3. Pada proses pembuatan laporan persediaan barang, bagian
gudang harus mengecek dan menghitung ulang jumlah barang yang ada.
4.2 Analisa Sistem
Analisa sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan merancang sistem yang baru atau untuk memperbaharui sistem tersebut. Langkah
pertama dari seorang sistem analis adalah mempelajari sistem yang berjalan pada perusahaan dimana user bekerja beserta dengan segala permasalahannya. Dalam
penulisan tugas akhir ini penulis melakukan analisa pada bagian persediaan barang sebagai berikut :
4.2.1 Uraian Sistem Yang Berjalan
1. Persediaan
Pada bagian persediaan aktivitas yang biasa dilakukannya seperti memeriksa jumlah barang yang ada digudang, membuat atau
mencatat daftar barang yang dibutuhkan atau yang telah habis ke dalam bpb bon permintaan barang. Setelah dilakukan pembelian
barang, barang yang diterima oleh gudang dicatat datanya dalam dokumen pb penerimaan barang. Membuat dokumen kb
pengeluaran barang apabila department workshop meminta barang.
2. Pembelian
Kegiatan yang dilakukan pada bagian pembelian ialah memeriksa dokumen bpb yang telah di buat oleh bagian persediaan. Membuat
po untuk proses pembelian barang berdasarkan dokumen bpb. Memberikan dokumen po tersebut ke pemasok supplier.
Memeriksa barang yang dikirim oleh pemasok supplier apakah sesuai dengan dokumen po. Apabila ada barang yang tidak sesuai
dengan po atau rusak, segera dibuatkan retur. 3.
Workshop Melakukan permintaan barang untuk memenuhi kebutuhan di
workshop ke bagian gudang. 4.
Pimpinan Biasanya pimpinan meminta laporan dari seluruh transaksi atau
kegiatan proses persediaan barang yang ada.
4.2.2 Permasalahan Sistem Berjalan
Dari hasil analisa sistem yang berjalan yang telah dilakukan, penulis menguraikan beberapa kelemahan yang terdapat pada sistem yang
berjalan, diantaranya adalah : a.
Kesulitan dalam mengupdate data barang karena harus terlebih dulu mencari data-data tersebut di buku induk.
b. Sistem persediaan barang digudang yang sedang berjalan masih
manual belum ada aplikasi terpadu pada sistem persediaan barang c.
Belum adanya laporan yang disusun secara sistematis. Di samping kelemahan juga terdapat kelebihan dari sistem yang
berjalan, diantaranya adalah : a.
Tidak memerlukan biaya yang mahal untuk pembelian dan perawatan perangkat lunak maupun perangkat keras.
b. Tidak memerlukan biaya untuk pembelian program aplikasi.
c. Terdapat kontrol sistem karena setiap langkah dalam sistem
persediaan bahan baku disesuaikan dengan prosedur yang ada
4.2.3 Analisa Masalah Sistem Berjalan
Berdasarkan hasil analisa terhadap sistem informasi persediaan barang yang sedang berjalan di PT. Tridaya Sentra Elektrindo, ada
beberapa masalah yang dihadapi diantaranya : a.
Sulitnya mengetahui stok barang yang ada
b. Sulitnya dalam pencarian data barang, karena mencari data dari
sekian banyak data yang ada dalam buku induk. c.
Pada proses pembuatan laporan persediaan barang, bagian persediaan harus mengecek dan menghitung ulang jumlah barang
yang ada.
4.2.4 Alternatif Pemecahan Masalah
Atas dasar hasil analisa maka di perlukan suatu alternatif atau solusi pemecahan masalah untuk mengatasi kelemahan – kelemahan dan
kendala yang di hadapi diatas. Adapun alternatif pemecahan masalahnya adalah :
a. Dengan memberikan sistem aplikasi persediaan barang yang
terintegrasi dengan bagian pembelian purchasing dan persediaan. b.
Di buatkan suatu fitur dalam program yang memudahkan dalam pendataan barang, supplier, permintaan barang, po, penerimaan
barang, pengeluaran barang dan bisa terhubung langsung ke database
untuk memudahkan pembuatan laporan. c.
Dibuatkan suatu program untuk digunakan sebagai basisdata persediaan.
4.2.5 Diagram Alir Dokumen Sistem Usulan
Berikut ini adalah hasil analisa sistem usulan dengan menggunakan diagram alir dokumen :
Kategori