keperluan organisasi, karena arsip-arsip yang sudah digolongkan menjadi arsip statis tersebut dipindahkan atau bahkan dapat dimusnahkan.
Untuk arsip dinamis yang sudah digolongkan kedalam arsip in-aktif, maka arsip ini hanya berfungsi sebagai referensi karena sudah tidak
digunakan secara terus-menerus, sedangkan untuk arsip yang digolongkan ke dalam arsip aktif berfungsi sebagai alat untuk melancarkan dan
memudahkan organisasi atau instansi dalam menjalankan kegiatannya secara terus-menerus.
Jadi arsip dinamis adalah semua arsip yang masih berada di kantor, karena masih sering digunakan, sedangkan arsip statis adalah arsip yang
sudah tidak digunakan lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
C. Manajemen Kearsipan
1. Pengertian Manajemen Kearsipan
Agar kegiatan kearsipan dapat berjalan dengan baik, maka diperlukan pengelolaan sistem kearsipan agar tujuan organisasi itu dapat berjalan dengan
efektif dan efisien. Pengelolaan sistem kearsipan dikenal dengan istilah manajemen kearsipan.
Menurut Amsyah pekerjaan atau kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan arsip disebut manajemen kearsipan, dengan kata lain manajemen
kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan,
pemindahan dan pemusnahan terhadap arsip yang tercipta, jadi pekerjaan tersebut meliputi siklus “kehidupan” arsip sejak lahir sampai mati.
19
Jika arsip adalah himpunan tulisan atau catatan tertulis yang terjadi dalam organisasi, maka pekerjaan atau kegiatan yang berhubungan dengan
penggunaan arsip disebut manajemen kearsipan. Jika manajemen kearsipan kurang baik, maka akan sulit untuk mendapatkan kembali data-data dan surat-
surat yang tersimpan bila diperlukan sehingga pekerjaan akan memakan waktu
19
Zulkifly Amsyah, Manajemen Kearsipan, Jakarta: Gramedia, 1989 h.4
yang lama, bahkan akan menghambat dalam menentukan keputusan dan membuat laporan.
Berdasarkan definisi para ahli di atas, penulis menyimpulkan manajemen kearsipan adalah proses pengaturan perkantoran yang berhubungan dengan
segala bentuk surat atau dokumen maupun naskah yang bertujuan untuk memudahkan penemuan kembali pada saat dokumen itu diperlukan. Oleh
karena itu dalam pelaksanaan manajemen kearsipan seorang manajer atau pengelola kearsipan harus dapat mengelola seluruh unsur yang terlibat dalam
proses pngurusan arsip sehingga pekerjaan perkantoran mudah dicapai dengan efektif dan efisien.
2. Fungsi Manajemen Kearsipan
Manajemen kearsipan dilakukan dengan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen yang bentuknya yaitu aktivitas-aktivitas perencanaan
kearsipan, pengorganisasian bidang kearsipan, penyusunan personalia staf bagian kearsipan, pengarahan kerja pegawai kearsipan dan
pengawasan terhadap kegiatan pokok operasional kearsipan.
20
Menurut teori di atas, fungsi-fungsi manajemen kearsipan antara lain:
1 Fungsi Perencanaan.
Perencanaan merupakan salah satu syarat mutlak untuk dapat melaksanakan manajemen yang baik, dan apabila kita tidak
mengadakan perencanaan dengan baik, maka hal ini berarti kemungkinan tindakan-tindakan yang kita lakukan benyak terjadi
kekeliruan sehingga akan menimbulkan pengorbanan yang besar atau malahan tujuan yang telah kita tetapkan tidak akan tercapai.
21
Oleh karena itu dalam melakukan perencanaan, kita harus benar-benar
memikirkan hal-hal buruk atau kendala yang mungkin terjadi dalam
20
Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan..., h.62-63
21
Alex Soemadji Nitisemito, Manajemen: Suatu Dasar dan Pengantar, Jakarta: Ghalia Indonesia, 1989 Cet. 3, h. 31-32
pelaksanaan kegiatan yang di rencanakan, serta memikirkan alternatif yang bisa di lakukan untuk menghadapi kendala yang terjadi.
Fungsi perencanaan dalam bidang kearsipan dilakukan dengan menyusun pola klasifikasi arsip, kode, dan indeks; menyusun pedoman
pemrosesan surat masuk dan keluar; menyusun jadwal retensi arsip; dan perencanaan fasilitas atau perbekalan yang dibutuhkan untuk
melaksanakan aktivitas kearsipan.
22
Alex Nitisemito menyimpulkan bahwa hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan perencanaan adalah:
• Terlebih dahulu harus ditetapkan alternatif-alternatif perencanaannya.
• Harus realistis dan ekonomis. • Harus memperhatikan koordinasi yang baik, agar tidak terjadi
kesimpangsiuran informasi antara pegawai. • Perencanaan yang baik perlu dilandasi pengalaman yang
cukup, pengetahuan yang luas dan mendalam serta intuisi yang tajam.
• Agar perencanaan dapat direalisasi oleh para pegawai dengan baik, maka dalam membuat perencanaan perlu ada partisipasi
dari pegawai. • Perlu memperhitungkan segala kemungkinan yang baik dan
yang buruk. • Perlu memperhatikan fleksibilitas agar dapat menyesuaikan
dengan perubahan-perubahan yang mungkin timbul. • Perencanaan harus dapat menjadi landasan dari fungsi-fungsi
manajemen yang lain, terutama fungsi pengawasan. • Setiap perencanaan harus dapat mendayagunakan secara
maksimal fasilitas-fasilitas yang tersedia.
22
Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan…, h.65
• Agar perencanaan yang dibuat dapat lebih baik dari perencanaan sebelumnya, maka kedinamisan perencanaan
harus diperhatikan. • Agar perencanaan yang dibuat dapat dipertanggung jawabkan,
maka perlu waktu yang cukup untuk memikirkan dan mempertimbangkannya.
• Agar perencanaan dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya, maka perlu didasarkan atas hasil penelitian.
23
Dengan perencanaan segala sesuatu dapat dikoordinasi, diarahkan, dan dikontrol dengan mudah.
24
Dengan dasar teori itu, maka proses perencanaan adalah hal yang harus dilakukan dengan sebaik-baiknya.
2 Fungsi Pengorganisasian.
Secara umum pengorganisasian organizing diartikan sebagai penetapan struktur peran-peran melalui penentuan aktivitas-aktivitas
yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan-tujuan perusahan dan bagian- bagiannya, pengelompokan aktivitas-aktivitas, penugasan kelompok
aktivitas-aktivitas kepada manajer-manajer, pendelegasian wewenang untuk melaksanakannya, pengkoordinasian hubungan-hubungan
wewenang dan informasi baik horizontal maupun vertikal dalam struktur organisasi.
25
Adapun fungsi pengorganisasian kearsipan dilakukan dengan melaksanakan pembagian kerja, menentukan hubungan kerja intern
unit kearsipan, dan antara unit kearsipan dengan unit pengolah di dalam organisasi.
26
3 Fungsi Penyusunan Staf.
23
Alex Soemadji Nitisemito, Manajemen: Suatu Dasar…, h. 55-56
24
Nur Kholis, Kiat Sukses Jadi Praktisi Pendidikan, Jogjakarta: Palem, 2004 Cet.1, h.33
25
A.M. Kadarman, dkk., Pengantar Ilmu Manajemen: Buku Panduan Mahasiswa, Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1993 Cet.3, h.63
26
Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan…, h.65
Fungsi manajemen dalam pengisian jabatan staffing didefinisikan sebagai pengisian jabatan dalam struktur organisasi dengan cara
mengidentifikasi kebutuhan tenaga kerja, mendaftar tenaga kerja yang ada, merekrut, memilih, menempatkan, promosi, menilai, memberi
imbalan, dan melatih orang yang diperlukan.
27
Proses staffing dapat dipandang sebagai sebuah prosedur langkah demi langkah yang berkesinambungan untuk menjaga agar
organisasi selalu memperoleh orang-orang yang tepat dalam posisi yang tepat pada waktu yang tepat. Langkah-langkah tersebut
adalah: 1.
Perencanaan sumber daya manusia 2.
Rekruitmen 3.
Seleksi dan penempatan 4.
Induksi dan orientasi 5.
Pemindahan dan pemisahan 6.
Latihan dan pengembangan 7.
Penilaian prestasi.
28
Jadi bisa disimpulkan bahwa penyusunan staf berfungsi untuk menjamin bahwa perusahaan atau organisasi mendapatkan pegawai
yang tepat dan memiliki keahlian dibidang tertentu, untuk mengisi jabatan atau pekerjaan tertentu.
Fungsi penyusunan staf dalam bidang kearsipan mencakup pelaksanaan penentuan kebutuhan tenaga kerja dibidang kearsipan,
rekruitmen, seleksi, orientasi, penempatan, penggajian, penjaminan kesejahteraan, pengembangan pegawai dan pemberhentian pegawai.
29
4 Fungsi Pengarahan.
Fungsi pengarahan yang dilakukan dengan motivasi oleh manajer kearsipan kepada para pegawainya, memelihara komunikasi atau
hubungan kerja yang efektif, menggerakan dan mempengaruhi petugas
27
A.M. Kadarman, dkk., Pengantar Ilmu Manajemen…, h.87
28
A.M. Kadarman, dkk., Pengantar Ilmu Manajemen…, h.88
29
Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan…, h.66
arsip agar mau bekerja menyumbangkan kemampuan yang dimiliki untuk mencapai tujuan kearsipan.
30
Berdasarkan teori di atas, dapat dikatakan fungsi pengarahan dalam kearsipan diberikan oleh pimpinan kepada pegawai kerasipan dengan
cara memberikan motivasi dan memelihara komunikasi yang baik, serta menggerakkan pegawai kearsipan agar mau dan mampu bekerja
dengan baik demi terciptanya sistem kearsipan yang baik dalam sebuah organisasi atau lembaga.
5 Fungsi Pengawasan.
Pengawasan controlling adalah suatu upaya yang sistematis untuk menetapkan standar prestasi pada sasaran perencanaan,
merancang sistem umpan balik informasi,membandingkan prestasi yang terjadi dengan standar yang telah ditetapkan, kemudian
menentukan apakah terjadi penyimpangan dan mengukur signifikansi tersebut, dan mengambil tindakan perbaikan. Sedangkan fungsi
pengawasan adalah mengukur dan mengkoreksi prestasi kerja bawahan guna memastikan, bahwa tujuan organisasi sedang dilaksanakan.
31
Menurut Kadarman. langkah-langkah pengawasan adalah: 1.
Menetapkan standar 2.
Mengukur prestasi kerja 3.
Membetulkan penyimpangan.
32
Yohannes Suradja menjelaskan fungsi pengawasan dalam kearsipan dilakukan dengan cara melaksanakan pengawasan sebelum
pelaksanaan pekerjaan precontrol, pengawasan pada waktu pelaksanaan pekerjaan concurrent control, dan pengawasan setelah
pelaksanaan pekerjaan feedback control kearsipan. Semua fungsi
30
Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan…, h.66
31
A.M. Kadarman, dkk., Pengantar Ilmu Manajemen…, h.132
32
A.M. Kadarman, dkk., Pengantar Ilmu Manajemen…, h.134
manajemen kearsipan tersebut merupakan tanggung jawab manajer kearsipan dan kepala kantor suatu organisasi.
33
Hal ini sejalan dengan penjelasan Chuck Wiliams yang menyatakan bahwa dasar-dasar proses pengontrolan atau pengawasan
adalah: 1.
Menentukan standar pelaksanaan yang jelas. 2.
Membandingkan prestasi nyata dan prestasi yang diinginkan. 3.
Mengambil tindakan perbaikan, jika diperlukan. 4.
Merupakan proses yang dinamis dan berkesinambungan. 5.
Terdiri dari tiga metode dasar, yaitu pengontrolan berdasarkan umpan balik, pengontrolan yang terjadi bersamaan, dan
pengontrolan sebelum terjadi.
34
Apabila pengawasan dilakukan dengan cara yang kurang baik, maka kemungkinan terjadi penyimpangan dan kerugian akan semakin
besar, hal ini tentu akan mengakibatkan tidak tercapainya tujuan organisasi. Oleh karena itu, pengawasan yang baik mutlak diperlukan
bagi setiap perusahaaninstansi yang menginginkan tercapainya tujuan secara efektif dan efisien.
35
Pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen kearsipan berguna untuk menunjang terciptanya sistem kearsipan yang baik. Oleh karena itu orang
yang mengelola sebuah sistem kearsipan haruslah orang yang memiliki kemampuan dalam bidang kearsipan sehingga ia mampu melaksanakan
fungsi-fungsi manajemen kearsipan dengan optimal demi tercapainya tujuan organisasi.
33
Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan…, h.66
34
M. Sabarudin Napitupulu, Buku Manajemen Edisi Pertama, Terj. Dari Management First Edition oleh Chuck Williams, Jakarta: Salemba Empat, 2001 h. 274
35
Alex Soemadji Nitisemito, Manajemen: Suatu Dasar…, h. 107
3. Ruang Lingkup Manajemen Kearsipan.
