- Pada tiap tingkat organisasi, sekalipun pada tingkat tertinggi, selalu terdapat
anggota kelompok yang terisolasi atau menerima informasi sangat terlambat bahkan tidak menerima sama sekali.
- Proses mekanisme formal untuk komunikasi seperti: pertemuan berkala, tatap
muka, dan media formal lainnya dirasa cukup lambat dan tak lengkap. -
Komunikasi interpersonal formal dan informal berlangsung terlalu sering dan sangat cepat.
- Dalam struktur organisasi , terdapat pembatasan antara tingkat empat dan lima ,
dalam situasi demikian, aliran informasi terlambat. -
Lebih dari setengahnya, informasi dimaksudkan sampai kepada karyawan melompat dari proses saluran formal yang ada.
- Satu unit informasi cenderung lebih banyak bersifat mengalir searah daripada dua
arah.
II.2.3. Hambatan dan Solusi Komunikasi Organisasi
Ada beberapa kendala yang menghambat efektifitas komunikasi organisasi antara lain:
1. Perbedaan kerangka acuan Differing Frames of Reference, yakni adanya
perbedaan kompleks latar belakang dan pengalaman komunikatif sebelumnya. Orang akan mempersepsikan yang sama dengan cara yang berbeda.
2. Kredibilitas Sumber Source Credibility, mengacu pada bagaimana seorang
pembicara dipersepsikan oleh receiver sebagai jujur, dapat dipercaya, menyakinkan dan tidak memanipulasi pesan. Orang yang dipersepsikan berkredibilitas rendah,
maka receiver akan enggan mendengarkan perkataannya, apalagi menurutinya.
Universitas Sumatera Utara
3. Persepsi selektif Selective Perception, berdasarkan kecenderungan
kepentingannya, orang hanya mau menerima dan mempersepsikan berbagai rangsangan, informasi, berita dll yang sesuia dengan nilai kepercayaannya.
4. Penilaian Akhir Value Judgment. Terjadi bila seseorang terl;alu cepat mengambil
kesimpulan akhir sementara keselurahn informasi belum selesai diterima 5.
Keterbatasan atau Tekanan Waktu Time Pressures, seorang manajer terlalu sibuk, kurang waktu sehingga kesempatan berkomunikasi secara efektif dengan karyawan
sangat terbatas. 6.
Penyaringan Filtering merupakan upaya merubah arti dengan cara Melebihkan Arti Exaggeration dan Distorsi Distorton. Akibatnya arti yang dikirimkan
dengan yang diterima sama sekali berbeda maksna dan pengertiannya. 7.
Masalah Semantik, Bahasa dan kata- kata sangat terbatas menampung atau menggantikan makna realitas fisik, sosial dan psikologis. Kata yang sama memiliki
arti yang berbeda bagi orang yang erbeda. 8.
Komunikasi Berlebihan Communication Overload akibat seringnya komunikasi yang dilakukan oleh karyawan dengan kuantitas dan frekuensi yang tinggi, sehingga
seorang karyawan menerima terlalu banyak informasi melebihi kebutuhan dan kemampuannya. Karywan tersebut cenderung untuk mengambil informasi yang
penting baginya dan membuang informasi yang menurutnya tidak penting guna membuat keputusan ataupun mengurangi ketidak pastian. Padahal yang justru
dibuang terkadang merupakan informasi yang sangat penting. 9.
Kurangnya keterampilan atau mendengar yang efektif Poor Listening Skills
Universitas Sumatera Utara
Adapun beberapa usaha untuk mengatasi kendala komunikasi organisasi adalah sebagai berikut :
1. Mengikuti terus Following Up, usaha untuk terus menyimak dan mendengarkan
dengan seksama, jika perlu menaya kembali hal yang tidak dimengerti, sehingga maksud, tujuan, makna dan pengertian yang dimaksudkan dapat dipahami secara
efektif. 2.
Memanfaatkan Umpan Balikan Utilizing Feedback, merupakan pemanfaatan optimal terhadap metoda komunikasi dua arah.
3. Empathy, usaha atau kemampuan source menempatkan diri secara imajiner posisi
peran. 4.
Penggunaan bahasa yang sederhana Simplifying Langguage, 5.
Meningkatkan umpan balikan verbal dan Non verbal Utilizing Verbal and Nonverbal Feedback
6. Meningkatkan kemampuan menyimak yang efektif Effecting Listening Skills
semua pihak baik manajer maupun karyawan perlu meningkatkan kemampuan ini agar efektifitas komunikasi lebih optimal.
II.3. Public Relations
