Liang Gie memberikan beberapa cara yang bisa dipelajari dan kemudian dipraktekkan untuk menyelesaikan masalah yang terjadi dalam
bidang kearsipan, yaitu: a
Sistem penyimpanan warkat yang tepat bagi masing-masing instansi.
b Tata kerja penyimpanan dan pemakaian warkat.
c Penyusutan arsip secara teratur.
d Penataran pegawai-pegawai bagian arsip sehingga memiliki dan
dapat mempraktekkan pengetahuan di bidang kearsipan terbaru yang efisien.
57
7. Faktor-Faktor Manajemen Kearsipan yang Baik
Untuk membantu kelancaran dalam pengelolaan kearsipan, terutama untuk mempermudah penemuan kembali suatu arsip, maka perlu
diperhatikan berbagai faktor kearsipan yang baik. Widjaja menyebutkan beberapa faktor kearsipan yang baik yaitu:
a. Penggunaan sistem penyimpanan secara tepat
Sistem pemberkasan Filying system adalah suatu rangkaia tata cara yang teratur menurut suatu pedoman tertentu untuk menyusun atau
menyimpan warkat-warkat sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan kembali secara tepat. Cepat atau lambatnya penemuan
kembali dari tempat penyimpanannya ditentukan oleh tepat atau tidaknya penggunaan sistem penyimpanan setiap benda arsip.
b. Fasilitas kearsipan memenuhi syarat
Dalam kamus administrasi, fasilitas diartikan sebagai kebutuhan yang diperlukan untuk menyelesaikan pkerjaan-pekerjaan dalam suatu usaha
kerjasama manusia. c.
Petugas kearsipan yang memenuhi syarat. Syarat-syarat petugas tata usaha umumnya adalah :
Memiliki pegetahuan di bidang pengetahuan umum, terutama yang menyangkut masalah surat-menyurat dan arsip.
57
The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, Yogyakarta: Liberty, 2000 Cet.7, h.120
Pengetahuan tentang seluk-beluk instansinya yakni, organisasi beserta tugas-tugasnya dan pejabatnya.
Pengetahuan khusus tentang tata kearsipan. Berkpribadian, yakni memiliki ketekunan, kesabaran, ketelitian,
kerapihan, kecekatan, kecerdasan, kejujuran serta loyal dan dapat menyimpan rahasia organisasi.
58
Teori di atas, menjelaskan bahwa faktor keberhasilan manajemen kearsipan yang baik diantaranya ditentukan oleh sistem penyimpanan
arsip yang tepat, hal ini menjadi penting karena akan membantu dalam penemuan kembali arsip dari tempat penyimpanannya secara mudah
dan cepat. Selain itu, fasilitas kearsipan yang baik juga dapat mendukung
keberhasilan pengelolaan suatu arsip atau manajemen kearsipan. Fasilitas tersebut diantaranya adalah kertas, mesin tik, komputer,
mesin stensil, stempel, map, folder, lemari, filing cabinet, dan pencahayaan yang baik.
Ruangtempat penyimpanan arsip juga mengambil peranan penting dalam kegiatan kearsipan. Ruang penyimpanan arsip hendaknya selalu
dalam keadaan bersih dan kering agar arsip dapat aman berbagai jenis akibat kerusakan.
59
Di samping itu, yang tak kalah pentingnya adalah petugas arsip itu sendiri. Seseorang yang diberi tugas mengelola kearsipan harus
memiliki syarat-syarat tertentu agar dapat melaksanakan tugasnya
dengan baik.
Suparjati menyebutkan secara umum, syarat-syarat personel kantor adalah sebagai berikut:
a. Syarat Pengetahuan.
58
A.W. Widjaja, Adminisrasi Kearsipan Suatu Pengantar Jakarta: Rajawali Pers, 1986, Cet.4, h.103-104.
59
Zulkifly Amsyah, Manajemen Kearsipan Jakarta: Gramedia, 1989 h. 196
Personel kantor harus dapat melakukan penggolonganklasifikasi berdasarkan kriteria tertentu. Ia perlu
mengetahui matematika sederhana, tata bahasa indonesia, dan sebaiknya bahasa inggris secukupnya, serta memiliki latar
belakang pendidikan formal. b.
Syarat Keterampilan. Selain harus dapat membaca dan menulis dengan baik, dengan
berkembangnya teknologi dewasa ini, kemampuan menggunakan aplikasi komputer juga semakin banyak dituntut, khususnya
aplikasi pengolah kata dan pengolah data. Selain itu, personel kantor perlu memiliki kemampuan melaksanakan pekerjaan secara
cermat dan teliti. c.
Syarat Kepribadian. Kepribadian yang harus dimiliki personel kantor, yakni 1
loyalitas, yaitu kesetiaan terhadap organisasi dan pekerjaannya; 2 dapat menyimpan rahasia, terutama karena pekerjaannya banyak
berkaitan dengan informasi-informasi penting dan rahasia; 3 ketekunan dan kerajinan; 4 kerapian
60
Berdasarkan teori diatas, dapat disimpulkan bahwa dalam pelaksanaan manajemen kearsipan harus ditopang dengan adanya
sistem kearsipan yang tepat, fasilitas kearsipan yang memadai, serta ruang penyimpanan arsip yang baik. Selain itu faktor penunjang
manajemen kearsipan yang paling penting adalah pegawai kearsipan yang cakap. Agar dapat memberikan pelayanan kearsipan yang baik,
maka pegawai kearsipan perlu mendapatkan pelatihan dan penataran tentang manajemen kearsipan.
60
Suparjati, dkk., Tata Usaha dan Kearsipan, Yogyakarta: Kanisius, 2004 Cet.1, h. 7-8
D. Kerangka Berfikir
