Arsip-arsip yang sudah tidak bernilai guna menurut yang tercantum dalam Jadwal Retensi Arsip kemudian dipindahkan atau
dimusnahkan. Pemindahan arsip merupakan kegiatan memindahkan arsip dari
suatu tempat penyimpanan arsip aktif Unit Pengolah ke tempat penyimpanan arsip inaktif atau ke tempat penyimpanan arsip statis
Pusat Penyimpanan Arsip.
51
Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan atau melenyapkan warkat atau arsip yang dipandang telah habis nilai
gunanya atau telah habis masa penyimpanannya sesuai dengan jadwal retensi arsip.
52
Hal yang harus diperhatikan dalam kegiatan pemindahan dan pemusnahan arsip adalah kegiatan ini harus selalu melalui
persetujuan dari pimpinan untuk menghindari kesalahan dalam penyusutan arsip. Selain itu dalam kegiatan pemusnahan arsip
harus disaksikan oleh notaris dan pejabat yang terkait agar bisa di pertanggungjawabkan.
4. Efektifitas Manajemen Kearsipan
Efektif dalam manajemen kearsipan berarti bahwa tujuan kerasipan yaitu agar terjaminnya keselamatan arsip dan penyediaan kembali arsip
bila dibutuhkan, dapat tercapai, sedangkan efisien dalam hal ini berarti bahwa arsip sebagai output dari sistem kearsipan dapat dipenuhi,yaitu
menjadi arsip yang memiliki nilai guna dan bila dibutuhkan dapat segera ditemukan dengan cepat dan mudah, dan semua ini dapat dicapai dengan
biaya dan tenaga yang sesedikit mungkin.
53
Jadi efektif dalam manajemen kearsipan adalah upaya untuk meyelenggarakan sistem kearsipan agar berjalan dengan baik, ciri-cirinya
51
Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan…, h.193-194
52
Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan…, h.196
53
Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan…, h.62
adalah jika arsip itu dibutuhkan dapat segera disediakan dengan cepat dan menggunakan tenaga dan biaya yang tidak banyak.
5. Kriteria Manajemen Kearsipan yang Baik.
Banyak kita temui situasi pelayanan administratif yang masih lamban di tengah era modern seperti sekarang ini. Oleh karena itu, kantor-kantor
yang kegiatannya banyak berhubungan dengan pelayanan masyarakat diharapkan mempunyai sistem kearsipan yang dapat berjalan efisien dan
efektif, jika tidak, pelayanan masyarakat yang diberikan niscaya akan lamban dan tidak memuaskan.
Sistem kearsipan yang baik mempunyai kriteria tertentu, yaitu: 1
Tingkat pencapaian tujuan kearsipan yang tinggi, yakni arsip yang disimpan cenderung tidak ada yang rusak, tidak ada yang
hilang, sehingga arsip yang benar dapat disediakan pada orang yang membutuhkannya pada waktu yang cepat dan dengan
biaya yang serendah-rendahnya. 2
Dari aspek unsur-unsur input, sistem kearsipan dalam keadaan baik apabila:
a. Data dan informasi yang tersedia memenuhi syarat benar,
lengkap, tepat dan relevan. b.
Pejabat dan pegawai kearsipan mempunyai kompetensi dan harus cerdas, teliti, cekatan, dan rapih dalam melaksanakan
kerja dibidang kearsipan. c.
Peralatan yang ada harus lengkap macamnya, jumlahnya mencukupi, keadaannya baik, dan mengikuti perkembangan
teknologi kearsipan. d.
Uang atau anggaran yang ada cukup untuk membiayai semua unsur input, proses kerja kearsipan, pemeliharaan,
penyimpanan dan penyisunan arsip. 3
Dari aspek proses atau rangkaian kegiatan kearsipan, sistem kearsipan yang baik ditandai dengan pelaksanaan penciptaan,
distribusi, penggunaan, pemeliharaan, penyimpanan dan penyusutan naskah dapat berjalan dengan sesuai prosedur dan
metode kerja yang telah ditentukan yang dapat menjamin dihasilkannya output yang benar.
4 Segi output dari proses kearsipan, arsipnya memenuhi ciri-ciri
arsip sebagai arsip yang baik: sebagai sekumpulan warkat yang mempunyai nilai-guna dan disimpan secara sistematis,
sehingga bila dibutuhkan dapat segera ditemukan kembali.
54
Sedangkan menurut Wiyasa, ciri-ciri penyelenggaraan manajemen kearsipan yang efektif dan efisien adalah:
• Berkas yang diarsipkan sedikit tapi benar-benar bermutu. • Berkas yang diarsipkan adalah benar-benar efektif karena sudah
melalui selektif yang cermat.
• Penyelenggaraan kearsipan tidak memerlukan biaya terlalu besar.
55
Dari beberapa penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa manajemen kearsipan yang efektif memiliki beberapa ciri diantaranya: arsipnya
merupakan arsip yang memiliki nilai guna yang bermanfaat untuk operasional organisasi; mudah ditemukan kembali apabila arsip tersebut
dibutuhkan; dalam pemeliharaannya tidak membutuhkan biaya yang besar.
6. Kendala-kendala dalam Manajemen Kearsipan
