�
2
: “Ini gudang penyimpanan arsip-arsip yang telah dijilid dek. Arsip yang sudah jarang digunakan kita simpan didalam kotak. Sedangkan arsip yang
masih aktif dan masih sering digunakan kita simpan di rak rak ini.” Sesuai dengan pernyataan informan di atas, dapat disimpulkan bahwa
Kantor Asuransi Cabang Tanjung Balai ini masih belum maksimal. Penyimpanan masih bersifat sederhana yaitu dengan mengumpulkan dokumen perbulannya dan
menyimpannya ke gudang tempat penyimpanan. Pemeliharaan arsip harus senantiasa dilaksanakan oleh setiap organisasi maupun instansi. Agar arsip tetap
terjaga nilai gunanya.
4. Proses Temu Balik dalam Pengelolaan Arsip
Kurangnya perhatian terhadap kearsipan tidak hanya dari segi pemeliaraan dan penyimpanan, tetapi juga dari sistem fillinngnya, sehingga mengakibatkan
arsip sulit ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan. Sistem temu balik merupakan kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan
dan memasok informasi bagi pemakai sebagai jawaban atas permintaan atau berdasarkan kebutuhan pemakai. Hal ini berarti dapat dikatakan bahwa sistem
temu balik merupakan suatu jalan perolehan informasi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.
�
1
: “ya, benar dek. Harusnya kita membuat sistem untuk memudahkan karyawan disini menemukan kembali dokumen yang diperlukan. Namun kantor kami
hanya mengandalkan dokumen yang telah dijilid tersebut dalam proses temu
balik. Jika dokumen yang diperlukan tidak ada, maka karyawan akan mencari ke rak yang berisi dokumen yang belum dijilid atau bisa dibilang
dokumen baru.” �
2
: “ini dia dek rak penyimpanannya, kita urutkan susunannya dari mulai bukti setoran, pinjaman, polis, voucher. Nah beda dek, kalau yang didalam gudang
itu semua arsip yang sudah dijilid. Jadi karyawan biasanya mencari dokumen di rak-rak ini bukan dokumen yang ada didalam gudang. Sesekali
saja karyawan mencari dokumen di gudang jika ada masalah dengan data- data nasabah ataupun yang lainnya.”
Berdasarkan pernyataan informan diatas dapat di katakan bahwa temu balik arip pada Kantor Asuransi Bumiputera Cabang Tanjung Balai ini masih
bersifat manual. Karyawan yang memerlukan arsip tersebut masih mencari langsung dokumen ke rak-rak yang ada. Masih banyak karyawan yang kesulitan
dalam pencarian dokumen. Dapat diketahui bahwa sangat sulit menemukan dokumen yang diperlukan jika pencarian hanya berdasarkan nomor polis, seperti
penjelasn informan berikut: �
1
: “ya dek, semua dokumen kan ada nomor serinya dek, jadi kita memang melakukan pencarian berdasarkan nomor. Apapun dokumennya dek, namun cara
tersebut tidak sepenuhnya membantu karyawan dalam pencarian dokumen.” Berdasarkan pernyataan informan di atas dapat dikatakan bahwa sistem
temu balik berdasarkan nomor kurang membantu karyawan dalam pencarian.
5. Kendala atau Hambatan Pengelolaan Arsip
