2.5 Tinjauan Tentang Kearsipan
2.5.1 Definisi dan Konsep kearsipan
Menurut Gie, The Liang 2009 :118 “arsip adalah kumpulan warkat yang
disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali”. Peranan arsip dalam
kehidupan sehari-hari sangat penting, oleh karena itu sebaiknya arsip disimpan ditempat yang aman.
Menurut Undang-Undang No.7 Tahun 1971 dalam Amsyah 2005: 2, “arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga
negara dan Badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintahan”. Selain individu atau organisasi yang membutuhkan arsip, lembaga atau badan pemerintah juga menganggap arsip sebagai dokumen resmi yang
dijadikan bukti dalam kehidupan pemerintahan. Arsip adalah segala kertas, naskah buku, foto, film, mikrofilm, rekaman
suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, aslinya atau salinannya, serta dengan segala cara
penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atas tujuan organisasi, fungsi, kebijakan, keputusan,
prosedur, pekerjaan atau kegiatan pemerintah yang lain atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya. Wursanto dalam
Mulyono, 2011: 4. Berdasarkan pendapat-pendapat di atas dapat disimpulkan arsip adalah
suatu kumpulan warkat baik berupa kertas, naskah, foto, film, rekaman suara, gambar peta, bagan atu dokumen lain yang dibuat maupun diterima dan disusun
secara sistematis menurut sistem untuk mempermudah dalam penyimpanan.
Pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya sehingga agar setiap kali diperlukan arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah, cepat dan tepat.
2.5.2 Prosedur Kearsipan
Melakukan kegiatan yang berkaitan dengan administrasi tentunya dibutuhkan prosedur yang jelas, supaya kelihatan administrasi tersebut berjalan
dengan urut dan rapi. Prosedur tersebut berfungsi sebagai landasan untuk menyelesaiakan pekerjaan-pekerjaan bersangkutan kepada dari permulaan sampai
selesai. Menurut Amsyah 2005: 51 prosedur kearsipan terdiri dari prosedur
permulaan d an prosedur penyimpanan”. Prosedur permulaan untuk surat
masuk permulaan untuk surat masuk meliputi kegiatan-kegiatan administrasi pencatatan, pendistribusian, dan pengolahan. Prosedur
permulaan untuk surat keluar meliputi administrasi pembuatan surat, pencatatan dan pengiriman. Prosedur penyimpanan untuk surat masuk dan
surat keluar adalah sama, yaitu meliputi kegiatan pemeriksaan, mengindeks, mengkode, menyortir, dan meletakkan.
2.5.3 Prosedur Pencatatan dan Pendistribusian
Kategori