Hal ini tentu mempengaruhi kegiatan administrasi. Beberapa faktor yang menyebabkan organisasi atau isntansi tidak melaksanakan penyimpanan arsip-
arsip sebagai mana mestinya karena tidak adanya kesadaran karyawan akan pentingnya arsip didalam kegiatan administrasi. Kenyataan ini terlihat ketika
sebuah arsip dibutuhkan, karyawan pengelola arsip ini masih kesulitan dalam menemukan arsip yang dibutuhkan dengan cepat. Dalam artian, pengelolaan arsip
yang dilakukan di Kantor Asuransi Bumiputera masih bersifat manual dan sistem penyimpanan arsipnya hanya berdasarkan tanggal masuk surat per harinya.
Karyawan juga kurang sigap dalam penyimpanan atau penataan arsip karena terlihat arsip-arsip yang masuk masih menumpuk dan bercampur di dalam satu
map. Jika hal tersebut tidak mendapat perhatian yang cukup serius tentunya kinerja sumber daya manusia sebagai pengelola arsip di kantor ini tidak dapat
membantu kegiatan Kantor Asuransi Bumiputera kedepannya. Berdasarkan uraian dan analisis awal terhadap masalah yang telah dilihat
dilapangan, maka penulis ingin melakukan penelitian lebih lanjut tentang “Evaluasi Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Kantor Asuransi Bumiputera Cabang
Tanjung Balaí”
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, rumusan masalah pada penelitian ini adalah :
1. Bagaimana cara penyimpanan arsip dinamis pada Kantor Asuransi
Bumiputera Cabang Tanjung Balai 2.
Bagaimana pemeliharaan arsip dinamis pada Kantor Asuransi Bumiputera Cabang Tanjung Balai
3. Bagaimana sistem temu kembali pada Kantor Asuransi Bumiputera
Cabang Tanjung Balai
1.3 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian ini adalah: 1.
Untuk mengetahui penyimpanan arsip dinamis di Kantor Asuransi Bumiputera Cabang Tanjung Balai
2. Untuk mengetahui perawatan atau pemeliharaan arsip dinamis di
Kantor Asuransi Bumiputera Cabang Tanjung Balai 3.
Untuk mengetahui temu balik arsip dinamis di Kantor Asuransi Bumiputera Cabang Tanjung Balai
1.4 Manfaat Penelitian
Penelitian ini bermanfaat bagi 1.
Kantor Asuransi Bumiputera Cabang Tanjung Balai sebagai bahan masukan untuk lebih memperhatikan penyimpanan dan penataan arsip
sehingga kegiatan administrasi berjalan lebih efisien dan efektif. 2.
Akademisi sebagai bahan rujukan atau pertimbangan peneliti lain dalam melakukan penelitian yang sama atau sejenis.
3. Bagi peneliti untuk menambah wawasan, pengalaman dan pengetahuan
peneliti mengenai pengelolaan arsip dinamis
1.5 Ruang Lingkup Penelitian
Berdasarkan rumusan masalah yang telah diuraikan di atas, dan untuk memudahkan penyelesaian penelitian ini maka penulis membatasi hanya pada
penyimpanan, pemeliharaan serta temu balik arsip dinamis pada kantor Asuransi Bumiputera Cabang Tanjung Balai.
BAB II KAJIAN PUSTAKA
2. 1 Pengertian Arsip
Kearsipan merupakan salah satu pekerjaan yang dikelola setiap instansi atau organisasi pemerintah maupun swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan
yang berhubungan dengan penyimpanan surat-surat atau dokumen-dokumen penting.
Arsip menurut Barthos 2009, 3 “Arsip dapat diartikan sebagai suatu badan yang melakukan segala kegiatan pencatatan penanganan, penyimpanan dan
pemeliharaan surat-surat yang memiliki arti penting bagi pemertintah maupun instansi”.
Menurut Lembaga Administrasi Negara LAN, arsip adalah segala naskah, buku, foto, film, mikrofilm, rekaman suara, gambar, peta, bagan
atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, aslinya dan salinanya, serta dengan segala penciptaannya, dan yang
dihasilkan atau diterima oleh suatiu badan, sebagai bukti atau tujuanm organisasi, fungsi-fungsi, kebijaksanaan-kebijaksanaan, keputusan-
keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan pemerintaha yang lain, atau karena pentingnya informasi yang terkandung
didalamnya.
Pengertian arsip menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 adalah:
Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat
dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Menurut Margareth Odell dan Earl strong 1947: 336 Arsip adalah: Sesuatu kertas, buku, potret, pilem kecil, peta, lukisan, bagan, kartu, pita
magnetis, atau sesuatu salinan ataupun cetakan dari itu yang telah diciptakan atau diterima oleh suatu perusahaan atau satuan-satuan pelaksanaannya dan telah
dipergunakan oleh perusahaan itu atau satuan pelaksanaannya ataupun penggantinya sebagai bukti dari kegiatan-kegiatannta atau karena adanya
keterangan yang terkandung di dalamnya.
Istilah arsip menurut Sedarmayanti 2000, 8 meliputi 3 pengertian, yaitu: 1. Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan
2. Gedung penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen 3. Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah
atau dokumen. Berdasarkan informasi di atas maka dapat dikatakan bahwa arsip adalah
kumpulan naskah atau dokumen dalam bentuk apapun yang didalamnya memberikan keterangan-keterangan untuk menjadi bukti tentang suatu kejadian
dan menunjang proses kegiatan suatu organisasi yang mempunyai kegunaan yang disusun menurut sistem tertentu untuk mempermudah dalam penyimpanan dan
penemuan kembali dengan cepat dan tepat.
2.1.1 Fungsi dan Tujuan Arsip 1. Fungsi Arsip
Menurut Sedarmayanti 2003, 9 fungsinya dan kegunaannya
arsipdokumen dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu: a.
Arsip dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis dapat dirinci lagi menjadi dua
yaitu:
1 Arsip aktif yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus,
bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari suatu organisasikantor,
2 Arsip inaktif, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus
menerus atau frekuensi penggunaannya sudah jarang, atau hanya dipergunakan sebgai referensi saja.
b. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung
dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelengaraan sehari-hari
administrasi negara. Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk
generasi yang akan datang.
Selanjutnya menurut Barthos 2009, 11 berdasarakan fungsinya arsip dibagi menjadi dua, yaitu:
a. Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi
negara;
b. Arsip statis, yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
Ketentuan fungsi arsip tersebut menegaskan adanya dua jenis sifat arti arsip secara fungsionil, yaitu:
a. Arsip dinamis sebagai arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan
artinya menurut fungsinya, b.
Arsip statis sebagai arsip yang sudah mencapai taraf nilai yang abadi khusus sebagai bahan pertanggungjawaban nasionalPemerintahan.
Perbedaan fungsi ini menjadi dasar dalam pelaksanaan tugas dan penguasaannya oleh Pemerintah.
2.Tujuan Arsip
Tujuan kearsipan merupakan kegiatan untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawabannasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah.
Menurut Sedarmayanti 2003, 19 “Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang
rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan petanggungjawaban tersebut bagi pemerintah”.
Martono 1990, 24 mengatakan ada beberapa tujuan dari arsip, yaitu: a.
Menyediakan warkat jika diperlukan b.
Menghindari pemborosan waktu dalam mencari warkat yang diperlukan
c. Mengumpulkan warkat-warkat yang memiliki hubungan antara
satu dengan yang lain d.
Menghemat tempat penyimpanan e.
Mengamankan warkat yang penting baik dari bahaya pencurian ataupun kebakaran
f. Menjaga kerahasiaan jika warkat benar-benar perlu
dirahasiakan
Sesuai dengan tujuan kearsipan dapat diketahui bahwa peranan arsip sangat penting bagi organisasi ataupun instansi maka pengelolaan arsip harus
sesuai dengan sistemnya untuk memudahakan penyimapanan dan penemuan kembali arsip pada saat dibutuhkan.
2.1.2 Jenis-Jenis Arsip
Bentuk arsip bisa beragam, tidak hanya berupa lembaran kertas dan tulisan. Menurut Wursanto 1999, 21 beberapa jenis-jenis arsip berdasarkan
bentuk fisik, masalah, kepemilikan, sifat, dan fungsinya yaitu: 1. Jenis arsip berdasarkan bentuk fisiknya
a.
arsip berbentuk lembaran. contoh: surat, kuitansi, faktur, dll
b.
arsip tidak berbentuk lembaran. contoh: disket, flash disk, cd, dvd, dll
2. Jenis arsip berdasarkan masalahnya
a.
Financial record, arsip berkaitan dengan masalah keuangan, contohnya, kuitansi, giro, cek.
b.
Personal record, arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian. Contoh: surat lamaran kerja, curriculum vitae,
absensi, dll.
3. Jenis arsip berdasarkan pemiliknya a.
Lembaga Pemerintahan, meliputi Arsip Nasional di Indonesia Arsip Nasional Republik Indonesia. Arsip Nasional di setiap ibu
kota Daerah Tingkat I Arsip Nasional Daerah.
b. Instansi Pemerintahswasta. meliputi arsip primer dan sekunder dan
arsip sentral dan arsip unit.
4. Jenis arsip berdasarkan sifatnya
a.
Arsip tidak penting, arsip hanya memiliki kegunaan informasi, contoh surat undangan.
b.
Arsip biasa, arsip yang semula penting, akhirnya tidak berguna lagi pada saat informasinya sudah berlalu, Contoh: surat lamaran kerja.
c.
Arsip penting, arsip yang memiliki hubungan dengan masa lalu dan masa yang akan datang, contoh: surat perjanjian.
5. Jenis arsip berdasarkan fungsinya
a.
arsip dinamis, diantaranya adalah arsip aktif, arsip semi aktif, arsip inaktif.
b.
arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan berbangsa pada
umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi negara.
Berdasarkan uraian di atas dapat dikatakan bahwa arsip mempunyai jenisnya sendiri sesuai dengan kegunaannya.
2.1.3 Peranan Kearsipan
Setiap kegiatan yang terjadi di kantor atau organisasi selalu ada kaitannya dengan masalah arsip. Arsip mempunyai peranan penting untuk menunjang
kegiatan administrasi suatu kantor atau organisasi. Kearsipan mempunyai peranan sebagai “pusat ingatan”, sebagai “sumber
informasi” dan “sebagai alat pengawasan” yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan “perencanaan”, “penganalisaan”,
“pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya
Barthos 2009, 2. Pentingnya kearsipan ternyata mempunyai jangkauan yang amat luas,
yaitu baik sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan pelaksanaan kehidupan
kebangsaan. Maka untuk melaksanakan tugas pemerintahan dan tugas pembangunan dengan baik perlu diusahakan peningkatan dan penyempurnaan
kearsipan secara optimal agar dapat berfungsi dengan baik.
2.1.4 Nilai Guna Arsip
Nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip. Serdamayanti 2003, 104 menjelaskan bahwa nilai
guna arsip dapat dibedakan atas : 1.
Nilai guna primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi penciptaan arsip itu sendiri, meliputi :
a. Nilai guna administrasi Nilai administrasi dapat diartikan sebagai kebijaksanaan dan prosedur yang
mensyaratkan untuk menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang berlaku pada suatu organisasi.
b. Nilai guna keuangan Arsip bernilai guna keuangan apabila arsip tersebut berisikan segala
sesuatu transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
c. Nilai guna hukum Nilai kegunaan hukum mengandung pengertian bahwa arsip tersebut
memberikan informasi-informasi yang dapat dipergunakan sebagai bahan pembuktian dibidang hukum.
d. Nilai guna ilmiah dan teknologi Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari
penelitian terapan. 2.
Nilai guna sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan perusahaan atau kepentingan umum diluar perusahaan pencipta
arsip dan berguna sebagai bahan bukti dan pertanggungjawaban, meliputi :
a. Nilai guna kebuktian Arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk
menjelaskan tentang bagaimana suatu instansi diciptakan, dikembangkan, diatasi, fungsi, dan tugasnya serta hasil atau akibat dari tugas kegiatannya
itu.
b. Nilai guna informasional Arsip yang bernilai guna informasional adalah arsip yang mengandung
berbagai kepentingan bagi penelitian dan sejarah.
2.1.5 Siklus Hidup Arsip
Martono 1990, 10 mengemukakan bahwa “pada dasarnya, ada tiga tahapan yang dilalui arsip dalam hidupnya life cycle. Ketiga tahapan tersebut
ialah penciptaan records creation, penggunaan dan pemeliharaan use and
maintenance dan tahap istirahat retirement”.
Gambar 2.1 Siklus Hidup Sumber: Sedarmayanti 1992, 17
Lingkaran hidup kearsipan life span of records pada gambar diatas dapat dibagi menjadi tujuh tahapan, yaitu:
1. Tahap penciptaan arsip merupakan tahap awal dari proses kehidupan arsip.
Terciptanya arsip dapat terjadi karena dibuat sendiri oleh organisasi yang bersangkutan atau karena suatu organisasi menerima arsip dari pihak lain.
2. Tahap pengurusan dan pengendalian merupakan tahap di mana surat
masukkeluar dicatat sesuai dengan sistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan guna pemrosesan lebih
lanjut.
Penciptaan Pengurusan dan
pengendalian
Refrensi
Penyusutan Pemusnahan
Penyimpanan Penyerahan ke
ANRI
3. Tahap referensi merupakan surat-surat tersebut digunakan dalam proses
kegiatan administrasi sehari-hari. Setelah surat tersebut diklasifikasikan dan diindeks, maka kemudian surat disimpan berdasarkan sistem tertentu.
4. Tahap penyusutan merupakan kegiatan pengurangan atau penyiangan
arsip. 5.
Tahap pemusnahan merupakan pemusnahan terhadap arsip yang tidak mempunyai nilai guna lagi bagi organisasi.
6. Tahap penyimpanan di unit kearsipan, dimana arsip yang sudah menurun
nilai gunanya arsip inaktif didaftar kemudian dipindah penyimpanannya pada unit kearsipan di kantor masing-masing atau sesuai peraturan yang
berlaku.
7. Tahap penyerahan ke Arsip Nasional RI atau Arsip Nasional Daerah
merupakan tahap terakhir dalam lingkaran hidup kearsipan Sedarmayanti 1992, 17.
Gambar 2.2 Siklus Hidup Arsip Dinamis Sumber: Mirmani, 2011
Penciptaan dan Penerimaan Korespondansi
Formulir Laporan
Gambar Mikrobentuk
Masukan dan Iuran Komputer
Penyebaran Internal
Eksternal Penggunaan
Pengambilan Keputusan
Dokumentasi Respon
Rujukan Persyaratan Hukum
Penyimpanan Berkas
Tembu Balik Transfer
Penempatan Penyimpanan
Pemusnahan
2.2 Arsip Dinamis
Arsip dinamis merupakan dokumen yang masih diperlukan sebagai referensi dan dasar pengambilan keputusan, penentuan kebijakan dan tindakan.
Arsip dinamis juga mempunyai nilai guna sangat tinggi yang mampu membantu kegiatan administrasi padda suatu kantor atau organisasi.
Menurut Barthos 2009, 4 arsip dinamis adalah: Arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi
negara. Arsip dinamis terbagi menjadi 2, yaitu :
1.Arsip dinamis aktif yaitu arsip yang masih diperlukan secara langsung dan terus menerus dalam penyelenggaraan administrasi organisasi.
2. Arsip dinamis inaktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya dalam penyelenggaraan administrasi organisasi sudah berkurang.
Widjaja 1993, 101 mengemukakan bahwa “Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam penyusunan perencanaan,
pelaksanaan kegiatan pada umumnya atau dalam penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan”.
Menurut Sulistyo-Basuki 2003,13 “Arsip dinamis merupakan informasi terekam, termasuk informasi dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima
oleh badan korporasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan melakukan tindakan senagai bukti aktivitas tersebut”.
Dari uraian di atas dapat dikatakan bahwa arsip dinamis merupakan arsip yang masih tinggi nilai gunanya dan harus dikelola di dalam suatu sistem
manajemen, sehingga dapat ditemukan dengan cepat dan dipergunakan lagi dengan tepat.
2.2.1 Manajemen Arsip Dinamis
Manajemen arsip dinamis merupakan suatu aktifitas sekelompok orang yang dilandasi dengan pengetahuan, keahlian dan tanggung jawab untuk
melakukan pengelolaan arsip dinamis dengan sumber daya yang dimiliki sehingga mencapai tujuan yang telah ditentukan secara efisien dan efektif.
Menurut Amsyah 2003, 4 “Manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian,
penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan”. Odgers 2005 mendefenisikan manajemen arsip sebagai proses
pengawasan, penyimpanan dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik.
Charman 1998 juga mengatakan manajemen arsip sebagai proses yang menitikberatkan pada efesiensi administrasi perkantoran, pengelolaan, dan
pemusnahan dokumen apalagi tidak lagi diperlukan. Menurut Kustinawati, 2000 yamg dikutip dari Kennedy menerangkan
bahwa dalam mewujudkan suatu manajemen arsip dinamis yang efektif, sejumlah keputusan yang harus dibuat mengenai:
1. Lokasi penempatan arsip, baik secara sentralisasi, desentralisasi, atau
gabungankombinasi 2.
Prosedur registrasi, metode klasifikasi dan pengindeksan
3. Prioritas penanganan arsip
4. Prosedur pengorganisasian dan pemeliharaan file
5. Pemilihan peralatan kearsipan
6. Implementasi sitem penelusuran file
7. Lamanya arsip disimpan dalam suatu system jadwal retensi arsip dari
penilaian arsip 8.
Teknologi yang digunakan untuk mendisain dan mengoperasikan system penyimpanan arsip.
Dari uraian di atas dapat dikatakan bahwa manajemen arsip dinamis adalah suatu pengawaasan yang sistematis terhadap informasi terekam yang
dibutuhkan organisasi.
2.2.2 Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia dan penerapannya sering kali masih belum sejalan dengan keinginan organisasi. Sementara keselarasan dalam mengelola SDM
menjadi faktor utama kesuksesan jalannya sebuah organisasi. Menurut Hariandja 2002, 2 Sumber Manusia merupakan salah satu
faktor yang sangat penting dalam suatu perusahaan disamping faktor yang lain seperti modal. Oleh karena itu SDM harus dikelola dengan baik untuk
meningkatkan efektivitas dan efisiensi organisasi.
Hasibuan 2003, 244 mengatakan Sumber Daya Manusia adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang dimiliki individu.
Pelaku dan sifatnya dilakukan oleh keturunan dan lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi
kepuasannya.
Dari uraian di atas dapat dikatakan bahwa Sumber daya manusia terdiri dari daya fikir dan daya fisik setiap manusia. Tegasnya kemampuan setiap
manusia ditentukan oleh daya fikir dan daya fisiknya. Sumber daya manusia atau manusia menjadi unsur utama dalam setiap aktivitas yang dilakukan. Peralatan
yang handal atau canggih tanpa peran aktif sumber daya manusia tidak berarti apa-apa.
2.2.3 Pengelolaan Arsip Dinamis
Pada umumnya pengelolaan arsip dinamis dilakukan oleh seorang arsiparis. Karena penataan arsip di suatu organisasi harus dikelola dengan baik
guna memudahkan pencarian dokumen dan melancarkan kegiatan administrasi sehari-hari. Sebelum melakukan pengelolaan arsip, pihak penglelola harus
memahami terlebih dahulu apa yang harus dikelola dengan mengetahui perbedaan antara arsip dan dokumen.
Menurut Widjaja 1996, 44 Arsip dinamis seharusnya dikelola agar bermanfaat bagi pencipta, penerima dan pemakainya, karena bila sebuah
instansi menciptakan surat kemudian mengirimkannya kepada pembaca. Untuk dapat sampai kepada pemakai maka arsip dapat dikelola sebaik-
baiknya dan harus tersedia jika dibutuhkan.
Menurut Hamalik 1993, 78 “Pengelolaan arsip meliputi penataan, klasifikasi, pelayanan arsip baik secara manual maupun elektronik dengan
bantuan komputer”. Pengelolaan arsip dinamis memiliki 3 komponen yaitu input, proses dan
output.
Gambar 2.3 Komponen Pengelolaan Arsip Dinamis Sumber: Sulistyo-Basuki, 2003
Kontrol sistematis yang dilaksanakan terhadap input adalah seleksi dan pengendalian informasi yang akan diolah, penentuan sumberdaya manusia baik
jumlah maupun kualitasnya, pemeliharaan peralatan yang tepat dan penggunaan dana atau biaya yang murah. Adapun kontrol sistematis pada proses menyangkut
pengendalian kegiatan penciptaan atau penerimaan arsip, kegiatan pengendalian penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutannya, kemudian kontrol sistematis
dilaksanakan pada output, yaitu informasi yang dihasilkan harus senantiasa memperhatikan mutu dan fungsi informasi tersebut.
Sistem pengelolaan arsip dinamis menurut Martono 1994, 15 terbagi dalam tiga tahap yaitu:
1. Tahap penciptaan Records Creation
Arsip tercipta seiring dengan kegiatan yang diolakukan oleh organisasi. Di dalam penciptaan arsip unsur efisiensi dan penghematan
merupakan faktor penting karena itu diperlukan pengendalian terhadap penciptaan arsip agar tidak menimbulkan pemborosan belaka, berikut
tahap penciptaan ini terdiri dari beberapa unsur yaitu:
INPUT Informasi
SDM PeralatanSarana
Biaya
PROSES PenciptaanPenerimaan
Penggunaan dan Pemeliharaan
Penyusutan TUJUAN
-Mampu menyediakan arsip yang benar
- Untuk yang berwenang
-Pada waktu yang tepat -Biaya efesien
OUTPUT Informasi
a. Desain formulir
b. Manajemen formulir
c. Tata persuratan
d. Manajemen pelaporan
e. Sistem informasi manajemen
f. Direktif manajemen
2. Tahap penggunaan dan pemeliharaan use and maintenance
Untuk dapat dipergunakan arsip sebaiknya harus diorganisir, disimpan secara sistematis sesuai dengan jenis dan tipe yang ada. Penyimpanan
dilakukan untuk memelihara arsip tidak hilang dan rusak karena beberapa faktor. Secara keseluruhan unsur yang terkandung pada tahap
penggunaan dan pemeliharaan yang meliputi yakni:
a. Sistem penataan berkas dan penemuan kembali
b. Manajemen berkas file management
c. Penelusuran surat mail handling
d. Program arsip vital
e. Sistem analisis
f. Pengelolaan pusat arsip record center
3. Tahap istirahat
Agar penyelenggaraan pengurangan arsip dapat dilakukan secara tertib, maka perlu diprogramkan. Program inilah yang nanti dinamakan
jadwal retensi arsip yaitu rencana penyisihan yang didalamnya tertuang tentang jangka simpan berkas retensi. Tahap istirahat ini memiliki
unsure-unsur yakni:
a. Identifikasi dan deskripsi seri berkas
b. Pengembangan jadwal retensi arsip dan penyusutan arsip
c. Penilaian arsip
d. Pemusnahan arsip
e. Penetapan simpan permanen
f. Reprografi
Berdasarkan uraian diatas, jelaslah bahwa pengelolaan arsip dinamis harus sesuai dengan sistem yang ada agar tersimpan dengan aman dan dapat ditemukan
dengan mudah sewaktu diperlukan.
2.2.3.1 Pengorganisasian Arsip
Didalam pengorganisasian arsip terdapat istilah file aktif dan file inaktif. File aktif adalah file yang berisikan file yang masih aktif dan masih dipergunakan
dalam kegiatan administrasi. Sedangkan file inaktif adalah file yang sudah jarang dipergunakan lagi.
Menurut Amsyah 2003, 16 pengorganisasian terbagi tiga, yaitu: 1.
Sentralisasi Sentralisasi berarti penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit
kerja khusus yang lazim disebut Sentral Arsip. Arsip itu merupakan surat yang sudah disimpan karena sudah selesai diolah diproses. Dengan
sentralisasi arsip maka surat-surat dikantor yang sudah selesai diproses akan disimpan di Sentral Arsip.
Keuntungan dari sentralisasi arsip adalah: a.
Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat b.
Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan
c. Kantor hanya menyimpan 1 satu arsip, duplikasinya dapat
dimusnahkan d.
Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan
Kerugian dari sentralisasi arsip adalah: a.
Sentralisasi arsip hanya efesien dan efektif untuk organisasi yang kecil
b. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem
penyimpanan yang seragam c.
Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.
2. Desentralisasi
Jika suatu kantor atau organisasi menggunakan sistem pengelolaan desentralisasi, ini berarti bahwa semua unit kerja mengelola arsipnya
masing-masing. Untukorganisasi yang besar dengan ruang kantor yang terpisah-pisah letaknya, sistem penyelenggaraan arsip secara desentralisasi
sangat sesuai dipergunakan.
Keuntungan desentralisasi arsip adalah: b.
Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing
c. Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada pada unit
kerja sendiri d.
Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah dikenal baik
Kerugian desentralisasi arsip adalah a.
Penyimpanan arsip tersebar diberbagai lokasi, dan dapat menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan
b. Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip
disetiap unit kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar dijalankan
c. Penataran dan latihan kearsipan perlu diadakan karena petugas-
petugas umumnya bertugas rangkap dan tidak mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan
d. Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit kerja, dan
ini merupakan pemborosan.
3. Kombinasi sentralisasi dan desentralisasi
Untuk mengatasi kelemahan dari dua cara pengelolaan baik sentralisasi dan desentralisasi, sering ditemukan diperkantoran
penggunaan kombinasi dari dua cara tersebut yang disebut kombinasi sentralisasi dan desentralisasi.
Pengelolaan arsip aktif dilakukan secara desentralisasi dan aktif inaktif dilakukan secara sentralisasi. Pemindahan arsip dan prosedurnya harus
dilakukan dengan sebaik-baiknya sesuai dengan jadwal pemindahan Jadwal Retensi yang perlu disusun. Sebelum dimusnahkan, arsip-arsip
tersebut perlu dipilih dan diteliti, apakah arsip bersangkutan memang sudah perlu dimusnahkan atau masih mempunyai nilai-nilai tertentu bagi
kepentingan nasional untuk dikirim ke Arsip Nasional sebagai arsip statis
2.2.3.2 Penataan Arsip
Sistem penataan arsip adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip
untuk digunakan secara aman dan ekonomis. Menurut Sedarmayanti 2003, 68 “Sistem penataan arsip yang baik dan
teratur, mencerminkan keberhasilan suatu pengelolaan kegiatan masa lalu, yang akan besar pengaruhnya terhadap pengembangan di masa mendatang”.
Dari uraian di atas dapat dikatakan bahwa penataan arsip harus benar- benar baik dan sesuai dengan sistem yang ada. Selain agar mudah ditemukan saat
diperlukan sistem penataan arsip yang baik juga dapat menunjang kegiatan administrasi organisasi.
2.2.3.3 Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan arsip dinamis merupakan bagian terpenting dalam manajemen kearsipan. Oleh karena itu arsip dinamis harus disimpan dan dikelola
dengan baik. Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan dokumen agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan
penemuan dokumen yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana dokumen tersebut sewaktu-waktu diperlukan.
Menurut Wursanto 1999, 87Penyimpanan arsip hendaknya dilakukan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu yang memungkinkan:
a. Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu
diperlukan b.
Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah
c. Pengambilan arsip ketempat penyimpanan dilakukan dengan mudah
Pada dasarnya ada 2 dua jenis urutan sistem penyimpanan, yaitu urutan abjad dan urutan angka. Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan abjad
adalah sistem-nama atau sering disebut sistem-abjad, sistem geografis, dan sistem-subjek. Sedangkan berdasarkan urutan angka adalah sistem-numerik,
sistem-kronologis, dan sistem-subjek numerik sistem-subjek dengan kode
nomor. Sistem penyimpanan yang standar adalah sistem-abjad sistem-nama, sistem-numerik, sistem-geografis, dan sistem-subjek Amsyah 2003, 71.
Menurut Widjaja 1993, 105 ada lima macam sistem penyimpanan arsip, yaitu:
1. Sistem Abjad Alphabetical Filling System
Sistem abjad adalah sistem yang diatur berdasarkan abjad nama orang, organisasi, atau kantor. Abjad yang dijadikan dassar kode adalah abjad
pertama dari unit pertama dari suatu nama atau judul. Untuk menentukan dengan pasti unit pertama, kedua, ketiga dari judulnama dalam rangka
penyimpanan arsip, maka perlu ditetapkan terlebih dahulu peraturan yang mantap guna tercapainya keseragaman dan mempermudah petugas penata
arsip. Judulnama-nama itu pada umumnya dibagi 4 golingan, yaitu:
• Nama perorangan
• Nama perusahaan
• Nama organisasi atau perhimpunan
2. Sistem Subjek Subject Filing System
Dalam sistem ini semua naskahdokumen disusun dan dikelompokkan berdasarkan pokokmasalah. Arsipdokumen mengenai masalah yang sama
ditempatkan dalam satu atau lebuh foldermap yang sudah diberi labeltab yang bertuliskan judulya dan terletak di kanan atas secara horizontal.
Susunan judul masalah baik yang terdapat pada guide, foldermap hendanknya mengikuti tingkat-tingkat judul masalah yang diatur dari
sebelah kanan untuk masalah utama dan selanjutnya msalah kedua sub masalah sampai kesebelah kiri laci filling cabinet untuk masalah ketiga
sub-sub masalah
3. Sistem NomorAngka Numerical Filling System
Sistem nomor dan angka sering juga disebut kode klasifikasi persepuluhan. Pada sistem ini yang dijadikan kode surat adalah nmor yang ditetapkan
sendiri oleh unit organisasi yang bersangkutan. Langkah-langkah yang harus ditempuh penata arsip sama seperti pada sistem abjad dan sistem
subjek.
4. Sistem Tanggal Chronological Filling System
Susunan arsip diatur berdasarkan waktu seperti tahun, bulan, dan tanggal. Hal yang dijadikan petunjuk pokok adalah tahun, kemudian bulan dan
tanggal. Cara kronologis dipergunakan dalam filling jika arsip merupakan rangkaian yang menyangkut suatu masalah yang sama dan berasal dari
instansi yang sama pula. Penyimpanan dapat juga menggunakan rak-rak arsip yang biasanya
dipergunakan untuk penyimpanan arsip yang sudah berstatus in-aktif dan terletak dalam ruang khusus yang terpisah dari ruang ketatausahaan
kearsipan.
5. Sistem WilayahDerah Geographical Filling System
Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan judul nama wilayahdaerah. Sama halnya dengan sistem abjad dan sistem nomor,
susunan guide dan foldermapnya diatur menurut tingkat judul wilayah, seperti Negara, Provinsi, Kabupaten, Kecamatan, dan seterusnya.
Sedangkan dalam tempat penyimpanannya itu sendiri sistem wilayah ini harus dibantu dengan sistem lain seperti abjad atau sistem tanggal.
2.2.3.3.1 Alat-Alat yang dipergunakan dalam Penyimpanan Arsip
Dalam melakukan penyimpanan arsip, pengelola memerlukan alat untuk memudahkan proses penyimpanan, beberapa alat tersebut adalah:
4. Folder map ialah semacam map tapi tidak mempunyai daun penutup.
5. Guide petunjuk dan pemisah merupakan petunjuk tempat berkas-
berkas arsip disimpan, dan sekaligus berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut.
6. Tickler file berkas pengikat alat semacam kotak yang dipergunakan
untuk menyimpan kartu kendali dan kartu-kartu pinjam arsip 7.
Filling cabinet lemari arsip dipergunakan untuk menempatkan folder yang telah berisi naska-naskahdokumen bersama dengan guide-
guidenya.
8. Rak arsip adalah rak untuk penyimpanan berkasdokumen tidak
berbeda dengan rak untuk menyimpan buku-buku pada perpustakaan
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa proses penyimpanan arsip sangat membutuhkan alat-alat tersebut, selain untuk memudahkan alat tersebut
bisa mebantu penyimpanan sesuai dengan sistem yang seharusnya.
2.2.3.3.2 Prosedur Penyimpanan Arsip
Prosedur penyimpanan arsip dimulai sejak surat diterima di kantor. Sebelum melakukan penyimpanan pihak pengelola arrsip harus melakukan
penyortiran terkebih dahulu untuk memudahkan pengelompokkan.
Menurut Sugiarto 2005, 34 “Prosedur sistem penyimpanan arsip dinamis yaitu: Langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan
disimpannya suatu dokumen. Langkah-langkah atau prosedur penyimpanan
arsip adalah sebagai berikut: pemeriksaan arsip inspecting, pengindeksan arsip indexing, memberi tanda, penyortiran, dan penyimpananpeletakan.”
Sistem penyimpanan arsip yang baik dan benar itu menurut Amsyah 2003, 71 adalah “sistem yang digunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan
penyimpanan dapat diciptakan dari penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat jika diperlukan”.
Dari uraian di atas dapat dikatakan bahwa adanya prosedur dalam penyimpanan arsip dalam suatu wadah bertujuan untuk memudahkan penemuan
kembali saat dibutuhkan.
2.2.3.5 Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan akibat beberapa sebab. Pemeliharan arsip secara fisik dapat
dilakukan dengan cara sebagai berikut: 1.
Pengaturan ruangan Ruang penyimpanan arsip harus:
a. Dijaga agar tetap kering temperatur ideal antara 60°-75°F, dengan
kelembaban antara 50-60 b.
Terang terkena sinar matahari tak langsung c.
Terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga dan sebagainya
d. Mempunyai ventilasi merata
2. Tempat penyimpanan arsip
Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang, agar udara diantara berkas yang disimpan. Tingkat kelembaban yang
diinginkan perlu dipenuhi.
3. Penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya arsip, salah satu caranya
adalah meletakkan kapur barus di tempat penyimpanan, atau mengadakan penyemprotan dengan bahan kimia, secara berkala
4. Larangan-larangan
Perlu dibuat peraturan yang harus dilaksanakan, antara lain: a.
Di1larnag membawa danatau makan ditempat penyimpanan arsip
b. Dalam ruangan penyimpanan arsip dilarang merokok karena
percikan api dapat menimbulkan bahaya kebakaran 5.
Kebersihan Arsip selalu dibersihhkan dan dijaga dari noda karat dan lain-lain
Sedarmayanti 2003, 110.
Dari uraian di atas, dapat dikatakan bahwa arsip harus dipelihara dengan baik untuk memperhankan nilai guna arsip tersebut dan juga untuk kelangsungan
hidup organisasi dalam mengambil keputusan.
2.2.3.6 Penyusutan Arsip
Tidak semua arsip memiliki nilai guna yang abadi. Dengan demikian tidak smua arsip harus disimpan terus-menerus karena ada sebagian rsip yang harus
dipindahkan dan dimusnahkan. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara:
a. Memindahkan arsip inaktif dari Unit Kearsipan dalam lingkungan
lembaga-lembaga Negara atau Badan-Badan Pemerintahan masing-masing b.
Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku c.
Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional Barthos 2009,101.
Menurut Sedarmayanti 2003, 105 ada 2 macam metode penyusutan 1.
Metode Berkala Metode berkala adalah suatu metode penyusutan yang dilakukan dalam
jangka waktu tertentu, setelah masa penyimpanan yang telah berakhir, maka arsip aktif disusutkan sekaligus pada periode tersebut.
Metode berkala dapat dibagi tiga, yaitu:
a. Metode berkala 1 kali dalam jangka waktu tertentu
b. Metode berkala 2 kalindalam jangka waktu tertentu
c. Metode berkala atas dasar waktu minimum-maksimum
2. Metode berulang-ulang atau terus-menerus
Adalah suatu metode penyusutan yang dilakukan secara langsung, tanpa menunggu periode tertentu.
Untuk mewujudkan pelaksanaan penyusutan arsip diperlukan jadwal retensi arsip yaitu daftar-daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan
arsip yang digunakan sebagai pedoman Abubakar 1985, 98. Dari uraian diatas maka dapat diketahui bahwa penyusutan arsip sanga
penting di suatu organisasi karena bertujuan untuk mengurangi terjadinya tumpukan arsip yang sudah tidak bernilai guna lagidi lemari penyimpanan.
2.2.3.7 Jadwal Retensi Arsip
Setiap arsip ditentuakan retensinya atas dasar nilai kegunaannya dan dituangkan dalam bentuk Jadwal Retensi Arsip. Arsip Nasional menetapkan
pedoman untuk digunakan sebagai petunjuk dalam menentukan nilai guna arsip, Menurut Widjaja 1993, 120 “Jadwal Retensi Arsip adalah suatu daftar
yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip disimpan atau dimusnahkan. Dengan demikian Jadwal Retensi Arsip adalah suatu daftar yang
menunjukkan:
a. Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif unit pengolah
sebelum dipindahkan ke file in-aktif pusat penyimpanan arsip.
b. Jangka waktu lamanya penyimpanan masing-masing sekelompok arsip
sebelum dimusnahkan atau pun dipindahkan ke Arsip Nasional Republik Indonesia ARNAS.
Jadwal retensi arsip memiliki tujuan untuk:
a. Penyisihan arsip-arsip dengan tepat bagi arsip-arssip yang tidak memiliki
jangka waktu simpan lama b.
Penyusutan sementara arsip-arsip yang ridak diperlukan lagi bagi kepentingan administrasi
c. Pemilihan arsip-arsip bernilai permanen
2.2.3.8 Temu Balik Arsip
Penemuan kembali arsip atau dokumen adalah cara bagaimana sesuatu dokumen atau arsip dapat dengan mudah ditemukan dalam waktu cepat dan tepat.
Hal ini sangat berhubungan dengan penataan dan penyimpanan arsip. Penemuan kembali arsip dapat dilakukan baik secara manual ataupun secara
mekanik.Penemuan kembali secara manual berarti penemuan kembali dilakukan melalui kemampuan manusia tanpa menggunakan tenaga mesin.Sedangkan
penemuan kembali dengan alat lebih banyak untuk menunjukkan lokasi penyimpanan arsip melalui sarana elektronik komputer.
Penemuan kembali dokumen dalam pusat penyimpanan adalah tidak langsung, karena harus melalui kartu kendali, akan tetapi fungsi kartu
kendali tersebut bukanlah semata-mata untuk keperluan penemuan kembali, karena tanpa kartu kendali pun dokumen dalam file cabinet
berdaarkan indeks sudah cukup memudahkan penemuan kembali dokumen yang diperlukan Widjaja 1993, 177.
Berdasarkan sarana itu sistem filling terususun “selfsindexing”, sehingga kerangka penyusun surat-suratfile dalam file cabinet atau rak dapat dengan
mudah terlihat dan suratfile yang aklan digunakan mudah ditemukan kembali Abubakar 1997, 31.
Menurut Sedarmayanti 2003, 79 “Menyimpan arsip pada tempat yang teratur, belum dapat menjamin bahwa arsip dapat ditemukan dengan mudah.
Penemuan kembali arsip sangat erat hubungannya dengan sistem penataan atau penyimpanan yang dipergunakan, serta tergantung kecekatan petugas arsip.”
Dari uraian di atas dapat dikatakan bahwa arsip yang ada tidak boleh disimpan sembarangan, arsip harus disimpan menggunakan sistem pengelolaan
arsip yang baik dan benar sehingga arsip tersebut dapat dengan mudah ditemukan kembali dengan cepat, tepat pada waktu dibutuhkan.
2.3 Pengertian Asuransi
