Implementasi Manajemen Unit Usaha Pondok Modern Darussalam Gontor Ponorogo Jawa Timur

A. Implementasi Manajemen Unit Usaha Pondok Modern Darussalam Gontor Ponorogo Jawa Timur

  1. Perencanaan (Planning) Perencanaan didefinisikan sebagai suatu proses menetapkan tujuan dan

  memutuskan bagaimana hal tersebut dapat dicapai. Perencanaan merupakan pijakan untuk tahapan lebih lanjut dari tugas-tugas manajerial. Tujuan dalam proses perencanaan adalah membantu tercapainya tujuan perusahaan. Perencanaan dapat diklasifikasikan sebagai berikut: (1) misi, (2) tujuan, (3) strategi, (4) kebijaksanaan, (5) prosedur, (6) aturan, (7) program, dan (8) anggaran.

  Untuk memformulasikan perencanaan kedepan, diperlukan pengujian dan analisis mendalam terhadap kegiatan yang akan dilakukan. Dengan kata lain, perencanaan (planning) merupakan bagian dari keberhasilan. Perencanaan yang matang, akan mendapatkan hasil yang maksimal. Begitu pula dengan sebaliknya, apabila perencanaan tersebut tidak baik, maka kegagalan akan membayangi selalu. Dalam mewujudkan keberhasilan dalam proses perencanaan, dibutuhkan strategi dalam mengembangan konsep yang ada.

  Kelebihan proses pelaksanaan perencanaan (planning) pada unit usaha Pondok Modern Darussalam Gontor:

  a. Pelaksanaan proses perencanaan didukung oleh diberlakukannya program harian, mingguan, bulanan, dan tahunan. Pola perencanaan yang a. Pelaksanaan proses perencanaan didukung oleh diberlakukannya program harian, mingguan, bulanan, dan tahunan. Pola perencanaan yang

  b. Dilihat dari segi perencanaan Planning, Yayasan sebagai sentral unit usaha melakukan identifikasi dan mapping potensi ekonomi yang ada di pesantren, kemudian mengajukan proposal kepada bapak pimpinan pondok. Setelah program disetujui, maka proses pencairan dana berada pada bagian Administrasi pondok yang merupakan lembaga pusat sentralisasi keuangan pondok.

  c. Tujuan utama dalam pengembangan unit usaha adalah untuk memenuhi kebutuhan santri. Demi terwujudnya maksimalisasi kemandirian ekonomi, seluruh penghuni pondok diwajibkan untuk membeli produk yang ada di pesantren. Hal tersebut demi terwujudnya proteksi terhadap sirkulasi kegiatan ekonomi yang ada di pesantren.

  Kelemahan proses pelaksanaan perencanaan (planning) pada unit usaha Pondok Modern Darussalam Gontor:

  a. Perencanaan yang dilakukan dalam pengelolaan unit usaha Gontor terlihat begitu sederhana dan tidak mengacu pada Business Plan yang begitu matang. Bahkan, target dalam mencapai keuntungan tertentu tidak dapat diprediksi diawal. Meskipun, hasil yang didapat semakin meningkat setiap tahunnya.

  b. Tidak adanya target jangka panjang menyebabkan kurang optimalnya aplikasi dalam pelaksanaan perencanaan (planning). Perencanaan juga masih tergolong dalam jangka pendek, yakni hanya mengacu pada program pertemuan mingguan. Sehingga, program yang berjalan hanya bersifat singkat.

  c. Dalam pelaksanaan perencanaan (planning) kurang optimal dalam melakukan analisis SWOT, studi kelayakan bisnis (business feasibility), rencana strategik (strategic plan) yang begitu mendalam ketika ingin memulai unit usaha yang ada. Hal tersebut teridentifikasi hanya melihat kepada aspek “kekuatan dan peluang” tanpa melakukan strategi jangka panjang dalam menghadapi “kelemahan dan tantangan”.

  Adapun peningkatan keuntungan setiap tahun disebabkan adanya konsumen yang tetap, dimana seluruh penghuni pondok wajib dalam membeli produk yang ada didalam. Keuntungan dalam unit usaha tersebut bersifat pasti. Jadi, wajar apabila unit usaha pada Pondok Modern Darussalam Gontor dengan perencanaan (planning) yang sederhana dapat memaksimalkan keuntungan.

  Dengan demikian, proses pelaksanaan perencanaan (planning) yang diberlakukan pada unit usaha Pondok Modern Darussalam Gontor kurang baik. Proses perencanaan yang sederhana serta ditutupnya unit usaha KUK Fotocopy merupakan salah satu indikator kurang baiknya proses pelaksanaan perencanaan (planning) yang diberlakukan tanpa memperhitungkan target jangka panjang, business plan, strategic plan, dan analisis kelayakan bisnis secara mendalam.

  2. Pengorganisasian (Organizing) Pengorganisasian merupakan proses penempatan orang-orang dan sumber

  daya lainnya untuk melakukan tugas-tugas dalam penyampaian tujuan biasa. Sebuah organisasi yang tidak memiliki arah masa depan yang jelas akan sulit untuk melakukan kemajuan dalam memenuhi kebutuhan dan harapan para pihak (stakeholder) atas keberadaan organisasi tersebut seperti pemilik, customer, dan karyawan organisasi tersebut

  Tujuan dari pengorganisasian adalah mengalokasikan sumber daya, merumuskan dan menetapkan tugas, dan menetapkan prosedur yang diperlukan. Menetapkan struktur organisasi yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggung jawab. Kegiatan perekrutan, penyeleksian, pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia. Kegiatan penempatan sumber daya manusia pada posisi yang paling tepat.

  Pelatihan karyawan dalam berinteraksi dengan pelanggan, bekerja dalam tim, dan mengelola ekspektasi merupakan hubungan penting. Hal tersebut dapat membantu organisasi mengelola interaksi pelanggan secara lebih efektif untuk mempertahankan daya saing dalam usaha perekonomian.

  Kelebihan proses pelaksanaan pengorganisasian (organizing) pada unit usaha Pondok Modern Darussalam Gontor:

  a. Dilihat dari segi pengorganisasian Organizing pada umumnya, pola organisasi unit usaha pesantren gontor dapat dilihat pada skema berikut: Badan Wakaf Kyai Yayasan Koppontren Pembimbing Unit Usaha Pengelola Asatidz Karyawan. Proses pendelegasian yang a. Dilihat dari segi pengorganisasian Organizing pada umumnya, pola organisasi unit usaha pesantren gontor dapat dilihat pada skema berikut: Badan Wakaf Kyai Yayasan Koppontren Pembimbing Unit Usaha Pengelola Asatidz Karyawan. Proses pendelegasian yang

  b. Seluruh unit usaha membentuk pembagian tugas demi terwujudnya rencana yang telah ada. Adapun pembagian kerja yang dilakukan dibagi menjadi beberapa sub bagian. Umumnya tiap bagian terdiri dari ketua, sekretaris, bendahara, bagian pemasaran, bagian pergudangan. Dari masing-masing bagian tersebut saling berkoordinasi demi terwujudnya tujuan yang akan dicapai.

  c. Setiap unit usaha memiliki 11 pembimbing unit usaha yang mengontrol kegiatan yang diberlakukan, serta memberikan arahan terhadap pelaksanaan unit usaha tersebut. Pembimbing tersebut ditunjuk oleh bagian Yayasan yang berkonsentrasi pada bidang koperasi pondok pesantren. Yayasan bertanggung jawab pada Pimpinan. Pimpinan atau kiyai mempunyai tanggung jawab terhadap Badan Wakaf.

  Kelemahan proses pelaksanaan pengorganisasian (organizing) pada unit usaha Pondok Modern Darussalam Gontor:

  a. Pembagian tugas tersebut masih bersifat double section Pembagian tugas secara ganda. Hal tersebut dapat menjadikan profesionalitas menjadi terganggu. Begitu pula halnya dengan pembagian pembimbing unit usaha, ada beberapa unit yang tidak ditempatkan sesuai dengan klasifikasi unit usaha sejenis.

  b. Proses Pengorganisasian (Organizing) yang dilakukan pada unit usaha Pondok Modern Darussalam Gontor memerlukan waktu lebih panjang b. Proses Pengorganisasian (Organizing) yang dilakukan pada unit usaha Pondok Modern Darussalam Gontor memerlukan waktu lebih panjang

  c. Kelemahan selanjutnya dalam hal pengorganisasian (organizing) adalah adanya 2 unit usaha yang tidak melaporkan laporan keuangan melalui bidang koperasi pesantren yakni BMT La Tansa dan BMT Siman. Meskipun laporan keuangan dialporkan melalui pimpinan Pondok secara langsung, hal tersebut bisa merusak fungsi manajemen Organizing (pengorganisasian) serta menimbulkan Misunderstanding.

  Pergantian tempat yang dilakukan membutuhkan penyesuaian dalam memahami operasional unit usaha yang ada. Pembagian waktu antara mengajar, kuliah, dan mengurusi unit usaha. Sehingga, asatidz yang bertanggung jawab pada unit usaha tersebut tidak dapat fokus dalam mengembangkan unit usaha yang ada.

  Secara keseluruhan, implementasi pengorganisasian (organizing) yang diberlakukan oleh Pondok Modern Darussalam Gontor dapat digolongkan dalam kriteria sedang. Hal tersebut disebababkan adanya beberapa kelemahan dalam praktek pengorganisasian (organizing).

  3. Kepemimpinan (Leading) Seseorang yang turut menjadi anggota organisasi dan ikut kerja sama dalam

  perusahaan memiliki tujuan kepentingan pribadi masing-masing. Pada umumnya, kepentingan pribadi justru bertentangan dengan tujuan bersama. Agar kepentingan pribadi tersebut dapat diatur dan diarahkan, maka perlu daya upaya untuk mempengaruhi anggota kelompok organisasi agar dapat merealisasikan tujuan yang telah ditentukan, dinamakan sebagai Kepemimpinan

  Kepemimpinan berarti melibatkan orang lain, yaitu bawahan atau karyawan yang akan dipimpin. Kepemimpinan juga melibatkan pembagian kekuasaan (power). Pemimpin mempunyai power yang lebih besar dibandingkan dengan yang dipimpin. Power tersebut datang dari beberapa sumber: reward power, coercive power, legitimate power, referent power, dan expert power. Berikut merupakan sumber-sumber kekuasaan.

  Paling tidak harus ada 3 hal yang dimiliki pemimpin, yakni sebagai pemimpin atau pemikir besar (envisioning), pemberdaya (empowering), dan secara terus- menerus memberikan semangat (energizing). Jenis kepemimpinan demikian akan memiliki visi yang kuat sehingga dapat dikatakan sebagai tipe kepemimpinan visioner (visionary leadership

  Kelebihan proses pelaksanaan kepemimpinan (leading) pada unit usaha Pondok Modern Darussalam Gontor:

  a. Dilihat dari segi Kepemimpinan (Leading) yang diberlakukan pada Pondok Modern Darussalam Gontor termasuk jenis kepemimpinan kolektif. Setiap individu merasa sebagai pemimpin bagi dirinya sendiri a. Dilihat dari segi Kepemimpinan (Leading) yang diberlakukan pada Pondok Modern Darussalam Gontor termasuk jenis kepemimpinan kolektif. Setiap individu merasa sebagai pemimpin bagi dirinya sendiri

  b. Demi terwujudnya proses kepemimpinan yang ada, maka Yayasan Menanamkan nilai-nilai dan jiwa pondok dalam melaksanakan kegiatan unit usaha, Pembimbing memberikan masukan demi peningkatan unit usaha, Ketua mengarahkan para anggotanya dalam kegiatan unit usaha, Tiap-tiap individu memiliki rasa kepemimpinan demi mengembangkan secara bersama.

  c. Jika dilihat pada pola kepemimpinan yang ada pada perusahaan, manajer merupakan seseorang yang benar-benar memikirkan dalam perkembangan usaha hingga mencapai target. Hal tersebut tidak berlaku pada unit usaha yang ada dalam Pondok Modern Darussalam Gontor. Dalam unit usaha pesantren, masing-masing staff asatidz memiliki jiwa pemimpin yang bertanggung jawab dalam menjaga dan mengembangkan unit usaha.

  Kelemahan proses pelaksanaan kepemimpinan (leading) pada unit usaha Pondok Modern Darussalam Gontor

  a. Meskipun proses kepemimpinan (leading) pada unit usaha pesantren sudah baik adanya. Namun, profesionalisme dalam melakukan arahan dan motivasi dalam unit usaha masih terlihat kurang. Hal ini disebabkan latar belakang beberapa pembimbing yang bukan merupakan berasal dari background entrepreneur memberikan arahan yang kurang optimal.

  b. Kurangnya pelatihan kepemimpinan dalam pengelolaan unit usaha (entrepreneur) dapat menjadikan indikasi kurangnya intensitas perhatian pentingnya memperdalam kualitas keilmuan dalam hal bidang kepemimpinan dalam entrepreneur.

  c. Meskipun basis arahan dan motivasi yang diberikan berdasarkan pengalaman sebelumnya, namun setiap pemimpin harus memiliki visi yang jelas tentang lembaga yang dipimpinnya, mampu menjelaskan visi kepada pemimpin bawahannya, menguasai segala permasalahan yang ada, sehingga semua bawahan dapat memahami dan mengaplikasikan program kerja secara maksimal.

  Meskipun demikian, pola kepemimpinan yang diberlakukan pada unit usaha Pondok Modern Darussalam Gontor tergolong baik. Proses kepemimpinan dan motivasi berangkat dari individu untuk mensuksesan aktivitas perekonomian yang ada. Pembimbing unit usaha menjadi seorang konsultan pada ide-ide yang ditawarkan dalam pengembangan unit usaha. Terlebih, figur karistmatik kiyai memberikan semangat (spirit) dalam pesantren sehingga memiliki kekuatan (power) dalam memimpin suatu instansi tersebut.

  Kepemimpinan secara bersama dapat menuputi kekurangan antara satu dengan lainnya, khususnya kepemimpinan dalam bidang pengelolaan unit usaha. Dengan satu kesatuan yang utuh, maka proses pelaksanaan arahan, motivasi, serta bimbingan dapat dilakukan secara baik. Dengan demikian, praktek kepemimpinan (leading) Pondok Modern Darussalam Gontor tergolong dalam kriteria baik.

  4. Pengontrolan (Controlling) Pengawasan merupakan salah satu fungsi manajemen, yang dibutuhkan untuk

  menjamin agar semua keputusan, rencana dan pelaksanaan kegiatan mencapai tujuan dengan hasil yang baik dan efisien. Controlling memiliki peranan penting dalam manajemen, mengingat mempunyai fungsi untuk menguji apakan pelaksanaan kerja teratur tertib, terarah, atau tidak. Meskipun planning, organizing, leading baik, tetapi pengontrolan terhadap pelaksanaan kerja tidak teratur dan terarah, maka tujuan yang telah ditetapkan tidak dapat tercapai

  Tujuan dalam proses pengawasan (controlling) adalah untuk mengevaluasi keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis sesuai dengan indikator yang telah ditetapkan. Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang ditemukan. Serta melakukan berbagai alternatif solusi atas berbagai masalah yang terkait dengan pencapain tujuan dan target bisnis

  Untuk mendapatkan suatu sistem pengawasan yang efektif, maka perlu dipenuhi beberapa prinsip pengawasan. Ada dua prinsip pokok bagi suatu sistem pengawasan yang efektif ialah adanya rencana tertentu dan adanya pemberian instruksi-instruksi, serta wewenang-wewenang kepada bawahan.

  Dilihat dari segi pengontrolan controlling, setiap unit usaha yang ada pada Pondok Modern Darussalam Gontor melakukan evaluasi terhadap kegiatan yang telah diberlakukan setiap hari, mingguan, bulanan, bahkan setiap 3 bulan sekali.

  Evaluasi harian dilakukan dalam mengontrol uang masuk dan keluar, serta proses pengawasan terhadap kinerja karyawan dan staff yang dilakukan oleh ketua. Evaluasi mingguan merupakan kegiatan yang diberlakukan guna Evaluasi harian dilakukan dalam mengontrol uang masuk dan keluar, serta proses pengawasan terhadap kinerja karyawan dan staff yang dilakukan oleh ketua. Evaluasi mingguan merupakan kegiatan yang diberlakukan guna

  Evaluasi bulanan melibatkan pembimbing dalam melakukan proses pengontrolan. Seluruh staff dan pembimbing bersama melakukan evaluasi terhadap kinerja yang telah dilaksanakan selama sebulan penuh. Hal tersebut termasuk dalam laporan keuangan bulanan dan pengontrolan pembimbing terhadap unit usaha.

  Evaluasi triwulanan merupakan audit terhadap proses kegiatan unit usaha yang ada. Tiap-tiap bagian wajib melaporkan uang masuk dan keluar selama 3 bulan perjalanan unit usaha tersebut. Laporan tersebut dilaporkan kepada bagian yayasan koperasi pesantren yang merupakan sentral kegiatan ekonomi di pesantren.

  Pada proses selanjutnya, yayasan koperasi pondok pesantren akan melaporkan aktivitas unit usaha pesantren kepada bapak pimpinan pondok, yang kemudian akan dilaporkan kepada Lembaga Badan Wakaf Pondok Modern Darussalam Gontor.

  Kelebihan proses pelaksanaan pengontrolan (controlling) pada unit usaha Pondok Modern Darussalam Gontor:

  a. Pelaksanaan Proses Pengontrolan (Controlling) pada unit usaha Pondok Modern Darussalam Gontor dapat dirangkum sebagaimana berikut: Mengadakan evaluasi mingguan antar bagian; Mengadakan evaluasi bulanan kepada seluruh staff; Mengadakan evaluasi triwulan bersama

  Yayasan; Melaporkan aktivitas keuangan harian kepada Ketua; Melaporkan aktivitas keuangan bulanan kepada Pembimbing; Melaporkan aktivitas keuangan triwulan kepada Yayasan Pondok; Pembimbing melakukan audit dalam waktu yang tidak ditentukan (secara langsung); Yayasan pondok melaporkan seluruh aktivitas unit usaha kepada Pimpinan Pondok; Pimpinan pondok melaporkan seluruh aktivitas unit usaha kepada Badan Wakaf.

  b. Badan Wakaf Pondok Modern Darussalam Gontor merupakan lembaga tertinggi dalam segala aktivitas yang ada di pondok pesantren. Termasuk dalam kegiatan unit usaha pesantren. Unit usaha merupakan ladang pembelajaran dalam bidang kemandirian yang kelak akan bermanfaat ketika mengabdi di masyarakat pada kehidupan mendatang.

  Kelemahan proses pelaksanaan pengontrolan (controlling) pada unit usaha Pondok Modern Darussalam Gontor: Proses pengawasan terhambat akan kegiatan pengelola (asatidz) yang terbagi menjadi tiga sekaligus yakni mengajar, aktivitas perkuliahan, dan menjaga unit usaha yang ada.

  Meskipun demikian, seluruh staff asatidz melakukan totalitas kegiatan unit usaha dengan memegang penuh amanah, kepecayaan, serta niat ibadah dalam menjalankannya. Dengan demikian, proses pengontrolan (controlling) dapat diklasifikasikan pada kriteria sangat baik.

  Secara keseluruhan, implementasi manajemen unit usaha yang diberlakukan oleh Pondok Modern Darussalam Gontor tergolong baik. Hal tersebut dibuktikan dengan Keberhasilan unit usaha pesantren terhadap frekuensi peningkatan keuntungan (laba bersih) setiap tahunnya. Berikut merupakan peningkatan keuntungan unit usaha pondok modern darussalam Gontor:

  Tabel 4.1

  Rekapitulasi Keuangan Unit Usaha Pondok Modern Darussalam Gontor Ponorogo

Total

  Tahun 2009 Tahun 2010 Tahun 2011 Tahun 2012 Tahun 2013

  Meskipun pada tahun 2013 mengalami penurunan yang tidak jauh daripada tahun 2012. Penurunan tersebut diakibatkan karena diberlakukannya reparasi peningkatan gedung La Tansa Buku. dan La Tansa Bakso yang menjadi sentral dalam meningkatkan laba bersih secara keseluruhan. Sehingga gedung harus berpindah tempat pada tempat yang kurang strategis.

  Sehingga, hal tersebut berimplikasi pada penurunan yang ada pada unit usaha La Tansa Buku, Percetakan Darussalam yang berhubungan langsung Sehingga, hal tersebut berimplikasi pada penurunan yang ada pada unit usaha La Tansa Buku, Percetakan Darussalam yang berhubungan langsung

  Tahun 2009 Tahun 2010 Tahun 2011 Tahun 2012 Tahun 2013

  Dengan berjalannya pelaksanaan fungsi manajemen pada pelaksanaan kegiatan unit usaha di Pondok Modern Darussalam Gontor, maka hasil yang didapatkan adalah sebagai berikut:

  1. Mekanisme organisasi berjalan dengan baik;

  2. Mengetahui kendala dan permasalahan pada bagian unit usaha;

  3. Mencari solusi terhadap permasalahan yang ada;

  4. Adanya akuntabilitas dan transparansi keuangan antar unit usaha;

  5. Meminimalisir kegagalan dan mengotimalkan keberhasilan;

  6. Usaha ekonomi menjadi media pembelajaran dan pengalaman;

  7. Terciptanya kemandirian ekonomi di Pesantren;

MODEL IMPLEMENTASI MANAJEMEN UNIT USAHA PONDOK MODERN DARUSSALAM GONTOR

  Badan Wakaf

  PM GONTOR

  Pimpinan Pondok

  Administrasi

  Yayasan (YPPWPM)

  Pembimbing Unit Usaha

  Organizing

  UNIT USAHA

  Pengelola (Ustadz)

  Santri Masyarakat