Prosedur Penyiangan Weeding Bahan Pustaka Pada Kantor

penyiangan. Bahan pustaka yang masih layak dibaca akan diberi tanda khusus, sedangkan untuk bahan pustaka yang tidak layak dibaca langsung masuk kedalam kriteria penyiangan dan pada formnya akan diberi tanda atau keterangan disiangi atau weeding. 3 Daftar koleksi yang akan disiangi dilaporkan kepada kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Timur untuk kemudian disetujui. Prosedur selanjutnya adalah menyerahkan data-data koleksi yang telah dianalisa oleh para pustakawan kepada kepala KPAK. Kepala KPAK membaca dan mengecek kembali hasil laporan tersebut, apabila bahan pustaka yang sudah siap disingai sesuai dengan kriteria yang ada maka kepala KPAK akan menyetujui dan menandatanganinya. Kemudian proses penyiangan weeding bahan pustaka dapat dilaksanakan. Dalam proses penyiangan bahan pustaka pustakawan memberi tanda khusus terhadap bahan pustaka yang disiangi. Adapun tanda-tanda tersebut adalah sebagai berikut: a Rusak Parah : A b Rusak Ringan : B c Out Of Date : C Tabel 2 Tanda-tanda dalam penyiangan No Tnda Keterangan 1 A Rusak Parah 2 B Rusak Ringan 3 C Out Of Date 4 Bahan pustaka yang akan dikeluarkan dari rak, nomor katalognya dibiarkan namun koleksinya diberi keterangan tidak tersedia. Walaupun katalog online di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi KPAK Jakarta Timur belum dapat dikatakan sempurna, namun KPAK Jakarta Timur timur terus memaksimalkannya. Maksud dari prosedur penyiangan ini adalah KPAK Jakarta Timur tidak benar-benar menghapus data buku yang telah disiangi, akan tetapi pada katalog akan diberi tanda khusus. Jika bahan pustaka yang ditarik untuk disiangi, maka dalam k atalog akan di beri tanda “rusak”. Untuk lebih jelas mengenai tanda-tanda tersebut berikut penjelasannya. No Tanda Keterangan 1 Tersedia Bahanpustaka ada di KPAK Jakarta Timur 2 Rusak Bahan pustaka sedang diperbaiki Tabel 3 Tabel Status Bahan Pustaka Tanda tersebut betujuan untuk memberikan informasi kepada pemustaka mengenai status dari sebuah bahan pustaka yang ada di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi KPAK Jakarta Timur, apakah tersedia atau rusak. 5 Bahan pustaka yang out of date, kurang diminati, rusak, telah terbit edisi terbaru dapat disiangi. Dari semua data bahan pustaka yang telah masuk kategori disiangi biasanya dilakukan analisa ulang. Tidak semua bahan pustaka yang telah masuk kategori disiangi benar-benar layak untuk disiangi. Ada beberapa bahan pustaka yang masih dapat diperbaiki, seperti dilakukan penjilidan ulang. Namun untuk bahan pustaka yang masih banyak diminati tetapi kondisi fisiknya rusak, maka perpustakaan akan melakukan scan terhadap bahan pustaka tersebut. 6 Bahan pustaka yang masih bisa diperbaiki dikembalikan kedalam rak koleksi. Untuk memastikan bahwa bahan pustaka memang benar-benar layak untuk disiangi, maka perlu dilakukan pengecekan dan analisa yang benar- benar teliti. Untuk bahan pustaka yang selayaknya masih dapat dilakukan penjilidan ulang maka setelah diperbaiki dijilid ulang dikembalikan ke rak koleksi. Biasanya waktu yang dibutuhkan untuk kegiatan penyiangan tidak serta merta dilaksanakan dalam satu waktu. Namun temponya tidak lebih lama dari pada kegiatan stock opname. Pustakawan akan memperbaiki bahan pustaka yang masih dapat diperbaiki dan menyiangi bahan pustaka yang sudah tidak layak digunakan. 7 Bahan pustaka yang sudah disiangi disimpan dalam tempat khusus gudang. Untuk bahan pustaka yang benar-benar tidak dapat diperbaiki lagi maka akan disimpat dalam tempat khusus gudang. 8 Untuk bahan pustaka yang sudah rusak tetapi masih banyak dicari, maka buku tersebut disimpan di loker. Sampai saat ini bahan pustaka yang telah disiangi menumpuk di gudang penyimpanan. Menurut SN, selaku Kasubag Pengembangan Koleksi, bahan pustaka yang telah disiangi tidak dapat dimusnahkan, dihadiahkan, atau dijual. Kalaupun bisa dimusnahkan atau dihadiahkan kepada instansi lain harus melalui beberapa tahap yang tentunya juga memakan waktu. Sampai saat ini buku-buku yang sudah disiangi menumpuk di gudang. Mau dimusnahkan juga prosesnya susah karena buku-buku itu kan di beli dari anggaran PEMDA DKI. as 65 Buku hasil penyiangan kami simpan aja di gudang sampai rayapan. sr 66 Prosedur-prosedur yang telah dijelaskan diatas adalah prosedur yang biasa dilakukan dalam kegiatan penyiangan di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi KPAK Jakarta Timur. Melalui pengamatan dan analisa langsung di lapangan, penulis banyak menemukan hambatan- hambatan dalam pelaksanaan kegiatan penyiangan di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi KPAK Jakarta Timur. Hal tersebut juga dikemukakan oleh AS, menurutnya kegiatan penyiangan weeding di KPAK jauh dari kata maksimal. Menurut saya kegiatan penyiangan yang dilakukan di KPAK belum maksimal, bahkan jauh dari kata maksimal karena masih banyak ditemukannya hambatan-hambatan saat penyiangan. as Berdasarkan hasil wawancara dengan informan, penulis meyakini bahwa kegiatan penyiangan yang dilakukan oleh Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi KPAK Jakarta Timur belum maksimal, dan banyak hambatan-hambatan serta masalah yang dihadapi. 65 Sani, Kepala Sub Bagian Pengembangan Koleksi, Wawancara pribadi, Jakarta 15 Juni 2015 66 Sarti, Pustakawan, Wawancara pribadi, Jakarta 16 Juni 2015.

3. Hambatan Penyiangan Bahan Pustaka di Kantor Perpustakaan dan

Arsip Kota Administrasi KPAK Jakarta Timur Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi KPAK Jakarta Timur mengalami hambatan-hambatan selama kegiatan penyiangan berlangsung. Berdasarkan observasi langsung dan wawancara, penulis menemukan masih banyaknya hambatan yang dihadapi KPAK. Hambatan penyiangan yang dihadapi KPAK terbagi menjadi dua hambatan yang bersifat teknis dan juga hambatan yang bersifat manajemen.Adapun hambatan teknisnya adalah sebagai berikut: a. Rasa sayang terhadap sebuah koleksi Penyiangan memang memiliki manfaat yang besar terhadap sebuah perpustakaan, yaitu untuk memperoleh shelf space atau tambahan tempat untuk koleksi yang baru, membuat koleksi lebih bisa dimanfaatkan sebagai sumber informasi yang akurat, relevan, up to date dan menarik, memberikan kemudahan kepada pemustaka, dan memungkinkan staf perpustakaan untuk mengelola koleksi yang lebih efektif dan efisien. Sampai saat ini koleksi yang telah disiangi tidak ditindak lanjuti oleh pihak perpustakaan, perpustakaan tidak pernah melakukan pemusnahan terhadap bahan pustaka yang telah disiangi alasannya adalah karena adanya rasa sayang terhadap koleksi atau bahan pustaka yang akan disingkirkan, dan beberapa faktor lain. Jadi secara tidak langsung proses dari kegiatan penyiangan sangat selektif. b. Masih adanya anggapan bahwa jumlah koleksi menentukan mutu Kendala yang selanjutnya adalah datang dari psikologis pustakawan yang melakukan penyiangan weeding, bagi mereka perpustakaan yang mutunya baik adalah perpustakaan yang memiliki jumlah koleksi yang banyak. Akan tetapi seiring dengan perkembangan teknologi dan informasi buku-buku yang memuat informasi yang kurang up to date harus segera disiangi mengingat sudah ada atau sudah terbitnya edisi-edisi terbaru yang lebih memuat informasi terkini. Apabila tidak dilakukan penyiangan maka dikhawatirkan ruang perpustakaan akan semakin terlihat sempit karena pengadaan terus dilakukan sementara penyiangan enggan untuk dilaksanakan. Hambatannya datang dari diri kita sebagai pustakawan. Enggan untuk melaksanakan penyiangan ya itu tadi karena menurut sebagian orang disini, tingginya mutu perpustakaan karena tinggi pula jumlah koleksi. sr c. Adanya anggapan bahwa penyiangan berlawanan dengan tujuan pengadaan. Hambatan tersebut sama halnya dengan hambatan sebelumnya dimana psikologis pustakawan yang beranggapan bahwa pelaksanaan kegiatan penyiangan berlawanan dengan tujuan pengadaan bahan pustaka. Dimana tujuan dari pengadaan bahan pustaka adalah memperkaya koleksi perpustakaan, sedangkan penyiangan adalah upaya mengeluarkan koleksi dari jajaran koleksi. d. Masih dijumpainya prosedur yang rumit terutama untuk koleksi yang ada di perpustakaan pemerintah. Karena Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi KPAK Jakarta Timur merupakan perpustakaan di bawah naungan pemerintah DKI Jakarta maka tindak lanjut terhadap koleksi hasil penyiangan menjadi hambatan yang sangat kompleks. Selain karena dana yang digunakan dalam pengadaan bahan pustaka merupakan dana milik pemerintah DKI Jakarta maka buku-buku atau koleksi hasil penyiangan tidak dapat dimusnahkan dengan mudah. Alasannaya adalah proses yang cukup memakan waktu ketika membuat berita acara sampai berita acara disetujui. Salah satu kendala yang dihadapi adalah koleksi pasca penyiangan, sampai saat ini koleksi hasil penyiangan menumpuk begitu saja di gudang, sampai hampir memenuhi gudang. Baiknya dihibahkan kepada perpustakaan lain untuk buku yang masih dapat digunakan, dan untuk buku yang benar-benar lapuk seharusnya di musnahkan. Tapi kembali lagi karena semua milik pemerintah DKI jadi prosesnya memakan waktu.as 67 Selain hambatan yang bersifat teknis, KPAK juga mengalami hambatan menejemen. Adapun hambatannya adalah sebagai berikut: a. Manajemen waktu penyiangan yang belum efektif. Pada dasarnya buku-buku atau bahan pustaka yang telah disiangi tidak langsung ditindak lanjuti; baik diperbaiki, atau dikopi. Bahkan bahan pustaka tersebut tertumpuk di gudang, karena staff yang bertanggung 67 Ahmad Staniurachman, Kepala Sub Bagian Pengembangan Koleksi, Wawancara pribadi, Jakarta 15 Juni 2015 jawab terhadap koleksi tersebut harus melakukan tanggung jawab pekerjaan yang lain. Selain hambatan teknis, masalah SDM juga menjadi problematika. Maksudnya adalah bahan pustaka yang telah disiangi dan seharusnya ditindak lanjuti menjadi tertunda karena staff melakukan pekerjaan yang lainnya.as 68 Kendala atau hambatannya menurut saya kurangnya sumber daya manusia yang menangani kegiatan penyiangan weeding selain itu belum adanya petunjuk teknis tentang penyiangan bahan pustaka. sr 69 Menurut penulis manajemen kerja tidak efektif karena masih adanya pekerjaan yang terabaikan demi pekerjaan yang lain. b. Kebijakan Penyiangan Bahan Pustaka Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa kebijakan penyiangan digunakan sebagai acuan dalam melakukan kegiatan penyiangan bahan pustaka. Namun hingga saat ini pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi KPAK Jakarta Timur belum memiliki kebijakan penyiangan. c. Tempat Kendala lain yang dihadapi Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi KPAK Jakarta Timur adalah tempat penyimpanan koleksi- koleksi yang telah disiangi. Karena lama kelamaan gudang yang saat ini digunakan akan terisi penuh terlebih setelah disiangi koleksi tidak ditindak lanjuti. 68 Sani, Kepala Sub Bagian Pengembangan Koleksi, Wawancara pribadi, Jakarta 15 Juni 2015 69 Sarti, Pustakawan, Wawancara pribadi, Jakarta 16 Juni 2015.