Dari keterangan di atas dapat dilihat bahwa terdapat beberapa bentuk dokumen arsip yaitu dokumen SDM, dokumen keuangan, dokumen nasabah,
dokumen surat perjanjian. Semua data yang dihasilkan ada pembagian masing- masing sesuai dengan dokumen yang ada.
Berdasarkan dari pernyataan informan di atas dapat disimpulkan bahwa arsip yang ada pada Kantor Asuransi Bumiputera Cabang Tanjung Balai ini
sebagian besar bersumber dari dalam kantor ini sendiri.
2. Rekod yang diciptakan
Rekod records merupakan dokumen yang tercipta dari hasil kegiatan yang dilakukan suatu organisasi atau individu dalam rangka menjalankan
fungsinya dan sehari-hari. Rekod menunjang kegiatan organisasi maupun perorangan dan menjadi bukti dari aktivitas tersebut. Maka setiap organisasi dapat
menciptakan rekod terhadap arsipnya seperti pernyataan dari informan berikut: �
2
:”bentuk rekod yang diciptakan itu ada bukti setoran, pinjaman, polis, data aspektasi, voucher, sertifikat nasabah, surat perjanjian kesehatan, surat
perjanjian kerjasama antara Bumiputera dengan nasabah Dari pernyataan informan diatas dikatakan bahwa rekod yang tercipta pada
Kantor Asuransi Bumiputera Cabang Tanjung Balai adalah bukti setoran, pinjaman, polis, data aspektasi, voucher, sertifikat nasabah, surat perjanjian
kesehatan, surat perjanjian kerjasama antara Bumiputera dengan nasabah. Rekod tersebut berbentuk dokumen tercetak, seperti pernyataan informan berikut:
I
1
: “ semua dokumen disini berbentuk tercetak dek, pihak kita setiap bulannya mendata semua dokumen sesuai dengan bagiannya.”
Berdasarkan pernyataan informan di atas dapat disimpulkan bahwa pihak Kantor Asuransi Bumiputera Cabang Tanjung Balai mendata dokumen lalu dijilid
setiap bulannya.
3. Proses Pengelolaan Arsip Dinamis
Pengelolaan arsip dinamis meliputi penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pemeliharaan serta penyimpanan menurut sistem yang ada. Apabila arsip sudah tidak
digunakan lagi maka arsip tersebut harus dimusnahkan.
Tujuan dari pengelolaan arsip dinamis adalah untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas
kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan.
Penyimpanan arsip di kantor ini masih manual dan belum maksimal, seperti yang dikatakan informan berikut:
�
1
:”Untuk penyimpanannya sendiri masih bersifat manual, arsip yang masuk atau arsip yang tercipta setiap harinya disusun di dalam rak, setelah
sebulan lalu kita jilid dan disimpan di dalam gudang.” Seperti gambar dibawah ini, dapat dilihat arsip yang telah dikumpulkan
selama sebulan disatukan dan dijilid sesuai dengan bagian arsipnya. Karena
penyimpanannya manual, seringkali arsip yang dikumpulkan tidak lengkap dan itu diketahui pada saat arsip dibutuhkan.
Gambar 4.1 Arsip yang telah dijilid
Arsip sangat penting bagi kelangsungan hidup suatu organisasi, selain penyimpanannya yang harus sesuai dengan sistem yang ada, arsip juga harus
dirawat atau dipelihara agar nilai guna yang terkandung didalamnya tidak hilang dan bentuk tercetak dari arsip tersebut tidak rusak.
�
1
: “Begini dek, kita semua tahu arsip itu sangat penting untuk kegiatan kantor kita. Maka perawatannya juga pasti sangat sulit, kita disini semaksimal
mungkin melakukan pembersihan gudang tempat penyimpanan arsip.
�
2
: “Ini gudang penyimpanan arsip-arsip yang telah dijilid dek. Arsip yang sudah jarang digunakan kita simpan didalam kotak. Sedangkan arsip yang
masih aktif dan masih sering digunakan kita simpan di rak rak ini.” Sesuai dengan pernyataan informan di atas, dapat disimpulkan bahwa
Kantor Asuransi Cabang Tanjung Balai ini masih belum maksimal. Penyimpanan masih bersifat sederhana yaitu dengan mengumpulkan dokumen perbulannya dan
menyimpannya ke gudang tempat penyimpanan. Pemeliharaan arsip harus senantiasa dilaksanakan oleh setiap organisasi maupun instansi. Agar arsip tetap
terjaga nilai gunanya.
4. Proses Temu Balik dalam Pengelolaan Arsip
