Tujuan Public Relations Karateristik Public Relations

II.3.2. Karateristik Public Relations

II.3.2.1. Tujuan Public Relations

Rumusan perencanaan yang matang, akan menghasilkan suatu program PR yang efektif. Perencanaan program PR didasaran kepada fakta dan landasan berpikir yang sehat serta memiliki kejelasan arah dan tujuan yang ingin dicapainya. Oleh karena itu, perlu ditekankan bahwa penelitian research merupakan hal yang sangat vital dalam membuat suatu perencanaan program PR. Definisi perencanaan kerja, menurut pakar public relations, Frank Jefkins 1988 : 13, Public Relations consists of all form of planned communications outwards and inwards between an organization and its public for the purpose of achieving specific objectives concerning mutual understanding”. Secara umum pengertian dari perencanaan program kerja public relations yaitu terdiri dari semua bentuk kegiatan perencanaan komunkasi baik kegiatan ke dalam maupun ke luar antara organisasi dan publiknya yang tujuannya untuk mencapai saling pengertian. Perencanaan kerja public relations public relation work planning program tersebut berkaitan dengan pengertian, perencana, perencanaan, wujud rencana kerja dan alas an dilakukannya perencanaan kerja PR, termasuk manfaat dan klasifikasi perencanaan kerja tersebut. Maka penjelasannya sebagai berikut : 1. Perencana kerja, yaitu terdiri dari : a. Perencanaan, seseorang yang memanfaatkan atau menginterpretasikan segala informasi, materi dan data yang tersedia baik secara kuantitatif maupun Universitas Sumatera Utara kualitatif untuk dianalisis, diseleksi dan diproses sebagai bahan perencanaan kerja yang akan datang. b. Hasil yang akan diperoleh relevan dengan hal-hal yang berkaitan dengan peran dan fungsi kegiatan kehumasan dalam suatu organisasi. 2. Perencanan kerja PR Perencanaan kerja public relations berkaitan dengan : - Fungsi dan teknis Manajemen Humas yang professional, dinamis serta proaktif. - Merupakan metode terbaik untuk mempersiapkan pihak organisasi dalam menghadapi perubahan yang sering terjadi. - Penilaian evaluasi atau me-review hasil perkembangan kegiatan masa lalu, sekarang dan masa yang akan datang. - Mengantisipasi dan menghadapi tantangan atau resiko yang akan terjadi melalui suatu proses untuk menentukan tujuan dan sasarna jangka pendek dan jangka panjang secara periodic dan strategis. 3. Wujud rencana kerja PR Bentuk rencana kerja PR tersebut dapat diimplementasikan : - Rencana yang berkaitan dengan hasil atau produk result dari perencanaan yang telah dilaksanakan,baik jangka pendek maupun panjang. - Rencana perancangan konsep dasar dari perencanaan kerja PR yang diranang. - Rencana untuk membuat pernyataan berdasarkan dari target yang ingin dicapai, where do we want to go? tujuan, dan how to get there? strategi 4. Perencanaan kerja PR dan alasan-alasan untuk dilakukan kegiatan PR: Universitas Sumatera Utara a. Alasan dalam kegiatan perencanan action plan, yaitu dapat bersifat proaktif, reaktif, defensive, preventif, protektif dan hingga profitabel. Misalnya, seorang PR bertindak sedia payung sebelum hujan proaktif atau mencari payung ketika hujan reaktif. b. Alasan mengapa why : - Untuk mengantisipasi perubahan lingkungan lebih luas, seperti perubahan teknologi, ekonomi, politik, hukum dan teknologi. - Menghadapi perubahan lebih sempit operasional, seperti menghadapi persaingan, perubahan selera pelanggan, life cycle product, system komunikasi, media massa, tenaga kerja dan relasi bisnis. - Menciptakan tujuan yang objektif, sasaran dan target yang ingin dicapai secara jelas dan rinci. Mampu mendefenisikan suatu permasalahan eksternal dan internal organisasi, menemukan fakta facts findling, SWOT nalusis penentuan faktor facts findling, SWOT analysis penentuan actor kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman, merancang rencana kerja yang akan datang action planning, pelaksanana komunikasi communication activies dan hingga penilaian kerja PR work evaluation. 5. Manfaat perencanaan kerja PR Manfaat yang diperoleh dari pembentukan perencanaan kerja PR, yaitu : - Membantu pihak manajemen organisasi untuk mampu beradaptasi trhadap lingkungan yang sering berubah-ubah. Universitas Sumatera Utara - Mengefektifkan dan mengefesienkan koordinasi atau kerja sama antar departen dan pihak terkait lainnya - Menghindar resiko kegagalan dengan tidak melakukan erkiraan atau perencanaan tanpa arah yang jelas dan konret. - Mampu meiat seara keseluruhan kemampuan operasional organisasi, pelaksanaan, komunikasi, target dan sasaran yang hendak dicapai di masa mendatang. - Menetapkan klasifikasi rencana kerja PRHumas, yaitu rencana strategis sesuai dengan kebijakan tujuan jangka panjang, rencana tetap regular yang dapat dilakukan beruang-uang, dan rencana tertentu rencana jangka pendek, khusus dan terbatas. Sebelum membentuk perencanaan program PR, seorang praktisi khusus harus terlebih dahulu mengetahu dan memahami tujuan yang ingin dicapai oleh organisasinya. Dari hasil penelitian yang pernah dilakukan di Ohio, AS, 1989 diketahui bahwa hanya 53 dari para praktisi yang tidak mengetahui dengan pasti tujuan organisasi sebelum melakukan perencanaan program PR. Akibatnya timbul hambatan-hambatan berikut : 1. Kegagalan manajemen menyertakan para pelaksana untuk turut serta mempertimbangkan perumusan kebijaksanaan dan program keja organisasi. 2. Kurang tercapainya kesepakatan mengenai tujuan-tujuan dari pelaksanaan program PR. 3. Kurangnya waktu karena tersita oleh pembahasan-pembahasan mengenai masaah sehari-hari. Universitas Sumatera Utara 4. Kelambatan dan frustrasi yang dialami oleh para pelaksana karena kurangnya koordinasi dengan departement terkait. Menurut Cutlip, Center Broom 2000 perencanaan program PR harus didasarkan kepada analisis lingkungan situasi dan kondisi : 1. A searching look backward, yaitu penelusuran masa lampau atau sejarah organisasi untuk menetapkan faktor-faktor yang memegang peranan penting dalam situasi yang sedang terjadi. 2. A deep look inside, yaitu penelaahan terhadap fakta-fakta dan pendapat yang dipertimbangkan, dipandang dari sudut tujuan organisasi dan kemampuan internal organisasi. 3. A wide around, yaitu melihat kecenderungan-kecenderungan, yang ada pada berbagai aspek politik, social dan ekonomi di sekeliling kita, serta situasi dan kondisi saat ini untuk rencana mendatang. 4. A long, long looks ahead, jauh memandang ke depan, tujuan dan pelaksanaan program organisasi ditentukan berdasarkan misi organisasi yang cukup realistis dan kemudahan dalam mencapai tujuan kesesuaian perencanaan dan Program Public Relations, serta prospek organsiasi di masa mendatang. Organisasi sebagaimana halnya individu, memiliki cita-cita dan tujuan. Pada umumnya, tujuan dari suatu organisasi adalah ; a mendapatkan keuntunganpenghargaan, b mempunyai arti bagi lingkungan, c mendapatkan dukungan, d dihormati oleh masyarakat, c menyediakan produk yang diperlukan dan diinginkan oleh masyarakaat, f bebas dari keterbatasan dan kebutuhan yang mendesak g berpengaruh pada pendapat public. Universitas Sumatera Utara Perencanaan program kerja PR mau tidakmau haru dikaitkan dengan cita-cita dan tujuan organisasi tersebut di atas. Sehubungan dengan ini, terdaat dua program PR yang bersifat mendasr yaitu program PR yang bersiat preventif dan program suatu program yang direncanakan untuk mencegah terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan oleh organisasi, sedang program remedial sehubungan dengan perbaikan situasi dan kondisi yang terjadi pasca krisis. Perencanaan kerja PR, berkaitan dengan : 1. Tiga Dasar Ada tiga dasar yang hakiki agar Rencana Program PR dapat berhasil dengan baik, yaitu : a. Rencana program harus dibuat dengan teliti dan harus didukung oleh pihak manajemen. b. Rencana program tersebut harus mempunyai tujuan. c. Dilakukannya pengarahan mengenai Rencana Program tersebut. PRO praktisi PR tidak boleh berurusan dengan PR rabun atau rencana program yang direncanakan secara tidak jelas. Agar berhasil, rencana program PR harus disusun telebih dahulu dan disesuaikan dengan rung lingkup tempat dalam arti non harafiah di mana PRO bekerja di perusahaan besar atau kecil. Misalnya, dengan ruang lingkup yang kecil dan disesuaikan dengan keadaan finansialnya ketika dibuat rencana program PR selama satu tahun. Bila ruang lingkupnya cukup besar maka dibuat rencana program untuk 3 tahun di mana diperlukan rencana program yang matang, yang perencanaanya 3 bulan sebelumnya. 2. Unexpected Case Universitas Sumatera Utara Dalam praktek, seorang PRO sering dihadapkan dengan sesuatu yang berada diluar perkiraan atau tujuan rencana program. Maka rencana progam harus dibuat sebaik mungkin. Penanganan hal-hal yang hadir di luar dugaan tersebut akan jauh lebih sulit dikarenakan tidak ada guideline patokan dalam rencana program itu sendiri. Karena itulah, tak satu bisnis pun dapat beroperasi tanpa rencana program yang matang dan jelas. 3. Faktor Utama Rencana Program a. Kegiatan yang akan dituangkan dalam bentuk proposal perencanaan kerja PR, termasuk special events seperti : Product launching, facility visit, penandatanganan kerja sama, atau kegiatan lainnya seperti : pameran, promosi, sponsor ship, dan kampanye. b. Perencanaan anggaran, yang merupakan faktor yang penting. Tidak ada kegiatan tanpa pengeluaran dan pemasukan uang. Anggaran ini bisa meliputi : honorarium, biaya-biaya transportasi, akomodasi, konsumsi, promosi, iklan, publikasi, dokumentasi, entertaining, band, MC, soun system, lighting, artis, property, sewa tempat, administrai perhitungan untungrugi dai tiket yang akan dijual, termasuk pengeluaran tidak terduga. c. Perizinan dari yang berwenang. d. Strategi pelaksanaan suatu kegiatan. e. Meeting atau RapatPertemuan periodic. f. Perekrutan karyawan yang akan dilibatkan dalam pekerjaan termasuk job- descriptionnnya. Universitas Sumatera Utara g. Penyediaan poropertysarana untuk hal-hal yang akan muncul secara tidak terdugaemergency. seperti penyediaan cadangan property. Tim PPPK, bila perlu penyediaan dokter, toilet, kafetaria, dan lain-lain sebagai kegiatan penunjang. Contoh, dalam kegiatan pameran, Ekspo dan Seniman. 6. Pentingnya Rencana Program PR Rencana program PR sama pentingnya dengan menciptakan suatu fondasi yang kuat untuk sebuah bangunan. Seseorang tidak akan dapat membangun gedung bertingkat bila hanya memiliki kuli-kuli, material dan uang saja, tanpa dilengkapi dengan perencanaan arsitektur dan budget yang matang. Dapat dibayangkan, kerja PR tanpa didahului oleh rencana pendanaan program tidak akan mencapai hasil yang memuaskan. Sebaliknya, apabila rencana progaam sudah disusun dan dipastikan, bisa diharapkan akan menghasilkan sesuati yang diinginkan sesuai dengan perencanaan. Dukungan dana, tenaga, property, dan lain-lain pada waktu pelaksanan rencana program adalah sesuatu yang mutlak ada agar apa yang direncanakan dapat mencapai hasil sesuai dengan yang diharapkan yaitu melalui : 1. Ketentuan Rencana Program PR a. Budget seharusnya dimasukkan ke dalam rencana program PR yang diajukan setahun di muka. b. Konsultan PR harus membuat “proposal rencana kerja” termasuk rincian budget. Sehingga client dapat mengetahui untuk apa uang yang akan dikeluarkan, dan sebaliknya konsultan PR akan tahu untuk apa dia dibayar. Timbal balik ini harus merupakan dasar dari kontrak kerja yang telah disepakati kedua belah pihak. Universitas Sumatera Utara c. Derajat PR akan naik apabila mempunyai inisiatif untuk membuat suatu proposal rencana program dan budget walaupun manajemen tidak mengharapkan PRO untuk membuatnya.

II.4. Internal Public Relations