Universitas Sumatera Utara
2.1.3.1 Komunikasi ke Bawah Downward Communication
Davis 1967 mengemukakan bahwa komunikasi ke bawah dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari jabatan yang berotoritas lebih tinggi
kepada mereka yang berotoritas lebih rendah. Biasanya kita beranggapan bahwa informasi bergerak dari manajemen kepada para karyawan personalia; namun dalam
organisasi kebanyakan hubungan ada pada kelompok manajemen. Pesan tersebut biasanya berhubungan dengan pengarahan, tujuan, disiplin, perintah, pertanyaan dan
kebijaksanaan umum Pace dan Faules, 2006. p 184. Katz dan Kahn, mengemukakan
bahwa aliran komunikasi ke bawah mempunyai lima tujuan pokok:
1 Untuk memberrikan pengarahan-pengarahan atau instruksi instruksi kerja tertentu
spesifik 2
Untuk memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan rationale of a job
3 Untuk memberikan informasi tentang prosedur-prosedur dan praktek – praktek
organisasional 4
Untuk memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada karyawan bawahan 5
Untuk menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan
– tujuan yang ingin dicapai. Komunikasi yang dilakukan oleh atasan kepada bawahan tidak selalu dapat
berjalan lancar. Berbagai alasan dan faktor dapat menghambat jalannya komunikasi ini, seperti kurangnya sifat keterbukaan diantara pimpinan dan bawahan. Umumnya
para pemimpin tidak terlalu memperhatikan arus komunikasi ke bawah, informasi hanya diberikan jika pimpinan merasa informasi tersebut penting bagi penyelesaian
tugas. Para pimpinan juga seringkali lebih percaya pada pesan tulisan. Dibandingkan
pesan yang disampaikan secara lisan atau tatapmuka pimpinan lebih percaya pada pesan tulisan, hal inilahyang menyebabkan pimpinan lebih banyak menyampaikan
Universitas Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara
pesan secara tertulis seperti buletin, manual yang cukup mahal, sementara komunikasi tatap muka lebih disenangi oleh karyawan. Pesan yang berlebihan juga
menyebabkan karyawan tidak membaca pesan – pesan yang ada. Timing atau
ketepatan waktu juga mempengaruhi bagaimana komunikasi ke bawah, seharusnya pesan dikirimkan pada saat yang saling menguntungkan bagi kedua belah pihak yaitu
pada pimpinan dan karyawan Muhammad, 2007 Menurut Lewis 1987 “komunikasi ke bawah adalah untuk menyampaikan
tujuan, untuk merubah sikap, membentuk pendapat, mengurangi ketakutan dan kecurigaan yang timbul karena salah informasi, mencegah kesalahpahaman karena
kurang informasi dan mempersiapkan anggota organisasi untuk menyesuaikan diri dengan perubahan” Muhammad, 2007. p 108.
Secara umum komunikasi ke bawah dapat diklasifikasikan atas lima tipe yaitu:
a. Instruksi Tugas
Instruksi tugas pekerjaan yaitu pesan yang disampaikan kepada bawahan mengenai apa yang diharapkan dilakukan mereka dan bagaimana melakukannya.
Pesan itu bervariasi bisa berupa perintah langsung, deksripsi tugas, prosedur manual, program latihan tertentu, alat
– alat bantu melihat dan mendengar yang berisi pesan- pesan tugas dan sebagainya.
b. Rasional
Rasional pekerjaan adalah pesan yang menjelaskan mengenai tujuan aktivitas dan bagaimana kaitan aktivitas itu dengan aktivitas lain dalam organisasi atau
objektif organisasi. Kualitas dan kuantitas dari komunikasi rasional ditentukan oleh filosofi dan asumsi pimpinan mengenai bawahannya. Bila pimpinan menganggap
bawahannya pemalas, atau hanya mau bekerja bila dipaksa maka pimpinan memberikan pesan yang bersifat rasional ini sedikit. Tetapi bila pimpinan
Universitas Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara
mengganggap bawahannya orang yang dapat memotivasi diri sendiri dan produktif, maka biasanya diberikan pesan rasional yang banyak.
c. Ideologi
Pesan mengenai ideologi ini adalah merupakan perluasan dari pesan raisonal. Pada pesan rasional penekanannya ada pada penjelasan tugas dan kaitannya dengan
perspektif organisasi. Sedangkan pada pesan – pesan ideologi sebaliknya mencari
sokongan dan antusias dari anggota organisasi guna memperkuat loyalitas, moral dan motivasi.
d. Informasi
Pesan informasi dimaksudkan untuk memperkenalkan bawahan dengan praktik
– praktik organisasi, peraturan – peraturan organisasi, keuntungan, kebiasaan, dan data lain yang tidak berhubungan dengan intruksi dan rasional. Misalnya buku
handbook dari karyawan adalah contoh dari pesan informasi. e.
Balikan Balikan adalah pesan yang berisi informasi mengenai ketepatan individu
dalam melakukan pekerjaannya.Salah satu bentuk sederhana dari balikan ini adalah pembayaran gaji karyawan yang telah siap melakukan pekerjaannya atau apabila
tidak ada informasi dari atasan yang mengkritik pekerjaannya, berarti pekerjaannya sudah memuaskan.Tetapi apabila hasil pekerjaan karyawan kurang baik balikannya
mungkin berupa kritikan atau peringatan terhadap karyawan tersebut. Semua bentuk komunikasi ke bawah tersebut dipengaruhi oleh struktur
hierarki dalam organisasi.Pesan kebawah cenderung bertambah karena pesan itu bergerak melalui tingkatan hierarki secara berturut
– turut. Yang perlu diperhatikan juga ketika pesan mempengaruhi komunikasi ke bawah, pimpinan hendaklah
Universitas Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara
mempertimbangkan saat yang tepat bagi pengiriman pesan dan dampak yang potensial kepada tingkah laku karyawan.
Hasil studi Tompkin Pace dan Faules, 2006 mengenai komunikasi ke bawah menyimpulkan bahwa:
1. Kebanyakan karyawan tidak menerima banyak informasi dari organisasinya.
2. Kebutuhan informasi yang utama bagi karyawan mencakup informasi yang
banyak berhubungan dengan pekerjaannya dan informasi tentang pembuatan keputusan.
3. Sumber – sumber informasi yang terbaik adalah orang yang terdekat dengan
karyawan dan yang paling buruk adalah orang yang paling jauh dengan mereka. Kebutuhan yang terbesar adalah untuk mendapatkan lebih banyak informasi
yang berhubungan dengan pekerjaan, langsung dari supervisor dan informasi mengenai organisasi dari pimpinan tingkat atas.
4. Informasi dari pimpinan yang paling atas lebih rendah kualitasnya daripada
sumber yang penting lainnya. Persoalan komunikasi yang sering muncul pada tingkatan ini adalah persoalan
relevansi dan ketetapan isi pesan dan informasi dimana pesan dan informasi tersebut telah mengalami distorsi, gangguan, penyaringan filtering ataupun arti pesan yang
telah dilebih – lebihkan exaggeration, serta waktu timing penyampaian yang tidak
tepat Muhammad, 2007. p 110. Pengaruh sikap seorang pimpinan yang baik akan membuat para karyawan merasa diperlakukan sebagai manusia berharga yang
akibatnya dapat menimbulkan kegairahan kerjapada dirinya Effendy, 2005. p 124.
2.1.3.2 Komunikasi ke Atas Upward Communication
Kategori