Berdasarkan pandanga ini dapat disimpulkan bahwa Komunikasi Internal Organisasi memegang peran dan fungsi yang sangat pening bagi setiap organisasi.
II.2.2. Saluran Komunikasi Organisasi
Dalam konteks organisasi, arus komunikasi mengalir secara formal mengikuti saluran formal sesuai disain struktur organisasi. Secara tradisional ada tiga arah utama
arus pesan dan informasi yang mengalir lewat saluran formal yaitu:
1. Saluran Komunikasi Vertikal
Arus saluran komunikasi ini terdiri atas dua bagian yakni arus komunikasi vertikan kebawah Downward Communication dan arus komunikasi vertikal ke atas
Upward Communication. a.
Komunikasi vertikal arus kebawah Downward Communication merupakan
bentuk komunikasi vertikal dari atasan kepada bawahan. Komunikasi ini merupakan komunikasi yang biasanya digunakan untuk menyampaikan pesa dari pihakl atasan
sebuah organisasi perusahaan kepada para karyawannya. Pada aktivitas komunikasi ini, para atasan memberikan berbagai informasi relevan
dengan pekerjaan dan organisasi seperti instruksi, perinatah, pentunjuk pelaksanaan kerja metode dan prosedur kerja, penghargaan dan penjelasan tentang berbagai yang
diperlukan, manakala terjadi perubahan diluar kelaziman, persuasi, atau motivasi dan bahkan juga hukuman. Termasuk juga penghargaan, pujian, pengakuan verbal terhadap
keberhasilan dan prestasi yang berhasil diraih karyawan dan kelompok kerjanya William J Corbett : 1989
Universitas Sumatera Utara
Dalam sebuah realitas organisasi, setiap organisasi yang mulai berkembang dimana struktur jenjang, tugas penerapan teknologi tinggi yang semakin besar, serta
tingkat produksi barang dan jasa yang semakin bervariasi dan meningkat dalam hal kualitas dan kuantitas, maka organisasi akan cenderung mengalami kemunduran dalam
hal komunikatif. Kemunduran yang dirasakan oleh karyawan ada beberapa faktor seperti
pertrumbuhan organisasi yang menyebabkan isolasi beberapa bagian atau departemen, hilangnya arah dan kejelasan sasaran dan tujuan organisasi karena kurangnya komunikasi
yang disebabkan isolasi terhadap bagian departemen organisasi tertentu, tidak adanya audit internal terhadap komunikasi organisasi, tidak jelasnya siapakah yang
bertanggungjawab akan keberadaan jaringan komunikasi formal kebawah yang efektif, apakah manajer atas, menengah atau tingkat supervisor, pemisahan personal supervisor
dengan yang bukan supervisor. Berdasarkan hal ini perlu dilakukan segera erbaikan kepada jaringan komunikasi
formal kebawah ini, agar pesan dan informasi yang relevan dalam kualitas dan kuantitas mengalir jelas keseluruh bagian dalam organisasi. Beberapa usaha memperbaiki kendala
arus komunikasi bawah ini adalah: -
Membangun tujuan yang jelas dan realistis oleh manajer -
Mempertimbangkan dan memperhatikan isi pesan yang akan disampaikan -
Mempertimbangkan cara dan teknik yang harus dilakukan agar pesan yang disampaikan dapat diterima oleh bawahan secara tepat.
b.
Komunikasi vertikal arus keatas Upward Communication
Universitas Sumatera Utara
Arus komunikasi ini merupakan arus komunikasi dari bawahan kepada atasan. Dapat disebutkan juga bahwa komunikasi yang dilakukan oleh karyawan kepada
perusahaan.misalnya berbentuk pelaksanaan perintah berbentuk lisan maupun tulisan atau juga laporan hasil dari pekerjaan, serta sumbang saran dari pihak pekerja kepada
pimpinan perusahaan. Adapun tujuan dari komunikasi ini adalah untuk memberikan balikan, memberikan saran dan mengajukan pertanyaan. Menurut pace 1989 dalam
Muhammad : 1995 komunikasi Ketas memiliki beberapa fungsi yaitu: -
Dengan adanya komunikasi ketas , supervisor dapat mengetahui kapan bawahan nya siap untuk diberi informasi dari mereka dan bagaimana baiknya mereka
menerima apa yang disampaikan karyawan. -
Arus komunikasi keatas memberikan informasi yang berharga bagi pembuatan keputusan
- Memperkuat apresiasi dan loyalita karyawan terhadap organisasi derngan jalan
memberikan kesempatan untuk menanyakan pertanyaan, mengajukan ide-ide dan saran- saran tentang jalannya organisasi.
- Komunikasi keatas membolehkan, bahkan memdorong desas- desus muncul dan
membiakan supervisor mengetahuinya. -
Komunikasi keatas menjadikan supervisor dapat menentukan apakah bawahan menangkap arti seperti yang dimaksudkan dari arus informasi kebawah.
- Komunikasi keatas membantu karyawan mengatasi masalah- masalah pekerjaan
mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dalam tugas- tugasnya dan organisasi.
Universitas Sumatera Utara
Melalui komunikasi keatas seorang pimpinan mengharapkan mendapatkan informasi dari bawahan mengenai kegiatannya, hasil yang dicapai. Masalah yang
dihadapi, menerima saran dan memberikan solusi berupa ide dan gagasan bagi penyempurnaan divisi dimana karyawan itu berada. Mendapatkan informasi mengenai
pikiran dan perasaan meraka mengenai pekerjaan yang mereka hadapi di perusahaan, dimana karyawan itu bekerja.
2. Saluran Komunikasi Horizontal
Merupakan komunikasi sejajar yang berlangsung antarkaryawan dalam sebuah organisasi ataupun perusahaan. Informasi ini bisa berupa informasi mengenai pekerjaan,
pendidikan atau pelatihan mengenai pekerjaan karyawan.informasi ini juga dapat berupa informasi mengenai kegiatan diluar kerja kedinasan dalam bentuk olahraga, keagamaan,
kekeluargaan, kesejahteraan dan aktivitas sosial lainnya. Adapun tujuan komunikasi Horizontal adalah :
- Saling membagikan informasi untuk perencanaan dan aktivitas- aktivitas . ide dari
banyak orang akan lebih baik dari pada ide dari satu orang. Oleh karena itu, komunikasi horizontal sangat diperlukan mencari ide yang lebih baik dan saling
membagi informasi untuk membuat perencanaan apa yang mereka lakukan. -
Memecahkan masalah yang timbul diantara orang- orang yang berada dalam tingkat yang sama.
Universitas Sumatera Utara
- Menyelesaikan konflik diantara anggota yang ada dalam bagian organisasi dan
juga antara bagian dengan bagian laiannya. Dengan adanya penyelesaian konflik ini maka akan tercipta iklim organisasi yang baik.
- Mengembangkan dukungan sesama karyawan. Karena sebagian besar waktu
mereka berinteraksi dengan temannya maka secara tidak langsung mereka memperoleh dukungan dari hubungan interpersonal dari temannya. Ini akan
memperkuat hubungan diantara sesama karyawan dan akan membantu kekompakan dalam bekerja.
3. Saluran Komunikasi Informal
Saluran komunikasi ini sering juga disebut dengan saluran komunikasi Benalu Grapevine. Dikatakan demikian karena jenis saluran ini dalam struktur organisasi
sebenarnya tidak diharapkan atau tidak diakui secara rsmi oleh manajemen keberadaannya.
Keberadaan saluran informal dalam organisasi ini timbul karena adanya kebutuhan informasi relevan, akurat, lengkap dalam tempo waktu yang relatif singkat.
Kebutuhan informasi ini dimaksud untuk memberikan jaminan kepastian rasa aman atau mengurangi ketidakpastian yang dihadapi yang berkaitan dengan pekerjaan dan
lingkungan kerja. Davis 1953 mengatakan tumbuhnya saluran komunikasi informal inididorong
beberapa hal :
Universitas Sumatera Utara
- Pada tiap tingkat organisasi, sekalipun pada tingkat tertinggi, selalu terdapat
anggota kelompok yang terisolasi atau menerima informasi sangat terlambat bahkan tidak menerima sama sekali.
- Proses mekanisme formal untuk komunikasi seperti: pertemuan berkala, tatap
muka, dan media formal lainnya dirasa cukup lambat dan tak lengkap. -
Komunikasi interpersonal formal dan informal berlangsung terlalu sering dan sangat cepat.
- Dalam struktur organisasi , terdapat pembatasan antara tingkat empat dan lima ,
dalam situasi demikian, aliran informasi terlambat. -
Lebih dari setengahnya, informasi dimaksudkan sampai kepada karyawan melompat dari proses saluran formal yang ada.
- Satu unit informasi cenderung lebih banyak bersifat mengalir searah daripada dua
arah.
II.2.3. Hambatan dan Solusi Komunikasi Organisasi
