2.1.4 Nilai Guna Arsip
Nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip. Serdamayanti 2003, 104 menjelaskan bahwa nilai
guna arsip dapat dibedakan atas : 1.
Nilai guna primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi penciptaan arsip itu sendiri, meliputi :
a. Nilai guna administrasi Nilai administrasi dapat diartikan sebagai kebijaksanaan dan prosedur yang
mensyaratkan untuk menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang berlaku pada suatu organisasi.
b. Nilai guna keuangan Arsip bernilai guna keuangan apabila arsip tersebut berisikan segala
sesuatu transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
c. Nilai guna hukum Nilai kegunaan hukum mengandung pengertian bahwa arsip tersebut
memberikan informasi-informasi yang dapat dipergunakan sebagai bahan pembuktian dibidang hukum.
d. Nilai guna ilmiah dan teknologi Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari
penelitian terapan. 2.
Nilai guna sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan perusahaan atau kepentingan umum diluar perusahaan pencipta
arsip dan berguna sebagai bahan bukti dan pertanggungjawaban, meliputi :
a. Nilai guna kebuktian Arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk
menjelaskan tentang bagaimana suatu instansi diciptakan, dikembangkan, diatasi, fungsi, dan tugasnya serta hasil atau akibat dari tugas kegiatannya
itu.
b. Nilai guna informasional Arsip yang bernilai guna informasional adalah arsip yang mengandung
berbagai kepentingan bagi penelitian dan sejarah.
2.1.5 Siklus Hidup Arsip
Martono 1990, 10 mengemukakan bahwa “pada dasarnya, ada tiga tahapan yang dilalui arsip dalam hidupnya life cycle. Ketiga tahapan tersebut
ialah penciptaan records creation, penggunaan dan pemeliharaan use and
maintenance dan tahap istirahat retirement”.
Gambar 2.1 Siklus Hidup Sumber: Sedarmayanti 1992, 17
Lingkaran hidup kearsipan life span of records pada gambar diatas dapat dibagi menjadi tujuh tahapan, yaitu:
1. Tahap penciptaan arsip merupakan tahap awal dari proses kehidupan arsip.
Terciptanya arsip dapat terjadi karena dibuat sendiri oleh organisasi yang bersangkutan atau karena suatu organisasi menerima arsip dari pihak lain.
2. Tahap pengurusan dan pengendalian merupakan tahap di mana surat
masukkeluar dicatat sesuai dengan sistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan guna pemrosesan lebih
lanjut.
Penciptaan Pengurusan dan
pengendalian
Refrensi
Penyusutan Pemusnahan
Penyimpanan Penyerahan ke
ANRI
3. Tahap referensi merupakan surat-surat tersebut digunakan dalam proses
kegiatan administrasi sehari-hari. Setelah surat tersebut diklasifikasikan dan diindeks, maka kemudian surat disimpan berdasarkan sistem tertentu.
4. Tahap penyusutan merupakan kegiatan pengurangan atau penyiangan
arsip. 5.
Tahap pemusnahan merupakan pemusnahan terhadap arsip yang tidak mempunyai nilai guna lagi bagi organisasi.
6. Tahap penyimpanan di unit kearsipan, dimana arsip yang sudah menurun
nilai gunanya arsip inaktif didaftar kemudian dipindah penyimpanannya pada unit kearsipan di kantor masing-masing atau sesuai peraturan yang
berlaku.
7. Tahap penyerahan ke Arsip Nasional RI atau Arsip Nasional Daerah
merupakan tahap terakhir dalam lingkaran hidup kearsipan Sedarmayanti 1992, 17.
Gambar 2.2 Siklus Hidup Arsip Dinamis Sumber: Mirmani, 2011
Penciptaan dan Penerimaan Korespondansi
Formulir Laporan
Gambar Mikrobentuk
Masukan dan Iuran Komputer
Penyebaran Internal
Eksternal Penggunaan
Pengambilan Keputusan
Dokumentasi Respon
Rujukan Persyaratan Hukum
Penyimpanan Berkas
Tembu Balik Transfer
Penempatan Penyimpanan
Pemusnahan
2.2 Arsip Dinamis