Media Internal Public Relations dan Produktivitas Kerja (Studi Korelasional antara Media Intranet sebagai Media Internal Public Relations dengan Produktivitas Kerja Karyawan di Kantor PT. Telkom Divre I Sumatra)

MEDIA INTERNAL

PUBLIC RELATIONS

DAN PRODUKTIVITAS KERJA

(Studi Korelasional antara Layanan Media Intranet sebagai Media Internal Public Relations _{dengan Produktivitas Kerja Karyawan di Kantor PT. Telkom}

Divisi Regional I Sumatra)

SKRIPSI

Diajukan guna Memenuhi Salah Satu Syarat Menyelesaikan Pendidikan Sarjana (S-1) pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Departemen Ilmu Komunikasi

Diajukan Oleh

SUDI AMAN VERONIKA PURBA 040904006

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

LEMBAR PERSETUJUAN

SKRIPSI INI DISETUJUI DAN DIPERTAHANKAN OLEH :

NAMA : SUDI AMAN VERONIKA PURBA

NIM : 040904006

DEPARTEMEN : ILMU KOMUNIKASI

JUDUL : MEDIA INTERNAL PUBLIC RELATIONS _DAN

PRODUKTIVITAS KERJA (STUDI KORELASIONAL ANTARA LAYANAN MEDIA INTRANET SEBAGAI MEDIA INTERNAL PUBLIC RELATIONS _DENGAN

PRODUKTIVITAS KERJA KARYAWAN DI KANTOR PT.TELKOM DIVISI REGIONAL I SUMATRA)

DOSEN PEMBIMBING KETUA DEPARTEMEN

Drs. AMIR PURBA, MA Drs. AMIR PURBA, MA NIP : 131 654 104 NIP : 131 654 104

DEKAN FISIP USU

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

LEMBAR PENGESAHAN

Skripsi ini telah dipertahankan di depan Panitia Penguji Departemen Ilmu Komunikasi oleh :

Nama : Sudi Aman Veronika Purba

NIM : 040904006

Judul : Media Internal Public Relations dan Produktivitas Kerja

(Studi Korelasional antara Media Intranet sebagai Media Internal

Public Relations dengan Produktivitas Kerja Karyawan di Kantor PT. Telkom Divre I Sumatra)

Hari/Tanggal : Senin, 03 Maret 2008

Pukul : 10.30 WIB

Tempat : Departemen Ilmu Komunikasi FISIP USU

Panitia Penguji

Ketua Penguji : Dra. Dewi Kurniawati, M.Si ( )

NIP. 131 837 036

Penguji : Drs. Amir Purba, MA ( )

NIP. 131 654 104

Penguji Utama : Drs. Hendra Harahap, M.Si ( )

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

LEMBAR PENGESAHAN

Skripsi ini telah dipertahankan di depan Panitia Penguji Departemen Ilmu Komunikasi oleh :

Nama : Sudi Aman Veronika Purba

NIM : 040904006

Judul : Media Internal Public Relations dan Produktivitas Kerja

(Studi Korelasional antara Media Intranet sebagai Media Internal

Public Relations dengan Produktivitas Kerja Karyawan di Kantor PT. Telkom Divre I Sumatra)

Hari/Tanggal : Senin, 03 Maret 2008

Pukul : 10.30 WIB

Tempat : Ruang Sidang FISIP USU

Panitia Penguji

Ketua Penguji : Dra. Dewi Kurniawati, M.Si ( )

NIP. 131 837 036

Penguji : Drs. Amir Purba, MA ( )

NIP. 131 654 104

Penguji Utama : Drs. Hendra Harahap, M.Si ( )

NIP. 132 102 415

KATA PENGANTAR

Sebelum peneliti mengucapkan terimakasih kepada semua orang yang telah menolong peneliti, dari hati yang terdalam peneliti mengucap syukur kepada Bapa di sorga. Bila bukan karena Dia, tidak ada harapan untuk dibagi, tidak ada kehidupan yang dapat dijalani, tidak ada sukacita melewati hari, tidak ada pemikiran yang dapat dibagi dan tidak ada kesempatan untuk menyelesaikan tulisan sederhana ini. Penuh kasih, lembut, setia dan penuh harapan – pribadi yang sangat mengesankan bagi peneliti. Terimakasih yang tidak berkesudahan kepadaNya, karena telah memampukan – diketerbatasan yang dimiliki peneliti.

Peneliti berterimakasih sedalam – dalamnya, kepada orang yang sangat istimewa : kedua orang tua peneliti yang terkasih, M. Purba/E.Lbn Gaol, untuk perjuangan penuh kasih, untuk doa – doa yang tidak pernah berhenti dan untuk nasehat yang menuntun setiap langkah peneliti. Terimakasih telah menunjukkan peran orangtua sekaligus sebagai sahabat. Untuk ketiga adek peneliti : Dearma, Sumadi dan Icca yang mengajarkan peneliti bagaimana menjadi seorang kakak sekaligus sebagai seorang sahabat. Terimakasih untuk doa, kasih serta semangat yang tidak pernah berhenti diberikan, tawa dan “bentrokan – bentrokan” kecilnya.

Skripsi ini berjudul Layanan Media Intranet sebagai Media Internal

Public Relations dan Produktivitas Kerja Karyawan, disusun guna memenuhi salah satu syarat menyelesaikan Pendidikan Sarjana (S-1) dari Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Departemen Ilmu Komunikasi, Universitas Sumatera Utara. Dalam proses penyusunan skripsi ini, peneliti mendapat banyak bantuan, bimbingan, nasehat serta dukungan dari berbagai pihak. Oleh sebab itu, pada kesempatan ini, peneliti ingin mengucapkan terimaksih kepada :

1. Bapak Prof. Dr. H. M. Arif Nasution, MA selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Amir Purba, MA selaku Ketua Departemen Ilmu Komunikasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sumatera Utara, sekaligus sebagai Dosen Pembimbing peneliti yang selalu memberikan bimbingan dan pengajaran selama penyusunan skripsi ini. Merupakan suatu kesempatan yang baik, mempunyai Dosen Pembimbing seperti beliau. Terimakasih untuk pemikiran – pemikiran yang telah dibagikan kepada peneliti.

3. Bapak Drs. Hendra Harahap, M.Si sebagai penguji utama peneliti, terimakasih untuk semua kritikan dan masukan – masukan yang berarti, khususnya mengenai SPSS. Kepada Ibu Dra. Dewi Kurniawati, M.Si sebagai ketua penguji peneliti, terimakasih atas saran – saran yang berguna demi perbaikan skripsi ini.

4. Bapak Drs. Safrin M.Si selaku dosen wali yang telah banyak membimbing peneliti selama perkuliahan.

5. Bapak/Ibu Dosen Ilmu Komunikasi pada khususnya dan Dosen FISIP USU pada umumnya, yang telah membimbing dan membagikan ilmunya kepada peneliti selama perkuliahan.

6. Kak Cut dan Kak Ros yang banyak membantu peneliti dalam segala urusan selama perkuliahan dan dalam penyelesaian skripsi ini. Juga untuk Maya dan Rotua, terimakasih atas segala bantuan dan dukungan yang selalu diberikan.

7. Bapak Syaiful Hadi, selaku Pembimbing Lapangan selama peneliti melakukan penelitian di Telkom. Terimakasih atas kesempatan untuk meneliti, arahan – arahan dan bimbingannya.

8. Bapak Hadi Purnomo, selaku Division Communications yang memberikan izin penelitian kepada peneliti.

9. Bapak Saor, Bapak Agus, Bapak Mustadinata dan Ibu Ayi sebagai Public Relations di PT. Telkom Divre I Sumatra yang telah banyak membantu peneliti selama penelitian. Terimakasih untuk dukungan, tawa dan canda yang membuat peneliti tetap semangat melakukan penelitian.

10.Semua karyawan PT. Telkom Divre I Sumatra yang sudah bersedia meluangkan waktunya untuk mengisi kuesioner dan wawancara – ditengah segudang kesibukan dan tugas – tugas yang menunggu deadline. Juga kepada Ibu Receptionis dan Bapak Satpam yang selalu ramah menyambut setiap tamu yang datang.

11.Sahabat peneliti, Rosmery Juliana Nadapdap yang selalu ada menemani peneliti melewati hari – hari, yang selalu berbagi dalam sedih maupun tawa, yang selalu memberikan semangat serta selalu menguatkan dikala lemah.Terimakasih telah menjadi sahabat terbaik yang pernah peneliti miliki – sesuatu yang tidak pernah terpikirkan sebelumnya.

12.Tulang Martha yang sudah di pangkuan Bapa di surga, yang semasa hidupnya selalu memotivasi peneliti untuk selalu bersemangat dalam perkuliahan. Keluarga besar Purba dan Lbn.Gaol yang selalu memberikan dukungan, motivasi dan nasehat – nasehat bijak kepada peneliti.

13.Zani, Nina, Masri, Sonita, Nohu, terimakasih untuk semangat, tawa dan doa – doa yang diberikan.

14.Kepada teman – teman dan manager di Mc.Donald Merdeka Walk, yang sampai sekarang masih tetap berkomunikasi.Terimakasih untuk semangat yang diberikan. Kak Dame, terimakasih untuk dukungan, bantuan dan masukan – masukan yang berarti bagi peneliti.

15.Teman – teman sepelayanan di GBI Sei Mencirim, secara khusus kepada Bpk. Donnis sebagai koordinator Departemen Musik. Terimakasih untuk dukungan doanya.

16.Bang Rido dan Kak Olin (Kom’03) terimakasih telah membantu peneliti selama pengerjaan skripsi ini. Sukses selalu !!

17.Teman – teman Kom’04 yang akan dan sedang berjuang dalam menyelesaikan tugas akhir, Tetap Semangat !!

Peneliti menyadari bahwa tulisan ini masih jauh dari kesempurnaan. Uraian – uraian didalamnya pasti tidak sedikit memiliki kekurangan dan kelemahannya. Untuk itulah, dengan segala kerendahan hati, peneliti berharap para pembaca berkenaan menyampaikan kritik dan saran yang bersifat membangun untuk perbaikan skripsi ini dan memperdalam pengetahuan dan pengalaman peneliti. Semoga skripsi ini dapat memberikan sumbangan pemikiran kepada pembaca.

Medan, February 2008 Peneliti,

D A F T A R I S I

Lembar Pengesahan Abstraksi

Kata Pengantar ... i

Daftar Isi ... v

Daftar Tabel ... viii

BAB I PENDAHULUAN I.1 Latar Belakang Masalah ... 1

I.2 Perumusan Masalah ... 9

I.3 Pembatasan Masalah ... 9

I.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian I.4.1 Tujuan Penelitian ... 9

I.4.2 Manfaat Penelitian ... 10

I.5 Kerangka Teori... 11

I.5.1 Komunikasi dan Komunikasi Efektif... 11

I.5.2 Manajemen Public Relations ... 13

I.5.3 Media Internal Public Relations ... 14

I.5.4 Sistem Informasi Manajemen (SIM) ... 16

I.5.5 LAN (Local Area Network) ... 18

I.5.6 Intranet ... 19

I.5.7 Produktivitas Kerja ... 21

I.6 Kerangka Konsep ... 22

I.7 Model Teoritis ... 23

I.8 Variabel Operasional ... 24

I.9 Defenisi Variabel Operasional ... 25

BAB II URAIAN TEORITIS

II.1 Komunikasi dan Komunikasi Efektif ... 27

II.1.1 Sifat Komunikasi ... 28

II.1.2. Tujuan Komunikasi ... 28

II.1.3 Fungsi Komunikasi ... 29

II.1.4 Teknik Komunikasi ... 29

II.2 Manajemen Public Relations ... 35

II.3 Media Internal Public Relations ... 43

II.4 Sistem Informasi Manajemen (SIM) ... 46

II.5 LAN (Local Area Network) ... 53

II.6 Intranet... 57

II.7 Produktivitas Kerja ... 59

BAB III METODOLOGI PENELITIAN III.1 Deskripsi Lokasi Penelitian ... 62

III.1.1 Sejarah PT. Telkom ... 62

III.1.2 Restrukturisasi Internal PT. Telkom ... 64

III.1.3 Potret PT. Telkom Divre I Sumatra ... 65

III.1.4 Visi Divre I Sumatra... 69

III.1.5 Misi Divre I Sumatra ... 69

III.1.6 Budaya Kerja Divre I Sumatra ... 70

III.1.7 Budaya Korporasi... 70

III.1.8 Produk Unggulan Divre I Sumatra ... 71

III.2 Metode Penelitian ... 77

III.3 Populasi dan Sampel ... 77

III.3.1 Populasi ... 77

III.3.2 Sampel ... 78

III.3.3 Teknik Penarikan Samplel ... 80

III.4 Teknik Pengumpulan Data ... 81

III.5 Teknik Analisis Data ... 81

III..5.1 Analisis Tabel Tunggal... 81

III.5.3 Uji Hipotesis ... 82

III.6 Pelaksanaan Pengumpulan Data ... 83

III.6.1 Tahap Awal ... 83

III.6.2 Pengumpulan Data ... 84

III.7 Proses Pengolahan Data ... 85

BAB IV PEMBAHASAN IV.1 Analisis Tabel Tunggal ... 86

IV.1.1 Karakteristik Responden ... 86

IV.1.2. Media Internal PR ... 91

IV.1.3 Produktivitas Kerja ... 108

IV.2 Analisis Tabel Silang ... 122

IV.3 Uji Hipotesis... 134

IV.4 Pembahasan ... 135

BAB V PENUTUP V.1 Kesimpulan ... 140

V.2 Saran ... 142

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

D A F T A R T A B E L

No. Tabel Halaman

Tabel 1.1 : Variabel Operasional ... 24

Tabel 3.1 : Jumlah Karyawan/Divisi... 69

Tabel 3.2 : Jumlah Populasi/Divisi ... 78

Tabel 3.3 : Jumlah Sampel/Divisi ... 79

Tabel 4.1 : Usia Responden ... 86

Tabel 4.2 : Jenis Kelamin Responden ... 87

Tabel 4.3 : Tingkat Pendidikan Terakhir Responden ... 88

Tabel 4.4 : Posisi/Jabatan Responden ... 89

Tabel 4.5 : Tingkat Pendapatan/Penghasilan Responden... 90

Tabel 4.6 : Lama Bekerja Responden ... 90

Tabel 4.7 : Tingkat Pemahaman Responden tentang Intranet ... 91

Tabel 4.8 : Tingkat Pengetahuan Responden tentang Teknologi LAN ... 92

Tabel 4.9 : Tingkat Pemahaman Responden tentang LAN sebagai Jaringan Komunikasi Akses Lokal ... 93

Tabel 4.10 : Tingkat Pemahaman Responden tentang Fasilitas Intranet ... 94

Tabel 4.11 : Ketersediaan Fasilitas Internet di Perusahaan ... 94

Tabel 4.12 : Memanfaakan Fasilitas Internet untuk Kelancaran Pekerjaan ... 95

Tabel 4.13 : Fasilitas Intranet/Komputer ... 96

Tabel 4.14 : Keberadaan Divisi Communications dalam Menyebarkan Informasi Internal Perusahaan Melalui Media Intranet ... 96

Tabel 4.15 : Kecukupan Informasi Kerja di Intranet ... 97

Tabel 4.16 : Tampilan Intranet ... 98

Tabel 4.17 : Pemilihan Kata – kata yang Digunakan dalam Memotivasi untuk Bekerja... 99

Tabel 4.18 : Keaktualan Informasi Kerja yang Disajikan ... 100

Tabel 4.20 : Keakuratan Informasi Kerja ... 102

Tabel 4.21 : Tingkat Keseringan Responden Menggunakan Intranet... 103

Tabel 4.22 : Kotak Saran di Intranet ... 104

Tabel 4.23 : Ada/Tidaknya Informasi lain yang Disajikan di Intranet ... 105

Tabel 4.24 : Keterkaitan Informasi tersebut dengan Pekerjaan ... 106

Tabel 4.25 : Keefektifan Media Intranet vs Manual ... 107

Tabel 4.26 : Partisipasi Responden dalam Bekerja... 108

Tabel 4.27 : Keseringan Atasan Melibatkan Bawahan Bekerja ... 109

Tabel 4.28 : Tingkat Kesenangan Responden terhadap Tugas yang Diberikan ... 110

Tabel 4.29 : Tingkat Keseringan Responden Memberikan Tanggapan, Saran atau Kritik ... 111

Tabel 4.30 : Tingkat Kepatuhan Responden terhadap Peraturan Perusahaan ... 112

Tabel 4.31 : Ketepatan Waktu Responden Memulai Pekerjaan ... 113

Tabel 4.32 : Tingkat Kehadiran Responden ... 114

Tabel 4.33 : Ketepatan Waktu Responden Menyelesaikan Tugas ... 115

Tabel 4.34 : Memanfaatkan Waktu Luang untuk Tetap Bekerja ... 116

Tabel 4.35 : Kesediaan Responden Mengerjakan Tugas diluar Jam Kantor ... 117

Tabel 4.36 : Semangat Kerja Responden ... 118

Tabel 4.37 : Tingkat Kesungguhan Kerja Responden ... 119

Tabel 4.38 : Hasil Pelaksanaan Kerja ... 120

Tabel 4.39 : Perbaikan Kerja ... 121

Tabel 4.40 : Hubungan antara Penyebaran Informasi yang Dilakukan Divisi Communications dengan Ketepatan Waktu Memulai Pekerjaan ... 122

Tabel 4.41 : Hubungan antara Pemilihan Kata – kata yang Membangkitkan Motivasi Bekerja dengan Semangat Kerja ... 124

Tabel 4.42 : Hubungan antara Kejelasan Informasi Kerja dengan Kesungguhan Kerja... 126

Tabel 4.43 : Hubungan antara Kecukupan Informasi Kerja

dengan Kesenangan Melakukan Tugas ... 128 Tabel 4.44 : Hubungan antara Keaktualan Informasi Kerja

dengan Ketepatan Waktu Memulai Pekerjaan ... 130 Tabel 4.45 : Hubungan antara Keefektifan Media Intranet vs Manual

dengan Hasil Pelaksanaan Tugas ... 132 Tabel 4.46 : Hasil Uji Korelasi Spearman dengan Menggunakan

BAB I

PENDAHULUAN

I. 1. Latar Belakang Masalah

Kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi tidak hanya sekedar membawa dampak yang kecil bagi masyarakat. Revolusi informasi dan komunikasi telah melahirkan peradaban baru sehingga memudahkan manusia untuk saling berhubungan satu sama lain. Kemajuan teknologi dan informasi ini juga mampu mengatasi jarak ruang dan waktu. Sadar atau tidak, saat ini kita memang telah berada dalam suatu lingkaran yang sarat akan informasi dan komunikasi.

Pesatnya perkembangan teknologi dan komunikasi yang ditandai dengan kehadiran sejumlah piranti komunikasi mutakhir telah memberikan berbagai kemudahan bagi manusia dalam melakukan berbagai aktivitasnya. Setiap orang dapat mengolah, memproduksi serta mengirimkan maupun menerima segala bentuk pesan komunikasi dimana saja dan kapan saja tanpa harus terikat ruang dan waktu. Kita dapat menyaksikan bagaimana peranan telekomunikasi dalam kehidupan kita sehari – hari, mulai dari mengawali hari hingga mengakhiri hari kita selalu dikelilingi oleh teknologi dan komunikasi. Kehadiran piranti – piranti komunikasi ini, telah membuat segalanya serba instant dan efektif. Meskipun pada dasarnya, perkembangan ini tidak sepenuhnya membawa keuntungan mutlak bagi kehidupan.

Salah satu buah dari perkembangan teknologi komunikasi ini adalah media internet. Kehadirannya merupakan jawaban atas setiap orang yang sarat

akan informasi. Media ini telah menjawab apa yang menjadi kebutuhan manusia dan memudahkan aktivitas manusia. Lewat media ini, batas ruang dan waktu berbagai belahan dunia seolah menipis. Kini, hanya dalam beberapa saat saja, kita dapat mengetahui perkembangan dunia internasional. Segala kejadian yang ada di suatu negara bisa diketahui oleh masyarakat dunia. Internet merupakan salah satu media yang melahirkan satu istilah yang sudah tidak asing lagi di telinga kita,

Global Village atau desa global, sebagai salah satu dampak perkembangan teknologi informasi dan komunikasi ini.

Internet dan komunikasi teknologi adalah media yang membuat seluruh dunia tersambung. Kebanyakan orang sekarang mengetahui pentingnya media internet dan tidak dapat dipisahkan dari dunia bisnis dan gaya hidup. Penggunaan internet ini semakin hari semakin meningkat seiring dengan manfaat dan penggunaannya dalam hidup manusia. Salah satu media yang turut lahir dengan adanya internet ini adalah media intranet (Internal Network).

Intranet adalah jaringan komputer dalam perusahaan yang menggunakan komunikasi data standar seperti dalam internet. Artinya, kita dapat menggunakan semua fasilitas internet untuk kebutuhan perusahaan. Dengan kata lain, intranet dapat dikatakan berinternet dalam lingkungan perusahaan.

Intranet menjanjikan kecanggihan teknologi informasi masa mendatang. Konektivitasnya dengan internet menjadikan jaringan lokal intranet sebagai primadona jaringan lokal. Sejalan dengan berkembangnya pembangunan teknologi informasi dan pertumbuhan telekomunikasi di Indonesia pada khususnya dan teknologi informasi pada umumnya, maka penggunaan dan pemanfaatan teknologi informasi dan jaringan merupakan suatu indikator

pertumbuhan kemajuan teknologi sekaligus pertumbuhan ekonomi suatu bangsa dan negara. Oleh karena itu, pembangunan teknologi informasi dan peningkatan penggunaanya sangat diperlukan untuk terus meningkatkan daya saing bisnis dan ekonomi secara berkelanjutan (Khoe Yao Tung 2002 : 3).

Secara umum, teknologi yang digunakan antara internet dan intranet adalah sama, namun demikian terdapat perbedaan antara intranet dan internet. Jika internet mampu menjangkau masyarakat dibelahan bumi manapun (yang terkoneksi dengan jaringan internet), sesuai dengan namanya Intranet terbatas pada lingkup akses dan jaringan lokal saja atau biasa disebut LAN (Local Area Network) .

Menyadari pentingnya web server (web houses) sebagai sarana perangkat keras sumber informasi dalam internet, sumber aliran corporate dokumen, applet – applet program Java, ataupun laporan, maka perancangan perangkat web server

internet dan intranet dalam skala menengah untuk keperluan bisnis dan pendidikan memegang peranan penting.

Kebutuhan intranet dalam organisasi bisnis dapat dilihat dari penyampaian informasi. Intranet dapat dianggap sebagai suatu media informasi yang efektif dalam membangun kerja sama dan hubungan dalam internal perusahaan. Intranet menjadi alat bantu untuk meningkatkan perkembangan dan pertumbuhan produk industri. Beberapa perusahaan besar kini sudah banyak menggunakan jasa intranet ini sebagai sarana komunikasi intern perusahaan. Teknologi yang dimilikinya, mampu mengakses informasi dengan biaya yang relatif murah sehingga memungkinkan banyak perusahaan lebih memilih jasa teknologi ini. Melalui intranet perusahaan lebih mudah mempublikasikan program

kerja atau informasi apapun yang menyangkut intern perusahaan. Selain sebagai sumber informasi intern, intranet ini juga kini digunakan untuk memenuhi kolaborasi antar karyawan serta kebutuhan cybermarketing.

Melihat berbagai kemudahan dan keefektifan yang diperoleh dari layanan ini, Public Relations sebagai salah satu perangkat yang sangat vital dalam perusahaan, turut memanfaatkan kehadiran intranet ini. PR perusahaan mengefektifkan jasa intranet ini sebagai media mereka dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya. Teknologi telah mengubah pola komunikasi PR sebelumnya yang masih konvensional menjadi lebih modern dan efektif. Pola komunikasi mereka telah berubah menjadi pola komunikasi yang lebih aktual dengan kehadiran intranet ini. Kenyataan yang terjadi bahwa, kehadiran intranet telah meningkatkan standar kinerja perusahaan dari konvensional menjadi lebih modern.

Pada prinsipnya, fungsi PR secara struktural dalam organisasi merupakan bagian yang integral yang tidak dapat dipisahkan dari suatu kelembagaan atau organisasi dan sekaligus terkait langsung dengan fungsi top manajemen. Suatu fungsi PR akan berjalan optimal kalau berada dibawah pimpinan atau mempunyai hubungan langsung dengan pimpinan tertinggi (pengambil keputusan) pada organisasi/perusahaaan yang bersangkutan. Artinya, PR berfungsi membantu memelihara aturan main bersama melalui saluran komunikasi ke dalam dan keluar agar tercapai saling pengertian diantaranya.

Secara Internal, PR dituntut untuk mampu mengkomunikasikan kinerja perusahaan atau menjelaskan lebih lanjut tujuan – tujuan strategik organisasinya. Visi, misi dan nilai – nilai yang dicanangkan oleh kepala eksekutif harus

dikomunikasikan secara jelas. Keefektifan suatu organisasi/perusahaan ditentukan dengan alur sistem informasi dan keefisiensian aliran informasi yang mampu memberikan fungsi kualitas informasi yang dapat diakses. Dengan demikian, komunikasi itu tidak hanya sekedar menyampaikan pesan mengenai visi, tujuan atau sasaran perusahaan namun juga membangkitkan keingintahuan atau paling tidak kesetujuan/dukungan dari pihak – pihak intern tentang tujuan tersebut. Kegiatan Public Relations ke dalam perusahaan tersebut diperlukan untuk memupuk adanya suasana yang menyenangkan diantara para karyawannya, komunikasi antara bawahan dan pimpinan atau atasan terjalin dengan akrab dan tidak kaku serta meyakini rasa tanggung jawab akan kewajibannya terhadap perusahaan

Dengan adanya semangat, pengabdian dan kerja sama, maka pegawai perusahaan akan memberikan efisiensi dan produktivitas kerja yang lebih tinggi. Tiap – tiap karyawan harus mengetahui tugasnya secara jelas agar terdapat harmoni dan koordinasi yang baik. Publik intern akan sangat tergantung kepada PR sebagai sumber informasi berita. Hubungan yang baik dengan karyawan sangat bermanfaat untuk memberikan spirit atau semangat dan kekuatan batin terhadap organisasi, membentuk suatu pengabdian atau loyalitas yang baik antara pegawai dalam perusahaan serta mengatur kerja sama yang baik dalam berbagai kegiatan/pekerjaan (produktivitas kerja) .

Semua aktivitas internal PR diatas, memungkinkan PR menjalin hubungan baik untuk mempertahankan dukungan publik internal perusahaan melalui media yang sudah tidak asing lagi dalam dunia PR, intranet. Kehadirannya, telah melahirkan perspektif baru yang memungkinkan segala

aktivitas PR lebih efektif dan efisien. Melalui intranet ini juga, segala bentuk laporan pertanggung jawaban dalam perusahaan dapat dilakukan secara online. Kehadirannya, telah mengubah sistem informasi manajemen perusahaan bergerak kearah yang lebih efisien jika dibandingkan dengan kinerja yang manual dan face to face yang tentunya sangat membutuhkan tenaga dan waktu yang lebih banyak.

Selain sebagai media untuk mengkomunikasikan program kerja yang akan dilakukan, media ini juga dimanfaatkan untuk menjalin keakraban diantara sesama karyawan. Seperti misalnya, menyebarkan undangan, memberikan informasi tentang pemberian hadiah, promosi proyek/program bersama, rencana kegiatan di akhir pekan, ucapan selamat bagi karyawan yang berulangtahun, tampilan kata – kata bijak yang dapat membangkitkan semangat kerja dan lain sebagainya.

Salah satu perusahaan yang turut menggunakan jasa intranet ini adalah PT. Telkom Divre 1 Sumatra, yang beralamat di Jln. Prof HM.Yamin No. 02

Medan. Sebagai salah satu perusahaan telekomunikasi yang cukup mempunyai nama di Indonesia, Telkom juga turut memanfaatkan perkembangan teknologi komunikasi. Sistem manual yang disadari kurang begitu efisien dalam meningkatkan keproduktivan perusahaan menjadi salah satu alasan pemanfaatan media ini. Berdiri sekitar 123 tahun yang lalu, Telkom kini telah menjadi sebuah perusahaan jasa telekomunikasi yang tidak hanya bergerak dalam lingkup nasional saja, melainkan sudah merambah dalam dunia internasional. Jenis jasa telekomunikasi yang sudah beroperasi meliputi jasa telepon dalam negeri, jasa interkoneksi dengan penyelenggara lain, jasa telepon bergerak seluler, jasa satelit dan jasa – jasa lainnya.

Telkom Divre 1 Sumatra merupakan salah satu dari tujuh divisi yang ada di Telkom Divisi Regional 1 Sumatra ini dibentuk berdasarkan program restrukturisasi internal Telkom. Untuk mengefektifkan layanannya, Telkom Divre 1 Sumatra membagi wilayah cakupan pelayanannya menjadi 8 daerah layanan (Kandatel). Ke-8 Kandatel itu adalah Kandatel Nanggroe Aceh Darussalam, Kandatel Medan, Kandatel Sumut, Kandatel Sumbar, Kandatel Riau Daratan (Ridar), Kandatel Riau Kepulauan (Rikep), Kandatel Sumatra Bagian Selatan (Sumbagsel) dan Kandatel Lampung. Ke-8 Kandatel ini berada dibawah pimpinan Telkom Divre 1 Sumatra yang disebut Executive General Manager (Public Relations PT. Telkom Divre 1 Sumatra 2002 : 17).

Fungsi, peran dan kedudukan PR Telkom Divre 1 Sumatra ini berada dibawah pimpinan/mempunyai hubungan langsung dengan pimpinan tertinggi (pengambil keputusan) yaitu pada Division Communication. Oleh sebab itu, peranan PR di PT. Telkom Divre 1 Sumatra ini benar – benar sangat vital. Sebagai perangkat perusahaan yang cukup memegang peranan penting, PR PT. Telkom memiliki peran dan tanggung jawabnya layaknya sebagai PR secara optimal. Untuk mengefektifkan peran dan tanggung jawabnya, PR PT. Telkom Divre I Sumatra ini, memanfaatkan jasa intranet dalam menyebarkan informasi internal perusahaan. Informasi itu bisa berupa program kerja yang akan dilakukan, sosialisasi kebijakan dan produk, arahan – arahan, membuka kotak saran di intranet, sosialisasi seminar atau pelatihan, membuat lomba karya tulis tentang PR dan informasi yang ditujukan untuk mempererat keharmonisan sesama karyawan. Intranet ini menjadi media yang paling sering digunakan oleh PR perusahaan dalam menyampaikan program kerja mereka.

Dengan kehadiran intranet ini, setiap karyawan akan mengetahui secara

on line apa – apa saja yang harus mereka lakukan, baik itu program kerja yang bersifat rutin, berkala dan program kerja yang bersifat antisipatif. Sebab setiap divisi disediakan fasilitas unit komputer yang juga dilengkapi dengan fasilitas intranet. Dengan membuka portal memperoleh informasi aktual intern perusahaan. PR PT. Telkom Divre I Sumatra ini memiliki hak dan tanggung jawab dalam mengakses dan memasukkan info – info aktual seputar perkembangan Telkom di masyarakat (up todate content intranet), sehingga terdapat komunikasi timbal balik antar sesama karyawan di PT. Telkom Divre 1 Sumatra. Dengan informasi yang aktual tersebut, PR akan lebih cepat dan aktif dalam menetapkan program kerja, serta mengantisipasi berbagai kemungkinan terburuk yang akan terjadi. Keberadaan intranet ini telah mengubah sistem kerja perusahaan dari konvensional menjadi lebih modern dan

up todate. Keaktifan PR dalam menjalankan tugasnya tersebut, diharapkan dapat memberikan dampak sejajar terhadap keproduktivan karyawan dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab yang melekat padanya serta mampu meningkatkan kinerja karyawan, khususnya dengan kehadiran intranet ini.

Selain itu, pengalaman yang penulis rasakan selama PKL, cukup membuat penulis sedikit banyak mengetahui kinerja dari PR di kantor PT. Telkom Divre 1 Sumatra, Medan khususnya mengenai layanan intranet ini.

Berdasarkan latar belakang diatas maka penulis tertarik untuk meneliti sejauh mana layanan media intranet sebagai media internal PR berpengaruh dalam meningkatkan produktivitas kerja karyawan di kantor PT. Telkom Divre 1 Sumatra, Medan.

I. 2. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan diatas, maka penulis mengajukan perumusan masalah sebagai berikut, “Sejauhmanakah layanan media intranet sebagai media internal Public Relations berpengaruh terhadap peningkatan produktivitas kerja karyawan di kantor PT. Telkom Divre 1 Sumatra, Medan ?“

I. 3. Pembatasan Masalah

1. Penelitian hanya meneliti layanan intranet sebagai media internal Public Relations dalam meningkatkan produktivitas kerja karyawan kantor PT. Telkom Divre 1 Sumatra yang beralamat di Jln. HM. Yamin No. 02 Medan.

2. Penelitian ini dilakukan pada bulan Desember 2007.

3. Responden dari penelitian ini adalah karyawan kantor PT. Telkom Divre 1 Sumatra, Medan yang terdaftar dan aktif sebagai karyawan.

I. 4. Tujuan Penelitian dan Manfaat Penelitian

I.4.1 Tujuan Penelitian

1. Untuk mengetahui informasi – informasi apa saja yang disajikan di intranet di kantor PT. Telkom Divre 1 Sumatra, Medan.

2. Untuk mengetahui frekuensi karyawan dalam menggunakan media intranet.

3. Untuk mengetahui seberapa besar layanan media intranet mampu memberikan/memenuhi kebutuhan karyawan akan informasi internal perusahaan.

4. Untuk mengetahui pengaruh layanan media intranet dalam meningkatkan produktivitas kerja karyawan.

I.4.2 Manfaat Penelitian

1. Secara teoritis, penelitian ini diharapkan dapat menambah pengetahuan tentang teknologi informasi dan komunikasi, khususnya tentang intranet. 2. Secara akademis, penelitian ini dapat disumbangkan kepada FISIP USU

untuk menambah dan memperkaya bahan referensi dan bahan penelitian sebagai sumber bacaan

3. Secara kritis, hasil penulisan penelitian ini diharapkan mampu memberikan sumbangan pikiran dan kontribusi kepada mahasiswa untuk meningkatkan kualitas pengetahuan khususnya dalam ilmu teknologi informasi dan komunikasi.

I. 5. Kerangka Teori

Sebelum melakukan penelitian, seorang peneliti harus menyusun suatu kerangka teori. Kerangka teori merupakan landasan berpikir untuk menggambarkan dari sudut mana peneliti menyoroti masalah yang akan diteliti.

Teori merupakan hubungan kausal, logis dan sistematis antara dua atau lebih konsep, jadi teori adalah penjelasan gejala : konsep atau variabel yang terpengaruh (Suyanto 2005 : 34 - 35). Dengan adanya kerangka teori akan mempermudah peneliti dalam menganalisis masalah.

1.5.1 Komunikasi dan Komunikasi Efektif

Secara etimologis atau menurut asal katanya, istilah komunikasi berasal dari bahasa Latin communicatio dan perkataan ini bersumber dari kata communis. Arti communis disini adalah sama, dalam arti sama makna yaitu sama makna mengenai suatu hal. Jadi komunikasi berlangsung apabila amtara orang – orang terlibat terdapat kesamaan makna mengenai suatu hal yang dikomunikasikan. Jelasnya, jika seseorang mengerti tentang sesuatu yang dinyatakan orang lain kepadanya, maka komunikasi berlangsung. Dengan kata lain, hubungan diantara mereka bersifat komunikatif (Effendy 2004 : 3 – 4).

Sementara secara paradigmatik, komunikasi mengandung tujuan tertentu, ada yang dilakukan secara lisan, secara tatap muka, atau melalui media, baik media massa seperti surat kabar, radio, televisi atau film maupun media non massa, misalnya surat, telepon dll. Jadi, komunikasi dalam pengertian ini mengandung tujuan karena itu harus dilakukan dengan perencanaan. Sejauh mana kadar perencanaan itu, bergantung kepada pesan yang akan dikomunikasikan dan

pada komunikan yang dijadikan sasaran. Jadi, komunikasi itu diartikan sebagai proses penyampaian suatu pernyataan yang dilakukan oleh seseorang kepada orang lain untuk memberi tahu atau untuk mengubah sikap, pendapat atau perilaku baik langsung secara lisaan maupun secara tak langsung, melalui media. Dalam defenisi itu tersimpul tujuan, komunikasi itu adalah memberi tahu atau mengubah pendapat (opinion), sikap (attitude), atau perilaku (behaviour).

Dari pengertian tersebut, tampak sejumlah komponen atau unsur yang dicakup yang merupakan persyaratan terjadinya komunikasi.

Komponen itu adalah :

a) Komunikator : orang yang menyampaikan pesan b) Pesan : pernyataan yang didukung lambang c) Komunikan : orang yang menerima pesan

d) Media : sarana atau saluran yang mendukung penyampaian pesan e) Efek : dampak sebagai pengaruh dari pesan

Lalu apa yang dimaksud dengan komunikasi efektif dan apa kriteria – kriterianya? Secara sederhana, komunikasi dikatakan efektif bila orang berhasil menyampaikan apa yang dimaksudkannya. Secara umum, komunikasi dinilai efektif bila rangsangan yang disampaikan dengan yang dimaksudkan oleh pengirim atau sumber sama dengan rangsangan yang ditangkap dan dipahami oleh penerima. Suatu komunikasi dapat dikatakan efektif apabila mencakup 5 kriteria yaitu pemahaman, kesenangan, pengaruh pada sikap, hubungan yang makin baik dan tindakan Lalu apa yang dimaksud dengan komunikasi efektif dan apa kriteria – kriterianya ? Secara sederhana, komunikasi dikatakan efektif bila orang berhasil menyampaikan apa yang dimaksudkannya. Secara umum, komunikasi dinilai

efektif bila rangsangan yang disampaikan dengan yang dimaksudkan oleh pengirim atau sumber sama dengan rangsangan yang ditangkap dan dipahami oleh penerima. Suatu komunikasi dapat dikatakan efektif apabila mencakup 5 kriteria yaitu pemahaman, kesenangan, pengaruh pada sikap, hubungan yang makin baik dan tindakan (Stewart L. Tubbs dan Sylvia Moss 1996 : 22 – 23).

1.5.2. Manajemen Public Relations

Menurut J.C Seidel, Public Relations adalah proses yang berkelanjutan dari usaha manajemen untuk memperoleh jasa baik dan pengertian dari pelanggannya, pegawai – pegawainya dan publik pada umumnya (Suhandang 2004 : 44). Sementara menurut Cultip dan Center, PR adalah suatu kegiatan komunikasi dan penafsiran serta komunikasi dan gagasan – gagasan dari suatu lembaga kepada publiknya dan pengkomunikasian informasi, gagasan dan pendapat publiknya itu kepada lembaga tadi dalam usaha yang jujur untuk menumbuhkan kepentingan bersama dan tercipta suasana yang harmonis. Tidak saja melakukan hubungan kepada publiknya tetapi juga internal perusahaan, terutama kepada pegawainya. Kegiatan ini diperlukan dalam mewujudkan efisiensi kerja. Artinya, mencapai hasil yang sebesar – besarnya dengan tenaga kerja tertentu sehingga diperoleh profit yang besar. Internal PR ini diperlukan dalam rangka mencegah bentrokan dan ketegangan antara majikan, pimpinan dengan pegawai atau staffnya. Adalah tugas PR untuk memupuk pengertian terhadap tugas dan kewajiban masing – masing serta pengertian terhadap tujuan bersama dalam mensukseskan perusahaan tersebut. Dengan mendekatkan program kebijaksanaan pimpinan kepada sikap dan kehendak para pegawainya serta

menampung semua aspirasi dan gagasan para pegawai sehingga mereka merasa diikutsertakan dalam pencapaian tujuan perusahaan.

Untuk merancang program kerja Public Relations dan upaya untuk menyelenggarakan komunikasi dua arah tersebut, PR memerlukan peranan dan fungsi manajemen. PR dituntut mampu menganalisis serta meramalkan “apa dan bagaimana“ akibat yang akan terjadi. Artinya, Management of Public Relations

akan memerlukan pemikiran dan konsepsi suatu perencanaan, pengorganisasian, mengkomunikasikan, serta pengkordinasian yang serius dan rasional dalam upaya pencapaian tujuan bersama dari organisasi/lembaga yang diwakilinya. Tahapan – tahapan dalam aktivitas manajemen Public Relations adalah (Ruslan 2001 : 27).

1. Perencanaan (Planning)

2. Pengorganisasian (Organizing)

3. Mengkomunikasikan (Communicating) 4. Pengawasan (Controlling)

5. Penilaian (Evaluating)

1.5.3. Media Internal Public Relations

Dalam upaya mencapai citra positif dan opini publik yang menguntungkan tidak terlepas dari bentuk komunikasi yang bersifat two way communication (komunikasi dua arah atau timbal balik). Komunikasi yang berlangsung antara top manajemen dengan karyawannya atau perusahaan dengan publiknya tidak hanya terjadi secara tatap muka. Agar lebih efisien dalam penyebaran informasi dan pembentukan citra dan opini publik, Public Relations

selintas, tetapi dengan adanya media komunikasi bisa menjadi jembatan komunikasi antara top manajemen dan karyawan atau antara perusahaan dengan publiknya (Soleh Soemirat dan Elvinaro 2004 : 26 – 27).

Bentuk media ini pada dasarnya sama dengan media massa komersial, hanya bedanya terletak pada segmen pembaca yang terbatas pada pembaca yang lebih khusus yaitu disesuaikan dengan target publik perusahaan, misalnya internal

Public Relations. Karakter isi dari media ini bisa bermacam – macam, misalnya bersifat informatif, edukatif, hiburan dan lain – lain. Hubungan internal PR tidak hanya dilihat secara sempit, yaitu sama dengan hubungan industrial yang hanya menekankan pada unsur proses produksi dan upah tetapi lebih dari itu yang dipengaruhi oleh hubungan internal antara karyawan dengan karyawan lainnya, atau hubungan top manajemen dengan karyawan.

Media internal ini merupakan sarana komunikasi efektif yang mampu mengelola sumber daya yang ada dalam perusahaan. Artinya, melalui media ini PRO berupaya untuk membina hubungan komunikasi masyarakat internal dengan menjadi corong informasi para karyawan kepada pihak perusahaan atau mampu bertindak sebagai mediator dari perusahaan (pimpinan) terhadap karyawannya (Ruslan 2001 : 266). Kemudian pada akhirnya dapat meningkatkan produktivitas perusahaan baik secara kuantitas maupun kualitas dalam bentuk produk barang atau pemberian jasa yang ditawarkan kepada publik sebagai sasarannya.

1.5.4. Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Istilah Sistem Informasi Manajemen (SIM) berkembang seiring dengan perkembangan fokus penggunaan teknologi komputer. Perkembangan teknologi komputer telah memberikan kesadaran baru bahwa aplikasi komputer perlu diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi untuk pengambilan keputusan manajemen. Sistem Informasi Manajemen berasal dari 3 kata yaitu Sistem, Informasi, dan Manajemen. Cara yang lebih baik untuk memberikan defenisi. Sistem Informasi Manajemen adalah dimulai dengan memahami istilah sistem, informasi dan manajemen.

Secara umum, sistem merupakan sekumpulan hal atau kegiatan atau elemen atau subsistem yang saling bekerjasama atau yang dihubungkan dengan cara – cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna mencapai tujuan. Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung pada masa mendatang. Sedangkan Manajemen merupakan sebagai proses memanfaatkan berbagai sumber yang tersedia untuk mencapai tujuan. Atau Manajemen juga dapat diartikan sebagai suatu sistem kekuasaan dalam suatu organisasi agar orang – orang menjalankan pekerjaan.

Jadi, jika digabungkan dari pengertian ketiga kata tersebut, maka Sistem Informasi Manajemen adalah sekumpulan sistem yang saling berhubungan, berkumpul bersama – sama dan membentuk satu kesatuan, saling berinteraksi dan bekerjasama antara bagian satu dengan yang lainnya dengan cara – cara tertentu

untuk melakukan fungsi pengolahan data, menerima masukan (input) berupa data – data, kemudian mengolahnya (processing) dan menghasilkan keluaran (output) berupa informasi sebagai dasar bagi pengambilan keputusan yang berguna dan mempunyai nilai nyata yang dapat dirasakan akibatnya baik pada saat itu juga maupun di masa mendatang, mendukung kegiatan operasional, manajerial, dan strategis organisasi dengan memanfaatkan berbagai sumber daya yang ada dan tersedia bagi fungsi tersebut guna mencapai tujuan (Sutanta 2003 : 19).

Seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, maka Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang dikembangkan pada saat ini hampir semuanya telah memanfaatkan teknologi computer dengan sistem jaringannya sebagai pemegang peran utama dalam pengolahan data. Pemanfaatan sistem jaringan ini akan mendukung pengintegrasian data dan distribusi informasi. Jaringan komputer ini telah memungkinkan terjadinya koordinasi dan komunikasi internal sehingga seluruh bagian atau divisi perusahaan tersebut siap berkomunikasi.

Jaringan komputer ini merupakan sekelompok komputer yang membentuk suatu jaringan/mata rantai yang mana diantara komputer – komputer tersebut dapat saling berkomunikasi satu sama lain untuk bertukar data informasi serta dikendalikan oleh komputer pusat. Jaringan komputer ini dibagi atas 3 yaitu: 1. Metropolitan Area Network (MAN) : Jaringan komputer antar perusahaan atau antar pabrik dalam satu wilayah kota. Jarak jangkauannya sekitar 10 – 50 km.

2. Wide Area Network (WAN) : Jaringan komputer yang memiliki jangkauan yang sangat jauh, sehingga dapat mencapai seluruh bagian dunia. Jarak jangkauannya lebih dari 50 km.

3. Local Area Network (LAN) : Jaringan komputer untuk satu kantor yang digunakan untuk koordinasi antar bagiannya yang bersifat lokal. Jarak jangakauannya sampai 10 km.

1.5.5. LAN (Local Area Network)

Sistem LAN timbul dari adanya kebutuhan untuk pemakaian sumber daya secara bersama – sama (resource sharing). Sistem jaringan LAN terbentuk atas beberapa komponen yaitu ; Personal Computer digunakan untuk Server

(komputer pusat/central) dan workstation (terminal pemakai) ; Media Transmisi yaitu berupa kabel radio frekuensi yang berfungsi untuk mengalirkan data ;

Network Interface Card (NIC) berfungsi sebagai penghubung media transmisi ke peralatan.

Karakteristik LAN ini adalah :

a) Ruang lingkup geografis terbatas (sampai 10 km) b) Berlokasi pada satu gedung atau satu departemen

c) Kecepatan pengiriman data relatif tinggi, bergantung pada jenis komponen yang digunakan

d) Dll Keistimewaan LAN :

1) Pemakaian data, aplikasi dan peralatan secara bersama – sama 2) Sistem informasi terpadu

3) Faktor keamanan data yang relatif tinggi (multilevel security)

4) Data dan informasi dapat tersedia setiap saat dibutuhkan, karena semuanya tersimpan di server.

5) Kecepatan yang tinggi dalam perolehan informasi.

Kehadiran LAN ini dalam suatu perusahaan, telah memberikan dukungan yang besar pada pemenuhan informasi bagi perusahaan khususnya bagi perusahaan yang sangat mengutamakan kualitas dan kuantitas kerja. Kecepatan informasi yang diberikan menjamin keaktualitasan berita dan informasi yang ada di seputar perusahaan. Penggunaan sistem LAN dalam sistem informasi akan memberikan dukungan yang sangat berarti untuk memperoleh informasi tepat waktu serta memungkinkan untuk menampilkan informasi dalam berbagai macam bentuk dan format secara mudah.

1.5.6. Intranet

Intranet adalah istilah untuk penggunaan teknologi internet dan World Wide Web (WWW) pada jaringan internal. Setelah internet terhubungkan dan membuat informasi sehingga dengan mudah diakses dari network dan komputer perusahaan, bisnis, pemerintahan, dan sekolah diseluruh dunia, sebuah intranet dapat menghubungkan dan membuat kepulauan informasi terakses pada sejumlah komputer dalam sebuah organisasi (MBR Consulting, Inc 1997 : 3).

Teknologi ini mencakup standar, protokol, peralatan dan bahasa yang sederhana, konsisten dan mudah digunakan. Intranet adalah jaringan komputer dalam perusahaan yang menggunakan komunikasi data standar seperti dalam internet. Artinya, kita dapat menggunakan semua fasilitas internet untuk

kebutuhan perusahaan. Dengan kata lain, intranet dapat dikatakan berinternet dalam lingkungan perusahaan. Standar yang dipakai dalam intranet adalah menggunakan standar protokol lTCP/IP (Transport Control Protokol/Internetworking Protocol). TCP/IP memungkinkan protokol jaringan untuk berkomunikasi, menerima dan mengirimkan data ke terminal lain. Standar lain adalah FTP (File Transfer Protocol) yang merupakan pelayanan resource sharing, sebuah fasilitas untuk dapat mengambil file yang ada di internet. SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) yang merupakan dasar dari e-mail untuk berkomunikasi serta MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions) yang merupakan standar mendefinisikan format biner, grafik dan suara agar dapat ditransmisikan dengan e-mail. Protokol lainnya adalah NNTP (Network News Transfer Protocol) dan POP (Post Office Protocol) atau Internal Network .

Kebutuhan intranet dalam organisasi bisnis dapat dilihat dari penyampaian informasi. Intranet dapat dianggap sebagai suatu media informasi yang efektif dalam membangun kerja sama dan hubungan dalam internal perusahaan. Intranet menjadi alat bantu untuk meningkatkan perkembangan dan pertumbuhan produk industri. Teknologi yang dimilikinya, mampu mengakses informasi dengan biaya yang relatif murah sehingga memungkinkan banyak perusahaan lebih memilih jasa teknologi ini. Melalui intranet perusahaan lebih mudah mempublikasikan program kerja atau informasi apapun yang menyangkut intern perusahaan.

1.5.7. Produktivitas Kerja

Secara umum produktivitas diartikan sebagai hubungan antara hasil nyata maupun fisik (barang – barang atau jasa) dengan pemasukan. Produktivitas adalah ukuran efisiensi produktif. Suatu perbandingan antara hasil keluaran dan masuk atau output dan input. Produktivitas juga diartikan sebagai tingkatan efisiensi dalam memproduksi barang – barang dan jasa – jasa. Produktivitas membicarakan cara pemanfaatan secara baik terhadap sumber – sumber dalam memproduksi barang.

Ukuran produktivitas yang paling banyak digunakan adalah berkaitan dengan tenaga kerja. Produktivitas memberikan gambaran yang lebih umum tentang potensial kerja. Produktivitas kerja dalam suatu perusahaan/organisasi didefenisikan sebagai tercapainya tujuan – tujuan dan sasaran – sasaran manajemen yang telah ditetapkan oleh perusahaan/organisasi yang bersangkutan. Produktivitas lebih menekankan kepada penentuan tujuan yang efektif, pembuatan rencana, aplikasi penggunaan cara yang produktif untuk menggunakan sumber – sumber efisien dan tetap menjaga adanya kualitas yang tinggi. Produktivitas mengikutsertakan pendayagunaan secara terpadu sumber daya manusia dan keterampilan, barang modal, teknologi, manajemen, informasi, energi dan sumber – sumber lain yang menuju pengembangan dan peningkatan standar kualitas hidup perusahaan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.

Untuk mencapai kerja yang produktif memerlukan keterampilan kerja yang sesuai dengan isi kerja sehingga bisa memperoleh cara kerja yang baru untuk memperbaiki cara kerja yang kurang produktif sebelumnya. Kerja produktif memerlukan prasyarat lain sebagai faktor untuk mencapainya : kemauan kerja

yang tinggi, kemampuan kerja yang sesuai dengan isi kerja, keefektifan penyampaian informasi/media – media yang digunakan dalam penyampaian program dan perencanaan kerja, lingkungan kerja yang nyaman, penghasilan yang dapat memenuhi kebutuhan, jaminan sosial, kondisi kerja, hubungan kerja yang harmonis dll (Muchdarsyah Sinungan 2000 : 3).

I. 6. Kerangka Konsep

Kerangka sebagai hasil pemikiran yang rasional merupakan uraian yang bersifat kritis dan memperkirakan kemungkinan hasil penelitian yang dicapai dan dapat mengantarkan penelitian pada rumusan hipotesis.

Konsep adalah penggambaran secara tepat fenomena yang hendak diteliti yakni istilah dan defenisi yang digunakan untuk menggambarkan secara abstrak kejadian, keadaan, kelompok atau individu yang menjadi pusat perhatian ilmu sosial. Dalam pengertian ilmiah, konsep harus memiliki kriteria yang tepat dalam menjelaskan variabel penelitian (Bungin 2005 : 58)

Jadi, kerangka konsep adalah hasil pemikiran yang rasional dalam menguraikan rumusan hipotesis yang merupakan jawaban sementara dari masalah yang diuji kebenarannya. Konsep penelitian dilahirkan dari teori yang digunakan peneliti dalam sebuah penelitian dan teori yang menghasilkan konsep penelitian itu akan mengarahkan peneliti kepada metode yang digunakan untuk menguji data yang diperoleh di lapangan (Bungin 2005 : 59). Agar konsep – konsep dapat diteliti secara empiris, maka harus dioperasionalkan dengan mengubahnya menjadi variabel.

Variabel yang digunakan dalam penelitian ini adalah : 1. Variabel Bebas (X)

Variabel bebas adalah segala gejala, faktor atau unsur yang menemukan atau mempengaruhi munculnya variabel kedua disebut variabel terikat. Tanpa variabel ini maka variabel berubah sehingga akan muncul variabel terikat yang berbeda atau yang lain atau bahkan sama sekali tidak ada atau tidak muncul.

Variabel bebas dalam penelitian ini adalah Layanan Media Intranet sebagai Media Internal PR di Kantor PT Telkom Divre 1 Sumatra, Medan.

2. Variabel Terikat (Y)

Variabel terikat adalah sejumlah gejala atau faktor maupun unsur yang ada atau muncul dipengaruhi atau ditentukan adanya variabel bebas dan bukan karena adanya variabel lain.

Variabel terikat dalam penelitian ini adalah Produktivitas Kerja Karyawan di Kantor PT. Telkom Divre 1 Sumatra, Medan.

I. 7. Model Teoritis

Variabel Bebas (X) Layanan Media Intranet

sebagai Media Internal

Public Relations

Variabel Terikat (Y) Produktivitas Kerja Karyawan di Kantor PT. Telkom Divre I Sumatra

I. 8. Variabel Operasional

Berdasarkan kerangka teori dan kerangka konsep yang telah diuraikan diatas, maka untuk memudahkan penelitian ini perlu dibuat operasional variabel – variabel, sebagai berikut :

Tabel 1.1 Variabel Operasional

Variabel Teoritis Variabel Operasional Variabel Bebas (X)

Layanan Media Intranet

1. Media Intranet sebagai jaringan komunikasi lokal perusahaan

2. Jenis Informasi yang disajikan 3. Tampilan

4. Pemilihan kata – kata yang digunakan 5. Aktualitas dan Akurasi

6. Kejelasan informasi Variabel Terikat (Y)

Produktivitas Kerja Karyawan

1. Disiplin kerja 2. Partisipasi kerja 3. Keseriusan kerja 4. Semangat kerja

I. 9. Defenisi Variabel Operasional

Defenisi variabel operasional adalah unsur penelitian yang memberitahukan bagaimana caranya untuk mengukur suatu variabel. Menurut Soetandyo Wignjosoebroto, defenisi operasional adalah spesifikasi prosedur yang memungkinkan penegasan ada atau tidaknya realitas tertentu sebagaimana digambarkan menurut konsepnya (Suyanto 2005 : 51). Defenisi variabel dari variabel – variabel penelitian ini adalah :

1. Variabel Bebas (X)

a) Media Intranet sebagai jaringan komunikasi lokal perusahaan : Meliputi teknologi yang dipakai di intranet sebagai jaringan komunikasi lokal dalam lingkup perusahaan.

b) Jenis Informasi : Meliputi informasi – informasi apa saja yang disajikan di Intranet tersebut

c) Tampilan : Dimaksudkan Apakah tampilan di intranet tersebut menarik terutama dari tampilan visual.

d) Pemilihan kata – kata : Apakah kata – kata yang dipakai mampu memotivasi karyawan untuk lebih produktif dalam bekerja.

e) Aktualitas : Tingkat kebaruan (up todate) informasi yang disajikan.

f) Akurasi : Apakah informasi yang disajikan benar dan patut dipercaya (sesuai dengan fakta).

g) Kejelasan informasi : Tingkat kejelasan Informasi yang disajikan di intranet

2. Variabel Terikat (Y)

a) Disiplin Kerja : Ketepatan waktu karyawan dalam bekerja baik dari segi kehadiran dan dalam melaksanakan tugas.

b) Keseriusan Kerja : Tingkat kesungguhan karyawan dalam mengerjakan setiap kewajiban dan tanggung jawab yang diberikan

c) Partisipasi Kerja : Keterlibatan karyawan dalam setiap program kerja yang ditetapkan perusahaan

d) Semangat Kerja : Gairah/Spirit yang dimiliki karyawan dalam mengemban tugas yang dipercayakan kepadanya.

I.10. Hipotesis

Hipotesis adalah sarana penelitian ilmiah yang penting dan tidak bisa ditinggalkan karena ia merupakan instrumen kerja dari teori. Hipotesis merupakan pernyataan yang bersifat dugaan mengenai hubungan antara dua variabel atau lebih.

Hipotesis dalam penelitian ini adalah :

Ho : Tidak terdapat hubungan antara layanan media intranet sebagai media

internal PR dengan produktivitas kerja karyawan di kantor PT. Telkom Divre I Sumatra

Ha :Terdapat hubungan antara layanan media intranet sebagai media internal

PR dengan produktivitas kerja karyawan di kantor PT. Telkom Divre I Sumatra.

BAB II

URAIAN TEORITIS

II. 1 Komunikasi dan Komunikasi Efektif

Secara etimologis atau menurut asal katanya, istilah komunikasi berasal dari bahasa Latin communicatio dan perkataan ini bersumber dari kata communis. Arti communis disini adalah sama, dalam arti, sama makna yaitu sama makna mengenai suatu hal. Jadi komunikasi berlangsung apabila antara orang – orang terlibat terdapat kesamaan makna mengenai suatu hal yang dikomunikasikan. Jelasnya, jika seseorang mengerti tentang sesuatu yang dinyatakan orang lain kepadanya, maka komunikasi berlangsung. Dengan kata lain, hubungan diantara mereka bersifat komunikatif (Effendy 2004 : 3 – 4).

Sementara secara paradigmatik, komunikasi mengandung tujuan tertentu, ada yang dilakukan secara lisan, secara tatap muka, atau melalui media, baik media massa seperti surat kabar, radio, televisi atau film maupun media non massa, misalnya surat, telepon dll. Jadi, komunikasi dalam pengertian ini mengandung tujuan karena itu harus dilakukan dengan perencanaan. Sejauh mana kadar perencanaan itu, bergantung kepada pesan yang akan dikomunikasikan dan pada komunikan yang dijadikan sasaran. Jadi, komunikasi itu diartikan sebagai proses penyampaian suatu pernyataan yang dilakukan oleh seseorang kepada orang lain untuk memberi tahu atau untuk mengubah pendapat, sikap atau perilaku baik langsung secara lisan maupun secara tak langsung, melalui media.

Dalam defenisi itu tersimpul tujuan, komunikasi itu adalah memberi tahu atau mengubah pendapat (opinion), sikap (attitude), atau perilaku (behaviour).

Dari pengertian tersebut, tampak sejumlah komponen atau unsur yang dicakup yang merupakan persyaratan terjadinya komunikasi.

Komponen itu adalah :

a) Komunikator : orang yang menyampaikan pesan b) Pesan : pernyataan yang didukung lambang c) Komunikan : orang yang menerima pesan

d) Media : sarana atau saluran yang mendukung penyampaian pesan e) Efek : dampak sebagai pengaruh dari pesan

II. 1. 1. Sifat Komunikasi

Ditinjau dari sifatnya, komunikasi dapat diklasifikasikan sebagai berikut : 1.Komunikasi Verbal (Verbal Communication)

a) Komunikasi Lisan (Oral Communication) b) Komunikasi Tulisan (Written Communication) 2.Komunikasi Nonverbal (Nonverbal Communicatio )

a) Komunikasi Tubuh ( Body Communication )

b) Komunikasi Gambar (Picture Communicatio )

c) Dll

3.Komunikasi Tatap muka (Face to face Communication)

4.Komunikasi Bermedia (Mediated Communication) II. 1. 2 Tujuan Komunikasi

a) Mengubah opini/pendapat/pandangan (to change the opinion) b) Mengubah sikap (to change attitude)

c) Mengubah perilaku (to change the behaviour) d) Mengubah masayarakat (to change the society)

II. 1. 3 Fungsi Komunikasi

a) Menginformasikan (to inform) b) Mendidik (to educate)

c) Menghibur (to entertain)

d) Mempengaruhi (to influence)

II. 1. 4 Teknik Komunikasi

Berdasarkan keterampilan berkomunikasi yang dilakukan oleh komunikator, teknik komunikasi diklasifikasikan menjadi :

a) Komunikasi informatif (Informative communication) b) Komunikasi persuasif (Persuasive communication)

c) Komunikasi pervasif (Pervasive communication)

d) Komunikasi koersif (Coersive communication)

e) Komunikasi instruktif (Instructive communication)

f) Komunikasi manusiawi (Human relations)

Lalu apa yang dimaksud dengan komunikasi efektif dan apa kriteria – kriterianya ? Secara sederhana, komunikasi dikatakan efektif bila orang berhasil menyampaikan apa yang dimaksudkannya. Secara umum, komunikasi dinilai efektif bila rangsangan yang disampaikan dengan yang dimaksudkan oleh pengirim atau sumber sama dengan rangsangan yang ditangkap dan dipahami oleh penerima. Suatu komunikasi dapat dikatakan efektif apabila mencakup 5 kriteria yaitu pemahaman, kesenangan, pengaruh pada sikap, hubungan yang makin baik dan tindakan (Stewart L. Tubbs dan Sylvia Moss 1996 : 22 – 23)

1. Pemahaman

Arti pokok pemahaman adalah penerimaan yang cermat atas kandungan rangsangan seperti yang dimaksudkan oleh pengirim pesan. Dalam hal ini, komunikator dikatakan efektif bila penerima memperoleh pemahaman yang cermat atas pesan yang disampaikannya.

Kegagalan utama dalam berkomunikasi adalah ketidakberhasilan menyampaikan isi pesan secara cermat. Semakin banyak jumlah orang yang terlibat dalam konteks komunikasi, semakin sulit pula untuk menentukan seberapa cermat pesan diterima. Penggunaan sarana pendukung sangat membantu memperjelas materi yang dibicarakan.

Dalam konteks organisasional, salah satu hasil yang terpenting adalah pemahaman pesan secara cermat. Mustahil suatu perusahaan akan berfungsi dengan baik, bila para pegawainya tidak memahami tugas yang harus mereka kerjakan. Untuk mencapai hal ini, diperlukan pemahaman, baik atas petunjuk verbal dari atasan maupun atas informasi yang disebarkan melalui memo perusahaan, buku pedoman, media internal dan penjelasan lain yang merupakan kebijakan perusahaan.

2. Kesenangan

Tidak semua komunikasi ditujukan untuk menyampaikan maksud tertentu. Komunikasi bisa juga dilakukan hanya sekedar berkomunikasi dengan orang lain untuk menimbulkan kesejahteraan bersama. Komunikasi ini disebut komunikasi fatik, misalnya menanyakan kabar atau sekedar menyapa.

Komunikasi ramah tamah ini merupakan cara yang sengaja dirancang agar orang – orang dapat memperoleh kesenangan dari perjumpaan dan obrolan – obrolan tersebut. Tingkat kesenangan dalam berkomunikasi berkaitan erat dengan perasaan kita terhadap orang yang berinteraksi dengan kita.

3. Mempengaruhi Sikap

Menurut Acuff, sepanjang sejarah belum pernah ada yang demikian besar akan keahlian berunding secara internasional, yakni kemampuan para perunding untuk mempengaruhi pihak lain dengan cara yang positif dan konstruktif (Stewart L. Tubbs dan Sylvia Moss 1996 : 25). Memahami dan menyetujui adalah dua hal yang sangat berbeda. Ketika anda memahami pesan seseorang, itu dapat saja berarti anda tidak menyetujuinya, bahkan boleh jadi anda jauh lebih tidak setuju dari sebelumnya.

Tindakan mempengaruhi orang lain merupakan bagian dari kehidupan sehari – hari. Dalam berbagai situasi kita berusaha mempengaruhi sikap orang lain, dan berusaha agar orang lain memahami ucapan kita. Dalam menentukan tingkat keberhasilan, kita bisa saja gagal mengubah sikap orang lain, namun orang tersebut tetap dapat memahami apa yang anda maksudkan. Dengan perkataan lain, kegagalan dalam mengubah pandangan seseorang jangan disamakan dengan kegagalan dalam meningkatkan pemahaman.

4. Memperbaiki Hubungan

Keefektifan komunikasi secara keseluruhan tidak hanya sekedar menyampaikan pesan dan dimengerti tetapi masih memerlukan suasana psikologis yang positif dan penuh kepercayaan. Penyebab kegagalan komunikasi adalah salah satunya muncul karena gangguan dalam hubungan insani yang berasal dari

kesalahpahaman. Komunikasi juga dimaksudkan untuk memperbaiki hubungan antar persona. Kadang – kadang, komunikasi dilakukan bukan untuk menyampaikan informasi atau mengubah sikap seseorang, tetapi hanya untuk dipahami dalam pengertian untuk memperbaiki hubungan antar persona.

5. Tindakan

Banyak orang berpendapat, bahwa komunikasi apapun tidak ada gunanya bila tidak memberi hasil sesuai dengan yang diinginkan. Tindakan menjadi penentu utama bagi suatu proses komunikasi. Misalnya, ketika dosen memberikan tugas, dosen tidak hanya menginginkan mahasiswanya menyukai tugas tersebut tetapi juga ia ingin mahasiswanya mengerjakan tugas tersebut.

Mendorong orang lain untuk melakukan tindakan yang sesuai dengan yang kita inginkan, merupakan hasil yang paling sulit dicapai dalam berkomunikasi. Terkadang, lebih mudah membuat orang menyukai olahraga daripada membuatnya melakukan olahraga. Untuk lebih mudah membangkitkan tindakan pada penerima pesan, hal – hal yang mungkin bisa dilakukan adalah : memudahkan pemahaman penerima tentang apa yang anda harapkan, meyakinkan penerima bahwa tujuan anda masuk akal dan mempertahankan hubungan yang harmonis dengan penerima. Tindakan yang kita harapkan, tidak terjadi secara otomatis, namun ada kemungkinan jika ketiga hal tersebut dilakukan.

Sementara menurut Wilbur Schramm, (Effendy 2003 : 41 – 42) terdapat beberapa kondisi yang harus dipenuhi jika kita menginginkan agar suatu pesan membangkitkan tanggapan yang kita hendaki atau disebut “the condition of success in communication“ , yaitu :

1. Pesan harus dirancang dan disampaikan sedemikian rupa, sehingga dapat menarik perhatian komunikan

2. Pesan harus menggunakan lambang – lambang tertuju kepada pengalaman yang sama antara komunikator dan komunikan sehingga sama – sama mengerti

3. Pesan harus membangkitkan kebutuhan pribadi komunikan dan menyarankan beberapa cara untuk memperoleh kebutuhan tersebut

4. Pesan harus menyarankan suatu jalan untuk memperoleh kebutuhan tadi yang layak bagi situasi kelompok dimana komunikan berada pada saat ia digerakkan untuk memberikan tanggapan yang dikehendaki.

Tidak mudah untuk melakukan komunikasi efektif. Ada banyak hambatan yang bisa merusak komunikasi. Berikut beberapa hambatannya :

a) Gangguan

Gangguan disini terdiri dari 2 bagian yaitu :

1. Gangguan mekanik (mechanical, channel noise)

Yang dimaksud dengan gangguan mekanik ialah gangguan yang disebabkan saluran komunikasi atau kegaduhan bersifat fisik. Sebagai contoh adalah bunyi mengaung pada pengeras suara atau riuh hadirin serta bunyi kendaraan lewat ketika seseorang berpidato dalam suatu pertemuan.

2. Gangguan Semantik (semantic noise)

Gangguan jenis ini berkaitan dengan pesan komunikasi yang pengertiannya menjadi rusak. Gangguan semantik tersaring ke dalam pesan melalui penggunaan bahasa. Semakin banyak kekecauan mengenai pengertian suatu istilah atau konsep yang terdapat pada komunikator, maka akan lebih

banyak gangguan semantik pesan. Gangguan semantik terjadi dalam salah pengertian.

Semantik adalah pengetahuan mengenai pengertian kata – kata yang sebenarnya atau perubahan pengertian kata – kata. Lambang kata yang sama mempunyai pengertian yang berbeda untuk orang – orang yang berlainan. Ini disebabkan dua jenis pengertian mengenai kata – kata : ada yang mempunyai pengertian denotatif dan ada yang konotatif.

Pengertian denotatif adalah pengertian perkataan yang lazim terdapat dalam kamus yang secara umum diterima oleh orang – orang dengan bahasa dan kebudayaan yang sama.

Pengertian konotatif adalah pengertian yang bersifat emosional latar belakang dan pengalaman seseorang.

b) Kepentingan

Interest atau kepentingan akan membuat seseorang selektif dalam menanggapi atau menghayati suatu pesan (Effendy 2003 : 47). Orang hanya akan memperhatikan perangsang yang ada hubungannya dengan kepentingannya. Kepentingan bukan hanya mempengaruhi perhatian kita saja tetapi juga menentukan daya tanggap, perasaan, pikiran dan tingkah laku kita akan merupakan sifat reaktif terhadap segala perangsang yang tidak bersesuaian atau bertentangan dengan suatu kepentingan.

c) Motivasi Terpendam

Motivasi akan mendorong seseorang berbuat sesuatu yang sesuai benar dengan keinginan, kebutuhan dan kekurangannya. Keinginan, kebutuhan dan kekurangan seseorang berbeda dengan orang lainnya dari waktu ke waktu dan dari

tempat ke tempat, sehingga karenanya motivasi itu berbeda dalam intensitasnya. Demikian juga intensitas tanggapan seseorang terhadap suatu komunikasi.

Semakin sesuai komunikasi dengan motivasi seseorang semakin besar kemungkinan komunikasi itu dapat diterima dengan baik oleh pihak yang bersangkutan. Sebaliknya, komunikan akan mengabaikan suatu komunikasi yang tidak sesuai dengan motivasinya.

d) Prasangka

Prejudice atau prasangka merupakan salah satu rintangan atau hambatan berat bagi suatu kegiatan komunikasi oleh karena orang yang mempunyai prasangka belum apa – apa sudah bersikap curiga dan menentang komunikator yang hendak melancarkan komunikasi. Dalam prasangka, emosi memaksa kita untuk menarik kesimpulan atas dasar prasangka tanpa menggunakan pikiran rasional. Emosi seringkali membutakan pikiran dan pandangan kita terhadap fakta yang nyata bagaimanapun, oleh karena seringkali prasangka itu sudah mencekam, maka seseorang tak akan dapat berpikir secara objektif dan segala apa yang dilihatnya selalu akan dinilai secara negatif. Prasangka bukan saja terjadi terhadap suatu ras, melainkan juga terhadap agama, pendirian politik, kelompok dan lain – lain.

II. 2 Manajemen Public Relations

Manajemen merupakan suatu ilmu pengetahuan yang bersifat universal dan sistematis, yaitu mencakup kaidah – kaidah, prinsip – prinsip dan konsepsi serta mengacu pada landasan teoritis yang ada dalam melaksanakan fungsi – fungsi dasar dari manajemen umum yaitu mulai dari tahap suatu perencanaan,

pengorganisasian, pengkoordinasian dan hingga tahap ke penilaian (evaluasi). Sebagai suatu seni, manajemen merupakan “bagaimana“ cara untuk memimpin orang lain demi untuk mencapai tujuan bersama pada sebuah lembaga/organisasi, termasuk manajemen untuk mengelola bidang keuangan, manajemen pemasaran dan lain sebagainya.

Aktivitas manajemen pada setiap lembaga atau organisasi yang pada umumnya berkaitan dengan usaha mengembangkan suatu tim kerjasama atau kelompok orang dalam suatu kesatuan, dengan memanfaatkan sumber daya yang telah ditetapkan sebelumnya.

Arti manajemen, yaitu asal kata dari manage dan dalam bahasa latin

manus, yang berarti : memimpin, menangani, mengatur atau membimbing. Menurut George R. Terry, manajemen adalah sebuah proses yang khas, yang terdiri dari tindakan – tindakan : perencanaan, pengorganisasian, penggiatan dan pengawasan yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran – sasaran yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber – sumber lainnya (Ruslan 2001 : 1).

Khususnya dalam merancang program kerja Public Relations dan upaya untuk menyelenggarakan komunikasi dua arah harus memerlukan peranan dan fungsi manajemen. Oleh sebab itulah, kegiatan Public Relations tersebut merupakan perpaduan antara seni dan gabungan antara ilmu – ilmu sosial yang akan mampu menganalisis kecenderungan serta meramalkan “apa dan bagaimana“ akibat yang akan terjadi dikemudian hari.

Peranan Public Relations dalam sebuah organisasi adalah berkaitan dengan tujuan utama dan fungsi – fungsi manajemen perusahaan. Fungsi dasar

manajemen tersebut merupakan suatu proses kegiatan atau pencapaian suatu tujuan pokok dari organisasi/lembaga dan biasanya berkaitan dengan memanfaatkan berbagai potensi sumber – sumber (sumber daya) yang dimiliki oleh lembaga/organisasi bersangkutan. Unsur – unsur sumber daya tersebut dinamakan 6 M yaitu, Sumber Daya Manusia (Men), Sumber Material/barang

(Material), Alat atau perkakas mesin produksi yang dimiliki (Machine), Kemampuan Keuangan (Money), Metode yang digunakan (Method), dan perluasan atau pemasaran yang hendak dicapai/dituju (Market).

Berhasil atau tidaknya peranan Public Relations dalam menunjang fungsi – fungsi manajemen perusahaan untuk mencapai tujuan bersama itu adalah tidak terlepas dari kemampuan untuk memanfaatkan unsur – unsur sumber daya 6 M yang dimiliki oleh organisasi/lembaga tersebut. Artinya seorang Pejabat PR dituntut kemampuannya untuk mengkoordinasikan seluruh unsur – unsur sumber daya dalam 6 M tersebut melalui kemampuan sebagai manajemen teknis, dan kemampuan sebagai manajemen profesional.

Menurut J.C Seidel, Public Relations adalah proses yang berkelanjutan dari usaha manajemen untuk memperoleh jasa baik dan pengertian dari pelanggannya, pegawai – pegawainya dan publik pada umumnya. Sementara menurut Cultip dan Center, Public Relations adalah suatu kegiatan komunikasi dan penafsiran serta komunikasi dan gagasan – gagasan dari suatu lembaga kepada publiknya dan pengkomunikasian informasi, gagasan dan pendapat publiknya itu kepada lembaga tadi dalam usaha yang jujur untuk menumbuhkan kepentingan bersama dan tercipta suasana yang harmonis (Suhandang 2004 : 14). Tidak saja melakukan hubungan kepada publiknya tetapi juga internal perusahaan,

terutama kepada pegawainya. Kegiatan ini diperlukan dalam mewujudkan efisiensi kerja. Artinya, mencapai hasil yang sebesar – besarnya dengan tenaga kerja tertentu sehingga diperoleh profit yang besar. Internal PR ini diperlukan dalam rangka mencegah bentrokan dan ketegangan antara majikan, pimpinan dengan pegawai atau staffnya. Adalah tugas PR untuk memupuk pengertian terhadap tugas dan kewajiban masing – masing serta pengertian terhadap tujuan bersama dalam mensukseskan perusahaan tersebut. Dengan mendekatkan program kebijaksanaan pimpinan kepada sikap dan kehendak para pegawainya serta menampung semua aspirasi dan gagasan para pegawai sehingga mereka merasa diikutsertakan dalam pencapaian tujuan perusahaan.

Sementara menurut wakil dari para pakar Public Relations dari negara maju yang mengadakan pertemuan pada bulan Agustus 1978 mengeluarkan defenisi PR yang lebih singkat disebut The Statement of Mexico yang berbunyi sebagai berikut : “Praktik PR adalah seni dan ilmu pengetahuan sosial untuk menganalisis kecenderungan, memprediksi konsekuensi – konsekuensinya, menasihati para pemimpin organisasi dan melaksanakan program yang terencana mengenai kegiatan – kegiatan yang melayani, baik kepentingan organisasi maupun kepentingan publik atau umum” (Ruslan 2001 : 18).

Sesuai dengan pendapat Scoot M. Cutlip dan Allen H. Centre (1971) dalam bukunya berjudul Effective Public Relations, mengungkapkan bahwa, “Public Relations adalah fungsi manajemen yang menilai sikap publik, mengidentifikasikan kebijaksanaan dan tata cara organisasi demi kepentingan publiknya serta merencanakan suatu program kegiatan dan komunikasi untuk memperoleh pengertian dan dukungan publiknya“ (Ruslan 2001 : 27). Organisasi

ini memiliki arti sistem yang dipolakan orang untuk melaksanakan tujuan atau untuk mencapai sasaran. Dan organisasi adalah sistem kegiatan manusia yang saling bersama.

Disamping itu peranan komunikasi dalam manajemen dewasa ini adalah menjadi sangat penting seperti terciptanya hubungan komunikasi antara manajemen dan para karyawannya, antara pimpinan manajemen dengan pemilik perusahaan dan sebaliknya. Termasuk melakukan komunikasi timbal balik dua arah antara pihak perusahaan dan publiknya. Dalam sistem manajemen komunikasi, maka hubungan komunikasi timbal balik (two way communications) tersebut merupakan alat dan sekaligus memperlancar serta pemahaman yang tepat dalam hal penyampaian pesan dan informasi. Menurut Lawrence D. Brennan dalam bukunya Business Communication, Adam dan Co, Paterson, New Jersey, 1960 mengatakan bahwa manajemen komunikasi (manajemen PR) itu intinya merupakan Management is communications system (Ruslan 2001 : 28) .

Konsep Public Relations atau Manajemen PR, menurut Rhenald Kasali, dalam bukunya Manajemen Public Relations, Konsep dan Aplikasinya di Indonesia, diterbitkan Pustaka Utama, 1994 (Ruslan 2001 : 35) mengatakan : “Fungsi Manajemen PR yang bertujuan menciptakan dan mengembangkan persepsi terbaik bagi suatu lembaga, organisasi, perusahaan atau produknya terhadap segmen masyarakat, yang kegiatannya langsung ataupun tidak langsung mempunyai dampak bagi masa depan organisasi, lembaga, perusahaan dan produknya“.

Secara struktural, Public Relations merupakan bagian integral dari suatu lembaga/organisasi. Artinya Public Relations merupakan salah satu fungsi

manajemen modern yang mempunyai fungsi melekat pada manajemen perusahaan

(corporate management function), yakni bagaimana berperan dalam melakukan komunikasi timbal balik (two way communication) untuk tujuan menciptakan saling pengertian (mutual understanding), saling menghargai (mutual appreciation), saling mempercayai (mutual confidence), menciptakan good will, memperoleh dukungan publik (public support) dan sebagainya demi tercapainya citra positif bagi suatu lembaga/perusahaan (corporate image).

Jika dikaitkan dengan pemahaman manajemen PR, maka umumnya melalui fungsi atau beberapa tahapan – tahapan sebagai berikut :

1) Perencanaan (Planning)

Perencanaan (Planning) adalah fungsi dasar (fundamental) manajemen, perencanaan adalah dinamis. Perencanaan ditujukan pada masa depan yang penuh dengan ketidakpastian, karena adanya perubahan kondisi atau situasi (Hasibuan 2001 : 91). Hasil perencanaan baru akan diketahui pada masa depan. Agar resiko yang ditanggung itu relatif kecil, hendaknya semua kegiatan, tindakan dan kebijakan direncanakan terlebih dahulu. Perencanaan itu adalah masalah memilih artinya memilih tujuan dan cara yang terbaik untuk mencapai tujuan tersebut dari beberapa alternatif yang ada. Tanpa alternatif, perencanaan pun tidak ada. Perencanaan merupakan kumpulan dari beberapa keputusan. Tujuan perencanaan adalah :

a) Untuk menentukan tujuan, kebijakan – kebijakan, prosedur dan program serta memberikan pedoman cara – cara pelaksanaan yang efektif untuk mencapai tujuan

c) Menyebabkan kegiatan – kegiatan yang dilakukan secara teratur dan bertujuan

d) Dan lain – lain

Oleh sebab itu, perencanaan merupakan landasan fundamental untuk mengambil langkah – langkah selanjutnya.

2) Pengorganisasian

Fungsi pengorganisasian berkaitan erat dengan fungsi perencanaan, karena pengorganisasian pun harus direncanakan. Pengorganisasian adalah fungsi manajemen dan merupakan alat atau wadah yang statis. Pengorganisasian dapat diartikan penentuan pekerjaan – pekerjaan yang harus dilakukan, pengelompokan tugas – tugas dan membagi – bagikan pekerjaan kepada setiap karyawan, penetapan departemen – departemen (subsistem) serta penentuan hubungan – hubungan.

Menurut George R. Terry pengorganisasian adalah tindakan mengusahakan hubungan – hubungan kelakuan yang efektif antara orang – orang, sehingga mereka dapat bekerja sama secara efisien dan dengan demikian memperoleh kepuasan pribadi dalam hal melaksanakan tugas – tugas tertentu dalam kondisi lingkungan tertentu guna mencapai tujuan atau sasaran tertentu (Malayu 2001 : 119)

3) Mengkomunikasikan (Communicating)

Dalam suatu proses komunikasi, haruslah terdapat unsur – unsur kesamaan makna agar terjadi suatu pertukaran pikiran atau pengertian antara komunikator (penyampai pesan) dan komunikan (penerima pesan). Proses komunikasi dapat diartikan sebagai transfer informasi atau pesan – pesan dari

pengirim pesan sebagai komunikator dan kepada penerima pesan sebagai komunikan yang bertujuan untuk mencapai saling pengertian antara kedua belah pihak.

Dalam suatu organisasi, komunikasi itu sangat penting dalam proses penyampaian informasi/program kerja perusahaan. Komunikasi dalam manajemen adalah hal yang sangat pokok yaitu dalam penyampaian instruksi di satu pihak, dan pelaksanaan kewajiban dilain pihak. Menurut MT. Myers dan GE. Myers, komunikasi memungkinkan seseorang untuk mengkoordinasikan suatu kegiatan kepada orang lain untuk mencapai tujuan bersama (Ruslan 2001 : 88).

4) Pengawasan (Controlling)

Menurut Farland, pengawasan adalah suatu proses dimana pimpinan ingin mengetahui apakah pekerjaan yang dilakukan oleh bawahannya sesuai dengan rencana, perintah, tujuan, kebijakan yang telah ditentukan (Simbolon 2004 : 60). Pengawasan harus berpedoman terhadap hal – hal berikut :

a) Rencana yang telah ditentukan

b) Perintah terhadap pelaksanaan pekerjaan (performance)

c) Tujuan

d) Kebijakan yang telah ditentukan sebelumnya.

Pengawasan dimasudkan untuk mencegah dan untuk memperbaiki kesalahan, penyimpangan, ketidaksesuaian dan lainnya yang tidak sesuai dengan tugas dan wewenang yang telah ditentukan. Jadi maksud pengawasan bukan mencari kesalahan terhadap orangnya, tetapi mencari kebenaran terhadap hasil pelaksanaan pekerjaan. Pengawasan bertujuan agar hasil pelaksanaan pekerjaan

diperoleh secara berdaya guna (efisien) dan berhasil guna (efektif) sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.

5) Evaluasi (Evaluating)

Evaluasi merupakan tindakan yang dilakukan untuk memastikan perusahaan mencapai apa yang sudah ditetapkan. Oleh sebab itu, penting sekali menentukan dengan jelas hasil seperti apa yang diharapkan dari setiap tindakan yang dilakukan. Dengan demikian, dapat dilakukan perbandingan (penilaian) antara kinerja ideal yang diinginkan dengan kinerja aktual organisasi sehingga diperoleh umpan balik pada manajemen untuk melakukan langkah – langkah korektif yang diperlukan. Tahapan – tahapan evaluasi ini adalah menetapkan apa yang dikontrol, menetapkan standar kinerja, ukuran kinerja aktual, membandingkan kinerja aktual dengan standar dan yang terakhir adalah mengambil langkah korektif (Iriantara 2004 : 40).

II. 3 Media Internal Public Relations

Dalam hal upaya mencapai citra positif dan opini publik yang menguntungkan tidak terlepas dari bentuk komunikasi yang bersifat two way communications (komunikasi dua arah atau timbal balik). Komunikasi yang berlangsung antara top manajemen dengan karyawannya tidak hanya terjadi secara tatap muka. Agar lebih efisien dalam penyebaran informasi dan pembentukan citra korporat, Public Relations memerlukan media komunikasi. Komunikasi tatap muka bisa terjadi selintas, tetapi dengan adanya media komunikasi bisa menjembatani komunikasi antara top manajemen dan karyawan perusahaan (publik internal perusahaan).

BAB V PENUTUP V.1. Kesimpulan

Berdasarkan keseluruhan hasil penelitian yang telah dilakukan oleh peneliti, maka diperoleh beberapa kesimpulan sebagai berikut :

1. Intranet sebagai media internal PR merupakan media yang paling sering digunakan oleh PR di kantor PT. Telkom Divre I Sumatra – diantara media internal lainnya. Media ini telah menjadi media komunikasi internal, terutama dalam menyebarkan informasi internal perusahaan. Informasi internal itu bisa berupa penyampaian informasi, kebijaksanaan umum, instruksi penugasan, keputusan/peraturan perusahaan, motivasi, pembinaan, pengendalian dan pengawasan serta jembatan penghubung dalam menjalin komunikasi dua arah antara top manajemen dengan karyawan.

2. Selain sebagai media dalam menyebarkan informasi internal perusahaan, intranet juga menyediakan informasi – informasi eksternal perusahaan, seperti, informasi yang berhubungan dengan teknologi dan informasi, iklan, dan informasi seputar produk – produk terbaru perusahaan kompetitor. Semua informasi tersebut sangat bermanfaat dalam menunjang kebutuhan karyawan akan informasi (referensi kerja) yang pada akhirnya akan meningkatkan kinerja karyawan agar lebih produktif.

3. Kehadiran intranet sebagai media internal perusahaan, sangat dimanfaatkan oleh segenap karyawan maupun jajaran top manajemen

perusahaan, terutama menyangkut program kerja dan penugasan. Kondisi seperti ini mengharuskan karyawan untuk selalu menggunakan intranet ini dalam keseharian kerja mereka. Hal ini bukan berarti bahwa pertemuan face to face antara karyawan dengan top manajemen sudah ditinggalkan. Pertemuan secara langsung (tatap muka) ini tetap dipelihara untuk memelihara komunikasi yang baik dalam lingkungan perusahaan.

4. Terdapat hubungan/korelasi antara media intranet sebagai media internal Public Relations dengan produktivitas kerja karyawan di kantor PT. Telkom Divre I Sumatra. Berdasarkan hasil uji hipotesis, dapat dinyatakan bahwa terdapat hubungan yang rendah tetapi pasti antara media intranet sebagai media internal Public Relations dengan peningkatan produktivitas kerja karyawan di kantor PT. Telkom Divre I Sumatra. Hal ini berarti bahwa intranet sebagai salah satu media internal PR memiliki hubungan yang relatif kecil namun secara pasti akan memberikan pengaruh terhadap peningkatan produktivitas kerja karyawan di kantor PT. Telkom Divre I Sumatra.

V.2. Saran

Setelah melakukan penelitian, maka dapat dikemukakan beberapa saran, sebagai berikut :

1. Sesuai dengan namanya, media internal merupakan media yang dikhususkan sebagai media yang memuat informasi – informasi internal perusahaan, terutama dalam hal informasi kerja. Namun, akan sangat bermanfaat jika media internal ini juga menyediakan informasi – informasi eksternal perusahaan, seperti perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, iklan dan informasi lain yang dapat dijadikan sebagai bahan penunjang dalam meningkatkan kinerja karyawan. Selain itu, informasi yang bersifat menghibur (to entertain) juga sangat penting untuk sejenak memberikan kesempatan kepada karyawan menangkan diri dari kesibukan, sekaligus guna menjalin hubungan yang baik antara bawahan dan atasan. Misalnya, humor – humor yang bersifat mendidik, ucapan selamat ulang tahun, dll.

2. Perkembangan dunia teknologi dan komunikasi telah memberikan warna baru dalam dunia Public Relations khususnya dalam hal penggunaan media PR secara on line. Di era teknologi dan informasi seperti sekarang ini, istilah E-PR (Electronic Public Relations) sudah tidak asing lagi dalam dunia PR. Namun, penelitian tentang E-PR ini masih sangat terbatas. Oleh sebab itu, pengkajian bertajuk E-PR ini sangat baik jika dijadikan sebagai penelitian bagi mahasiswa Ilmu Komunikasi. Pengkajian tentang E-PR ini diharapkan dapat memberikan sumbangan

DAFTAR PUSTAKA

Arikunto, Suharsimi, Prosedur Penelitian ; Suatu Pendekatan Praktek, Jakarta : Rineka Cipta, 1998.

Bungin, Burhan, Metodologi Penelitian Sosial, Surabaya : Airlangga University Press, 2001.

____________________ , Metodologi Penelitian Kuantitatif, Jakarta : Kencana, 2005.

Consulting, Inc MBR., 10 Menit Panduan Intranet, Jakarta : Elex Media Komputindo, 1997.

Divisi Regional 1 Sumatra, Telkom, Public Relations Telkom Divre 1 Sumatra, Medan : Telkom Divre 1 Sumatra, 2002.

Effendy, Onong Uchjana, Ilmu, Teori dan Filsafat Komunikasi, Bandung : Citra Aditya Bakti, 2003

____________________ , Dinamika Komunikasi, Bandung : PT. Remaja Rosdakarya, 2004.

Gregory, Anne, Perencanaan dan Manajemen Kampanye PR, Jakarta : Erlangga, 2001.

Hasibuan, Malayu, Manajemen ; Dasar, Pengertian dan Masalah, Jakarta : PT. Bumi Aksara, 2001.

Indrajit, Richardus Eko, Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi Informasi, Jakarta : PT. Elex Media Komputindo, 2000.

Iriantara, Yosal, Manajemen Strategis Public Relations, Jakarta : Ghalia Indonesia, 2004.

Jogiyanto, Sistem Teknologi Informasi, Yogyakarta : Andi, 2003.

Julius, Bob Onggo, E-PR ; Menggapai Publisitas di Era Interaktif Lewat Media Online, Yogyakarta : Andi, 2004.

Kadir, Abdul dan Triwahyuni, Terra Ch., Pengenalan Teknologi Informasi, Yogyakarta : Andi, 2003.

Kriyantono, Rachmat, Teknik Praktis, Riset Komunikasi, Jakarta : Kencana Prenada Media Group, 2006.

Masry, Maringan, Dasar – Dasar Administrasi dan Manajemen, Jakarta : Ghalia Indonesia, 2004.

Nawawi, Hadari, Instrumen Penelitian Bidang Sosial, Yogyakarta : Gadjah Mada University Press, 1995.

Nurwono, Yuniarto, Manajemen Informasi ; Pendekatan Global, Jakarta : PT. Elex Media Komputindo, 1994.

Rakhmat, Jalaluddin, Metode Penelitian Komunikasi, Bandung : PT. Remaja Rosdakarya, 2004.

Ruslan, Rosady, Manajemen Humas dan Manajemen Komunikasi ; Konsepsi dan Aplikasi, Jakarta : PT. Raja Grafindo Persada, 2001.

____________________ , Metode Penelitian Public Relations dan Komunikasi, Jakarta : PT. RajaGrafindo Persada, 2006.

Santoso, Singgih, Menguasai Statistik di Era Informasi dengan SPSS 15, Jakarta : PT. Elex Media Komputindo, 2007.

Simanjuntak, John P., Public Relations, Yogyakarta : Graha Ilmu, 2003.

Soemirat, Soleh dan Ardianto, Elvinaro, Dasar – dasar Public Relations, Bandung : PT. Remaja Rosdakarya, 2004.

Suhandang, Kustadi, Public Relations Perusahaan, Bandung : Nuansa, 2004. Sutanta, Edhy, Sistem Informasi Manajemen, Yogyakarta : Graha Ilmu, 2003.

Suyanto, Bagong dan Sutinah, Metode Penelitian Sosial ; Berbagai Alternatif Pendekatan, Jakarta : Prenada Media, 2005.

Tubs, L Stewart dan Sylvia Moss, Human Communications, Prinsip – Prinsip Dasar, Bandung : PT. Remaja Rosdakarya, 1996.

Tung, Khoe Yao, Teknologi Jaringan Intranet, Yogyakarta : Andi, 2002.

Sumber lain :

Buletin Bulanan Telkom, Patriot 135, Edisi Juni 2007.

∗