32 Universitas Sumatera Utara
pembentukan citra dan opini publik, Public Relations memerlukan media komunikasi. Salah satu media komunikasi PR yang diterbitkan sendiri adalah
House journal Soemirat, 2004:27. Media komunikasi House Journal itu diperlukan untuk pencapaian citra
positif dan dukungan opini publik, selain penggunaan media yang tidak bisa dikendalikan oleh PR yaitu media massa atau pers. Dalam siklus atau alasan
perancangan pembuatan House Journal itu sendiri mencakup dua aspek yaitu fact finding dan identifikasi masalah. Dalam fact finding, PR mencari dan
mengumpulkan berbagai fakta dan data tentang kebutuhan publik akan isi media, gaya dan bentuk media itu sendiri. Bilamana data dan fakta yang sudah terkumpul
mencerminkan aspirasi publik tentang perlunya house journal, diidentifikasi data dan fakta yang masih bercampur aduk itu dengan mengkategorikannya. Setelah
melalui tahap fact finding dan identifikasi masalah, tentukan tujuan menerbitkan media komunikasi house journal yang merupakan solusi dari identifikasi masalah.
Dengan melihat sasaran dari media komunikasi itu sendiri. Selain itu, baru bisa ditentukan sasaran pembacanya, yang menyangkut isi dan rubrikasi pada target
khalayak pembaca itu. Melalui rubrikasi itu akan tercermin informasi yang bersiffat informatif, edukatif, hiburan, dan gayanya yang lebih dialogis Soemirat,
2004:26-27.
2.1.4.1 Bentuk Media Internal
Frank Jefkins menyebutkan terdapat lima bentuk utaama house jurnal Soemirat, 2003:23 yaitu:
1. The sales bulletin: sebuah bulletin sebagai media komunikasi regular antara seorang sales manajer dengan salesman-nya dilapangan. Terbit
secara mingguan 2. The newsletter: berisi pokok-pokok berita yang diperhitungkan bagi
pembaca yang sibuk 3. The magazine: berisikan tulisan berbentuk feature, artikel dan gambar,
foto, diterbitkan setiap bulan atau triwulan 4. The tabloid newspaper: mirip surat kabar popular umum dan berisikan
pokok-pokok berita yang sangat penting, artikel pendek, dan ilustrasi. Diterbitkan mingguan, dwimingguan, bulanan, atau setiap dua bulan sekali
5. The wall newspaper: bentuk media komunikasi staffkaryawan di lokasi pabrik, perusahaan, atau pasar swalayan. Di Indonesia dikenal dengan
surat kabar majalah dinding.
33 Universitas Sumatera Utara
M. Linggar Anggoro menyebutkan Anggoro, 2000:213, bentuk media internal bervariasi, yaitu :
1. Majalah : Jurnal internal yang memiliki format majalah biasanya
berukuran A4 297x210 mm. isinya kebanyakan adalah artikel-artikel, feature dan ilustrasi. Jurnal internal itu dicetak biasa saja letterpress atau
bias juga melalui teknik yang canggih, seperti teknik litografi dan fotografer
2. Koran : isinya terdiri dari artikel-artikel berita yang disisipi artikel feature dan ilustrasi. Proses percetakannya biasanya lebih canggih, yakni secara
offset-litho atau web-offset-litho. 3. Newsletter : jumlah halamannya sedikit, yakni 2 hingga 8 halaman, dan
ukurannya biasanya A4. Sebagian besar isinya adalah tulisan-tulisan singkat dengan atau tanpa gambar. Percetakannya bias letterpress cetakan
biasa atau litografi dan bias juga hanya dengan mesin fotografer
4. Majalah dinding : bentuknya seperti poster kecil yang ditempelkan pada dinding. Ini merupakan suatu medium yang biasa digunakan untuk
keperluan internal maupun eksternal.
Sedangkan menurut Moore Moore, 2004: 355-356, bentuk-bentuk media internal non lisan yang digunakan untuk sebuah perusahaan yaitu :
1. Surat manajemen untuuk karyawan, ialah surat manajemen yang memaparkan masalah perusahaan yang penting disebarkan kepada
karyawan yang dikirimkan ke rumah karyawan 2. Majalah karyawan, ialah majalah karyaan yang menyajikan komunikasi
dua arah, memberikan informasi kepada karyawan tentang masalah perusahaan dan sebagai wadah karyaan untuk menyatakan pendapatnya
3. Papan pengumuman, yaitu salah satu media komunikasi kelompok karyawan yang paling murah, paling diacuhkan, dan paling efektif seperti
berita kesejahteraan masyarakat, pemberitahuan kelompok karyawan, kebijaksanaan perusahaan, pemberitahuan hari libur, serta informasi
tentang penutupan
4. Pameran produk, yaitu pameran bahan baku dan produk akhir memberikan kesan kepada karyawan berkenaan dengan peranannya dalam
menghasilkan produk tersebut 5. Laporan keuangan, yaitu untuk memberikan informasi kepada karyawan
tentang keuangan perusahaan dan memperbaiki kesalahpahaman tentang pendapatan perusahaan
6. Iklan surat kabar perusahaan, yaitu iklan yang memberikan informasi kepada karyawan dan keluarganya tentang kegiatan perusahaan dengan
biaya iklan yang relative murah serta mengontrol pesan dari pemasang iklannya.
34 Universitas Sumatera Utara
Adapun faktor-faktor yang mempengaruhi proses pembuatan media internal adalah :
1. Readers pembaca Penting untuk diketahui bahwa sponsor dan redaksi jurnal internal
harus secara pasti tahu siapa yang menjadi targetsasaran pembacanya, apakah manajemen, eksekutif atau karyawan kebanyakan. Pembaca
akan menentukan gaya dan isi penerbitan, dan pembaca yang telah mengenal serta memahami dengan saksama tentang penerbitan pers.
Para teknisi tentu akan senang membaca tentang mereka sendiri dan teman sekerja, salesman sangat menghargai jurnal yang
menginformasikan perusahaannya dan membantu untuk penjualannya. 2. Quantity eksemplaroplah
Besar-kecilnya kuantitas penerbitan atau oplah juga akan mempengaruhi metode produksi dan kualitas materi maupun
kandungan isinya 3. Frequency waktu terbit media
Jurnal harus diterbitkan secara teratur ndan memiliki tanggal publikasi yang tetap. Dari fasilitas dan biaya yang ada dapat diputuskan untuk
menerbitkan sebuah jurnal internal dengan waktu edisi terbit harian, mingguan, bulanan, dwibulanan, triwulanan, atau dengan waktu yang
jarang tetapi tidak boleh ada celah yang terlalu besar karena akan menghilangkan pengertian dari keberkalaan atau kontinuitas terbit
4. Policy kebijakan redaksi Dalam pembuatan jurnal internal kita menetapkan tujuan penerbitan.
Apakah jurnal internal dibuat hanya memberikan informasi kepada pembaca tentang perusahaanorganisasi atau untuk membina hubungan
baik antara top manajemen dengan karyawannya. Hal terpenting adalah jurnal internal yang diterbitkan harus sejalan dengan program
PR secara menyeluruh sehingga tercapai sasaran yang hendak dicapai oleh suatu organisasiperusahaan dalam memelihara dan meningkatkan
citra positif 5. Title nama jurnal internal
35 Universitas Sumatera Utara
Nama dan logo jurnal internal termasuk dalam rancangandesain. Hal penting yang harus diperhatikan adalah nama itu harus mencerminkan
kekhasan atau memiliki karakteristik tersendiri, mudah diingat dan komunikatif
6. Proses pencetakan Proses pencetakan bisa menggunakan letterpress, photogravure, atau
web offset. Proses percetakan ini ditentukan oleh faktor-faktor sebagai berikut : bentuk dan lebarnya jurnal internal, jumlah eksemplartiras,
penggunaan warna banyak warna atau hitam putih, dan jumlah gambarfoto
7. Style formatgaya Hal-hal yang mempengaruhi penampilangaya jurnal internal adalah
ukuran halaman, berapa banyak kolom, tipografi, ilustrasi, keseimbangan berita, feature dan artikel
8. Free issue or cover price
Ada dua pendapat mengenai hal ini, apakah jurnal internal itu tidak dijual atau dinilai lebih tinggi atau dijual. Hal ini sepenuhnya
bergantung pada nilai yang diberikan para pembaca pada jurnal tersebut
9. Distribution sirkulasi Dalam mendistribusikan jurnal internal harus diperhitungkan aktualitas
penerbitan. Penyampaian jurnal internal bias dikirim melalui kurir ditangani sendiri, via pos, atau digabung dengan sirkulasi pers
komersial 10. Advertisement iklan
Jurnal internal mampu menyerap iklan tergantung kepada karakteristik pembaca dan jumlah tiras yang dimiliki jurnal internal agar bias
menarik bagi pemasang iklan. Pada jurnal internal dari beberapa perusahaan, para pegawai dipersilahkan memasang iklan kecil yang
bersifat pribadi dan gratis. Ternyata cara hidup ini mapu meningkatkan minat baca terhadap jurnal yang bersangkutan. Kehadiran iklan juga
dapat menghidupkan penampilan dari suatu jurnal internal.
36 Universitas Sumatera Utara
Soemirat, 2004:24-26
2.1.4.2 Fungsi Media Internal
