Dalam sistem dana kas kecil dengan fluctuating-fund-balance system, permintaan pengisian kembali dana kas kecil dilakukan
oleh pemegang dana kas kecil juga dengan menggunakan formulir permintaan pengisian kembali kas kecil. Namun, dokumen ini tidak
dilampiri dengan bukti pengeluaran kas kecil dan dokumen pendukungnya karena dalam fluctuating-fund-balance system,
dokumen pendukung bukti pengeluaran kas kecil dan dokumen pendukungnya telah diserahkan oleh pemegangng dana kas kecil
kepada bagian jurnal untuk kepentingan pencatatan pengeluaran kas kecil. Permintaan pengisian kembali kas kecil yang dibuat oleh
pemenga dana kas kecil diserahkan kepada bagian utang tanpa dilampiri dengan dokumen pendukung. Bagian utang mencatat
bukti kas keluar di dalam register bukti kas keluar.
7. Unsur pengendalian intern
Unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dan bank dengan cek dirancang dengan merinci unsur organisasi, sistem otorisasi, dan
prosedur pencatatan, serta praktik yang sehat:
Organisasi
a. Fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.
b. Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan
sendiri oleh Bagian Kasa sejakawal sampai akhir, tanpa campur tangan dari fungsi yang lain.
Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
a. Pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang.
b. Pembukaan dan penutupan rekening bank harus mendapatkan persetujuan
dari pejabat yang berwenang c.
Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas atau dalam metode pencatatan tertentu dalam register cek harus didasarkan bukti kas keluar yang telah
mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang dan yang dilampiri dengan dokumen pendukung lengkap.
Praktik yang Sehat
a. Saldo kas yang ada di tangan harus dilindungi dari kemungkinan
pencurian atau penggunaan yang tidak semestinya. b.
Dokumen dasar dan dokumen pendukung transaksi pengeluaran kas harus dibubuhi cap “lunas” oleh bagian kasa setelah transaksi pengeluaran kas
dilakukan, c.
Penggunaan rekening Koran, yang merukpakan informasi dari pihak ketiga, untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh fungsi pemeriksa intern
yang merupakan fungsi yang tidak terlibat dalam pencatatan dan penyimpanan kas.
d. Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek atas nama perusahaan
penerima pembayaran atau dengan pemindah bukuan.
e. Jika pengeluaran kas hanya menyangkut jumlah yang kecil, pengeluaran
ini dilakukan sistem akuntansi pengeluaran kas melalui dana kas kecil, yang akuntansinya diselelnggarakan dengan imprest system.
f. Secara periodik diadakan pencocokan jumlah fisik kas yang ada di tangan
dengan jumlah kas menurut catatan akuntansi. g.
Kas yang ada di tangan dan kas yang ada di perjalanan diasuransikan dari kerugian.
h. Kasir diasuransikan.
i. Kasir dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah terjadinya pencurian
terhadap kas yang ada di tangan. j.
Semua nomor cek harus dipertanggungjawabkan oleh bagian kasa.
8. Bagan Alir Dokumen Flowchart
