Nilai Guna Arsip Siklus Hidup Arsip

2.1.4 Nilai Guna Arsip

Nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip. Serdamayanti 2003, 104 menjelaskan bahwa nilai guna arsip dapat dibedakan atas : 1. Nilai guna primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi penciptaan arsip itu sendiri, meliputi : a. Nilai guna administrasi Nilai administrasi dapat diartikan sebagai kebijaksanaan dan prosedur yang mensyaratkan untuk menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang berlaku pada suatu organisasi. b. Nilai guna keuangan Arsip bernilai guna keuangan apabila arsip tersebut berisikan segala sesuatu transaksi dan pertanggungjawaban keuangan. c. Nilai guna hukum Nilai kegunaan hukum mengandung pengertian bahwa arsip tersebut memberikan informasi-informasi yang dapat dipergunakan sebagai bahan pembuktian dibidang hukum. d. Nilai guna ilmiah dan teknologi Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari penelitian terapan. 2. Nilai guna sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan perusahaan atau kepentingan umum diluar perusahaan pencipta arsip dan berguna sebagai bahan bukti dan pertanggungjawaban, meliputi : a. Nilai guna kebuktian Arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana suatu instansi diciptakan, dikembangkan, diatasi, fungsi, dan tugasnya serta hasil atau akibat dari tugas kegiatannya itu. b. Nilai guna informasional Arsip yang bernilai guna informasional adalah arsip yang mengandung berbagai kepentingan bagi penelitian dan sejarah.

2.1.5 Siklus Hidup Arsip

Martono 1990, 10 mengemukakan bahwa “pada dasarnya, ada tiga tahapan yang dilalui arsip dalam hidupnya life cycle. Ketiga tahapan tersebut ialah penciptaan records creation, penggunaan dan pemeliharaan use and maintenance dan tahap istirahat retirement”. Gambar 2.1 Siklus Hidup Sumber: Sedarmayanti 1992, 17 Lingkaran hidup kearsipan life span of records pada gambar diatas dapat dibagi menjadi tujuh tahapan, yaitu: 1. Tahap penciptaan arsip merupakan tahap awal dari proses kehidupan arsip. Terciptanya arsip dapat terjadi karena dibuat sendiri oleh organisasi yang bersangkutan atau karena suatu organisasi menerima arsip dari pihak lain. 2. Tahap pengurusan dan pengendalian merupakan tahap di mana surat masukkeluar dicatat sesuai dengan sistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan guna pemrosesan lebih lanjut. Penciptaan Pengurusan dan pengendalian Refrensi Penyusutan Pemusnahan Penyimpanan Penyerahan ke ANRI 3. Tahap referensi merupakan surat-surat tersebut digunakan dalam proses kegiatan administrasi sehari-hari. Setelah surat tersebut diklasifikasikan dan diindeks, maka kemudian surat disimpan berdasarkan sistem tertentu. 4. Tahap penyusutan merupakan kegiatan pengurangan atau penyiangan arsip. 5. Tahap pemusnahan merupakan pemusnahan terhadap arsip yang tidak mempunyai nilai guna lagi bagi organisasi. 6. Tahap penyimpanan di unit kearsipan, dimana arsip yang sudah menurun nilai gunanya arsip inaktif didaftar kemudian dipindah penyimpanannya pada unit kearsipan di kantor masing-masing atau sesuai peraturan yang berlaku. 7. Tahap penyerahan ke Arsip Nasional RI atau Arsip Nasional Daerah merupakan tahap terakhir dalam lingkaran hidup kearsipan Sedarmayanti 1992, 17. Gambar 2.2 Siklus Hidup Arsip Dinamis Sumber: Mirmani, 2011 Penciptaan dan Penerimaan Korespondansi Formulir Laporan Gambar Mikrobentuk Masukan dan Iuran Komputer Penyebaran Internal Eksternal Penggunaan Pengambilan Keputusan Dokumentasi Respon Rujukan Persyaratan Hukum Penyimpanan Berkas Tembu Balik Transfer Penempatan Penyimpanan Pemusnahan

2.2 Arsip Dinamis