91
4.3.5. Analisa Kebutuhan Sistem Yang Sedang Berjalan
Analisa sistem informasi kepegawaian yang sedang berjalan dilakukan guna memperoleh suatu gambaran yang jelas mengenai kelemahan dan
kelebihan sistem yang berjalan. Dalam tahap ini juga dilakukan penelitian terhadap permasalahan yang ada yaitu dengan mengamati dan melihat sistem
yang sedang berjalan pada sub bagian kepegawaian di Walikotamadya Jakarta Timur.
Sistem informasi kepegawaian yang berjalan saat ini pada Walikotamadya Jakarta Timur, masih banyak kekurangan beberapa proses
kerjanya. Hal ini terlihat pada sistem yang masih manual kurang baiknya manajemen data kepegawaian yang ada saat ini seperti siapa saja yang
mengajukan permohonan pensiun, permohonan mutasi, kenaikan pangkat diterima atau ditolak dan lain sebagainya.
Dengan adanya permasalahan tersebut, diharapkan adanya jalan keluar untuk memecahkan masalah yang terdapat pada Walikotamadya Jakarta Timur
guna memudahkan proses kerja dan memudahkan bagian kepegawaian dalam menginput data atau mengupdate data pegawai juga dalam pencarian datanya.
4.3.6. Kelemahan Sistem Yang Sedang Berjalan
Dari hasil analisa sistem kepegawain pada Walikotamadya Jakarta Timur, penulis menguraikan beberapa kelemahan pada proses sistem yang
sedang berjalan ini diantaranya adalah :
92 1. Sering terjadinya kesalahan dalam pencarian data pegawai yang telah
dimutasikan, telah pensiun atau yang telah berubah pangkat baru. 2. Bagian kesekretariatan walikotamadya harus menunggu terlebih dahulu
untuk meminta salah satu dari data pegawai yang dibutuhkan karena proses penyajian informasi kepegawaian berjalan lambat dan kurang
tertata dengan baik. 3. Terjadinya penumpukan dokumen-dokumen data pegawai, baik itu surat
permohonan ataupun surat keputusan pegawai.
Dari uraian kelemahan-kelemahan sistem yang ada pada Walikotamadya Jakarta Timur, dapat penulis simpulkan bahwa untuk memperoleh informasi
yang dibutuhkan baik dalam pencarian data, memasukan data maupun dalam pembuatan laporan memungkinkan terjadinya kesalahan dan keterlambatan
informasi data yang dibutuhkan segera. Pada saat itu di khawatirkan akan menghambat proses kerja pada staff kepegawaian khususnya sub bagian
pengolahan data.
4.3.7. Kelebihan Sistem Yang Sedang Berjalan
Disamping dari kelemahan sistem yang ada pada sistem informasi kepegawaian di Walikotamadya Jakarta Timur, penulis menguraikan beberapa
kelebihan pada proses sistem tersebut, diantaranya adalah :
93 1. Tidak memerlukan biaya yang mahal untuk pembelian program aplikasi
yang semestinya dipesan atau di desain. 2. Tidak memerlukan biaya tambahan untuk pemrograman, karena
membutuhkan programmer yang terlatih.
4.3.8. Alternatif Pemecahan Masalah
Dari hasil analisa maka diperlukan suatu pemecahan masalah terhadap kelemahan dan kendala yang dihadapi. Alternatif pemecahan masalah yang
ditawarkan adalah : 1. Dibuatkan sistem informasi kepegawaian.
2. Dibuatkan suatu fitur dalam program yang memudahkan pendataan pegawai, daftar urut kepangkatan, penilaian pegawai, pendataan pegawai
yang mutasi, pensiun, perubahan pangkat, pendataan gaji pegawai dan absensi.
3. Dibuatkan basis data database kepegawaian. 4. Dibuatkan suatu program yang dapat menyimpan data ke dalam basis
data.
4.4. Disain Sistem Yang Diusulkan 4.4.1. Diagram Konteks Sistem Yang Diusulkan
Kategori