Budaya Kerja Organisasi Pemerintah
58
Fungsi struktur tersebut berbeda namun saling mendukung mengarah pada tujuan kualitas yang lebih baik dengan
partisipasi menyeluruh.
STRUKTUR WEWENANG TANGGUNG JAWAB 1.
Penanggung jawab Bertanggung
jawab akan
keberhasilan pelaksanaan program, komitmen.
2. Tim Pengarah
Memberikan pengarahan
pada fasilitatorKBK agar berjalan sesuai
dengan program.
3. Fasilitator
Menyebarluaskan Budaya Kerja, membimbing KBK dan memantau
KBK dan melaporkan kegiatan KBK kepada Tim Pengarah.
4. Ketua Kelompok
Memimpin jalannya rapat KBK, memberi motivasi anggota dan
melaporkan kegiatan KBK kepada Tim Pengarah.
5. Anggota KBK
Partisipasi dalam KBK dan belajar terus agar mampu memecahkan
masalah. Mengingat perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta
cepatnya arus informasi pelatihan untuk semua tingkat sangat diperlukan dan merupakan suatu kegiatan yang tak terpisahkan
dengan manajemen dalam rangka antisipasi menghadapi tantangan masa depan.
Program yang pertama-tama dilakukan oleh setiap KBK adalah
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
59
menyusun program 5-S yang mencakup 1.
Sort yaitu disusun pekerjaan yang tergolong penting;
2. Systematize yaitu disusun secara teratur;
3. Sweep yaitu membersihkan ruangan dan meja;
4. Standardize yaitu dibuat secara standar agar mudah;dan
5. Self-Discipline yaitu mendisiplinkan diri tidak perlu
diingatkan. Program ini sebagai langkah awal yang dapat dijadikan masa uji
coba pelaksanaan program, setelah menemukan cara yang paling cocok baru kemudian melangkah pada upaya pemecahan
masalah yang selalu timbul dalam menjalankan proses manajemen atau administrasi.
B. Komitmen Pimpinan Puncak
Kegagalan program Budaya Kerja sebagian besar disebabkan oleh kurangnya komitmen dari puncak pimpinan, namun tidak
semudah itu menyalahkan pimpinan, karena setiap pemimpin di setiap level mempunyai kuasa mengendalikan suatu proses
kerja, andai kata anda tidak mampu bekerja sesuai dengan strategi jangan disalahkan pemimpin atasannya. Kemungkinan
kesalahan pada anda sendiri, karena tidak mau merubah cara kerja baru dengan nilai-nilai baru.
Pemimpin tugasnya adalah memberikan bimbingan dan arahan serta sudah wajib untuk memberikan komitmen termasuk
menanggung resiko dan kepercayaan. Komitmen berarti memberikan latihan, alat-alat, sumber daya, kekuasaan,
Budaya Kerja Organisasi Pemerintah
60
tanggung jawab, kebebasan dan dorongan. Hal itu mempunyai arti mengerjakan sesuatu menurut cara mereka atau cara kita
dari pada caranya. Komitmen juga berarti bertanya, mendengarkan,
melakukan di
samping memutuskan,
memberitahukan dan mengarahkan. Kepemimpinan harus menghargai potensi kekuatan orang kerja
secara gotong-royong kolektif dan orang adalah kekuatan ganda yang diperkirakan akan menghasilkan kinerja yang lebih
baik dari pada sebelumnya. Kreativitas mereka tidak boleh diusik, tetapi didorong muncul dengan kepemimpinan yang
kondusif. Langkah pemimpin dalam pelaksanaan program Budaya Kerja
dimulai dari : 1.
Memberi fokus yang sama, dalam visi dan strategi. Karena kesamaan fokus tersebut merupakan perekat untuk
mengendalikan pelaksanaan secara bersama dan memberikan dorongan bagi setiap orang untuk melakukan perubahan.
Tanpa kesamaan fokus komitmen, sinergi dan semangat tidak akan menjadi kenyataan;
2. Melaksanakan penyempurnaan, melakukan penyempurnaan
adalah inti dari program Budaya Kerja, dengan perubahan tersebut organisasi akan mampu mempertahankan hidup
dalam persaingan. Tanpa penyempurnaan masyarakat yang dilayani akan terasa semakin berat;
3. Merubah Budaya, kepemimpinan Budaya Kerja harus
mampu merubah dirinya sendiri terlebih dahulu. Mereka
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
61
mulai dengan
mengidentifikasi bagaimana
mereka memimpin organisasi dan apa yang harus berubah untuk
mendukung visi yang mereka lihat. Pemimpin organisasi harus menerima tanggung jawab untuk perubahan budaya,
proses tersebut terkandung dalam budaya dan tidak mungkin melakukan perubahan tanpa merubah yang lain. Tanpa
perubahan budaya upaya penyempurnaan tidak akan berkelanjutan dan hanya menjadi semboyan omong kosong;
4. Perubahan akan terjadi bertahap, untuk mengerti program itu
memerlukan waktu. Belum tentu pengertian itu dapat merubah sikap seseorang. Juga belum tentu perubahan sikap
seseorang itu otomatis merubah perilakunya. Proses tersebut memerlukan upaya serius agar dapat dihayati, direnungkan,
diyakini dan dibenarkan, kemudian bersedia dengan ikhlas mau melaksanakan. Tahapan tersebut sebagai berikut:
a. Memberikan suatu fokus yang sama dengan terus-
menerus mengkomunikasikan visi yang jelas pada setiap level;
b. Melaksanakan penyempurnaan dengan membuat suatu
model; c.
Diperkirakan akan diikuti oleh yang lain; d.
Merubah budaya dengan terus menerus memberikan kepemimpinan yang jelas dan komitmen;
e. Jangan membuat kesalahan dalam tahapan, pimpinan
harus bertanggung jawab pada situasi setiap tahapan. Suatu kesalahan akan mengakibatkan kerugian bagi
program seperti melemahkan semangat, orang menjadi kecewa atau tidak percaya karena cara kepemimpinan
Budaya Kerja Organisasi Pemerintah
62
yang keliru, misalnya memerintah yang seharusnya mengajak,
bukan sistemmanajemen
melainkan kepemimpinan transformational. Dalam sistem tahapan
yang dilalui diperlukan perhatian terfokus pada pencip- taan kekuatan kerja lebih baik dengan cara memberikan
pelatihan, keterampilan dan semangat. Program Budaya Kerja berorientasi pada proses yang
bermanfaat untuk mendapat gambaran yang jelas pada sistem kerja membantu secara terpusat holistik terhadap masalah
dan lebih mudah mencari penyebabnya, mudah mencegah agar permasalahan tidak terjadi lagi.
C. Komunikasi
