29 Dari penjelasan diatas terlihat bahwa manajemen audit sangat
diperlukan untuk dapat mengikuti hal-hal yang tidak teramati oleh manajemen secara langsung. Tetapi keberhasilan pelaksanaannya sangat tergantung
kepada kemauan atau dukungan dari manajemen.
4. Pengelolaan Manajemen Audit
Menurut Tugiman 2002, manajemen audit merupakan salah satu fungsi divisi internal audit, yang juga harus dikelola dengan baik. Oleh karena
itu, divisi internal audit harus merancang dengan baik sistem perencanaan dan pengendalian. Ini berarti bahwa kegiatannya dapat menggunakan sumber dana
dan daya secara efisien, efektif, dan kehematan dalam rangka untuk mencapai tujuan divisi internal audit. Tujuan yang telah disetujui oleh manajemen
puncak, merupakan dasar untuk menyusun rencana kerja jangka panjang divisi ini. Penyusunan program atau rencana jangka panjang merupakan proses
pembuatan keputusan rencana kerja utama beserta alokasi sumber dana dan upayanya. Rencana kerja tersebut hendaknya dievaluasi secara sistematis dan
periodik. Dalam menyusun rencana kerja perlu dipertimbangkan skala prioritas dengan mendasarkan kepada besarnya dana yang dianggarkan untuk
divisi ini. Untuk dapat melaksanakan rencana kerjanya dengan baik, maka divisi ini harus memiliki staf internal audit dengan pengalaman dan kualitas
yang sesuai dengan tugasnya. Bila tidak mempunyai staf dengan kualitas yang dibutuhkan, maka dalam menyusun rencana kerja harus ada komitmen dari
manajemen puncak, adanya kemungkinan untuk menyewa jasa pihak luar.
30 Rencana kerja tahunan divisi internal audit disusun dari rencana kerja
jangka panjang. Selanjutnya Tugiman 2002 menjelaskan bahwa kriteria yang digunakan untuk menyusun rencana kerja tahunan adalah sebagai berikut:
a. Pendidikan, pengalaman, keahlian, dan pelatihan yang dimiliki oleh staf
auditor. b.
Sifat kritis auditor pada pusat pertanggungjawaban atau obyek lainnya yang direncanakan untuk diaudit.
c. Kesadaran manajemen terhadap perlunya manajemen audit.
d. Waktu yang diperlukan untuk audit obyek tertentu dan kapan obyek
tersebut diaudit terakhir kalinya. Untuk mewujudkan rencana kerja tersebut, general manager divisi
internal audit harus menyusun anggaran rencana kegiatan audit yang akan dilakukan. Anggaran tersebut merupakan proyeksi dana yang dialokasikan
untuk mendukung rencana kegiatan audit. Dalam menyusun rencana anggaran perlu disajikan secara rinci mengenai jadwal kegiatan audit, jumlah staf
internal audit yang melaksanakan dan dana yang diperlukan untuk setiap kegiatan. Adanya sistem anggaran yang baik sangat mendukung untuk
melaksanakan pengendalian manajemen terhadap internal audit. Dalam suatu perusahaan yang mempunyai divisi internal audit yang
besar, anggaran tahunan harus dirinci kedalam anggaran bulanan yang mencakup jadwal staf internal auditor untuk melaksanakan audit. Hal ini untuk
menjamin bahwa staf yang ditugaskan mempunyai keahlian, pendidikan, dan pengalaman yang cukup. Dalam laporan bulanan harus disajikan mengenai
31 perbandingan anggaran dengan realisasinya. Hal ini penting untuk
mengetahui: a.
Masalah dan hambatan yang timbul dalam pelaksanaan audit, serta cara penyelesaiannya.
b. Menganalisa dan mengevaluasi penyimpangan-penyimpangan yang
terjadi. c.
Menelaah apakah pelaksanaan anggaran tersebut dapat memberikan sumbangan terhadap pencapaian tujuan divisi internal audit maupun tujuan
perusahaan secara keseluruhan. Hal lain yang tidak kalah pentingnya dalam pengelolaan manajemen
audit yang baik adalah penyelenggaraan arsip oleh divisi internal audit. Arsip tersebut merupakan fasilitas penyimpanan untuk mengumpulkan dan
memelihara informasi yang relevan dengan perusahaan secara keseluruhan. Penentuan informasi yang relevan juga dipengaruhi oleh manfaat informasi
tersebut dibandingkan dengan biaya untuk memperoleh dan menyimpannya. Untuk masing-masing perusahaan, informasi yang disimpan oleh divisi
internal audit ada kemungkinan berbeda satu sama lain. Arsip tersebut sangat diperlukan sebagai sumber informasi dalam
pelaksanaan manajemen audit untuk: 1
Menganalisis dan menelaah tahap pendahuluan dalam rangka untuk mengetahui gambaran umum obyek yang diaudit.
2 Menentukan bagaimana, kapan, dan kepada siapa hasil audit
dikomunikasikan dan didiskusikan.
32 3
Mempertimbangkan rencana dan prosedur audit terhadap tindakan koreksi yang dilakukan oleh manajemen atas ketidakefisienan yang ditemukan
dalam laporan hasil pemeriksaan sebelumnya. 4
Dipelajari oleh anggota staf auditor yang baru sebagai bahan program orientasi dan pelatihan yang menyeluruh.
5 Referensi informasi dalam mempelajari saling hubungan antar unit kerja
yang diaudit. Informasi hubungan antar unit kerja ini diperlukan untuk menentukan strategi audit yang cocok.
Dalam menyelenggarakan arsip secara efisien, efektif dan ekonomis, terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu:
a. Manajer internal audit harus selalu siap untuk menambah data baru yang
belum termasuk dalam arsip. Jika melihat atau mendengar informasi dari suatu sumber, maka manajer departemen internal audit dan semua staf
audit harus selalu menyadari informasi yang diperlukannya. b.
Oleh karena arsip harus selalu diselenggarakan dengan efektif dan efisien, maka manajer internal audit harus menjaga agar tidak terjadi
penyimpangan arsip yang berlebihan. Beberapa pedoman untuk pengelolaan arsip yang baik meliputi:
1 Kebijakan pemilihan data yang tepat untuk diarsipkan dapat
mendorong penyelenggaraan arsip yang efisien dan efektif. 2
Arsip yang sudah usang atau tidak dipakai dapat dimusnahkan, karena jika kebijakan pemusnahan tidak diterapkan dapat mengakibatkan arsip
terlalu banyak sehingga tidak dapat dikelola dengan efektif dan efisien.
33 3
Perlu adanya prosedur untuk merevisi informasi yang ada didalam arsip dan meniadakan informasi yang tidak revelan.
Dalam mengelola manajemen audit, kertas kerja pemeriksaan merupakan alat yang sangat penting. Kertas kerja pemeriksaan tersebut
merupakan mata rantai yang menghubungkan antara catatan obyek yang diperiksa dengan laporan hasil pemeriksaan.
Internal auditor mempergunakan sebagian waktunya untuk menyusun kertas kerja pemeriksaan secara sistematis. Hal ini memudahkan auditor dalam
menyusun laporan hasil pemeriksaan. Dalam melaksanakan semua pekerjaan audit yang menjadi tugasnya,
seorang auditor harus mengumpulkan bukti yang berhubungan dengan tujuan dan luasnya audit. Bukti audit yang relevan dapat mendukung temuan-temuan
khusus, misalnya kelemahan dan kekurangan sistem pengendalian yang mengakibatkan ketidakefisienan, serta dapat digunakan sebagai dasar untuk
menyusun rekomendasi perbaikannya. Secara menyeluruh dokumentasi bukti dalam kertas kerja harus cukup
dalam kuantitas dan mutunya sehingga kesimpulan yang diambil tidak bias. Secara umum, kertas kerja pemeriksaan yang bermutu mempunyai
karakteristik sebagai berikut: a.
Untuk meningkatkan efisiensi, kertas kerja yang digunakan hanya satu sisi, jadi tidak boleh digunakan bolak-balik.
34 b.
Sedapat mungkin bentuk kerja distandarisasi sehingga dapat dicetak dengan rapih lebih dahulu dan secara konsisten dapat memuat informasi
penting yang diperlukan untuk audit. c.
Rapi dan mudah dibaca sehingga memudahkan penelaahannya. d.
Lengkap dalam arti memuat semua informasi penting sehingga pada saat penelaahan tidak memerlukan penjelasan secara lisan.
e. Ringkas namun jelas, dalam arti kertas kerja memuat informasi pokok
yang relevan dengan tujuan audit dan menyajikan informasi secara sistematik dan dengan istilah-istilah yang jelas.
f. Menggunakan metode pemberian nomor indek yang seragam, diberi judul,
referensi dan referensi silang, tanggal, dan tanda tangan pemeriksa. Jika kertas kerja dapat disusun sesuai dengan karakteristik tersebut
diatas maka pendokumentasian pekerjaan audit dapat diselenggarakan dengan efisien, efektif, dan ekonomis. Program pelatihan staf pemeriksa, penugasan
staf yang tepat, dan penelahaan serta pengawasan oleh manajer dapat meningkatkan mutu kertas kerja.
5. Pelaporan Dan Tindak Lanjut
