pelayanan yang baik corak maupun mutunya, kegunaanya benar-benar sesuai dengan kebutuhan lini dalam mencapai tujuan organisasi.
Selanjutnya efektifitas bila ditinjau dari manfaat yang dihasilkannya, dapat diartikan bahwa efektifitas merupakan suatu usaha untuk mencapai suatu keuntungan
maksimal dalam organisasi dengan berbagai cara. Ia menekankan bahwa semakin besar keuntungan organisasi, berarti organisasi tersebut semakin efektif Steers, 1985
: 47 . Selanjutnya, Sarwito 1987 : 45 mengatakan bahwa pengertian efektifitas
sebagai sesuatu yang berhasil guna yaitu pelayanan baik corak maupun mutu dan kegunaannya benar-benar sesuai dengan kebutuhan. Secara rinci dapat dikatakan
bahwa aktifitas seseorang atau organisasi dapat dikatakan efektif apabila aktifitas atau perbuatan tersebut menimbulkan akibat sebagaimana yang dikehendaki atau
direncanakan. Untuk mengetahui keefektifan kegiatan organisasi pelayanan, dikenal adanya
beberapa pendekatan Fadilah Putra, 2003 : 22. Pendekatan-pendekatan tersebut adalah :
a. Pendekatan Sasaran Goal Approach
Pendekatan ini mencoba mengukur sejauh mana suatu lembaga berhasil merealisasikan sasaran yang hendak dicapai. Pendekatan sasaran dalam pengukuran
efektifitas dimulai dengan mengidentifikasi sasaran organisasi dan mengukur tingkat keberhasilan organisasi dalam pencapaian sasaran tersebut.
Sasaran yang penting diperhatikan dalam pengukuran efektifitas dengan pendekatan ini adalah sasaran yang realistis untuk memberikan hasil yang maksimal
berdasarkan sasaran resmi ”offisial goal” dengan memperhatikan permasalahan yang
Universitas Sumatera Utara
ditimbulkannya. Dengan memusatkan perhatian terhadap aspek output yaitu dengan mengukur keberhasilan program dalam mencapai tingkat output yang direncanakan.
Dengan demikian, pendekatan ini akan mencoba mengukur sejauh mana organisasi atau lembaga berhasil merealisasikan sasaran yang hendak dicapai.
b. Pendekatan Sumber System Resource Approach
Pendekatan ini mengukur efektifitas dari sisi input yaitu dengan mengukur keberhasilan organisasi publik dalam mendapatkan sumber-sumber yang dibutuhkan
untuk mencapai performasi yang baik. Suatu lembaga harus dapat memperoleh berbagai macam sumber yang dibutuhkannya dan juga memelihara keadaan dan
sistem agar dapat menjadi efektif. Pendekatan ini didasarkan pada teori mengenai keterbukaan sistem suatu
lembaga terhadap lingkungannya. Karena lembaga mempunyai hubungan merata dengan lingkungannya dimana dari lingungan diperoleh sumber-sumber yang
merupakan input dari lembaga dan ouput yang dihasilkan juga dilemparkan kepada lingkungan.
Dalam berbagai jenis sumber untuk memelihara sistem dari suatu lemabaga merupakan kriteria yang digunakan untuk mengukur efektifitas. Secara sederhana,
efektifitas seringkali diukur dengan jumlah atau kuantitas, berbagai jenis sumber yang berhasil diperoleh dari lingkungan.
c. Pendekatan Proses Process Approach
Pendekatan ini menekankan pada aspek internal organisasi publik, yaitu dengan mengukur efektifitas layanan publik melalui berbagai indikator internal
Universitas Sumatera Utara
organisasi. Pendekatan proses menganggap efektifitas sebagai efisiensi dan kondisi kesehatan dari suatu lembaga internal. Pada lembaga yang efektif, proses internal
berjalan dengan lancar dimana kegiatan yang ada berjalan secara terkoordinasi. Pendekatan ini tidak memperhatikan lingkungan melainkan memusatkan perhatian
terhadap kegiatan yang dilakukan terhadap sumber-sumber yang dimiliki lembaga, yang mengandalkan tingkat efisiensi serta kesehatan lembaga.
1.5.2 Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Efektifitas
Steers 1985 : 209 mengidentifikasi ada empat rangkaian variabel yang berhubungan dengan efektifitas, yaitu :
a. Ciri Organisasi
Struktur dan teknologi dapat mempengaruhi segi-segi tertentu dari efektifitas dengan berbagai cara. Mengenai struktur, ditemukan bahwa
meningkatnya produktifitas dan efisiensi sering merupakan hasil dari meningkatnya spesialisasi fungsi, ukuran organisasi, sentralisasi pengabilan
keputusan dan formalisasi. b.
Ciri Lingungan Di samping ciri organisasi, lingungan luar dan dalam juga telah
dinyatakan berpengaruh atas efektifitas. Keberhasilan hubungan organisasi- lingkungan tampaknya amat bergantung pada tiga variabel kunci yaitu : 1
tingkat keterdugaan keadaan lingkungan; 2 ketepatan persepsi atas keadaan lingkungan; dan 3 tingkat rasional organisasi. Ketiga faktor ini
mempengaruhi ketepatan tanggapan organisasi terhadap perubahan
Universitas Sumatera Utara
lingkungan. Semakin tepat tanggapannya, makin berhasil adaptasi yang dilakukan organisasi.
c. Ciri Pekerja
Faktor pengaruh penting yang ketiga atas efektifitas adalah para pekerja itu sendiri. Pada kenyataanya, para angota organisasi mungkin
merupakan faktor pengaruh yang paling penting atas efektifitas karena perilaku merekalah yang dalam jangka panjang akan memperlancar atau
merintangi tercapainya tujuan organisasi. Sarana pokok untuk mendapatkan dukungan yang diperlukan ini dari
pekerja adalah dengan mengintegrasikan tujuan pribadi dengan sasaran organisasi. Jika pekerja dapat memperbesar kemungkinan tercapainya tujuan
pribadi dengan kerja mencapai sasaran organisasi, adalah logis untuk membuat asumsi bahwa baik keterikatan pada organisasi maupun prestasi kerja akan
meningkat. Di pihak lain, jika para pegawai dihadapkan pada situasi dimana tujuan pribadi mereka bertentangan dengan sasaran organisasi, usaha para
pekerja akan diboroskan dengan mudah dengan akibat energi yang tersebut untuk kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan efektifitas berkurang.
d. Kebijakan dan Praktek Manajemen
Terdapat beberapa mekanisme khusus untuk meningkatkan efektifitas organisasi yang meliputi penetapan tujuan strategi, pencarian dan pemanfaatan
sumber daya secara efisien, menciptakan lingkungan prestasi, proses komunikasi, kepemimpinan dan pengambilan keputusan, dan adaptasi serta
inovasi organisasi.
Universitas Sumatera Utara
Dari beberapa pendapat ahli di atas, maka penulis dapat menyimpulkan bahwa dalam efektifitas terdapat beberapa unsur yang penting, yaitu :
1. Pencapaian Tujuan yaitu suatu kegiatan dikatakan efektif apabila dapat
mencapai tujuansasaran yang telah ditentukan sebelumnya. 2.
Sarana atau fasilitas yang ada untuk mendukung tercapainya suatu tujuankegiatan. Dimana suatu kegiatanprogram dikatakan efektif apabila
sarana atau fasilitas tersebut bermanfaat bagi pencapaian tujuan. 3.
Adanya Manfaat, suatu kegiatan dikatakan efektif apabila tujuan itu memberikan manfaat kepada masyarakatpelanggan sesuai dengan
kebutuhannya. 4.
Adanya Hasil, suatu kegiatan dikatakan efektif apabila sesuatu itu memberikan hasil.
I.5.3 E-Learning
Sekilas perlu kita pahami ulang apa e-Learning itu sebenarnya. E-Learning adalah pembelajaran jarak jauh distance Learning yang memanfaatkan teknologi
komputer, jaringan komputer danatau Internet. E-Learning memungkinkan pembelajar untuk belajar melalui komputer di tempat mereka masing-masing tanpa
harus secara fisik pergi mengikuti pelajaranperkuliahan di kelas. E-Learning sering pula dipahami sebagai suatu bentuk pembelajaran berbasis web yang bisa diakses dari
intranet di jaringan lokal atau internet. Sebenarnya materi e-Learning tidak harus didistribusikan secara on-line baik melalui jaringan lokal maupun internet, distribusi
secara off-line menggunakan media CDDVD pun termasuk pola e-Learning. Dalam hal ini aplikasi dan materi belajar dikembangkan sesuai kebutuhan dan didistribusikan
Universitas Sumatera Utara
melalui media CDDVD, selanjutnya pembelajar dapat memanfatkan CDDVD tersebut dan belajar di tempat di mana dia berada.
Ada beberapa pengertian berkaitan dengan e-Learning sebagai berikut : 1.
Pembelajaran jarak jauh E-Learning memungkinkan pembelajar untuk menimba ilmu tanpa harus
secara fisik menghadiri kelas. Pembelajar bisa berada di Semarang, sementara “instruktur” dan pelajaran yang diikuti berada di tempat lain, di kota lain
bahkan di negara lain. Interaksi bisa dijalankan secara on-line dan real-time ataupun secara off-line atau archieved. Pembelajar belajar dari komputer di
kantor ataupun di rumah dengan memanfaatkan koneksi jaringan lokal ataupun jaringan Internet ataupun menggunakan media CDDVD yang telah disiapkan.
Materi belajar dikelola oleh sebuah pusat penyedia materi di kampusuniversitas, atau perusahaan penyedia content tertentu. Pembelajar
bisa mengatur sendiri waktu belajar, dan tempat dari mana ia mengakses pelajaran.
2. Pembelajaran dengan perangkat computer
E-Learning disampaikan dengan memanfaatkan perangkat komputer. Pada umumnya perangkat dilengkapi perangkat multimedia, dengan cd drive dan
koneksi Internet ataupun Intranet lokal. Dengan memiliki komputer yang terkoneksi dengan intranet ataupun internet, pembelajar dapat berpartisipasi
dalam e-learning. Jumlah pembelajar yang bisa ikut berpartisipasi tidak dibatasi dengan kapasitas kelas. Materi pelajaran dapat diketengahkan dengan
kualitas yang lebih standar dibandingkan kelas konvensional yang tergantung pada kondisi dari pengajar.
Universitas Sumatera Utara
3. Pembelajaran formal vs informal
E-Learning bisa mencakup pembelajaran secara formal maupun informal. E- Learning secara formal, misalnya adalah pembelajaran dengan kurikulum,
silabus, mata pelajaran dan tes yang telah diatur dan disusun berdasarkan jadwal yang telah disepakati pihak-pihak terkait pengelola e-Learning dan
pembelajar sendiri. Pembelajaran seperti ini biasanya tingkat interaksinya tinggi dan diwajibkan oleh perusahaan pada karyawannya, atau pembelajaran
jarak jauh yang dikelola oleh universitas dan perusahaan-perusahaan biasanya perusahan konsultan yang memang bergerak di bidang penyediaan jasa e-
Learning untuk umum. E-Learning bisa juga dilakukan secara informal dengan interaksi yang lebih sederhana, misalnya melalui sarana mailing list, e-
newsletter atau website pribadi, organisasi dan perusahaan yang ingin mensosialisasikan jasa, program, pengetahuan atau keterampilan tertentu pada
masyarakat luas biasanya tanpa memungut biaya. 4.
Pembelajaran yang ditunjang oleh para ahli di bidang masing-masing Walaupun sepertinya e-Learning diberikan hanya melalui perangkat komputer,
e-Learning ternyata disiapkan, ditunjang, dikelola oleh tim yang terdiri dari para ahli di bidang masing-masing, yaitu:
a Subject Matter Expert SME atau narasumber dari pelatihan yang
disampaikan b
Instructional Designer ID, bertugas untuk secara sistematis mendesain materi dari SME menjadi materi e-Learning dengan memasukkan unsur
metode pengajaran agar materi menjadi lebih interaktif, lebih mudah dan lebih menarik untuk dipelajari
Universitas Sumatera Utara
c Graphic Designer GD, mengubah materi text menjadi bentuk grafis
dengan gambar, warna, dan layout yang enak dipandang, efektif dan menarik untuk dipelajari
d Ahli bidang Learning Management System LMS. Mengelola sistem di
website yang mengatur lalu lintas interaksi antara instruktur dengan siswa, antarsiswa dengan siswa lainnya.
Di sini, pembelajar bisa melihat modul-modul yang ditawarkan, bisa mengambil tugas-tugas dan test-test yang harus dikerjakan, serta melihat jadwal
diskusi secara maya dengan instruktur, nara sumber lain, dan pembelajar lain. Melalui LMS ini, siswa juga bisa melihat nilai tugas dan test serta peringkatnya berdasarkan
nilai tugas ataupun test yang diperoleh.
I.5.3 Portal Akademik
Portal Akademik Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah sistem informasi yang berfungsi sebagai integrator informasi akademik yang ada di berbagai
unit akademik program studifakultas sekaligus sebagai sarana komunikasi antar civitas akademika kampus. Sistem dibangun berangkat dari kondisi eksistensi
informasi akademik di kampus yang sangat beragam dan bervariasi bentuknya, sehingga membutuhkan sebuah “portal” yang akan mengintegrasikan informasi-
informasi tersebut sehingga mempermudah akses publik. Portal akademik digunakan mahasiswa untuk mengentri rencana studi dan mengakses hasil studinya secara online.
Portal Akademik dapat diakses melalui berbagai teknologi dan layanan.
Universitas Sumatera Utara
Cara Memasuki Portal Akademik USU
Cara masuk ke dalam sistem Portal Akademik Universitas Sumatera Utara adalah :
1. Login
Sebelum memasuki Halaman Utama Portal Akademik, mahasiswa harus login dulu ke dalam system. Mahasiswa harus memasukkan username dan password.
Username adalah Nomor Induk Mahasiswa, dan password untuk masuk ke sistem diperoleh di bagian pendidikan di unit masing-masing.
2. Halaman Selamat Datang
Bagi yang pertama kali masuk ke Portal Akademik, akan mendapatkan halaman selamat datang dari system. Mahasiswa dipersilakan mengklik tombol next, dan
akan dihadapkan pada halaman berikutnya yang berisi tentang butir-butir kesepakatan yang harus dipenuhi sebagai user dari Portal Akademik USU. Di
akhir halaman terdapat opsi setuju dan tidak setuju. Silakan klik tombol setuju. Setelah melewati halaman di atas, selanjutnya ada halaman yang mewajibkan
mahasiswa untuk mengganti password default. Setelah memasukkan password baru, di halaman terakhir selamat datang, sistem akan menampilkan fitur-fitur
yang dapat diakses dan dipergunakan seperti misalnya pengisian KRS, akses hasil
studi, melihat transkrip nilai, dan sebagainya.
3. Halaman Profil
Halaman yang pertama muncul setelah halaman Selamat Datang adalah Profil. Di sisi kanan atas, tercetak nama mahasiswa dan asal program studinya. Pada
Universitas Sumatera Utara
halaman profil bisa dilihat informasi biodata mahasiswa. Data yang ditampilkan ini tidakbelum bisa diubah mandiri oleh mahasiswa.
4. Informasi Mata Kuliah Ditawarkan
Halaman Informasi Mata Kuliah Ditawarkan merupakan salah satu menu di Portal Akademik USU yang menampilkan daftar mata kuliah yang diselenggarakan
untuk semester aktif pada fakultas yang bersangkutan. Halaman ini digunakan untuk digunakan mahasiswa sebelum melakukan rencana studi.
5. Pengelolaan KRS
Halaman ini adalah halaman untuk melakukan entri rencana studi mahasiswa. Untuk mengambil mata kuliah baru, silakan klik link Ambil Mata Kuliah. Silakan
centangtandai mata kuliah mana saja yang ingin dimasukkan dalam rencana studi untuk semester yang aktif. Untuk menyimpannya, klik tombol Tambah. Tombol
ini bisa ditemukan di bagian akhir halaman, dan setelah itu mahasiswa akan dapat melihat perubahan pada KRS. Bila mahasiswa ingin mencetak KRS, silakan klik
link Print. Format cetakan dilengkapi dengan jadwal perkuliahan, jadwal ujian tengah, dan jadwal ujian akhir.
6. Informasi Hasil Studi
Setelah halaman Pengelolaan KRS, menu selanjutnya adalah Informasi Hasil Studi. Halaman ini menampilkan rekaman hasil studi seorang mahasiswa dari
semester 1 hingga semester terakhir yang diikuti oleh mahasiswa bersangkutan. Awalnya, mahasiswa akan diminta untuk memilih Hasil Studi semester berapa
yang ingin dilihat. Untuk melihat semester yang lain, secara mudah silakan ganti drop down semester di atas sesuai keinginan.
7. Informasi Transkrip Nilai
Universitas Sumatera Utara
Setelah halaman Informasi Informasi Hasil Studi, menu selanjutnya adalah Transkrip Nilai. Halaman ini menampilkan transkrip nilai seorang mahasiswa dari
semester 1 hingga semester terakhir yang diikuti oleh mahasiswa bersangkutan. Pada halaman ini, akan ditampilkan 4 bagian informasi, yaitu :
Data Mahasiswa, yang menginformasikan nama mahasiswa, program studi
mahasiswa, dan nomor mahasiswa.
Tabel Salinan Transkrip Mahasiswa, terdapat informasi yang berisi mata kuliah yang telah diambil oleh mahasiswa yang bersangkutan. Pada tabel ini, terdiri
dari kolom semester saat mata kuliah diambil, kode mata kuliah, mata kuliah yang telah diambil mahasiswa, kredit sks dari tiap-tiap mata kuliah, serta nilai
yang didapat mahasiswa dari mata kuliah tersebut.
Prestasi Akademik, terdapat informasi jumlah mata kuliah, jumlah sks, dan IP kumulatif mahasiswa yang bersangkutan.
Keterangan Nilai, terdapat informasi nilai yang tersedia untuk suatu mata
kuliah dan bobot nilai tersebut. 8.
Informasi Akademik
Pada halaman Informasi Akademik, ditampilkan informasi akademik yang ada pada unit yang bersangkutan.
9. Logout
Untuk keluar dari sistem, silahkan klik link Logout yang terletak di bagian atas, bersebelahan dengan link Halaman Depan.
Universitas Sumatera Utara
I.6 Defenisi Konsep
Konsep adalah istilah yang digunakan dalam menggambarkan secara abstrak mengenai kebijakan, keadaan, kelompok atau indifidu yang menjadi perhatian ilmu
sosial Singarimbun, 1995 : 40.
Untuk menetapkan batasan-batasan yang lebih jelas mengenai variabel- variabel yang akan diteliti maka definisi konsep yang akan digunakan dalam
penelitian ini adalah : 1.
Efektifitas adalah kemampuan untuk mencapai tujuan tertentu dalam kurun waktu tertentu dengan memberikan manfaat sesuai dengan yang diinginkan.
2. Portal Akademik Universitas Sumatera Utara adalah sebuah sistem informasi
yang berfungsi sebagai integrator informasi akademik yang ada di berbagai unit akademik program studifakultas sekaligus sebagai sarana komunikasi
antar civitas akademika kampus.
I.7 Definisi Operasional
