15. Secretary to General Manager
̇ Mengidentifikasi kebutuhan personalia; mengarahkan dan menasehati
seorang bawahan; mengidentifikasi dan mengusulkan program pengembangan seorang bawahan berdasarkan kemampuan yang dibutuhkan.
̇ Mengumpulkan dan memperbaharui GM dan merencanakan pelaksanaan
manajemen fungsional; menyususn atau mempersiapkan tempat rapat surat kabar yang terbit dua kali seminggu, surat kabar yang kuartalan, dan
anggaran rapat, termasuk pemesanan sewa hotel, GL dan mengawasi faktur; menyusun atau mempersiapkan tiket untuk perjalanan bisnis karyawan,
penginapan, dan lain-lain, yang mana akan disedialkan oleh bagian kantor personalia Area Personal Office.
̇ Mempersiapkan uang muka dari perjalanan yang dilakukan Travel Advance
Request TAR, dan voucher biaya tagihan Expense Claim Voucher EVC, untuk General Manager.
̇ Mengevaluasi dan memonitor kondisi perlatan dan perlengkapan kantor,
memberikan masukan atau komentar mengenai perbaikan atau usaha dalam memperoleh peralatan dan perlengkapan tersebut, meyediaankan kebutuhan
alat-alat tulis kantor di setiap departemen termasuk menyediakan PR dan mengawasi PO, serta mengadakan kertersediaannya pengobatan di area
perkantoran. ̇
Mempersiapkan laporan harian dan bulanan untuk General Manager, seperti laporan GMC, laporan perbaikan BC, laporan statistik, MRS, laporan berkala
BDR, dan menunjukkan kondisi keuangan OHD, PNL, dan lain-lain.
Noviana Sasmita : Akuntansi Aktiva Tetap Pada PT. Trakindo Utama Sumatera Area, 2008 USU Repository © 2009
Noviana Sasmita : Akuntansi Aktiva Tetap Pada PT. Trakindo Utama Sumatera Area, 2008 USU Repository © 2009
16. Sales Administration Coordinator
̇ Memegang bagian administrasi penjualan produk terbaikutama seperti,
pesanan pembelian, slip yang bersifat rutin, permohonan kredit konsumen, memeriksa kelengkapan dokumen serta mengirimkan dokumen-dokumen
tersebut ke Kantor Pusat HO. Membuat daftar ikhtisar mengenai status pengiriman produk terbaik setiap bulan dan mengirimkannya juga ke HO.
Mengadakan daftar laporan yang berhubungan penjualan produk terbaik untuk Manajemen Penjualan.
̇ Mengarsipkan dokumen penjualan, seperti Berita Acara Serah Terima
BAST, kuitansi Asli, pesanan pembelian, slip rutin, dan sebagainya, serta dokumen yang behubungan dengan konsumen secara sistematis dan dalam
pesanan menurut abjad. ̇
Mengadakan ID konsumen sebagai permintaan dari Operasional Penjualan pada kantor cabang ke dalam DBS, berdasarkan identitas dan identifikasi
pajak konsumen NPWP. ̇
Menerima segala keluhan komplain dari konsumen internal atau eksternal yang mana berhubungan dengan administrasi penjualan.
C. Jenis – jenis dan Pengklasifikasian Aktiva Tetap
Kategori