23
Terkadang tanpa didahului dengan permintaan sumbangan seperti diatas, ada beberapa lembaga atau perorangan yang menyumbangkan sejumlah buku
kepada perpustakaan. Dalam pernik pustakawan 2009, cara-cara permintaan dan pemberian
hadiah dapat dilakukan dengan 2 cara: 1.
Hadiah Atas Permintaan Perpustakaan dapat mengajukan permintaan hadiah dalam perpustakaan
kepada lembaga pemerintah atau swasta, lembaga ilmiah dalam negri atau luar negri. Permintaan ini dapat dilakukan dengan cara lisan atau tulisan.
Permintaan dengan cara lisan hendaknya memanfaatkan kesempatan ini untuk memperoleh hadiah terutama bahan pustaka yang langka.
Prosedur perolehan hadiah atas permintaan yaitu: a.
Mempersiapkan daftar donatur yang akan diminta sumbangannya b.
Perpustakaan menysun daftar bahan pustaka yang akan diajukan kepada pihak lain, baik dalam negri maupun luar ngeri
c. Daftar permohonan dikirimkan kepada alamat yang dituju disertai
surat pengantar d.
Apabila pihak donor telah mengirimkannya, petugas memeriksa kriiman tersebut dan dicocokkan dengan surat pengantarnya dan
mengirimkan ucapan terima kasih
e. Selanjutnya bahan pustaka diproses seperti biasa, yaitu inventarisasi
dan seterusnya. 2.
Hadiah Tidak Atas Permintaan Suatu lembaga atau perseorangan sering memberikan hadiah bahan
pustaka kepaa suatu pepustakaan tanpa diminta. Hal ini dapat terjadi karena lembaga atau seseorang mempunyai bahan pustaka yang ingin
dihadiahkan atau sengaja memberi hadiah atau bantuan pada perpustakaan tertentu.
Prosedur perolehan hadiah tidak atas permintaan yaitu: a.
Meneliti kiriman bahan perpustakaan hadiah dan mencocokkannya dengan surat pengantarnya
b. Memilih bahan perpustakaan hadiah yang dibutuhkan
c. Menyisihkan bahan perpustakaan hadiah yang tidak diperlukan.
2.5.3 Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Pertukaran
Pemerolehan koleksi bisa juga dilakukan dengan menukarkan sejumlah koleksi milik perpustakaan
sekolah kepada perpustakaan lain yang memungkinkan. Pertimbangan pertukaran ini terutama atas kenyamanan bahwa
koleksi yang dimilikinya berlebih atau kurang berguna bagi perpustakaan sendiri dan dipandang lebih berguna untuk perpustakaan lain.
Universitas Sumatera Utara
24
Bahan pustaka yang diperoleh melalui tukar menukar mempunyai potensi yang besar dalam pengembangan koleksi bahan pustaka suatu perpustakaan,
karena bahan pustaka tersebut benar-benar sesuai dengan kebutuhan pengguna. Saleh 2007, pengadaan bahan pustaka melalui tukar menukar
mempunyai keunggulan yaitu: a.
Dapat memperoleh bahan pustaka tanpa membeli b.
Bahan pustaka ditukarkan kemungkinan sudah tidak ada lagi diperedaran sehingga perpustakaan dapat memilikinya
c. Koleksi yang kurang lengkap dapat dilengkapi
Sedangkan menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004: 5, tukar menukar bahan pustaka dapat dilakukan dengan cara sebagai
berikut: 1.
Mendaftar bahan perpustakaan yang akan dipertukarkan. 2.
Mengirimkan daftar penawaran disertai persyaratan, misalnya biaya pengiriman,dan pengembalian.
3. Menerima kembali daftar penawaran yang sudah dipilih pemesan
4. Mencatat alamat pemesan.
5. Menyampaikan bahan perpustakaan yang dipilih oleh perpustakaan atau
lembaga yang memesanya. Menurut Basuki 2001 : 39, kegiatan tukar menukar bahan pustaka antar
perpustakaan mempunyai beberapa tujuan yaitu: 1.
Untuk memperoleh buku-buku tertentu yang tidak dapat dibeli di toko buku atau tidak tersedia karna alasan lain. Sebagai contoh terutama buku-
buku terbitanpemerintah, majalah-majalah dan lain-lainnya yang akan dikirim ke perpustakaanmelalui pertukaran.
2. Sistem pertukaran memberi jalan bagi perpustakaan untuk membuang
buku-buku duplikat dan hadiah yang tidak sesuai. 3.
Pertukaran mengembangkan kerjasama yang baik antar perpustakaan khususnya pada tingkat internasional. Kecuali untuk pertukaran bahan
pustaka antarperpustakaan antar informal, banyak program-program pertukaran terbatas pada perpustakaan nasional, perpustakaan khusus dan
perpustakaan research penelitian yang besar.
2.5.4 Penggandaan atau Reproduksi
