5. Kendala atau Hambatan Pengelolaan Arsip
Setiap kegiatan pasti ada kendala atau hambatan dalam prosesnya. Begitu juga dengan pengelolaan arsip, pengguna sering mengalami hambatan. Kendala
atau hambatan tersebut sangat mengganggu kegiatan organisasi dalam melakukan suatu tindakan. Seperti pernyataan informan di bawah ini:
�
2
: “Benar dek, karyawan kami sering kali kesusahan mencari dokumen yang dibutuhkan. Mungkin faktor pencarian yang masih manual, terkadang mereka
malas untuk mencari dokumen ke rak dan itu membuat mereka menunda perkerjaannya. Karena pencarian dokumen di rak sangat membuang waktu,
apalagi jika dokumen tersebut dibutuhkan pada hari itu juga.” �
2
: “ya dek, benar. Sering kali mereka mengeluh jika ingin melakukan pencarian dokumen. Belum ada kelihatan karyawan mencari atau meletakkan dokumen ke
rak. Padahal mereka pasti membutuhkan data setiap harinya.” Berdasarkan pernyataan informan diatas dapat di katakan bahwa di Kantor
Asuransi Bumiputera Cabang Tanjung Balai ini masih sering mengalami hambatan dalam pencarian dokumen. Hal ini disebabkan karena sistem
penyimpanan di kantor ini masih bersifat manual. Banyaknya dokumen mungkin salah satu kendala atau hambatan dalam proses pengelolaan dokumen. Pihak
kantor mungkin bisa melakukan pemusnahan dokumen yang sudah tidak diperlukan lagi. Seperti yang dikatakan informan berikut ini;
�
1
: “Kita tidak bisa melakukan pemusnahan dokumen begitu saja, karena pemusnahan dilakukan di kantor pusat di Jakarta. Biasanya kantor pusat
melakukan pemusnahan setiap 5 tahun sekali. Tidak semua dokumen di dalam gudang tidak digunakan lagi dek.”
Berdasarkan pernyataan informan diatas dapat di katakan bahwa di Kantor Asuransi Bumiputera Cabang Tanjung Balai tidak bisa melakukan pemusnahan
dokumen begitu saja. Karena pemusnahan dilakukan di kantor pusat yang terletak di Jakarta. Ada beberapa kegiatan yang dilakukan sebelum dokumen dikirim
untuk dimusnahkan, seperti kata informan berikut ini: �
2
: “Di gudang ini kita melakukan pensortiran dokumen dek. Dalam jangka waktu 5 tahun kita mensortir dokumen-dokumen yang masih digunakan dan
yang akan dimusnahkan lalu mengirimnya ke pusat. Karena urusan pemusnahan dokumen itu adalah urusan kantor pusat.”
Berdasarkan pernyataan informan di atas, dapat disimpulkan bahwa di Kantor Asuransi Bumiputera Cabang Tanjung Balai ini melakukan pensortiran
dokumen yang akan dimusnahkan sebelum dokumen-dokumen tersebut dikirim ke pusat. Tidak ada kebijakan dari pihak kantor pusat untuk melakukan pemusnahan
di kantor cabang saja tanpa harus dikirim ke pusat. Seperti pernyataan informan berikut:
�
1
: “Sebenarnya kami sudah menyarankan kepada atasan tentang pemusnahan dokumen di kantor cabang. Karena jika pemusnahan bisa dilakukan di
kantor cabang maka tidak akan ada penumpukan dokumen di gudang. Tetapi belum ada persetujuan dari atasan untuk melakukan hal tersebut.”
Berdasarkan pernyataan informan di atas, disimpulkan bahwa di Kantor Asuransi Bumiputera Cabang Tanjung Balai ini sudah menyarankan untuk
pemusnahan namun belum ada persetujuan dari atasan.
4.3 Rangkuman Hasil Penelitian
Kategori