Ruang Lingkup Manajemen Kearsipan.

3. Ruang Lingkup Manajemen Kearsipan.

Manajemen kearsipan merupakan sebuah sistem yang mencakup keseluruhan aktivitas dari daur hidup arsip life cycle of a records 36 . Oleh karena itu ruang lingkup kearsipan merupakan segala kegiatan yang terjadi dalam pengelolaan kearsipan. Menurut Ricks Gow, Daur Hidup Arsip terdiri dari: 37 Tabel 1 Daur Hidup Arsip Tabel 1 Tabel 1 Penciptaan Korespondensi Memo Petunjuk Formulir Laporan Gambar Kopian Output k Penyusutan Pemindahan Penghancuran Pembuangan Penyimpanan Aktif Inaktif Permanen Temporal Pemeliharaan Penyimpanan Pengambilan Penyediaan kembali Menjaga kebersihan Memberi Pesitida Perbaikan Distribusi Antar perusahaan Internal perusahaan Eksternal perusahaan Penggunaan Pengambilan keputasan Dokumentasi Responstanggapan Keperluan hukum 36 Artikel dan bahan Kuliah: Record Management, dalam http:kearsipan.fib.ugm.ac.idrm2.htm, 212010 37 Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan…, h.22 Siklus hidup arsip dimulai dari kegiatan penciptaan warkat record creation, yaitu penulisan surat, memo, laporan, gambar, film, rekaman dan sebagainya yang kemudian didistribusikan atau disampaikan kepada seseorang ataupun organisasi yang membutuhkan. Oleh penerima, warkat yang akan menjadi arsip digunakan untuk keperluan tertentu diantaranya untuk keperluan operasional maupun dasar tindakan tertentu seperti sebagai bahan pertimbangan untuk memecahkan permasalahan yang terjadi dalam organisasi. Setelah digunakan, warkat dipelihara, disimpan dan disediakan kembali bila diperlukan. Kemudian warkat disimpan menurut klasifikasinya. Lamanya penyimpanan arsip didasarkan pada jadwal retensi arsip. Akhirnya, ketika masa penyimpanan arsip telah lewat, maka dilakukan penyusutan arsip yang berupa penyimpanan dan pemusnahan arsip. Dari siklus daur hidup arsip seperti yang disampaikan di atas, maka ruang lingkup manajemen kearsipan adalah sebagai berikut: a. Penciptaan Arsip Penciptaan arsip adalah segala aktivitas membuat catatan yang berbentuk tulisan, gambar maupun rekaman mengenai hal-hal yang terjadi dalam kehidupan seseorang atau organisasi. 38 Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam proses penciptaan arsip, antara lain: 1 Penggunaan bahasa yang baik dan benar. Maksudnya menggunakan pilihan kata dan bahasa yang tepat dan sesuai, sehingga mampu mendeskripsikan peristiwa yang terkandung dalam arsip itu. 2 Jika data dan informasinya menggunakan simbol-simbol atau gambar tertentu, maka maksud dari simbol-simbol atau gambar itu harus dideskripsikan dengan penjelasan yang jelas. 38 Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan…, h.101 3 Jika data dan informasi yang disampaikan dalam bentuk rekaman, maka pengambilan data dan informasinya harus menggunakan media rekaman yang baik. 39 b. Distribusi Arsip Pendistribusian arsip merupakan kegiatan kedua setelah penciptaan arsip dalam daur hidup arsip. Pendistribusian arsip adalah rangkaian kegiatan penyampaian atau penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalian, dan penyimpanan terhadap warkat surat, naskah, gambar, rekaman, dan lain-lain. 40 Seiring dengan beroperasinya suatu organisasi atau lembaga, maka akan semakin banyak jenis surat yang didistribusikan dalam organisasi atau lembaga itu. Agar pendistribusian surat masuk dan keluar berjalan dengan rapi, Suraja menjelaskan prosedur surat masuk dan keluar menurut pola sederhana, pola lama dan pola baru. 41 1 Prosedur Pengurusan Surat Masuk a Prosedur Pengurusan Surat Masuk Pola LamaPola Sederhana a. Penerimaan oleh petugas dari pengirim atau pengantar surat. b. Pemeriksaan kebenaran alamat dan sifat surat yang mungkin tercantum pada amplop. Apabila alamatnya keliru harus diserahkan kembali kepada pengirim. Surat yang bersifat rahasia tidak dibuka. Surat pribadi langsung diberikan kepada yang bersangkutan. Surat dinas dibuka dan dibubuhi cap tanggal terima atau 39 Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan…, h.101 40 Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan…, h.114 41 Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan…, h.117-143 stempel agenda, ditentukan pokok soalnya dan diberi kode. c. Pencatatan pada buku arsip atau pada buku agenda surat masuk. d. Pembubuhan nomor urut simpan pada surat. e. Penentuan disposisi oleh sekretaris atau Kepala Tata Usaha. f. Penyerahan surat kepada pengolah untuk diproses paling lama dua hari. g. Penyimpanan. Setelah selesai diproses, surat disimpan oleh Petugas Tata Arsip. b Prosedur Pengurusan Surat Masuk Pola Baru Pengurusan surat masuk terjadi di unit Kearsipan dan atau Tata Usaha Pengolah. Pengurusan surat masuk di unit Kearsipan terdiri dari: a. Penerimaan surat, bertugas: • Menerima surat yang disampaikan baik oleh pengantar, petugas pos, telekom maupun oleh perorangan. • Meneliti kebenaran alamat surat. • Membubuhkan paraf pada bukti penerimaan. • Meyortir surat. • Membuka sampul dan mengeluarkan surat dari amplop, meneliti kelengkapan lampiran surat. • Menyampaikan surat kepada pengarah. • Menyampaikan surat rahasia tertutup pencatat. b. Pengarahan surat, adalah kegiatan menentukan unit pengolah yang akan menindaklanjuti atau memproses surat sesuai isinya. Kegiatannya adalah: • Membaca naskah surat dan menentukan surat itu tergolong penting atau biasa. • Menuliskan isi disposisi atau pengarahan pada lembar disposisi. • Menentukan kode klasifikasi dan indeks pada naskah surat penting. • Menyampaikan naskah surat penting dan biasa kepada pencatat. c. Pencatatan surat, adalah penulisan keterangan unsur- unsur yang tercantum didalam naskah surat dan naskah lain yang disertakan di dalam Kartu Kendali atau Lembar Pengantar. Tugasnya adalah: • Mencantumkan nomor urut pada naskah surat. • Mencatat naskah surat didalam kartu kendali rangkap tiga atau lembar pengantar rangkap dua. • Menyampaikan naskah surat kepada pengendali beserta kartu kendali atau lembar pengantar. d. Pengendalian surat, tugasnya adalah: • Menerima surat beserta kartu kendalilembar pengantar dari pencatat. • Meneliti kebenaran nomor kode surat dan kelengkapan lampiran. • Menyampaikan naskah surat beserta kartu kendali II dan III kepada tata usaha dan unit pengolah. • Menyampaikan naskah surat rahasia tertutup dan surat biasa beserta lembar pengantar rangkap dua kepada tata usaha pengolah. • Menyusun menyimpan kartu kendali I dalam almari katalog berdasarkan urutan nomor kode. e. Penyimpanan, bertugas menyimpan kartu kendali II dan lembar pengantar yang diterima kembali dari tata usaha pengolah kedalam laci sebagai pengganti arsip selama surat dan naskahya beserta kartu kendali III masih disimpan di unit pengolah. 2 Prosedur Pengurusan Surat Keluar a Prosedur Pengurusan Surat Keluar Pola LamaPola Sederhana a. Pembuatan konsep surat oleh ketua, sekretaris, kepala seksi atau petugas tata usaha. b. Pemeriksaan konsep surat oleh sekretaris baik segi kebenaran isi maupun bentuknya. c. Persetujuan konsep surat dan pengetikan oleh petugas tata usaha. d. Pembacaan hasil pengetikan, pemeriksaan kelengkapan surat, pengesahan dan penandatanganan oleh ketua atau sekretaris, pembubuhan cap tanggal kirim, pelipatan surat dan pemasukan kedalam amplop, pembubuhan perangko, pemberian perekat pada amplop oleh petugas tata usaha. e. Pencatatan pada kartu arsip atau buku agenda surat keluar. f. Pencatatan pada karu ekspedisi dan diberikan kepada petugas pengantar ekspeditur untuk dikirimkan. g. Penyimpanan arsip. b Prosedur Pengurusan Surat Keluar Pola Baru. Pengurusan surat beserta naskah keluar meliputi kegiatan yang dilaksanakan oleh Tata Usaha Pengolah dan Unit Kearsipan. Tata Usaha tugasnya yaitu: a. Mencatat naskah keluar pada kartu kendali rangkap tiga. b. Menyampaikan konsep surat atau naskah beserta kartu kendali rangkap tiga kepada pengendali unit kearsipan. c. Menyimpan kartu kendali lembar III menurut urutan nomor kode. d. Mengendalikan surat yang belum selesai pengolahannya dan menyampaikan surat yang sudah selesai pengolahannya kepada penyimpan. Unit kearsipan tugasnya adalah: 1. Pengendali: a. Memberikan nomor urut surat pada kartu kendali. b. Menyimpan kartu kendali lembar I menurut urutan nomor kode. c. Menyampaikan kartu kendali lembar II kepada penyimpan. d. Pengembalian kartu kendali lembar III kepada Tata Usaha Pengolah. e. Mengembalikan konsep yang diterima dari pengirim kepada Tata Usaha Pengolah. 2. Penyimpan, mempunyai tugas menyimpan kartu kendali lembar II menurut urutan nomor kode sebagai pengganti arsip selama naskah atau surat masih berada di Unit Pengolah. 3. Pengirim: a. Mengirim surat kepada sasaran sesuai alamat. b. Menyampaikan konsep kepada Pegendali. c. Penggunaan Arsip Penggunaan arsip adalah penggunaan terhadap suatu surat atau naskah yang telah diarsipkan, yang digunakan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Agar efektifitas pengelolaan kearsipan dapat tecapai, penggunaan surat arsip harus diperhatikan waktunya. Untuk surat harus ditindaklanjuti paling lama tiga hari setelah penerimaan, sedangkan untuk arsip yang dipinjam untuk pelaksanaan operasional lembaga harus segera dikembalikan setelah selesai digunakan. 42 d. Pemeliharaan Arsip Pemeliharaan arsip merupakan kegiatan yang penting dalam rangka mencapai tujuan kearsipan yang optimal yaitu menjamin keselamatan arsip, agar bilamana dibutuhkan sewaktu-waktu arsip dapat segera disediakan untuk membantu memberikan data yang dibutuhkan. Pemeliharan arsip merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk mengusahakan keselamatan arsip dengan cara menyimpan,merawat, dan melindungi arsip dari berbagai faktor yang dapat merusak dan memusnahkan arsip. Upaya pemeliharaan arsip pada dasarnya menyangkut tiga aspek, yaitu: 1. Pemeliharaan terhadap wujud fisik arsip. Agar arsip tidak rusak maka bentuk pemeliharaan yang harus diusahakan yaitu dengan menyimpan arsip dengan baik: tidak berdesak-desakan, tidak disimpan ditempat yang lebih kecil serta menjaga kebersihan arsip. 2. Menjaga tempat penyimpanan arsip dari serangan serangga dan hama dengan memberi kapur baruskamper, melakukan 42 Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan…, h.70-71 penyemprotan zat anti serangga dan fumigasi untuk membasmi kuman yang dapat merusak arsip. 3. pemeliharaan lingkungan penyimpanan arsip dengan cara membersihkan ruangan dengan peyedot debu vacuum cleaner, menjaga ruangan dan sekitarnya agar tidak ada kesempatan bagi serangga untuk berkembang biak, serta mencegah dan mengawasi kemungkinan terjadinya kebocoran saluran air. 43 Berdasarkan penjelasan diatas, pemeliharaan arip mutlak harus dilaksanakan untuk menjamin kelestarian infomasi yang terkandung dalam arsip tersebut. Oleh karena itu dapat di simpulkan bahwa pemeliharaan arsip adalah hal yang penting dilakukan, karena jika arsip tidak dipelihara dengan baik akan berakibat pada tidak terjaminnya kelestarian suatu arsip sehingga akan menyulitkan pekerjaan selanjutnya. Dan supaya pemeliharaan dan pengamanan arsip dapat terlaksana dengan efektif, maka setiap petugas kearsipan sebaiknya diberikan pengetahuan mengenai bagaimana cara memelihara dan menjaga arsip, agar mereka bisa menjaga dan memelihara arsip dari kehancuran. Untuk melaksanakan pemeliharaan dan pengamanan arsip dari segi ruangan yang harus dilakukan adalah: 1. Lokasi gudang atau ruangan arsip harus bebas dari kesibukan industri, sebab kotoran udara sulphur dioxide sebagai hasil pembakaran minyak dan arang batu, sangat berbahaya untuk kertas, maka dari itu, ruangan penyimpanan arsip perlu diberi filter untuk menyaring udara. 2. Ruangan penyimpanan arsip perlu terpisah dari ruangan kantor Unit Kerja lainnya, dengan tujuan dalam rangka petimbangan security karena arsip bersifat rahasia dan pertimbangan efisiensi 43 Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan…, h.178 karena ruangan penyimpanan arsip harus tahan api, air, dan serangan serangga, jadi membutuhkan penanganan yang lebih ekstra. e. Penyimpanan Arsip Untuk menjaga agar kearsipan di dalam organisasi dapat mencapai tujuannya, yaitu menjamin keselamatan arsip dan penyediaan kembali arsip dengan cepat ketika dibutuhkan, maka petugas kearsipan harus melakukan penyimpanan arsip secara tertib dan sistematis. Penyimpanan arsip adalah kegiatan menaruh atau menyusun warkat-warkat secara sistematis, dengan menggunakan pelbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman dan dapat ditemukan kembali dengan cepat bilamana dibutuhkan. 44 Metode penyimpanan arsip dasar yang dikenal adalah: 1 Metode penyimpanan arsip menurut pokok masalah. 2 Metode penyimpanan arsip menurut urutan nama orang, wilayah, organisasi, barang 3 Metode penyimpanan arsip berdasarkan urutan abjad. 4 Metode penyimpanan arsip berdasarkan urutan tanggal. 5 Metode penyimpanan arsip berdasarkan urutan nomor. 45 Lebih lanjut Suraja juga menjelaskan prosedur penyimpanan arsip, yaitu: 1 Mengindeks 2 Memberi kode 3 Mensortir 4 Mengurutkan arsip yang telah disortir dan dikelompokkan 44 Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan…, h.154 45 Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan…, h.157 5 Menyimpan arsip pada mapfolder yang ada dalam laci filing cabinet. 46 Selain itu yang perlu diperhatikan juga ialah ruangan tempat penyimpanan arsip. Nilai guna yang terkandung dalam arsip tidak boleh berkurang, maka menyimpan arsip tidak boleh disembarang tempat. Tempat penyimpanan arsip harus dalam kondisi yang baik, sehingga dapat menjamin keselamatan arsip, di mana arsip-arsip akan terhindar dari bahaya kerusakan dan gangguna keamanan, dan dengan demikian arsip-arsip organisasi akan cenderung awet dan tidak rusak. Oleh karena itu, ruangan penyimpanan arsip haruslah terhindar dari kemungkinan-kemungkinan serangan tikus atau serangga, jamur, kebakaran, kebanjiran, kelembaban ataupun kekeringan udara yang dapat merusak arsip. f. Penyusutan Arsip Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip yang dilakukan dengan cara memindahkan, menyerahkan atau memusnahkan arsip. 47 Penyusutan arsip bertujuan untuk mengurangi bertumpuknya arsip yang sudah tidak terpakai agar menyediakan tempat bagi arsip baru. Penyusutan arsip menghindarkan pencampuradukkan antara arsip-arsip aktif dan arsip-arsip inaktif, serta arsip-arsip penting dan arsip-arsip biasa dan tidak penting. Penyusutan arsip merupakan kegiatan terakhir dari siklus daur hidup arsip. Ada dua bentuk kegiatan penyusutan arsip, yaitu pemindahan dan pemusnahan arsip. Pemindahan dan pemusnahan arsip penting dilakukan untuk menjamin efektivitas dan efisiensi program kearsipan. Untuk menentukan kelayakan sebuah arsip 46 Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan…, h.155-156 47 Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan…, h.193 harus dipindahkan atau dimusnahkan harus melalui penilaian terhadap nilai guna suatu arsip atau sesuai jadwal retensi arsip. Menurut Basuki nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip. 48 Lebih lanjut Basuki menjelaskan bahwa ditinjau dari kepentingan pengguna arsip, nilai guna arsip dibagi menjadi dua jenis, yaitu nilai guna primer dan sekunder. Nilai guna primer adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan lembaga pencipta arsip. Nilai guna sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan umum diluar lembaga pencipta arsip dan kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional. Nilai guna Primer terdiri dari: 1 Nilai guna adminstratif, adalah nilai guna arsip tersebut bagi badan korporasi pencipta dalam melakukan tugasnya. Arsip semacam ini meliputi bagan organisasi sebuah badan korporasi, pernyataan garis haluan, dan pedoman pelaksanaan. Dari sini akan diketahui perkembangan organisatoris sebuah badan korporasi yang berguna pada pemakai dimasa mendatang. 2 Nilai guna fiskal, adalah nilai guna menyangkut penggunaan uang untuk keperluan audit, atau operasional, data yang diperlukan untuk menyusun laporan tahunan atau menyelesaikan pajak, laporan keuangan dan ringkasan transaksi finansial. 3 Nilai guna hukum, adalah nilai guna arsip bagi badan korporasi menyangkut kepentingan hukum. 4 Nilai guna historis, adalah nilai guna berdasarkan kualitas isi arsip yang merekam sebuah peristiwa yang berkaitan dengan sebuah kegiatan yang terjadi dalam organisasi. 48 Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, 2003 h. 314-316 Sedangkan nilai guna Sekunder terdiri dari: 1 Nilai guna kebuktian mengenai bagaimana organisasi atau perusahaan didirikan, dikembangkan, diatur serta pelaksanaan fungsi dan kegiatannya. 2 Nilai guna informasional, menyangkut informasi untuk kepentingan penelitian dan kesejarahan tanpa dikaitkan dengan badan korporasi penciptanya. Informasi yang digunakan merupakan informasi tentang orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan sejenisnya. Contohnya arsip toko buku berisi penjualan buku untuk seorang tokoh dalam pengasingan, di sini informasinya yang diutamakan menyangkut tokoh tersebut bukannya tentang toko buku. Selain dilihat dari nilai guna arsip, proses pemusnahan arsip juga harus dilakukan berdasarkan jadwal retensi arsip yang berlaku dalam organisasi itu. Jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip. Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap-tiap berkas. 49 Sedangkan menurut Sedarmayanti jadwal retensi arsip adalah suatu daftar yang berisi tentang jangka simpan retensi arsip beserta penetapan musnah atau disimpan permanen arsip tersebut. 50 Dalam pembuatan Jadwal Retensi Arsip perlu mendapatkan persetujuan dari Kepala Arsip Nasional terlebih dahulu sebelum Jadwal Retensi Arsip itu diberlakukan dalam kegiatan pemusnahan organisasi. 49 Basir Barthos, Manajemen Kerasipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi, Jakarta: PT Bumi Aksara: 2003 Cet. 4, h.103 50 Sedarmayanti, Manajemen Perkantoran: Suatu Pengantar Edisi Revisi, Bandung: Mandar Maju, 2001 Cet.2, h.203 Arsip-arsip yang sudah tidak bernilai guna menurut yang tercantum dalam Jadwal Retensi Arsip kemudian dipindahkan atau dimusnahkan. Pemindahan arsip merupakan kegiatan memindahkan arsip dari suatu tempat penyimpanan arsip aktif Unit Pengolah ke tempat penyimpanan arsip inaktif atau ke tempat penyimpanan arsip statis Pusat Penyimpanan Arsip. 51 Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan atau melenyapkan warkat atau arsip yang dipandang telah habis nilai gunanya atau telah habis masa penyimpanannya sesuai dengan jadwal retensi arsip. 52 Hal yang harus diperhatikan dalam kegiatan pemindahan dan pemusnahan arsip adalah kegiatan ini harus selalu melalui persetujuan dari pimpinan untuk menghindari kesalahan dalam penyusutan arsip. Selain itu dalam kegiatan pemusnahan arsip harus disaksikan oleh notaris dan pejabat yang terkait agar bisa di pertanggungjawabkan.

4. Efektifitas Manajemen Kearsipan