18
Menurut Sulistyo-Basuki 2001: 27, “Pengadaan bahan pustaka merupakan konsep yang mengacu pada prosedur sesudah kegiatan pemilihan
untuk memperoleh dokumen, yang digunakan untuk mengembangkan dan membina koleksi atau himpunan dokumen yang diperlukan untuk memenuhi
kebutuhan informasi serta mencapai sasaran unit informasi”. Menurut Darmono 2001 : 57, “Pengadaan bahan pustaka merupakan
rangkaian dari kebijakan pengembangan koleksi perpustakaan. Semua kebijakan pengembangan koleksi akhirnya akan bermuara pada kegiatan pengadaan bahan
pustaka”. Sedangkan menurut Sutarno 2006 : 174, “Pengadaan atau akuisisi koleksi
bahan pustaka merupakan proses awal dalam mengisi perpustakaan dengan sumber-sumber informasi”.
“Pengadaan bahan pustaka atau koleksi adalah proses menghimpun dan menyeleksi bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi, hendaknya koleksi harus
relevan dengan minat dan kebutuhan peminjam serta lengkap dan aktual” Sumantri, 2002 : 29
Selain pendapat di atas Pangaribuan 2009 : 1 menjelaskan, “Pengadaan bahan pustaka adalah salah satu kegiatan kerja dalam proses pengelolahan yang
harus ditangani secara baik dan terarah”. Dari uraian beberapa pengertian pengadaan bahan pustaka yang
dikemukakan oleh para ahli di atas dapat disimpulkan bahwa pengadaan bahan pustaka adalah rangkain kegiatan untuk menghimpun dan menyeleksi bahan
pustaka yang sekaligus berdasarkan peraturan kebijakan pengadaan bahan pustaka sehingga dapat memenuhi bahan pustaka yang diminati penggunanya.
2.3 Tujuan Pengadaan Bahan Pustaka
Tujuan Pengadaan bahan pustaka adalah sebagai upaya meningkatkan daya akses pengguna terhadap bahan bacaan terbaru untuk menunjang proses
pembelajaran. Pengadaan bahan pustaka dimaksudkan agar koleksi perpustakaan sesuai dengan kebutuhan pengguna. Kesesuaian diharapkan dapat meningkatkan
pemanfaatan koleksi perpustakaan. Koleksi perpustakaan harus terbina dari suatu seleksi yang sistematis dan terarah disesuaikan dengan tujuan, rencana, anggaran
yang tersedia. Dengan adanya pengadaan bahan pustaka maka koleksi
Universitas Sumatera Utara
19
perpustakaan dapat dibina sebaik mungkin sehingga tujuan perpustakaan dapat tercapai.
Perpustakaan Nasional RI 2002: 6 menyatakan bahwa program pengembangan koleksi bertujuan:
1. Menetapkan kebijakan pada rencana pengadaan bahan pustaka.
2. Menetapkan metode yang sesuai dan terbaik untuk pengadaan
3. Mengadakan pemeriksaan langsung pada bahan pustaka yang
dikembangkan. 4.
Menetapkan skala prioritas pada bahan pustaka yang dikembangkan. 5.
Mengadakan kerjasama antara perpustakaan pada pengadaan bahan pustaka pelayanan setiap unit perpustakaan
6. Melakukan evaluasi pada koleksi yang dimiliki perpustakaan.
2.4 Fungsi Pengadaan Bahan Pustaka
Fungsi pengadaan bahan pustaka adalah menghimpun dan menyediakan bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi perpustakaan. Bagian pengadaan
bahan pustaka juga mengusahakan agar buku-buku yang dibutuhkan ada didalam koleksi yang disajikan.
Pengadaan bahan pustaka juga sangat memerlukan pembinaan bahan pustaka atau koleksi. Pembinaan koleksi perpustakaan merupakan salah satu dari
kerja pelayanan teknis yang harus dilakukan perpustakaan dalam usahanya untuk memberikan pelayanan informasi kepada pengguna. Untuk itu perlu disadari oleh
petugas, anggota staff, dan pengguna bahwa secara umum menjaga koleksi perpustakaan menjadi tanggung jawab bersama.
2.5 Pengadaan Bahan Pustaka
Pengadaan koleksi adalah proses menghimpun bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi perpustakaan. Koleksi yang diadakan suatu perpustakaan
hendaknya relevan dengan minat dan kebutuhan, lengkap dan terbitan mutakhir agar tidak mengecewakan pengguna yang dilayani. Pengadaan bahan pustaka
merupakan upaya meningkatkan kualitas dan kuantitas bahan pustaka, upaya peningkatan kualitas bahan pustaka dilakukan dengan mengadakan bahan pustaka
yang belum dimiliki atau yang terbaru sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Sebaliknya peningkatan kuantitas bahan pustaka
adalah upaya peningkatan jumlah bahan pustaka agar kebutuhan pengguna dapat dipenuhi.
Universitas Sumatera Utara
20
Dalam buku Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan Sekolah 2007:26, Pengadaan bahan pustaka perpustakaan sekolah diadakan melalui:
1. Pembelian
2. Hadiah atau Sumbangan
3. Tukar menukar
4. Penggandaan atau Reproduksi
2.5.1 Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Pembelian
Pengadaan bahan pustaka dengan cara pembelian adalah cara yang sangat efektif dan dapat memenuhi kebutuhan pemakai, oleh sebab itu dibutuhkan
anggaran keuangan yang memadai sesuai dengan harga buku, dengan pembelian pustakawan bisa memilih bahan pustaka yang diinginkan dan cocok untuk para
pengguna perpustakaan. Menurut Pangaribuan 2009 : 9, pembelian bahan pustaka dapat dilakukan dengan cara antara lain:
1. Pembelian Buku Melalui Toko Buku
Pembelian buku secara langsung pada toko buku banyak dilakukan oleh perpustakaan yang memiliki jumlah dana pembelian relatif kecil, baik
yang berasal dari sumber dana sendiri maupun dari sumber dana lain yang tidak mempunyai persyaratan pengadaan yang khusus. Kekurangan yang
sering ditemukan dalam pembelian buku yang dilakukan melalui toko buku adalah bahwa tidak semua subjek atau judul buku yang dibutuhkan
perpustakaan tersedia di toko buku. Disamping itu, tidak semua pesanan buku dari satu buku cenderung menerima pesanan dalam bentuk judul
terbatas namun ekslempar daripada banyak judul dengan pemesanan rata- rata satu ekslempar. Keuntungan atau kemudahannya adalah dapat
melakukan efisiensi atau penghematan dari segi biaya, waktu, dan tenaga. Cara pemesanan bahan pustaka buku melalui toko buku yaitu:
a. Setelah diadakan verifikasi, petugas pengadaan mempersiapkan kartu
pesanan yang dibuat dengan jumlah rangkap, misalnya dalam rangkap 3 dimana 2 rangkap disusun dalamdaftar pesanan dan 1 rangkap
disisipkan dalam katalog. Kartu pesan yang disisipkan dalam katalog akan memudahkan pengecekan lembar permintaan.
b.
Buat daftar pesanan yang memuat judul-judul pesanan yang diambil dari kartu-kartu pesanan diatas, disusun menurut abjad pengarang. Jika dana
terbatas, tentukan prioritasnya.
c.
Tentukan toko buku terlengkap yang ada di kota dimana perpustakaan berada.
d.
Daftar pesanan yang telah dibuat, diserahkan kepada petugas toko buku untuk mendapatkan layanan.
e.
Lakukan pembayaran dengan uang tunai atau cek, sebesar jumlah pembeliannya, dan mintakan bukti pembayaran beserta faktur
pembeliannya.
Universitas Sumatera Utara
21
f.
Beritahu kepada pemesan, bahwa buku-buku yang dipesan telah datang.
g.
Untuk judul buku yang tidak bisa dibeli dari toko tersebut, perlu dicarikan pada toko lain yang berada pada kota tersebut.
2. Pembelian Melalui Penerbit
Pemesanan buku dapat juga dilakukan melalui penerbit, baik itu penerbit dalam negeri atau luar negeri. Pemesanan buku secara langsung melalui
penerbit biasanya dilakukan jika judul-judul buku yang dibutuhkan benar- benar dikeluarkan oleh penerbit tersebut.
Menurut Pangaribuan 2009 : 9, cara pemesanan buku melalui penerbit yaitu:
a. Tentukan penerbit yang dapat melayani pesanan buku
perpustakaan. b.
Buatlah daftar pesanan buku-buku yang dikelompokkan menurut penerbitnya.
c. Kirimkan daftar pesanan kepada penerbit yang dituju untuk
diperiksa ketersediaan buku-buku tersebut dan harga satuannya. Kemudian penerbit akan mengirim “proforma invoice” yaitu
daftar buku yang dilengkapi daftar harganya.
d. Setelah “invoice” Anda terima, periksa dana yang tersedia.
Lakukan pembayaran, dapat dilakukan langsung jika jarak perpustakaa dengan penerbit dekat, atau dapat dilakukan melalui
bank jika lokasi penerbit jauh dari pemesannya.
e. Bukti pembayaran melalui bank harus Anda kirimkan ke penerbit
disertai dengan surat pengantar dan “proforma invoice”. f.
Fotokopi dari bukti pembayaran melalui bank harus Anda simpan dengan baik agar Anda dapat membuktikan bahwa pembayaran
telah Anda lakukan, jika hal ini diperlukan di kemudian hari. g.
Melalui agen buku jobber baik dalam maupun luar negri
3. Pembelian Melalui Agen Buku
Agen buku memperoleh buku-buku dari penerbit dengan potongan harga, dan menyimpannya dalam gudang yang besar, kemudian menjualnya
kepada toko buku dan perpustakaan. Agen buku memberika pelayanan yang efisien dan cepat. Pustakawan dapat memesan buku dalam berbagai bentuk
cetakan. Agen buku yang besar memiliki buku-buku dari berbagai penerbit, baik itu penerbit dalam negeri maupun penerbit luar negeri.
Universitas Sumatera Utara
22
Menurut Pangaribuan 2009 : 10, langkah-langkah Pembelian dan Pelangganan bahan perpustakaan adalah sebagai berikut:
1. Memeriksa dan melengkapi data bibliografi bahan perpustakaan yang
diusulkan. 2.
Mencocokkan usulan dengan bahan perpustakaan yang dimiliki melalui catalog perpustakaan atau pangkalan data perpustakaan.
3. Menerima atau menolak usulan.
4. Membuat daftar pesanan beberapa rangkap menurut kebutuhan.
5. Mengirimkan daftar pesanan.
6. Mengarsipkan satu rangkap daftar pesanan.
7. Membayar pesananlangganan.
8. Menyusun laporan pembelian dan pelangganan.
Siregar 2002:32 Menjelaskan bahwa,
dalam berlangganan perpustakaan menghadapi beberapa kesulitan antara lain:
1. Jarak perpustakaan dengan penerbit jauh sehingga dibutuhkan waktu, tenaga
dan biaya yang cukup banyak. 2.
Masalah klaim. Perpustakaan sering menerima bahan pustaka tidak sesuai dengan pesanan, sehingga dibutuhkan waktu cukup lama dan balasan klaim
sering tidak terbalas. 3.
Masalah biaya pengiriman yang cukup mahal sehingga pengiriman sering terlambat.
4. Informasi tentang buku tersebut sulit didapatkan.
5. Harga buku cenderung naik tidak stabil sehingga perpustakaan sering berhenti
berlangganan karena dana terbatas. Disebutkan juga sebelum menentukan judul bahan pustaka yang akan
dibeli ada beberapa faktor yang harus diperhatikan antara lain :
1. Dana yang tersedia
2. Mengetahui bidang yang dicakup perpustakaan
3. Mengetahui minat, bidang para pengguna
4. Memperhatikan dan memeriksa judul-judul yang dilanggan perpustakaan.
2.5.2 Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Hadiah
Berbeda dengan cara pemerolehan buku atau koleksi lain melalui pembelian. Untuk memperoleh buku melalui sumbangan atau hadiah, bisa
dilakukan dengan berbagai cara yang biasa di jalankan perpustakaan. Misalnya perpustakaan dengan aktif menghubungi tempat-tempat tertentu sambil
mengajukan permohonan untuk meminta bantuan bahan pustaka atau koleksi guna mengisi perpustakaan.
Universitas Sumatera Utara
23
Terkadang tanpa didahului dengan permintaan sumbangan seperti diatas, ada beberapa lembaga atau perorangan yang menyumbangkan sejumlah buku
kepada perpustakaan. Dalam pernik pustakawan 2009, cara-cara permintaan dan pemberian
hadiah dapat dilakukan dengan 2 cara: 1.
Hadiah Atas Permintaan Perpustakaan dapat mengajukan permintaan hadiah dalam perpustakaan
kepada lembaga pemerintah atau swasta, lembaga ilmiah dalam negri atau luar negri. Permintaan ini dapat dilakukan dengan cara lisan atau tulisan.
Permintaan dengan cara lisan hendaknya memanfaatkan kesempatan ini untuk memperoleh hadiah terutama bahan pustaka yang langka.
Prosedur perolehan hadiah atas permintaan yaitu: a.
Mempersiapkan daftar donatur yang akan diminta sumbangannya b.
Perpustakaan menysun daftar bahan pustaka yang akan diajukan kepada pihak lain, baik dalam negri maupun luar ngeri
c. Daftar permohonan dikirimkan kepada alamat yang dituju disertai
surat pengantar d.
Apabila pihak donor telah mengirimkannya, petugas memeriksa kriiman tersebut dan dicocokkan dengan surat pengantarnya dan
mengirimkan ucapan terima kasih
e. Selanjutnya bahan pustaka diproses seperti biasa, yaitu inventarisasi
dan seterusnya. 2.
Hadiah Tidak Atas Permintaan Suatu lembaga atau perseorangan sering memberikan hadiah bahan
pustaka kepaa suatu pepustakaan tanpa diminta. Hal ini dapat terjadi karena lembaga atau seseorang mempunyai bahan pustaka yang ingin
dihadiahkan atau sengaja memberi hadiah atau bantuan pada perpustakaan tertentu.
Prosedur perolehan hadiah tidak atas permintaan yaitu: a.
Meneliti kiriman bahan perpustakaan hadiah dan mencocokkannya dengan surat pengantarnya
b. Memilih bahan perpustakaan hadiah yang dibutuhkan
c. Menyisihkan bahan perpustakaan hadiah yang tidak diperlukan.
2.5.3 Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Pertukaran
Pemerolehan koleksi bisa juga dilakukan dengan menukarkan sejumlah koleksi milik perpustakaan
sekolah kepada perpustakaan lain yang memungkinkan. Pertimbangan pertukaran ini terutama atas kenyamanan bahwa
koleksi yang dimilikinya berlebih atau kurang berguna bagi perpustakaan sendiri dan dipandang lebih berguna untuk perpustakaan lain.
Universitas Sumatera Utara
24
Bahan pustaka yang diperoleh melalui tukar menukar mempunyai potensi yang besar dalam pengembangan koleksi bahan pustaka suatu perpustakaan,
karena bahan pustaka tersebut benar-benar sesuai dengan kebutuhan pengguna. Saleh 2007, pengadaan bahan pustaka melalui tukar menukar
mempunyai keunggulan yaitu: a.
Dapat memperoleh bahan pustaka tanpa membeli b.
Bahan pustaka ditukarkan kemungkinan sudah tidak ada lagi diperedaran sehingga perpustakaan dapat memilikinya
c. Koleksi yang kurang lengkap dapat dilengkapi
Sedangkan menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004: 5, tukar menukar bahan pustaka dapat dilakukan dengan cara sebagai
berikut: 1.
Mendaftar bahan perpustakaan yang akan dipertukarkan. 2.
Mengirimkan daftar penawaran disertai persyaratan, misalnya biaya pengiriman,dan pengembalian.
3. Menerima kembali daftar penawaran yang sudah dipilih pemesan
4. Mencatat alamat pemesan.
5. Menyampaikan bahan perpustakaan yang dipilih oleh perpustakaan atau
lembaga yang memesanya. Menurut Basuki 2001 : 39, kegiatan tukar menukar bahan pustaka antar
perpustakaan mempunyai beberapa tujuan yaitu: 1.
Untuk memperoleh buku-buku tertentu yang tidak dapat dibeli di toko buku atau tidak tersedia karna alasan lain. Sebagai contoh terutama buku-
buku terbitanpemerintah, majalah-majalah dan lain-lainnya yang akan dikirim ke perpustakaanmelalui pertukaran.
2. Sistem pertukaran memberi jalan bagi perpustakaan untuk membuang
buku-buku duplikat dan hadiah yang tidak sesuai. 3.
Pertukaran mengembangkan kerjasama yang baik antar perpustakaan khususnya pada tingkat internasional. Kecuali untuk pertukaran bahan
pustaka antarperpustakaan antar informal, banyak program-program pertukaran terbatas pada perpustakaan nasional, perpustakaan khusus dan
perpustakaan research penelitian yang besar.
2.5.4 Penggandaan atau Reproduksi
Dalam Buku Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan Sekolah 2007:32, “Perolehan dengan cara penggandaan atau reproduksi adalah kegiatan penyalinan
atau pembuatan kembali koleksi yang sudah rusak atau untuk tujuan menambah koleksi yang ada. Penggandaan ini biasa dilakukan dengan foto copy, mensit atau
dengan cara lainnya”.
Universitas Sumatera Utara
25
Kegiatan penggandaan dilakukan dengan tujuan untuk kepentingan pelestarian dan pemerataan kesempatan penggunaan perpustakaan oleh para
siswa. Dan yang diprioritaskan penggandaannya adalah jenis koleksi yang tergolong sangat penting dan langka atau jarang ditemui.
2.6 Kebijakan Pengadaan Bahan Pustaka
Kebijakan pengadaan bahan pustaka sangat diperlukan untuk mencapai hasil yang memuaskan, dan juga mampu memenuhi keperluan pemakai secara
efektif dan efisien. Perpustakaan yang akan melakukan pengadaan bahan pustaka harus memiliki kebijakan sendiri.
Menurut Yuni 2010, menyatakan ada beberapa kebijakan pengadaan bahan pustaka yaitu:
1. Anggaran, biasanya perpustakaan sudah memiliki anggran tetap untuk
pengadaan bahan pustaka 2.
Jenis pemakai dan kebutuhannya 3.
Jumlah pustakawan, hal ini dikarenakan pengadaan yang terlalu banyak sedangkan jumlah pustakawan sedikit akan mempengaruhi bahan pustaka.
4. Bahasa
Sedangkan menurut Darmono 2001: 55, kebijakan pengadaan koleksi Berfungsi sebagai pedoman, sarana komunikasi, dan perencanaan sebab kebijakan
tersebut: 1.
Menjelaskan cakupan koleksi yang telah ada dan rencana pengembangan selanjutnya, agar diketahui oleh staf perpustakaan, pemakai, administrator,
dan dewan pembina perpustakaan.
2. Memberi deskripsi yang sistis tentang strategi pengolahan dan
pengembangan koleksi yang diterapkan di perpustakaan. 3.
Menjadi pedoman bagi para pustakawan sehingga ketaatan dalam proses seleks dan seleksi terjamin, koleksi yang responsive dan seimbang
terbentuk dan dana dimanfaatkan dengan sebijaksana mungkin
4. Menjadi standar tolok ukur untuk menilai sejauh mana sasaran
pengembangan koleksi tercapai 5.
Berfungsi sebagai sumber informasi dan paduan bagi staf yang baru mulai berpartisipasi dalam pengembangan koleksi.
6. Memperlancar koordinasi antar anggota staf pengadaan koleksi.
7. Memperlancar kerjasama antar perpustakaan dalam pengembangan koleksi
8. Membantu menjaga kontinuitas, khususnya apabila koleksi besar, serta
menjadi kerangka kerja yang memperlancar transisi dari pustakawan lama ke penggantinya.
9. Membantu pustakawan menghadapi pengadaan berkenaan dengan bahan
yang telah diseleksi atau ditolak. 10.
Mengurangi pengaruh kolektor tertentu dan selera pribadi. 11.
Membantu mempertanggung jawabkan alokasi anggaran.
Universitas Sumatera Utara
26
12. Menjadi sarana komunikasi, baik dengan masyarakat yang dilayani
maupun pihak luar lain yang memerlukan informasi mengenai tujuan dan rencana pengadaan dan pengembangan koleksi.
Kebijakan pengadaan tergantung pada beberapa hal antara lain: anggaran, tujuan dan prioritas dari organisasi, jenis pemakai dan kebutuhannya, hubungan
dengan perpustakaan lain atau dokumentasi lain, kekhususan, staf perpustakaan dan bahasa. Maka pengadaan bahan pustaka akan dapat disesuaikan dengan
kebutuhan para penggunanya.
2.7 Inventarisasi Bahan Pustaka
