11
Dalam penelitiannya, Hariyadi 1986 juga mengutip dari Bulaong yang mendefinisikan authority control sebagai berikut :
Authority control can be defined as the functions involved in establishing, maintaining and using authority files which contain authoritative forms of
headings for access points used in bibliographic records.
Hariyadi 1986 sendiri mendefinisikan authority control sebagai berikut : Authority control adalah suatu proses yang meliputi kegiatan menetapkan,
membuat dan menggunakan jajaran kendali, yaitu suatu jajaran tajuk atau titik cari yang otoritasnya terpercaya. Titik cari yang dimaksud adalah titik
cari yang ditetapkan dalam rekaman bibliografis, dalam hal ini katalog perpustakaan.
Library of Congress sendiri dalam situs resminya http:authorities.loc.gov
tidak menggunakan istilah authority control tetapi menggunakan istilah authority
records. Library of Congress mendefinisikan authority records sebagai berikut : An authority record is a tool used by librarians to establish forms of
names for persons, places, meetings, and organizations, titles, and subjects used on bibliographic records. Authority records enable
librarians to provide uniform access to material in library catalogs and to provide clear identification of authors and subject headings.
Dengan kata lain, authority record merupakan alat atau sarana bagi pustakawan untuk menentukan keseragaman akses pada katalog dan untuk memberikan
identitas yang jelas dari penulis dan subjek. Selain itu, authority record juga menyediakan referensi silang untuk mengarahkan pengguna ke istilah kendali
yang digunakan dalam katalog, misalnya pencarian dengan menggunakan kata hewan, margasatwa akan diarahkan ke istilah resmi yang digunakan, yaitu
binatang.
2.2.2. Fungsi dan kegunaan
Dalam penelitiannya, Elvina 2008 menyebutkan bahwa authority control bertujuan untuk meningkatkan temu kembali dengan menyediakan konsistensi
pada bentuk-bentuk tajuk yang digunakan untuk mengidentifikasi pengarang, nama tempat, judul seragam, seri dan subjek.
12
Disebutkan pula oleh Elvina 2008 fungsi dari authority control adalah : -
Memastikan titik-titik temu unik dan konsisten dalam isi dan bentuk. -
Menyediakan suatu jaringan yang menghubungkan berbagai tajuk dan tajuk yang berhubungan pada katalog.
- Meningkatkan ketepatan dan perolehan dalam penelusuran pangkalan data.
Selain itu, dalam bukunya, Ferguson 2005 menyebutkan bahwa : Authority control identifies the establish form for heading for persons,
corporate bodies, geographical names, uniform titles, series titles, subject headings off all types including topical, and any combination of these. It
provides the reasons for the particular heading chosen and for alternate forms of the heading, terms used previously, and broader, narrower, and
or related term
Disebutkan juga bahwa dengan adanya keseragaman istilah akan membuat penelusuran di perpustakaan menjadi semakin efisien dan akurat. Dengan
mengaplikasikan authority control pada katalog online OPAC memungkinkan pengguna untuk menelusur dengan pengarang atau istilah yang umum meskipun
bukan merupakan istilah kendali. Dengan adanya authority control akan memudahkan pengguna dalam menelusur informasi.
Authority control memiliki beberapa kegunaan, dalam bukunya Olson 2001 menyebutkan beberapa kegunaan dari controlled vocabularies. Meskipun
tidak menggunakan istilah authority control, namun hal ini sesuai dengan kegunaan authority control, yaitu :
- It increase the probability that both indexer and inquirer will express a
particular concept in the same way, so as to improve the matching process, and enable the inquirer to find what is being looked for.
- It increase the probability that both and searcher can be led to a desired
topic by the syndetic features : “broader term”, ”narrower term”, “related term” or “see” and “see also”.
- It increase the probability that the same term will be used by different
indexer at different times, to ensure inter-indexer consistency. -
It helps searchers to focus their thoughts when they approach the information system without a full and precise realization of what
information they need.
Dari uraian diatas dapat disebutkan beberapa kegunaan dari authority control yaitu sebagai pengendali istilah dalam pencarian informasi. Dengan
adanya istilah kendali memungkinkan keseragaman dalam menentukan tajuk
13
subjek di katalog. Dengan adanya keseragaman, membuat adanya konsistensi dari pustakawan dalam penentuan titik akses informasi. Selain itu, adanya fasilitas
cross reference dan istilah kendali pada authority control akan membuat temu kembali informasi menjadi semakin efisien. Marais 2004 mengutip dari Taylor
1984 mendefinisikan authority control as the process of maintaining consistency in headings in bibliographic file through reference ton an authority file,
sedangkan Clack 1990 dan McDonald 1985 menyebutkan bahwa viewed uniqueness, standardization and links between variant forms of heading as the
foundation for authority control. Dalam
penelitiannya, Marais
2004 mengidentifikasikan
beberapa keuntungan dari authority control, yaitu :
1. Authority files lead to better recall Dengan menggunakan authority file hasil penelusuran pada pangkalan data
menjadi lebih tepat dan akurat 2. Authority files link access points
Aschman 2003 seperti dikutip oleh Marais 2004 The use of an authority file is the only way to link or ensemble related search points.
3. Authority files promote bibliographic control Mengutip dari Svenonius 1987, Marais menyebutkan bahwa authority
control diperlukan untuk efektivitas pengawasan bibliografis, dan authority file berfungsi untuk memastikan jumlah dokumen yang tertelusur
semakin banyak. 4. Authority files contribute to good quality catalogue
Mengutip dari Henderson, Marais 2004 menyebutkan bahwa authority file merupakan faktor utama dalam terbentuknya pangkalan data
berkualitas. Dengan authority file kataloger harus mengikuti aturan dan prosedur, sehingga meminimalisasi kesalahan dan duplikasi data
5. Keuntungan lainnya antara lain : -
Identification of pseudonyms Mengidentifikasi nama samaran -
Tracing of name change Melacak perubahan nama -
Grouping of related subject Pengelompokan subjek yang saling terkait
14
Selain itu, Marais 2004 menyebutkan pengguna dari authority control, yaitu : 1. Kataloger
2. Staf Akuisisi 3. Pustakawan referensi
4. Pengguna perpustakaan 5. Pengguna lainnya, antara lain : arsiparis dan pengembang software
perpustakaan
2.2.3. Komponen Authority Control
