Latar Belakang Masalah Evaluasi Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Kantor Asuransi Bumiputera Cabang Tanjung Balai

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Setiap instansi atau badan pemerintahan pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi. Kegiatan administrasi pada suatu instansi atau badan pemerintahan pada dasarnya juga mempunyai suatu hasil seperti unit-unit lainnya. Hasil atau produk dari suatu instansi atau badan pemerintahan adalah surat, formulir dan laporan. Pengelolaan surat, formulir dan laporan yang dihasilkan dan diterima oleh suatu kantor pada akhirnya akan berhubungan dengan kearsipan. Organisasi perlu mengontrol volume informasi yang diciptakan dan disimpannya, mengingat penyimpanan dokumen kertas memerlukan ruangan penyimpanan yang besar maupun efesiensi operasional. Kesulitan untuk menemukan informasi tersebut terkubur pada informasi yang sudah usang. Setiap organisasi mempunyai suatu unit yang bertugas mengelola kegiatan adminsitrasi yang pada akhirnya akan berhubungan dengan pengelolaan arsip, karena kegiatan organisasi memerlukan data dan informasi yang salah satu sumber data tersebut adalah arsip. Semua kegiatan yang ada dalam suatu organisasi, selalu ada kaitanya dengan masalah penataan arsip-arsip. Kunci pokok dari suatu organisasi terletak pada penyelenggaraan arsip yang sederhana, efisien dan efektif, karena apabila sistem kearsipan dilaksanakan dengan efesien dan efektif, sudah tentu tidak akan terjadi kekeliruan administrasi di dalam kantor itu sendiri. Namun sekarang ini masih banyak organisasi yang belum begitu menyadari pentingnya nilai guna arsip untuk kemajuan kegiatan administrasi. Arsip merupakan sumber informasi untuk organisasi jika ingin membuat suatu keputusan secara cepat dan tepat. Arsip juga merupakan sumber dokumen yang dapat dipergunakan sebagai bahan pembuktian atas kegiatan yang dilakukan pada suatu organisasi. Maka arsip juga bagian yang sangat penting yang harus dikelola sesuai dengan sistem yang ada. Karena apabila arsip yang dikelola oleh suatu organisasi kurang baik pengelolaannya maka akan menghambat kegiatan administrasi dalam mencapai tujuan. Meskipun begitu masih banyak organisasi ataupun instansi swasta maupun pemerintahan yang belum melakukan pengelolaan arsip dengan baik. Kantor Asuransi Bumiputera ini adalah perusahaan asuransi terbesar dan tertua di seluruh indonesia yang didirikan pada tahun 1912 dan telah memiliki 520 cabang di seluruh Indonesia. Kantor ini termasuk salah satu bentuk unit kerja yang menghasilkan berbagai jenis arsip maupun dokumen-dokumen penting yang perlu dikelola dengan baik. Kantor Asuransi Bumiputera Cabang Tanjung Balai ini menghasilkan sekitar 7 sampai 10 dokumen perharinya. Jumlah keseluruhan arsip yang ada di Kantor Asuransi Bumiputera Cabang Tanjung Balai sekitar 4500 dokumen berbentuk portofolio. Kantor Asuransi Bumiputera merupakan salah satu bentuk organisasi atau instansi swasta yang bergerak dalam bidang pengelolaan dokumen-dokumen yang penting seperti bukti setoran, pinjaman, polis, data aspektasi, voucher, sertifikat nasabah, surat perjanjian kesehatan, surat perjanjian kerjasama antara Bumiputera dengan nasabah. Arsip merupakan dokumen penting dalam setiap organisasi, begitu juga arsip pada Kantor Asuransi Bumiputera yang harus benar-benar menjaga nilai guna arsip untuk kelangsungan kegiatan admintistrasi. Peranan dan pengelolaan arsip berpengaruh besar terhadap kegiatan yang dilakukan di Kantor Asuransi Bumiputera.Karena pengelolaan arsip dilakukan agar kegiatan organisasi bisa lebih efektif. Kantor Asuransi Bumiputera Cabang Tanjung Balai memiliki 37 orang karyawan, dengan jumlah tersebut seharusnya pengelolaan arsip pada kantor ini bisa lebih diperhatikan. Namun dari hasil survei awal penulis meihat bahwa sumber daya manusia yang melakukan pengelolaan arsip maupun dokumen penting di kantor ini bukanlah orang yang begitu memahami sistem pengelolaan arsip yang baik karena masih terlihat beberapa arsip yang tidak tertata rapi dan berserakan. Hal ini tentu mempengaruhi kegiatan administrasi. Beberapa faktor yang menyebabkan organisasi atau isntansi tidak melaksanakan penyimpanan arsip- arsip sebagai mana mestinya karena tidak adanya kesadaran karyawan akan pentingnya arsip didalam kegiatan administrasi. Kenyataan ini terlihat ketika sebuah arsip dibutuhkan, karyawan pengelola arsip ini masih kesulitan dalam menemukan arsip yang dibutuhkan dengan cepat. Dalam artian, pengelolaan arsip yang dilakukan di Kantor Asuransi Bumiputera masih bersifat manual dan sistem penyimpanan arsipnya hanya berdasarkan tanggal masuk surat per harinya. Karyawan juga kurang sigap dalam penyimpanan atau penataan arsip karena terlihat arsip-arsip yang masuk masih menumpuk dan bercampur di dalam satu map. Jika hal tersebut tidak mendapat perhatian yang cukup serius tentunya kinerja sumber daya manusia sebagai pengelola arsip di kantor ini tidak dapat membantu kegiatan Kantor Asuransi Bumiputera kedepannya. Berdasarkan uraian dan analisis awal terhadap masalah yang telah dilihat dilapangan, maka penulis ingin melakukan penelitian lebih lanjut tentang “Evaluasi Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Kantor Asuransi Bumiputera Cabang Tanjung Balaí”

1.2 Rumusan Masalah