Fitri Dwinanda Sari Nasution : Pendayagunaan Catatan Sejarah Kunjungan Tamu Dalam Upaya Membantu Meningkatkan Jumlah Kunjungan Repeater Guest di Hotel Danau Toba International Medan, 2009.
USU Repository © 2009
Tujuan guest history yang terpenting adalah dengan informasi yang didapat, pihak hotel dapat memberikan pelayanan kepada tamu sesuai dengan
yang diharapkan dan menghindari hal-hal yang tidak disukai tamu. Untuk perkembangan jangka panjang, dalam kaitannya dengan
peningkatan pengetahuan karyawan dan manajemen hotel tentang konsumennya akan sangat membantu untuk meningkatkan jumlah kunjungan
tamu ke hotel tersebut.
2. Pengisian Sejarah Kunjungan Tamu
Data-data tamu pada catatan sejarah kunjungan tamu diperoleh dari registration card yang diisi oleh tamu pada saat pertama kali tiba di hotel,
juga dari catatan karyawan mengenai informasi tentang tamu selama menginap di hotel.
Date of Arrival, sangat berguna bagi pihak hotel untuk mengetahui pattern arrival date tamu tersebut sehingga bisa ditawarkan agar datang kembali ke
hotel pada tanggal rutin kedatangannya. Pengisian alamat lengkap tamu adalah hal yang terpenting, karena alamat
tersebut dibutuhkan untuk mengirimkan surat penawaran atau jenis surat lainnya. Pengiriman dengan menggunakan alamat kantor akan lebih efektif,
oleh karenanya prlu juga dicatat business address. Summer and winter addresses merupakan pilihan lain untuk menambah kesempatan dalam
menghubungi tamu.
Fitri Dwinanda Sari Nasution : Pendayagunaan Catatan Sejarah Kunjungan Tamu Dalam Upaya Membantu Meningkatkan Jumlah Kunjungan Repeater Guest di Hotel Danau Toba International Medan, 2009.
USU Repository © 2009
Anniversary date seperti ulang tahun perkawinan perlu dicatat agar pihak hotel dapat mengirimkan kartu ucapan selamat serta menawarkan kepada tamu
untuk merayakan acara khususnya di hotel. Dengan mengetahui tempat wisata yang menarik bagi tamu, dan hobi para
tamu pihak hotel dapat menawarkan lenis-jenis pelayanan lain dengan tujuan agar tamu tertarik untuk mengunjunginya dan menginap kembali di hotel.
Dari pengeluaran rata-rata tamu selama menginap di hotel, juga bias digunakan sebagai sumber informasi. Tamu yang mempunyai pengeluaran
rata-rata tinggi merupakan sasaran utama bagi hotel untuk menawarkan paket- paket khususnya untuk datang kembali ke hotel.
Permintaan khusus atau pelayanan tambahan perlu dicatat untuk bisa digunakan sebagai pedoman bagi karyawan dalam memberikan pelayanan
kepada tamu pada kunjungan berikutnya. Keluhan yang disampaikan oleh tamu harus dicatat dan diberi perhatian
khusus. Pada saat tamu meninggalkan hotel, hal-hal yang pernah dikeluhkan akan selalu diingatnya. Dengan pencatatan ini maka situasi yang hampir sama
dikemudian hari dapat dihindari. Kolom keterangan berguna untuk tambahan informasi tentang tamu. Semua informasi tersebut di atas sangat membantu
untuk mencapai repeat business. Peter Dukas, 1987 ; 28.
3. Fungsi Catatan Sejarah Kunjungan Tamu
