam memenuhi kebutuhan informasinya. Semakin sering suatu koleksi perpustakaan
digunakan, hal itu menandakan bahwa informasi yang tersedia dalam koleksi tersebut benar-benar bermanfaat untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna.
2.4 Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi
2.4.1 Pengertian Koleksi Perpustakaan
Ada beberapa pendapat mengenai pengertian koleksi perpustakaan. Menurut Soeatminah 1992:18, “ Koleksi perpustakaan adalah bahan pustaka
berupa buku, non-buku ataupun manuskrip yang dihimpun oleh perpustakaan”. Pendapat yang hampir sama dikemukakan oleh Sumardji 1992:22 yang
menyatakan bahwa, “Koleksi perpustakaan merupakan kumpulan atau kelompok bahan pustaka yang berisi karya-karya mengenai informasi tertentu yang disusun
secara sistematis”.
Universitas Sumatera Utara
Sedangkan menurut Siregar 1999:2 yang dimaksud dengan koleksi perpustakaan adalah
“Semua bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk disajikan kepada pengguna, guna memenuhi kebutuhan pengguna akan
informasi. Koleksi yang dibutuhkan oleh setiap perguruan tinggi tidaklah sama, hal ini tergantung pada jenis dan tujuan perpustakaan yang
bersangkutan”. Dalam Undang-Undang Nomor 43 tahun 2007 pasal 1 ayat 2 dinyatakan
bahwa, “Koleksi perpustakaan adalah semua informasi dalam bentuk karya tulis, karya cetak, danatau karya rekam dalam bentuk berbagai media yang mempunyai
nilai pendidikan, yang dihimpun, diolah dan dilayankan”. Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa koleksi perpustakaan
adalah sekelompok bahan pustaka baik tercetak maupun tidak tercetak yang berisi informasi tertentu yang dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk disajikan kepada
pengguna untuk memenuhi kebutuhan informasinya. Pada perpustakaan perguruan tinggi, koleksi merupakan aset atau kekayaan yang menjadi tolok ukur
seberapa baik perpustakaan memenuhi kebutuhan informasi penggunanya.
2.4.2 Tujuan Koleksi Perpustakaan
Pada dasarnya tujuan penyediaan koleksi adalah untuk memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi. Tujuan penyediaan koleksi tidak sama untuk
setiap perpustakaan, tergantung kepada jenis dan tujuan perpustakaan tersebut. Menurut Siregar 1999:2 perpustakaan perguruan tinggi menyediakan
koleksi dengan tujuan : 1.
Mengumpulkan dan menyediakan bahan pustaka yang dibutuhkan sivitas akademika perguruan tinggi induknya;
2. Mengumpulkan dan menyediakan bahan pustaka bidang-bidang
tertentu yang berhubungan dengan tujuan perguruan tinggi penaungnya;
3. Memiliki koleksi bahandokumen yang lampau dan yang mutakhir
dalam berbagai disiplin ilmu pengetahuan, kebudayaan, hasil penelitian dan lain-lain yang erat hubungannya dengan program
perguruan tinggi tersebut;
4. Memiliki koleksi yang dapat menunjang pendidikan dan penelitian
serta pengabdian kepada masyarakat yang dilaksanakan oleh perguruan tinggi induknya;
Universitas Sumatera Utara
5. Memiliki bahan pustakainformasi yang berhubungan dengan sejarah
dan ciri perguruan tinggi tempanya bernaung.
Dengan dimilikinya koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna maka pelayanan perpustakaan dapat dilakukan secara tepat guna dan hasil guna.
2.4.3 Jenis Koleksi Perpustakaan Koleksi merupakan salah satu unsur pokok yang dimiliki oleh
perpustakaan dalam menjalankan kegiatan pelayanan pengguna agar dapat dimanfaatkan secara maksimal. Koleksi perpustakaan tidak terbatas hanya pada
buku saja, tetapi meliputi segala macam bentuk cetakan dan rekaman. Koleksi perpustakaan dikelompokkan dalam dua bentuk yaitu tercetak dan terekam.
Koleksi dalam bentuk tercetak terdiri dari buku, majalah, surat kabar, pamflet, lembaran photo, brosur dan bahan-bahan lepas lainnya. Sedangkan
koleksi dalam bentuk rekaman meliputi kaset, mikrofilm, mikrofis, slide, piringan hitam, video kaset, CD ROM dan lain-lain.
Menurut Sulistyo-Basuki 1993:30, bahan pustaka mencakup : 1.
Karya cetak Karya cetak adalah hasil pemikiran manusia yang dituangkan dalam
bentuk pustaka yaitu : a.
Buku Buku adalah bahan pustaka yang merupakan satu kesatuan yang
utuh dan yang paling umum terdapat dalam koleksi perpustakaan. Berdasarkan standar UNESCO tebal buku paling sedikit 49
halaman tidak termasuk kulit maupun jaket buku.
b. Terbitan berseri
Terbitan berseri adalah bahan pustaka yang direncanakan untuk diterbitkan terus dengan jangka waktu tertentu.
2. Karya non cetak
Karya non cetak adalah hasil pikiran manusia yang dituangkan tidak dalam bentuk cetak seperti buku, atau majalah melainkan dalam
bentuk lain seperti : rekaman suara, rekaman video. Istilah lain untuk bahan pustaka ini adalah bahan non buku, yang termasuk dalam jenis
bahan pustaka ini antara lain : a.
Rekaman suara yaitu bahan pustaka dalam bentuk pita kaset dan piringan hitam.
b. Gambar hidup dan rekaman video seperti film dan kaset video,
selain bersifat rekreasi juga dipakai untuk pendidikan.
Universitas Sumatera Utara
c. Bahan grafika, ada dua tipe bahan grafika yaitu bahan pustaka
yang dapat dilihat langsung misalnya : lukisan, foto, gambar teknik, serta bahan pustaka yang harus dilihat dengan bantuan
misalnya : slide, transparansi, filmstrip dan lain sebagainya.
d. Bahan kartografi, yang termasuk ke dalam jenis ini adalah peta,
atlas, foto udara. 3.
Bentuk mikro Bentuk mikro yaitu suatu istilah yang digunakan untuk menunjukkan
semua bahan pustaka yang menggunakan media dan tidak dapat dibaca dengan mata biasa melainkan harus memakai alat yang dinamakan
microreader. Ada tiga macam bentuk mikro yang sering menjadi koleksi perpustakaan yaitu :
a.
Mikrofilm yaitu mikro dengan gulungan film dengan ukuran 16 mm dan 35 mm.
b. Mikrofis yaitu mikro dalam lembaran film ukuran 105 mm x 148
mm. c.
Mikropague, bentuk mikro dimana informasinya dicetak ke dalam kertas yang mengkilap tidak tembus cahaya, ukurannya sebesar
mikrofis.
4. Karya dalam bentuk elektronik
Dengan adanya teknologi informasi, maka informasi dapat dituangkan ke dalam media elektronik seperti pita magnetis dan cakram atau disc.
Untuk membacanya diperlukan perangkat keras seperti komputer, CD ROM player dan sebagainya.
Sedangkan Sumardji 1988:13 menyatakan koleksi perpustakaan terdiri atas :
1. Berdasarkan cara menghasilkannya, koleksi perpustakaan terdiri dari :
• Koleksi berupa naskah yang ditulis dengan tulisan tangan asli,
misalnya manuskrip; •
Koleksi berupa karya cetakan, misalnya buku-buku, majalah- malajah, surat kabar;
• Koleksi berupa karya alihan dari tulisan tangan asli maupun karya
cetakan ke karya grafis dengan alat elektronik maupun fotografi, misalnya film, slide, piringan hitam, tape dan lain-lain.
2. Berdasarkan bentuknya, koleksi perpustakaan terdiri dari :
• Buku, seperti buku teks, fiksi maupun non-fiksi, dan buku referensi
seperti kamus, ensiklopedia, almanak, buku pegangan, bibliografi, indek, abstrak, peta dan sebagainya;
• Penerbitan pemerintah, seperti Lembaran Negara, Tambahan
Lembaran Negara, Berita Negara, Tambahan Berita Negara, Himpunan Peraturan-peraturan Pemerintah, dan sebagainya;
• Laporan penelitian, paper, skripsi, thesis, disertasi;
• Majalah, baik yang umum maupun yang khusus;
Universitas Sumatera Utara
• Surat kabar;
• Karya alihan tulisan-tulisan ataupun cetakan-cetakan yang telah
dibuat menjadi film, slide, piringan hitam, tape, dan sebagainya; •
Manuskrip; dan lain sebagainya. Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan
memiliki berbagai jenis koleksi yang dilayangkan kepada pengguna baik koleksi dalam bentuk tercetak seperti buku dan terbitan berseri, koleksi non cetak seperti
rekaman suara, gambar hidup dan rekaman video, bahan grafika, bahan kartografi, mikrofil dan mikrofis. Karya dalam bentuk elektronik seperti pita magnetis,
cakram atau disc dan koleksi lainnya. Semua koleksi tersebut dapat digunakan oleh pengguna untuk memenuhi kebutuhan informasinya.
Koleksi perpustakaan perguruan tinggi dikatakan sebagai bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah, dilayankan, disebarluaskan kepada masyarakat untuk
memenuhi kebutuhan informasinya ataupun disimpan sebagai deposit penerbitan yang telah diterbitkan sebagai koleksi preservasi untuk memudahkan dalam temu
kembali terhadap informasi yang sewaktu-waktu dibutuhkan Yuventia, 2010:5. Berdasarkan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik
Indonesia No. 0696U1991 Bab II Pasal 11 menetapkan persyaratan minimal koleksi perpustakaan perguruan tinggi untuk program Diploma dan S1:
1. Memiliki 1 satu judul pustaka untuk setiap mata kuliah keahlian
dasar MKDK; 2.
Memiliki 2 dua judul pustaka untuk tiap mata kuliah keahlian MKK;
3. Melanggan sekurang-kurangnya 1 satu judul jurnal ilmiah untuk
setiap program studi; 4.
Jumlah pustaka sekurang-kurangnya 10 dari jumlah mahasiswa dengan memperhatikan komposisi subyek pustaka.
Sedangkan untuk Program Pascasarjana dan Spesialis: 1.
Memiliki 500 judul pustaka untuk setiap program studi; 2.
Melanggan sekurang-kurangnya 2 dua jurnal ilmiah untuk setiap program studi
Pada Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 1979:36 disebutkan bahwa yang termasuk komponen koleksi perpustakaan perguruan tinggi adalah
sebagai berikut : 1.
Buku teks, baik untuk mahasiswa maupun dosen, baik yang diwajibkan maupun yang dianjurkan untuk mata kuliah tertentu.
Universitas Sumatera Utara
2. Buku referensi, termasuk buku referensi umum, buku referensi bidang
studi khusus, alat-alat bibliografi seperti indeks, abstrak, laporan tahunan, kamus, ensiklopedia, katalog, buku pegangan dan lain-lain.
3. Pengembangan ilmu, yang melengkapi dan memperkaya pengetahuan
pemakai selain dari bidang studi dasar. 4.
Terbitan berkala seperti majalah, surat kabar, dan lain-lain. 5.
Terbitan perguruan tinggi yaitu terbitan yang diterbitkan oleh perguruan tinggi, baik perguruan tinggi dimana perpustakaan bernaung
maupun penerbit perguruan tinggi lainnya.
6. Terbitan pemerintah yaitu terbitan resmi baik yang bersifat umum
maupun yang menyangkut kebutuhan perguruan tinggi yang bersangkutan.
7. Koleksi khusus, yang berhubungan dengan minat khusus perpustakaan
seperti koleksi tentang kebudayaan daerah tertentu, subjek tertentu dan lain sebagainya.
8. Koleksi bukan buku, yaitu merupakan koleksi audio visual seperti
film, tape, kaset, video tape, piringan hitam, dan sejenisnya.
Dari penjelasan di atas dapat diketahui bahwa koleksi perpustakaan perguruan tinggi tidak hanya terbatas pada buku teks fiksi maupun non-fiksi dan
buku referensi meliputi kamus, ensiklopedia, almanak, buku pegangan, bibliografi, indeks, abstrak, peta dan sebagainya, tetapi juga meliputi terbitan
pemerintah Lembaran Negara, Tambahan Lembaran Negara, Berita Negara, Tambahan Berita Negara, Himpunan Peraturan-peraturan Pemerintah, dan
sebagainya, terbitan perguruan tinggi seperti laporan penelitian, paper, skripsi, thesis, disertasi, dan sebagainya dan koleksi bukan buku seperti film, tape, kaset,
video tape, piringan hitam, dan sejenisnya.
2.5 Sumber Daya Informasi Elektronik
Dewasa ini terjadi perubahan dalam pengelolaan sumber daya informasi di perpustakaan. Berbagai sumber daya informasi berbasis kertas paper-based
yang selama ini menjadi primadona perpustakaan tradisional sekarang telah banyak tersedia dalam format elektronik Hasugian, 2008:12. Sumber daya
informasi elektronik ini menawarkan cara yang berbeda dalam penyimpanan dan menemubalikkan informasi dibandingkan dengan sumber daya informasi berbasis
kertas paper-based.
Universitas Sumatera Utara
Brophy dkk 2000:5 menyatakan sumber daya informasi elektronik adalah “every document in electronic form which needs special equipment to be
used. Electronic resources include digital documents, electronic serials, databases, patents in electronic form and networked audiovisual documents”.
Pendapat di atas dapat diartikan bahwa sumber daya informasi elektronik adalah setiap dokumen dalam bentuk elektronik yang membutuhkan peralatan
khusus untuk menggunakannya yang meliputi dokumen digital, terbitan berseri elektronik, database pangkalan data, hak paten dalam format elektronik dan
dokumen jaringan kerja audiovisual. Dalam Pasal 1 Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik
dicantumkan di antaranya definisi informasi elektronik. Berikut kutipannya : Informasi elektronik adalah satu atau sekumpulan data elektronik,
termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, electronic data interchange EDI, surat elektronik electronic mail,
telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol, atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat
dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.
Dari kutipan di atas sangat jelas dikatakan bahwa informasi elektronik tidak terbatas hanya pada tulisan tetapi juga termasuk suara, gambar, peta,
rancangan, foto, electronic data interchange EDI, surat elektronik electronic mail, telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses,
simbol, atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti.
2.6 Grey Literature
