Menurut Margareth Odell dan Earl strong 1947: 336 Arsip adalah: Sesuatu kertas, buku, potret, pilem kecil, peta, lukisan, bagan, kartu, pita
magnetis, atau sesuatu salinan ataupun cetakan dari itu yang telah diciptakan atau diterima oleh suatu perusahaan atau satuan-satuan pelaksanaannya dan telah
dipergunakan oleh perusahaan itu atau satuan pelaksanaannya ataupun penggantinya sebagai bukti dari kegiatan-kegiatannta atau karena adanya
keterangan yang terkandung di dalamnya.
Istilah arsip menurut Sedarmayanti 2000, 8 meliputi 3 pengertian, yaitu: 1. Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan
2. Gedung penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen 3. Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah
atau dokumen. Berdasarkan informasi di atas maka dapat dikatakan bahwa arsip adalah
kumpulan naskah atau dokumen dalam bentuk apapun yang didalamnya memberikan keterangan-keterangan untuk menjadi bukti tentang suatu kejadian
dan menunjang proses kegiatan suatu organisasi yang mempunyai kegunaan yang disusun menurut sistem tertentu untuk mempermudah dalam penyimpanan dan
penemuan kembali dengan cepat dan tepat.
2.1.1 Fungsi dan Tujuan Arsip 1. Fungsi Arsip
Menurut Sedarmayanti 2003, 9 fungsinya dan kegunaannya
arsipdokumen dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu: a.
Arsip dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis dapat dirinci lagi menjadi dua
yaitu:
1 Arsip aktif yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus,
bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari suatu organisasikantor,
2 Arsip inaktif, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus
menerus atau frekuensi penggunaannya sudah jarang, atau hanya dipergunakan sebgai referensi saja.
b. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung
dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelengaraan sehari-hari
administrasi negara. Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk
generasi yang akan datang.
Selanjutnya menurut Barthos 2009, 11 berdasarakan fungsinya arsip dibagi menjadi dua, yaitu:
a. Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi
negara;
b. Arsip statis, yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
Ketentuan fungsi arsip tersebut menegaskan adanya dua jenis sifat arti arsip secara fungsionil, yaitu:
a. Arsip dinamis sebagai arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan
artinya menurut fungsinya, b.
Arsip statis sebagai arsip yang sudah mencapai taraf nilai yang abadi khusus sebagai bahan pertanggungjawaban nasionalPemerintahan.
Perbedaan fungsi ini menjadi dasar dalam pelaksanaan tugas dan penguasaannya oleh Pemerintah.
2.Tujuan Arsip
Tujuan kearsipan merupakan kegiatan untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawabannasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah.
Menurut Sedarmayanti 2003, 19 “Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang
rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan petanggungjawaban tersebut bagi pemerintah”.
Martono 1990, 24 mengatakan ada beberapa tujuan dari arsip, yaitu: a.
Menyediakan warkat jika diperlukan b.
Menghindari pemborosan waktu dalam mencari warkat yang diperlukan
c. Mengumpulkan warkat-warkat yang memiliki hubungan antara
satu dengan yang lain d.
Menghemat tempat penyimpanan e.
Mengamankan warkat yang penting baik dari bahaya pencurian ataupun kebakaran
f. Menjaga kerahasiaan jika warkat benar-benar perlu
dirahasiakan
Sesuai dengan tujuan kearsipan dapat diketahui bahwa peranan arsip sangat penting bagi organisasi ataupun instansi maka pengelolaan arsip harus
sesuai dengan sistemnya untuk memudahakan penyimapanan dan penemuan kembali arsip pada saat dibutuhkan.
2.1.2 Jenis-Jenis Arsip
