5. Catatan akuntansi yang digunakan
Dalam melakukan pencatatan, catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem dana kas kecil adalah:
a. Jurnal pengeluaran kas cash disbursement journal.
Dalam kas kecil, jurnal pengeluaran kas digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dalam pembentukan dana kecil dan dalam
pengisian kembali dana kas kecil. Dokumen sumber yang dipakai adalah jurnal pengeluaran kas.
b. Register cek check register.
Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembentukan dan pengisian kembali dana
kas kecil c.
Jurnal pengeluaran dana kas kecil. Dalam mencatat transaksi pengeluaran kas kecil diperlukan jurnal
khusus yang berfungsi sebagai alat distribusi pencebitan yang timbul akibat dari pengeluaran dana kas kecil.
Gambar 7: Jurnal pengeluaran dana kas kecil Sumber: Mulyadi 2008: 534
Sedangkan, catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran cek adalah:
a. Jurnal pengeluaran kas
Dalam pencatatan ke dalam jurnal pengeluaran kas dokumen sumber yang yang dijadikan dasar adalah faktur dari pemasok yang
telah dicap “lunas” oleh fungsi bagian kasir. b.
Register cek check register Register cek digunakan mencatat cek-cek yang dikeluarkan
perusahaan untuk melakukan pembayaran kepada pihak-pihak yang berada di luar perusahaan. Register cek juga dapat digunakan
untuk mencatat cancelled check yang telah dilakukan endorsement oleh penerima pembayaran.
6. Jaringan prosedur yang membentuk sistem
Sedangkan jaringan prosedur yang membentuk sistem pengeluaran cek bank meliputi:
a. Prosedur permintaan cek
Bagian yang memerlukan pengeluran dana mengajukan permintaan pengeluaran dana dengan membuat atau mengisi permintaan cek.
Kemudian dimintakan otorisasi kepada bagian yang bersangkutan dan dikirim ke bagian utang.
b. Prosedur pembuatan bukti kas keluar
Berdasarkan permintaan cek yang diterima oleh bagian utang, bagian utang membuat bukti kas keluar, yang berfungsi sebagai
perintah untuk membuat cek berdasarkan nominal dan nama yang ditujukan dalam bukti kas keluar.
c. Prosedur pembayaran kas
Bagian kas mengisi cek dan meminta tanda tangan atas cek kepada pejabat yang berwenang, dan mengirim cek tersebut kepada orang
yang namanya tercantum di dalam cek sebagai penerima. d.
Prosedur mencatat pengeluaran kas Bagian akuntasi mencatat pengeluaran kas di dalam jurnal
pengeluaran kas atau register cek.
Dalam sistem dana kas kecil prosedur-prosedur yang membentuknya antara lain:
a. Prosedur pembentuk dana kas kecil
Prosedur pembentukan dana kas kecil dengan menggunakan imprest system dan fluctuating-fund-balance system tidaklah
berbeda. Bagian utang mencatat pembentukan dana kas kecil di dalam register bukti kas keluar. Bukti kas keluar dilapiri dengan
surat keputusan pembentukan dana kas kecil diserahkan oleh bagian utang ke bagian kasa. Kemudian bagian kasa membuat cek
atas nama dan memintakan tanda tangan otorisasi atas cek. Cek diserahkan kepada pemegang dana kas kecil dan bukti kas keluar
diserahkan kepada bagian jurnal atau bagian akuntansi setelah dibubuhi cap lunas oleh bagian kasa.
b. Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana
kas kecil Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana
kas kecil antara imprest system dengan fluctuating-fund-balance system tidaklah sama. Dalam imprest system pengeluaran dana kas
kecil tidak dicatat dalam catatan akuntansi. Pemegang dana kas kecil hanya mengarsipkan dokumen permintaan pengeluaran kas
kecil. Jika
pengeluaran dana
kas kecil
telah dipertanggungjawabkan oleh pemakai dana kas kecil, pemegang
dana kas kecil mengarsipkan bukti pengeluaran kas kecil yang
dilampiri dengan permintaan pengaluaran kas kecil dan dokumen pendukungnya. Dokumen-dokumen ini dikumpulkan untuk dipakai
sebagai dasar permintaan pengisian kembali dana kas kecil sebesar jumlah dana yang telah dikeluarkan.
Dalam sistem dana kas kecil dengan fluctuating-fund-balance system, saldo rekening dana kas kecil di dalam buku besar
dibiarkan berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian dan pemakaian dana kas kecil. Setelah pemegang dana kas kecil
menyerahkan uang tunai kepada pemakai dana kas kecil dilampiri permintaan pengeluaran kas kecil, pemegang dana kas kecil
menyerahkan bukti pengeluaran kas kecil beserta dokumen pendukungnya ke bagian jurnal. Bagian jurnal mencatat
pengeluaran dana kas kecil di dalam jurnal khusus jurnal pengeluaran dana kas kecil. Karena jumlah setiap transaksi
pengeluaran kas melalui dana kas kecil relatif kecil, maka pencatatan transaksi pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal
pengeluaran dana kas kecil tidak dilaksanakan dengan mencatat satu persatu bukti pengeluaran kas kecil, namun satu kelompok
dokumen tersebut selama jangka waktu tertentu harian atau mingguan. Bagian juranal kemudian menyerahkan bukti
pengeluaran kas kecil kepada bagian kartu biaya. Bagian kartu biaya mencatat rincian biaya yang dikeluarkan dari dana kas kecil
dalam kartu biaya.
c. Prosedur pengisian kembali dana kas kecil
Pengisian kembali dana kas kecil dalam imprest system didasarkan atas jumlah uang tunai yang telah dikeluarkan menurut bukti
pengeluaran kas kecil, sedangkan dalam fluctuating-fund-balance system didasarkan atas taksiran jumlah uang tunai yang diperlukan
oleh pemegang dana kas kecil. Dalam imprest system permintaan pengisian kembali dana kas kecil
dilakukan oleh pemegang dana kas kecil dengan menggunakan formulir permintaan pengisian kembali kas kecil. Dokumen ini
dilampiri oleh pemegang dana kas kecil kepada bagian utang. Bagian utang membuat bukti kas keluar sebesar jumlah rupiah
yang dicantumkan dalam permintaan pengisian kembali kas kecil. Bukti kas keluar dicatat dalam register bukti kas keluar oleh bagian
utang. Bukti kas keluar lembar yang lain diserahkan oleh bagian utang ke bagian kartu biaya untuk kepentingan pencatatan rincian
biaya overhead pabrik, biaya administrasi dan umum, dan biaya pemasaran dalam kartu biaya yang bersangkutan. Bukti kas keluar
dilampiri dengan dokumen pendukungnya diserahkan oleh bagian utang ke bagian kasa. Bagian kasa membuat cek atas nama dan
memintakan tanda tangan otorisasi atas cek. Cek diserahkan kepada pemegang dana kas kecil dan bukti kas keluar diserahkan
kepada bagian jurnal setelah dibubuhi cap lunas oleh bagian kasa.
Dalam sistem dana kas kecil dengan fluctuating-fund-balance system, permintaan pengisian kembali dana kas kecil dilakukan
oleh pemegang dana kas kecil juga dengan menggunakan formulir permintaan pengisian kembali kas kecil. Namun, dokumen ini tidak
dilampiri dengan bukti pengeluaran kas kecil dan dokumen pendukungnya karena dalam fluctuating-fund-balance system,
dokumen pendukung bukti pengeluaran kas kecil dan dokumen pendukungnya telah diserahkan oleh pemegangng dana kas kecil
kepada bagian jurnal untuk kepentingan pencatatan pengeluaran kas kecil. Permintaan pengisian kembali kas kecil yang dibuat oleh
pemenga dana kas kecil diserahkan kepada bagian utang tanpa dilampiri dengan dokumen pendukung. Bagian utang mencatat
bukti kas keluar di dalam register bukti kas keluar.
7. Unsur pengendalian intern
Kategori