74
4.2. Perencanaan Sistem yang Diusulkan
Tahap perencanaan sistem ini bertujuan untuk merencanakan sistem yang akan dikembangkan. Pada tahap perencanaan sistem ini penulis mengajukan permintaan
untuk mengkaji dan mempelajari sistem yang ada pada Walikotamadya Jakarta Timur khususnya bagian kepegawaian. Kemudian merencanakan strategi bagaimana sistem
kepegawaian ini dapat memfasilitasi kemudahan bagi pegawai Walikotamadya atau yang berkepentingan.
4.3. Analisa Sistem Yang Sedang Berjalan
4.3.1. Uraian Sistem Yang Sedang Berjalan
Dalam sistem yang berjalan ini terdapat tujuh entitas diantaranya adalah pegawai, kepala sub bagian, kepala bagian, kepala Walikota Jaktim, sub bagian
kepegawaian, BKD Pusat dan BKN. Pada tahap pendataan pegawai seperti biodata, daftar urut kepangkatan,
penilaian pegawai, absensi pegawai dan gaji pegawai sub bagian kepegawaian Kasubag Umum langsung memperoleh data kepegawaian ketika pegawai
tersebut resmi diterima bekerja atau mutasi dari tempat lain. Kemudian data tersebut diberikan ke kasubag informasi dan pengolahan data untuk disimpan
dan dibuatkan laporan yang akan diserahkan kebagian kepegawaian. Pada saat pegawai mengajukan mutasi pensiun kenaikan pangkat, sub
bagian kepegawaian memberikan formulir kosong dan informasi syarat-syarat yang harus dilampirkan oleh pegawai. Sesudah pemohon mengisi formulir
dengan lengkap, formulir isi disampaikan kepada kepala Walikota Jaktim
75 untuk ditandatangani, lalu formulir isi tersebut diberikan kepada sub bagian
kepegawaian untuk diserahkan kepada BKN. Setelah diverifikasi, BKN membuat Surat keputusan Sk laporan
ditolak lalu diserahkan ke BKD Pusat dan sub bagian kepegawaian, yang nantinya Surat keputusan Sk tersebut akan diberikan kepada pegawai dan
kepala Walikota Jaktim yang mengajukan. Sub bagian kepegawaian juga membuat laporan diterimaditolak untuk Kepala Walikota Jaktim. Uraian
system berjalan ini digambarkan dalam flowchart lihat gambar 4.3a, gambar 4.3b, gambar 4.3c, gambar 4.3d berikut.
76
Gambar 4.3a. Flowchart Sistem Kepegawaian
77
Gambar 4.3b.
Flowchart Mutasi
78
Gambar 4.3c. Flowchart Pensiun
79
Gambar 4.3d. Flowchart Kenaikan Pangkat
80
4.3.2. Analisa Input masukan
Tujuan dari analisa input ini adalah untuk mengetahui data apa saja yang akan di input atau dimasukkan pada sistem yang sedang berjalan.
Masukan sistem yang sedang berjalan adalah : 1.
Surat permohonan mutasi Surat pengajuan yang dibuat oleh pegawai dan diajukan kepada
pimpinan yang lebih tinggi setingkat, surat ini dikelompokkan sebagai dokumen.
2. Formulir pensiun
Formulir yang menyatakan bahwa seorang pegawai mengajukan pensiun. Formulir pensiun dikelompokan sebagai dokumen.
3. Formulir kenaikan pangkat
Formulir yang menyatakan bahwa seorang pegawai mengajukan kenaikan pangkat. Formulir ini dikelompokan sebagai dokumen.
4.3.3. Analisa Proses
Kategori