b. Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal. Bukti-bukti
pengeluaran dana kas kecil dikumpulkan dalam arsip sementara yang dilakukan oleh pemegang dana kas kecil.
c. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah yang tercantum
dalam kumpulan bukti pengeluaran kas kecil. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan menggunakan cek dan dicatat dengan mendebit
rekening biaya dan mengkredit rekening kas. Rekening dana kas kecil tidak terpengaruh dengan pengeluaran dana kas kecil.
2. Fungsi yang terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran cek bank yaitu:
a. Fungsi yang memerlukan pengeluaran dana.
Jika suatu fungsi memerlukan pengeluran dana, fungsi yang bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada fungsi akuntansi bagian
utang. Permintaan cek ini harus mendapatkan persetujuan dari kepala fungsi yang bersangkutan.
b. Fungsi kas
Dalam sistem akuntansi pengeluaran cek, fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan mengirimkan
cek kepada kreditor via pos atau membayarkan langsung kepada kreditor.
c. Fungsi akuntansi
Fungsi akuntansi bertanggung jawab atas: pencatatan pengeluaran dana yang menyangkut biaya dan persediaan, pencatatan transaksi
pengeluaran dana dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek, dan pembuatan bukti kas keluar yang emberikan otorisasi kepada fungsi kas
dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. d.
Fungsi pemeriksa intern Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan perhitungan kas
secara periodik dan mencocokkan hasil perhitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi dalam rekening kas di buku besar. Selain itu,
juga bertanggung jawab melakukan pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo kas yang ada di tangan dan membuat rekonsiliasi bank secara
periodik. Sedangkan fungsi yang terkait dalam sistem dana kas kecil adalah:
a. Fungsi kas
Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi cek, dan menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada
saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.
b. Fungsi akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab atas: 1
Pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut biaya dan persediaan.
2 Pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil.
3 Pencatatan pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal
pengeluaran kas atau register cek. 4
Pencatatan pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil.
5 Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada
fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Selain itu juga bertanggung jawab
untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan kesahihan dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan
bukti kas keluar. c.
Fungsi pemegang dana kas kecil Fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpanan dana kas kecil,
pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertentu yang ditunjuk, dan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.
d. Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai
Jika ada salah satu fungsi yang memerlukan pengeluaran kas secara tunai maka fungsi yang memerlukan pembayaran tunai membuat dokumen
permintaan pengeluaran kas kecil yang akan diserahkan kepada pemegang dana kas kecil.
e. Fungsi pemeriksa intern
Fungsi ini bertanggung jawab untuk perhitungan dana kas kecil secara periodik dan pencocokan hasil perhitungannnya dengan catatan kas.
Selain itu, bertanggung jawab juga atas pemeriksaan mendadakk terhadap saldo dana kas kecil yang ada di tangan pemegang dana kas kecil.
3. Informasi yang dibutuhkan oleh Manajemen 4. Dokumen yang digunakan
