Pengertian Pengembangan Metode Checklist

BAB II LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Pengembangan

Pengembangan adalah proses, cara, pembangunan secara bertahap dan teratur yang menjurus ke sasaran yang dikehendaki Kamus Besar Bahasa Indonesia, 1988 : 414. Jadi pengembangan adalah suatu proses pembangunan secara bertahap dan teratur yang menuju kepada tujuan yang diinginkan.

2.2 Konsep Dasar Sistem Informasi

2.2.1 Definisi Sistem

Definisi sistem berkembang pesat sesuai dengan konteks di mana pengertian sistem itu digunakan. Berikut akan diberikan beberapa definisi sistem secara umum : 1. Sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung satu sama lain Al Fatta, 2007:3. 2. Sistem adalah seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan lainnya untuk suatu tujuan bersama Murdick dan Ross ,1993. 3. Sistem dalam adalah elemen-elemen yang saling berhubungan dan membentuk satu kesatuan atau organisasi kamus kamus Webster’s Unbriged . 4. Sistem adalah kumpulan elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Jogiyanto, 2005 . 5. Sistem merupakan sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan Mc. Leod, 1995. Menurut Scott 1996, sistem terdiri dari unsur-unsur seperti masukan input, pengolahan processing, serta keluaran output. Ciri pokok sistem menurut Gapspert ada empat, yaitu sistem itu beroperasi dalam suatu lingkungan, terdiri atas unsur-unsur, ditandai dengan saling berhubungan, dan mempunyai satu fungsi atau tujuan utama Al Fatta, 2007:3. Gambar 2.1 Model Sistem Sumber daya mengalir dari elemen output dan untuk menjamin prosesnya berjalan dengan baik maka dihubungkan dengan mekanisme control. Untuk lebih jelasnya elemen sistem tersebut dapat digambarkan dengan model sebagai berikut: Gambar 2.2 Model hubungan elemen-elemen sistem Pada gambar 2.2 menunjukkan bahwa sistem atau pendekatan sistem minimal harus mempunyai empat komponen, yakni masukan, pengolahan, keluaran, dan balikan atau control.

2.2.2 Beberapa Konsep Sistem yang Penting

Untuk lebih mudah memahami pengertian sistem dan sistem informasi lebih jauh, maka perlu diingat beberapa konsep yang penting dalam pengembangan sistem Al Fatta, 2007:8, yaitu : 1. Dekomposisi Untuk lebih menganalisa dan memahami secara menyeluruh sebuah sistem yang besar, biasanya dibutuhkan waktu yang cukup lama. Untuk mempermudah pekerjaan ini digunakan konsep dekomposisi. Dekomposisi adalah pembagian sistem ke dalam komponen-komponen yang lebih kecil subsistem. Dekomposisi memiliki beberapa keuntungan, di antaranya : Analis menjadi lebih mudah mengatur dan menganalisa setiap subsistem secara lebih detail. Pada pengembangan sistem, sistem bisa didekomposisi menjadi beberapa modul. Pengembangan beberapa modul bisa dilakukan secara paralel dengan syarat tidak ada ketergantungan antar modul yang dibangun. 2. Modularitas Konsep modularitas berhubungan dengan dekomposisi. Pada saat melakukan dekomposisi, diharapkan sistem yang besar terbagi menjadi subsistem-subsistem yang relatif sama ukurannya. Dengan modul-modul ini maka beban kerja mengembangkan sistem bisa didistribusikan secara merata pada sumber daya yang ada. Pengembangan sistem jadi lebih sederhana karenah hanya terfokus pada satu modul terlebih dahulu, baru dilakukan integrasi antar modul. 3. Coupling Dari modul-modul yang kita peroleh, kadang-kadang ditemukan beberapa modul yang memiliki ketergantungan dengan modul yang lain. Pada kasus seperti ini, modul-modul yang saling bergantung harus dipasangkan di-couple. Dengan cara ini bisa diketahui modul yang bisa bekerja secara independen dan modul-modul yang harus diselesaikan terlebih dahulu sebelum modul yang lain bisa bekerja. 4. Kohesi Dari proses coupling antar modul, kita bisa dapatkan kelompok- kelompok modul dengan karakteristik yang hampir sama. Di sini muncul konsep kohesi di mana kelompok modul itu harus dianalisis bersama-sama dengan kelompok modul yang saling berkohesi.

2.2.3 Pengertian Sistem Informasi

Untuk memahami pengertian sistem informasi, harus dilihat keterkaitan antara data dan informasi sebagai entitas penting pembentuk sistem informasi. Data merupakan nilai, keadaan, atau sifat yang berdiri sendiri lepas dari konteks apapun. Sementara informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang Davis, 1995. Mc Leod 1995 mengatakan bahwa informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti Al Fatta, 2007:9. Sistem informasi adalah suatu sistem didalam satu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tetentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Jogiyanto, 2005. Tujuannya adalah untuk menyajikan informasi guna pengambilan keputusan pada perencanaan, pemrakarsaan, pengorganisasian, pengendalian kegiatan operasi subsistem suatu perusahaan, dan menyajikan sinergi organisasi pada proses Murdick dan Ross, 1993. Dengan demikian, sistem informasi berdasarkan konsep input, processing, output – IPO dapat dilihat pada gambar berikut : Gambar 2.3 Konsep sistem informasi

2.2.4 Komponen Sistem Informasi

Stair 1992 menjelaskan bahwa sistem informasi berbasis komputer CBIS dalam suatu organisasi terdiri dari beberapa komponen Al Fatta, 2007:10, antara lain : a. Perangkat keras, yaitu perangkat keras komponen untuk melengkapi kegiatan memasukkan data, memproses data, dan keluaran data. b. Perangkat lunak, yaitu program dan instruksi yang diberikan ke komputer. c. Database , yaitu kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan sedemikian rupa sehingga mudah diakses pengguna sistem informasi. d. Telekomunikasi, yaitu komunikasi yang menghubungkan antara pengguna sistem dengan sistem komputer secara bersama-sama ke dalam suatu jaringan kerja yang efektif. e. Manusia, yaitu personel dari sistem informasi, meliputi manajer, analis, programmer, dan operator, serta yang bertanggung jawab terhadap perawatan sistem. f. Prosedur, yakni tata cara yang meliputi strategi, kebijakan, metode, dan peraturan-peraturan dalam menggunakan sistem informasi berbasis komputer.

2.2.5 Tipe-Tipe Sistem Informasi

CBIS biasanya dibedakan menjadi beberapa tipe aplikasi Al Fatta, 2007:12, yaitu : a. Transaction Processing System TPS b. Management Information System MIS c. Decision Support System DSS d. Expert System and Artificial Intelegence ES AI Berikut penjelasan singkat tentang perbedaan masing-masing tipe aplikasi sistem informasi tersebut Al Fatta, 2007:12-13: • Transaction Processing System Transaction Processing System atau Sistem Pemrosesan Transaksi adalah sistem informasi terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses sejumlah besar data untuk transaksi bisnis rutin. Adapun hal-hal yang bisa dilakukan dalam sistem ini meliputi : - Mengotomasi penanganan data-data aktifitas bisnis dan transaksi yang bisa dianggap sebagai kejadian diskrit dalam kehidupan organisasi. - Menangkap data dari setiap transaksi. - Memverifikasi transaksi untuk diterima atau ditolak. - Menyimpan transaksi yang telah divalidasi untuk pengumpulan data berikutnya. - Menghasilkan laporan untuk menyediakan rangkuman dari setiap transaksi. - Memungkinkan memindah transaksi dari satu proses ke proses yang lainnya untuk menangani seluruh aspek bisnis. • Management Information System Management Information System MIS atau Sistem Informasi Manajemen adalah suatu sistem informasi pada level manajemen yang berfungsi untuk membantu perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan dengan menyediakan resume rutin dan laporan-laporan tertentu. SIM mengambil data mentah dari TPS dan mengubahnya menjadi sekumpulan data yang lebih berarti yang dibutuhkan manajer untuk menjalankan tanggung jawabnya. Untuk mengembangkan suatu SIM, diperlukan pemahaman yang baik tentang informasi apa saja yang dibutuhkan manajer dan bagaimana mereka menggunakan informasi tersebut. • Decision Support System Decision Support System DSS atau Sistem Pendukung Keputusan merupakan sistem informasi pada level manajemen dari suatu organisasi yang mengkombinasikan data dan model analisis atau peralatan data analisis untuk mendukung pengambilan yang semi terstruktur dan tidak. DSS dirancang untuk membantu pengambilan keputusan organisasional. DSS biasanya tersusun dari : - Database bisa diekstraksi dari TPSMIS - Model grafis atau matematis, yang digunakan untuk proses bisnis. - Antarmuka pengguna, yang digunakan oleh pengguna untuk berkomunikasi dengan DSS. • Expert System Expert System ES atau Sistem Pakar merupakan representasi pengetahuan yang menggambarkan cara seorang ahli dalam mendeteksi suatu masalah. ES lebih berpusat pada bagaimana mengkodekan dan memanipulasi pengetahuan dari informasi misalnya aturan if...then. Adapun cara kerja ES sebagai berikut : a. Pengguna berkomunikasi dengan sistem menggunakan dialog interaktif. b. ES menanyakan pertanyaan yang ditanyakan seorang pakar dan pengguna memberikan jawaban. c. Jawaban digunakan untuk menentukan aturan mana yang dipakai dan ES sistem menyediakan rekomendasi berdasarkan aturan yang telah disimpan. d. Seorang knowledge engineer bertanggung jawab pada bagaimana melakukan akuisisi pengetahuan, sama seperti seorang analis tetapi dilatih untuk menggunakan teknik yang berbeda.

2.3 Job Performance Appraisal

2.3.1 Pengertian Job Performance Appraisal

Kinerja performance pada dasarnya adalah apa yang dilakukan atau tidak dilakukan oleh karyawan. Kinerja karyawan yang umum untuk kebanyakan pekerjaan meliputi elemen sebagai berikut Mathis Jackson, 2009:378 : • Kuantitas dari hasil • Kualitas dari hasil • Ketepatan waktu dari hasil • Kehadiran • Kemampuan bekerja sama Penilaian kinerja pekerjaan job performance appraisal atau yang biasa disebut penilaian prestasi kerja ialah proses mengevaluasi seberapa baik karyawan melakukan pekerjaan mereka jika dibandingkan dengan seperangkat standar, dan kemudian mengomunikasikan informasi tersebut kepada karyawan Mathis Jackson, 2009:382. Penilaian kinerja pekerjaan juga disebut pemeringkatan karyawan, evaluasi karyawan, tinjauan kinerja, evaluasi kinerja, dan penilaian hasil . Penilaian kinerja dapat menjawab pertanyaan mengenai apakah pemberi kerja telah bertindak adil atau bagaimana pemberi kerja mengetahui bahwa kinerja karyawan tersebut tidak memenuhi standar. Meskipun pemberi kerja secara teknis mungkin tidak membutuhkan alasan untuk memecat seorang karyawan, tetapi secara praktis, penilaian dapat memberikan pembenaran untuk tindakan sejenis jika dibutuhkan. Gambar 2.4 Peran Penilaian Kinerja Sistem penilaian kinerja sering kali menjadi penghubung antara penghargaan yang diinginkan karyawan dan produktivitas mereka. Hubungan tersebut dapat diperkirakan sebagai berikut : Produktivitas - Penilaian kinerja - Penghargaan Kompensasi yang berbasis kinerja menegaskan ide bahwa kenaikan gaji seharusnya diberikan untuk pencapaian kinerja daripada untuk senioritas. Dalam sistem ini, manajer secara historis telah menjadi pengevaluasi dari kinerja bawahan dan juga yang membuat rekomendasi kompensasi untuk karyawan. Jika ada bagian dari proses penilaian yang gagal, para karyawan yang berkinerja baik tidak menerima kenaikan gaji yang lebih besar, yang akan menyebabkan adanya ketidakadilan dalam kompensasi yang dirasakan karyawan. Penilaian kinerja dapat dilakukan oleh siapapun yang mengetahui dengan baik kinerja dari karyawan secara individual. Kemungkinannya adalah sebagai berikut : • Para supervisor yang menilai karyawan staff mereka • Para karyawan yang menilai atasan mereka • Anggota tim yang menilai sesamanya • Sumber-sumber dari luar • Karyawan yang menilai diri sendiri • Penilaian dan multisumber umpan balik 360 Gambar 2.5 Logika dan Proses Penilaian Kinerja Penilaian karyawan staff oleh supervisor atau manajer mereka adalah metode yang paling umum. Atasan langsung mempunyai tanggung jawab utama untuk mengadakan penilaian dalam kebanyakan organisasi, meskipun atasan supervisor tersebut akan meninjau dan menyetujui penilaian tersebut. Semakin banyaknya penggunaan tim dan adanya perhatian pada masukan pelanggan memberi kontribusi pada dua sumber informasi penilaian yang tumbuh dengan cepat : anggota tim dan sumber di luar organisasi. Penilaian dan multisumber atau umpan balik 360 mengkombinasikan banyak metode dan akhir-akhir in penggunaannya meningkat. Penilaian secara tradisional atas karyawan oleh supervisor didasarkan pada asumsi bahwa supervisor langsung adalah orang yang paling memenuhi syarat untuk mengevaluasi kinerja karyawan secara realistis dan adil. Untuk mencapai tujuan ini, beberapa supervisor menyimpan catatan kinerja mengenai pencapaian karyawan mereka. Catatan ini menyediakan contoh spesifik untuk digunakan ketika menilai kinerja.

2.3.2 Metode-Metode Penilaian

Gambar 2.6 Berbagai Metode Penilaian Kinerja Kinerja dapat dinilai dengan sejumlah metode, berbagai metode tersebut dikategorikan ke dalam empat kelompok Mathis Jackson, 2009:394, yaitu : 1 Metode Penilaian Kategori Metode yang paling sederhana untuk menilai kinerja adalah metode penilaian kategori, yang membutuhkan seorang manajer untuk menandai tingkat kinerja karyawan atau staffnya pada formulir khusus yang dibagi ke dalam kategori kinerja. Metode penilaian kategori yang paling umum yakni : 1.1 Skala penilaian grafis 1.2 Checklist 2 Metode Penilaian Komparatif Metode komparatif memerlukan para manajer untuk membandingkan secara langsung kinerja karyawan mereka terhadap satu sama lain. Sebagai contoh, kinerja seorang operator pemasukan data data entry akan dibandingkan dengan kinerja dari operator pemasukan data data entry yang lain oleh supervisor. Metode yang digunakan terdiri dari : 2.1 Penentuan peringkat 2.2 Distribusi paksa 3 Metode Naratif Para manajer dan spesialis SDM sering kali diharuskan untuk memberikan informasi penilaian tertulis. Dokumentasi dan deskripsi adalah inti dari metode kejadian penting, esai, dan tinjauan lapangan. Metode-metode ini menguraikan tindakan karyawan atau staff dan juga dapat mengindikasikan penilaian aktual. Metode yang digunakan terdiri dari : 3.1 Kejadian penting 3.2 Esai 3.3 Tinjauan lapangan 4 Metode PerilakuTujuan Metode ini lebih berusaha untuk menilai perilaku karyawan dibandingkan karakteristik yang lainnya. Beberapa dari pendekatan perilaku yang berbeda adalah skala penilaian perilaku yang diharapkan behaviorally anchored rating scales – BARS, skala observasi perilaku behavioral observation scale s – BOS, dan skala perilaku yang diharapkan behavioral expectation scales – BES. BARS membandingkan apa yang dilakukan karyawan terhadap kemungkinan perilaku yang ditunjukkan pada suatu pekerjaan. BOS menghitung jumlah berapa kali perilaku tertentu diperlihatkan. BES mengurutkan perilaku pada rangkaian kesatuan untuk mendefinisikan kinerja yang menonjol, rata-rata, dan tidak dapat diterima. Pendekatan penilaian perilaku menguraikan contoh dari perilaku karyawan pada pekerjaan. Dengan menjelaskan secara terperinci setiap tingkatan kinerja akan membantu meminimalkan masalah yang terlihat sejak awal untuk pendekatan yang lain. Metode yang digunakan terdiri dari : 4.1 Pendekatan penilaian perilaku 4.2 Manajemen berdasarkan tujuan Management By Objectives - MBO

2.4 Metode Checklist

Metode checklist atau biasa disebut metode daftar periksa adalah alat penilaian kinerja yang menggunakan daftar pernyataan atau kata-kata Mathis Jackson, 2009:396. Penilai memberi tanda pernyataan yang paling representatif dari karakteristik dan kinerja karyawan. Berikut ini adalah pernyataan-pernyataan checklist yang umum: • Dapat diharapkan untuk menyelesaikan pekerjaan tepat waktu • Jarang bersedia untuk lembur • Kooperatif dan penolong • Bersedia menerima kritik • Berusaha untuk mengembangkan diri Checklist dapat dimodifikasi sehingga beragam bobot dapat diterapkan pada pernyataan atau kata-kata tersebut. Hasilnya kemudian dijumlahkan. Umumnya, supervisor yang memberi nilai tidak mengetahui bobot dari setiap pernyataan satu per-satu karena bobot-bobot tersebut ditabulasikan oleh orang lain, misalnya salah seorang staf SDM. Tetapi, ada beberapa kesulitan yang muncul dengan adanya checklist : 1 Seperti pada skala penilaian grafis, kata-kata atau pernyataan-pernyataannya mempunyai arti yang berbeda bagi penilai yang berbeda. 2 Penilai tidak dapat secara langsung melihat hasil penilaian jika menggunakan sebuah checklist yang diberi bobot. 3 Para penilai tidak menyesuaikan bobot-bobot tersebut pada faktor-faktor. Kesulitan ini membatasi penggunaan informasi ketika seorang penilai mendiskusikan hasil checklist dengan seorang karyawan, di mana akan menciptakan rintangan yang lebih besar menuju bimbingan pengembangan yang efektif. Metode checklist adalah metode Penilaian Prestasi Kerja dengan cara memberi tanda checklist V pada uraian perilaku negatif atau positif pegawaikaryawan yang namanya tertera dalam daftar. Masing-msing perilaku tersebut diberi bobot nilai. Besarnya bobot nilai tergantung dari tingkat kepentingan perilaku tersebut terhadap suksesnya suatu pekerjaan. Keuntungan dari metode ini mudah untuk digunakan dan dapat menghindari kecenderungan pemberian nilai rata-rata atau pemberian nilai karena kemurahan hati. Namun karena keharusan adanya relevansi antara item perilaku yang terdaftar dalam penilaian prestasi dengan pekerjaan yang dilaksanakan, maka dibutuhkan keahlian khusus untuk membangun sejumlah item perilaku yang berbeda untuk jenis pekerjaan dan tingkatan yang berbeda. Oleh karena itu dibutuhkan bantuan tenaga profesional yang andal di bidang ini. Ketidakandalan dalam membuat item perilaku dan kesesuaian bobot nilai masing-masing item dapat mengakibatkan ketidaksesuaian di dalam pemberian ukuran-ukuran item. Akibatnya para supervisor kesulitan di dalam mengiterprestasikan hasilnya. Metode penilaian checklist biasanya penilai adalah atasan langsung, dan pada metode ini menggunakan kalimat-kalimat atau kata-kata yang menggambarkan prestasi kerja dan karakter-karakter karyawan, sehingga penilai tinggal memilihnya. Pada checklist ini, terdapat item-item yang masing-masing diberi bobot, dan pemberian bobot ini memungkinkan penilai dapat dikwantifikasikan sehingga skor total dapat ditentukan. Metode checklist dapat memberikan suatu gambaran prestasi kerja secara akurat, dan praktis serta terstandardisasi. PERUSAHAAN PT TERUS MAJU Instruksi : Periksa setiap item berikut dan terapkan pada karyawan yang namanya tertera di bawah ini : Nama Karyawan : …………………………………… Bagian : ……………………………… Nama Penilai : …………………………………… Tanggal : ……………………………… Bobot Aspek yang dinilai Cek di sini 6,5 4,0 3,9 … 1. Karyawan tidak datang terlambat 2. Karyawan menggunakan atribut seragam lengkap 3. Karyawan tidak merokok …………………………………………………………….. V V Gambar 2.7 Contoh Dokumen Penilaian Checklist

2.5 Pengertian Pengembangan Sistem Job Performance Appraisal dengan