34 b.
Sedapat mungkin bentuk kerja distandarisasi sehingga dapat dicetak dengan rapih lebih dahulu dan secara konsisten dapat memuat informasi
penting yang diperlukan untuk audit. c.
Rapi dan mudah dibaca sehingga memudahkan penelaahannya. d.
Lengkap dalam arti memuat semua informasi penting sehingga pada saat penelaahan tidak memerlukan penjelasan secara lisan.
e. Ringkas namun jelas, dalam arti kertas kerja memuat informasi pokok
yang relevan dengan tujuan audit dan menyajikan informasi secara sistematik dan dengan istilah-istilah yang jelas.
f. Menggunakan metode pemberian nomor indek yang seragam, diberi judul,
referensi dan referensi silang, tanggal, dan tanda tangan pemeriksa. Jika kertas kerja dapat disusun sesuai dengan karakteristik tersebut
diatas maka pendokumentasian pekerjaan audit dapat diselenggarakan dengan efisien, efektif, dan ekonomis. Program pelatihan staf pemeriksa, penugasan
staf yang tepat, dan penelahaan serta pengawasan oleh manajer dapat meningkatkan mutu kertas kerja.
5. Pelaporan Dan Tindak Lanjut
Hasil akhir manajemen audit adalah laporan hasil pemeriksaan. Tidak dapat disangkal lagi bahwa tahap pelaporan merupakan proses manajemen
audit yang sangat penting. Perencanaan dan pengarahan, temuan-temuan, serta kesimpulan dan rekomendasi audit tidak ada manfaatnya jika manajemen unit
kerja yang diaudit tidak termotivasi untuk melaksanakan tindak lanjut atas rekomendasi yang diberikan di dalam laporan tersebut. Kualitas laporan hasil
35 pemeriksaan tidak hanya tercipta secara kebetulan, namun dihasilkan dari
proses sistematis yang menggunakan pendekatan disiplin tertentu yang secara sadar dilaksanakan oleh seluruh jajaran internal auditor.
Waktu merupakan hal penting dalam penyusunan laporan hasil pemeriksaan. Hal ini disebabkan karena pemanfaatan laporan hasil
pemeriksaan sangat bergantung pada ketepatan waktunya. Jika disajikan terlambat, maka informasi mengenai temuan-temuan ketidakefisienan,
ketidakefektifan, dan ketidakhematan unit kerja yang diaudit menjadi kurang bermanfaat. Keterlambatan tersebut mengakibatkan manajemen unit kerja
yang diaudit tidak dapat segera melakukan tindakan koreksi. Sejak awal penugasan audit, semua anggota tim audit harus menyadari bahwa hasil-hasil
auditnya akan digunakan untuk melaksanakan tindakan koreksi sehingga proses audit diharapkan dapat selesai tepat pada waktunya. Laporan hasil
pemeriksaan yang tidak tepat waktu, akan merugikan seluruh perusahaan. Keterlibatan manajemen sejak awal audit kemungkinan dapat menyadarkan
manajemen yang bersangkutan menyetujui perlunya tindakan koreksi dan implementasinya secara tepat.
Divisi internal audit harus menyusun dan memantau kebijakan yang diperlukan agar laporan hasil pemeriksaan disajikan tepat waktu. Memang,
tahap pelaporan bervariasi secara langsung dengan anggaran waktu audit. Tahap penyusunan laporan dimulai saat diselesaikannya audit secara
mendalam dan berakhir dengan dikeluarkannya laporan hasil pemeriksaan final. Tahap pelaporan harus disupervisi secara terbuka oleh supervisor auditor
36 dan dikoordinasikan untuk menjamin digunakannya teknik komunikasi yang
akurat. Koordinasi dengan unit kerja yang diaudit diperlukan agar dapat menjamin kondisi-kondisi yang menguntungkan untuk mendiskusikan draft
laporan hasil pemeriksaan secara tuntas dan agar untuk revisi draft laporan tersebut tersedia waktu yang cukup.
Secara formal, biasanya divisi internal audit melalui prosedur yang disusunnya, mengikuti tindak lanjut atas kesimpulan dan rekomendasi yang
disajikannya dalam laporan hasil pemeriksaan. Untuk memantau proses pelaporan dapat digunakan checklist.
Checklist menjamin dilakukannya pengendalian proses pelaporan secara rinci sehingga tidak ada tugas-tugas audit penting yang tidak dikerjakan. Auditor
bertugas untuk melaksanakan semua proses penyusunan laporan yang ada dalam checklist dan supervisor auditor bertugas untuk mengendalikannya.
Setelah selesai tahap pelaporan, checklist selesai tahap laporan, checklist menjadi bagian integral kertas kerja.
Laporan hasil pemeriksaan dikomunikasikan kepada manajemen puncak yang memberikan penugasan audit dan manajemen unit kerja yang
diaudit. Manajemen puncak menggunakan laporan hasil pemeriksaan untuk: a.
Memantau efisiensi, efektivitas, dan kehematan setiap unit kerja yang ada di perusahaan.
b. Menilai kecocokan sistem perencanaan dan pengendalian manajemen dari
setiap unit kerja yang ada diperusahaan.
37 Dalam laporan hasil pemeriksaan disajikan rekomendasi untuk
meningkatkan prestasi melalui tindakan koreksi sesuai dengan temuan-temuan dan kesimpulan-kesimpulan laporan manajemen audit harus menyatakan
secara eksplisit kegiatan-kegiatan yang dapat ditingkatkan efisiensinya dan efektivitasnya serta memberikan rekomendasi yang dirancang untuk
meningkatkan prestasinya. Menyajikan temuan-temuan, kesimpulan- kesimpulan, dan rekomendasi untuk meningkatkan prestasi dalam laporan
hasil pemeriksaan merupakan perbedaan pokok dengan laporan pemeriksaan keuangan.
Laporan hasil pemeriksaan tidak saja menyajikan temuan-temuan mengenai kelemahan atau ketidaksesuaian, namun juga harus menyajikan
temuan-temuan yang positif dan prestasi yang memuaskan dapat mengakibatkan keharmonisan antara auditor dengan manajemen unit kerja
yang diaudit. Baik laporan mengenai temuan-temuan yang positif maupun negatif, pelaporan prestasi memuaskan maupun tidak memuaskan semuanya
harus didukung oleh dokumentasi kertas kerja yang mencukupi. Oleh karena auditor memahami bahwa struktur pelaporan hasil pemeriksaan memerlukan
penjelasan mengenai penyebab timbulnya temuan atau kondisi yang tidak menguntungkan, auditor harus memisahkan pengaruh perubahan lingkungan
terhadap prestasi unit kerja yang diaudit. Jika kegiatan telah berjalan dengan memuaskan, namun karena alasan-alasan tertentu prestasinya tidak
memuaskan, maka perlu ditelusuri penyebab masalah tersebut. Masalah ini mungkin disebabkan oleh perubahan lingkungan dan bukan disebabkan karena
38 prosedur kegiatan yang tidak tepat sehingga prosedur tidak perlu diubah.
Terjadinya kondisi yang tidak menguntungkan karena perubahan lingkungan perlu dijelaskan dengan tepat didalam laporan hasil pemeriksaan.
Auditor harus mendiskusikan draft laporan hasil pemeriksaan dengan manajemen unit kerja yang diaudit maupun dengan atasannya. Dalam diskusi
tersebut pembahasannya dipusatkan pada temuan-temuan, kesimpulan- kesimpulan, dan rekomendasi. Dalam laporan hasil pemeriksaan final, auditor
harus memasukkan pandangan manajemen terhadap temuan-temuan, kesimpulan, dan rekomendasi audit tersebut. Diskusi draft laporan hasil
pemeriksaan dengan manajemen diharapkan dapat mencapai tujuan untuk: a.
Menciptakan adanya pengendalian kualitas audit yang memadai. b.
Memberikan kesempatan kepada auditor untuk menjual gagasan. c.
Menampung tanggapan atau komentar dari manajemen unit kerja yang diaudit.
Laporan hasil pemeriksaan diharapkan dapat memberikan dorongan yang konstruktif untuk memperbaiki dan meningkatkan prestasi manajemen.
Dalam laporan tersebut tidak boleh ada maksud untuk secara khusus mengkritik prestasi pribadi. Isi dan nada draft laporan, serta cara-cara auditor
untuk mengarahkan diskusi, sangat menentukan tanggapan manajemen terhadap draft laporan tersebut. Auditor hendaknya memulai diskusi dengan
penyajian secara lisan untuk menjelaskan draft laporan hasil pemeriksaan. Penjelasan lisan tersebut hendaknya dirancang untuk meyakinkan manajemen
unit kerja yang diaudit bahwa draft laporan tersebut berisi informasi yang
39 akurat, temuan-temuan yang didukung oleh bukti, kesimpulan yang valid, dan
rekomendasi yang dapat dilaksanakan. Auditor juga harus menunjukkan bahwa draft laporan hasil pemeriksaan telah memperhatikan sebaik-baiknya
kepentingan manajemen unit kerja yang diaudit maupun kepentingan perusahaan secara keseluruhan.
Proses manajemen audit belum berakhir sebelum semua tindakan koreksi dilaksanakan. Tindak lanjut pemeriksaan diperlukan untuk
menentukan apakah tindak koreksi benar-benar dilaksanakan dan apakah tindakan koreksi tersebut memuaskan. Manajemen unit kerja yang diaudit
perlu menentukan tanggapan terhadap hasil-hasil pemeriksaan sebagai tindak lanjut atas pemeriksaan tersebut. Tanggapan manajemen tersebut tertuang
dalam kebijakan perusahaan secara tertulis, untuk melaksanakan tindakan koreksi yang disarankan oleh auditor melalui laporan hasil pemeriksaan
finalnya. Dalam persetujuan tertulis yang ditandatangani oleh manajemen unit kerja yang diaudit tersebut, ditentukan bentuk tidak lanjut dan waktu yang
diperlukan untuk melaksanakannya. Manajemen puncak harus menentukan dengan jelas siapa yang
bertanggung jawab terhadap tindak lanjut atas saran dan rekomendasi yang akan dilakukan. Sebaiknya yang bertanggung jawab terhadap tindak lanjut
tersebut adalah manajemen unit kerja yang diaudit, bukan internal auditornya. Manajemen unit kerja mungkin memutuskan tindakan perbaikan yang
berbeda dengan rekomendasi yang ada dalam laporan hasil pemeriksaan, meskipun keputusan tindakan perbaikan tersebut harus dievaluasi apakah
40 tindakan tersebut dapat mencapai hasil yang diterapkan. Divisi Internal Audit
menentukan prosedur formal untuk mengikuti tindak lanjut dalam jadwal atau periode yang akan datang.
C. Aspek Hubungan Manusia Dalam Manajemen Audit
Hubungan manusia merupakan masalah yang peka dalam manajemen audit. Kadang-kadang auditor menghadapi pertentangan atau sikap permusuhan
dari manajemen dan karyawan unit kerja yang diaudit, karena manajemen audit dapat mengakibatkan Sawyer’s, 2006:
a. Gangguan atau menambah pekerjaan karyawan unit organisasi yang diaudit.
b. Timbulnya kecenderungan dari manajemen dan karyawan unit organisasi
yang diperiksa menjadi khawatir atau bersikap mempertahankan diri karena laporan hasil pemeriksaan dapat mengakibatkan diketahuinya kelemahan-
kelemahan manajer unit yang diaudit dalam melaksanakan wewenangnya. c.
Timbulnya keinginan unit berorganisasi yang diaudit agar laporan hasil pemeriksaan hanya menyajikan informasi yang baik-baik saja menurut
pandangannya, namun auditor harus melaporkan kelemahan-kelemahan dalam sistem perencanaan dan pengendalian unit tersebut.
Memang yang dilaporkan oleh auditor adalah kelemahan-kelemahan sistem perencanaan unit organisasi yang diaudit, dan bukan laporan mengenai
prestasi pribadi karyawan tertentu. Namun, sulit dibedakan antara unit organisasi yang diaudit dengan prestasi pribadi karyawannya.
