Profil Kantor Perpustakaan Dan Arsip Kota Administrasi KPAK Jakarta

6 Tenaga Pustakawan 7 Tenaga Arsiparis Struktur Organisasi Gambar 1 Struktur Organisasi Adapun jenis tugas yang ada pada Subag dan Seksi adalah : 1 Subag Tata Usaha a Penyusunan rencana dan program b Pelaksanaan urusan kepegawaian c Pelaksanaan urusan keuangan d Pelaksanaan urusan surat menyurat, kearsipan, perlengkapan kerumah tanggaan. 2 Subag Pelayanan dan Pengembangan Koleksi a Mengumpulkan dan menginventarisasi berbagai jenis bahan pustaka b Melaksanakan seleksi dan pengadaan bahan pustaka c Mengolah dan menyusun jenis bahan pustaka 3 Subag Bidang Pembinaan a Melakukan pencatatan anggota dan pengunjung perpustakaan b Melakukan layanan Audio Visual c Melakukan layanan bahan pustaka, koleksi khusus, rujukan dan informasi. b. Ketenagaan Jumlah Pegawai yang ada terdiri dari 17 orang Pegawai Negeri Sipil dan 13 orang Pegawai Tidak Tetap. 4. Tugas Pokok dan Fungsi a. Tugas Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Timur mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan perpustakaan dan arsip daerah pada lingkup kota administrasi. Program meningkatkan minat baca masyarakat, mengunjungi perpustakaan yang secara umum bertujuan untuk mengembangkan budaya, bahasa, sastra Indonesia dan daerah guna membangun masyarakat berpengetahuan, berbudaya, maju, modern dan mandiri. Program utamanya adalah meningkatkan kualitas pelayanan perpustakaan dan arsip. Dengan cara terencana, terarah dan berkesinambungan menambah koleksi sehingga masyarakat merasa semakin membutuhkan layanan perpustakaan dan arsip. b. Fungsi Untuk melaksanakan tugas Kantor Perpustakaan dan Arsip KotaAdministrasi Jakarta Timur mempunyai fungsi : 1 Pelaksanaan kebijakan penyelenggaraan Perpustakaan dan Keasipan; 2 Pembinaan, pemantauan, pengendalian, pengevaluasian pelaksanaan perpustakaan dan kearsipan; 3 Pelaksanaan jasa pelayanan perpustakaan dan kearsipan; 4 Memfasilitasi pembinaan, pemantauan dan evaluasi pelaksanaan perpustakaan dan kearsipan; 5 Pelaksanaan pengelolaan bahan perpustakaan; 6 Memudahkan dan menemukan kembali dokumen serta menjaga kerahasiaan dokumen; 5. Koleksi Untuk koleksi yang berada di KPAK Administrasi Jakarta Timur memiliki 10.736 judul buku dengan masing-masing judul memiliki 5 eksemplar yang terbagi dalam beberapa kategori yaitu: a. Koleksi anak Kelas 000 25 judul, 118 eksemplar, kelas 100 35 judul, 170 eksemplar, kelas 200 26 judul, 130 eksemplar, kelas 300 25 judul, 120 eksemplar, kelas 400 42 judul, 210 eksemplar, 500 36 judul, 175 eksemplar, kelas 600 28 judul, 140 eksemplar, kelas 700 35 judul, 185 eksemplar, kelas 800 30 judul, 145 eksemplar, kelas 900 34 judul, 170 eksemplar, kelas fiksi 20 judul, 120 eksemplar, koleksi referensi 24 judul, 120 eksemplar. Jadi total keseluruhan koleksi anak sebanyak 456 judul dengan 1.798 eksemplar. b. Koleksi remaja dan dewasa umum Kelas 000 121 judul, 605 eksemplar, kelas 100 98 judul, 490 eksemplar, kelas 200 125 judul, 625 eksemplar, kelas 300 126 judul, 630 eksemplar, kelas 400 130 judul, 650 eksemplar, kelas 500 157 judul, 785 eksemplar, kelas 600 155 judul, 775 eksemplar, kelas 700 160 judul, 800 eksempar, kelas 800 154 judul, 770 eksemplar, kelas 900 143 judul, 715 eksemplar, kals fiksi 95 judul, 385 eksemplar, koleksi referensi 120 judul, 580 eksemplar. Jadi total keseluruhan koleksi remaja dewasa umum sebanyak 1.584 judul dengan 7.810 eksemplar. c. Koleksi Paket atau Taman Baca Masyarakat Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota KPAK Jakarta Timur memiliki koleksi paket untuk di pinjamkan ke Taman Baca Masyarakat yang ada di Jakarta timur, berikut adalah daftar taman baca masyarakat yang ada di Jakarta Timur: 1 Taman Bacaan Uyah – Matraman Jakarta Timur 85 judul, 425 eksemplar. 2 Sanggar Paksi Safa Kawijayan – Cipinang Pulo, Jatinegara, Jakarta Timur 50 judul, 250 eksemplar. 3 Mentari PKBM – Matraman, Jakarta Timur 55 judul, 275 eksemplar. 4 Balai Baca Cikal 08 - Cipinang, Jakarta Timur 85 judul, 425 eksemplar. 5 Sanggar Akar - Cipinang Jakarta Timur 60 judul, 300 eksemplar. 6 Yayasan Ibu Hj. A Slamet – Kramat Jati, Jakarta Timur 75 judul, 375 eksemplar. 7 Perpustakaan Dompet Sosial ALKAUTSAR DSAK – Warudoyong, Jatinegara, Jakarta Timur 50 judul, 250 eksemplar. 8 TBM Fatahillah – Komp. Bulak Rantai, Jakarta Timur 80 judul, 400 eksemplar. 9 TBM Saung Manggar – Pondok Kelapa, Jakarta Timur 65 judul, 325 eksemplar. 10 TBM Balai LPM – UIJ – Matraman, Jakarta Timur 80 judul, 400 eksemplar. 11 Kampung Buku – Cibubur, Jakarta Timur 85 judul, 425 eksemplar. 12 Rumah Baca Al Karimah – Utan Kayu Selatan, Jakarta Timur 65 judul, 325 eksemplar. 13 Taman Baca K3 – Komunitas Kp Kramat – Kampung Kramat Cililitan, Jakarta 70 judul, 350 eksemplar. Jadi total keseluruhan koleksi paket atau koleksi taman baca masyarakat adalah sebanyak 905 judul dengan 4.525 eksemplar. d. Mobil Keliling Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota KPAK Jakarta Timur memiliki 5 unit mobil perpustakaan keliling yang tersebar di wilayah Jakarta Timur, dengan jumlah koleksi untuk masing-masing unit sebanyak 236 judul dengan total 1.180 eksemplar. Untuk setiap unit mobil membawa kelas 000 23 judul, 115 eksemplar, kelas 100 20 judul, 100 eksemplar, kelas 200 18 judul, 90 eksemplar, kelas 300 35 judul, 175 eksemplar, kelas 400 25 judul, 125 eksemplar, kelas 500 27 judul, 135 eksemplar, kelas 600 16 judul, 80 eksemplar, kelas 700 13 judul, 65 eksemplar, kelas 800 17 judul, 85 eksemplar, kelas 900 22 judul, 110 eksemplar, kelas fiksi 25 judul, 125 eksemplar, koleksi referensi 20 judul, 100 eksemplar. Jika setiap unit mobil membawa 236 judul, 1.180 eksemplar, maka koleksi keseluruhan 5 unit mobil perpustakaan keliling adalah sebanyak 1.180 judul dengan 5.900 eksemplar. Jadi jumlah keseluruhan koleksi yang dimiliki oleh KPAK Administrasi Jakarta Timur adalah sebanyak 4.125 judul dengan 20.033 eksemplar. 6. Sarana dan Prasarana Sarana dan prasarana yang ada di KPAK Administrasi Jakarta Timur sebagai berikut: a. Ruang baca anak-anak. KPAK Jakarta Timur hanya memiliki 1 ruang baca anak-anak. b. Ruang baca remaja dewasa KPAK Jakarta Timur hanya memiliki 1 ruang baca remaja dewasa yang menjadi satu dengan ruang referensi. c. Ruang referensi KPAK Jakarta Timur hanya memiliki 1 ruang baca referensi yang menjadi satu dengan ruang remaja dewasa. d. Mobil perpustakaan keliling KPAK Jakarta Timur memiliki mobil perpustakaan keliling sebanyak 5 unit yang melayani masyarakat di wilayah Jakarta Timur. e. Sepeda motor layanan paket KPAK Jakarta Timur memiliki sepeda motor sebanyak 5 unit untuk mengantarkan layanan paket peminjaman ke taman baca masyarakat di wilayah Jakarta Timur. f. Boks arsip KPAK Jakarta Timur memiliki 100 boks arsip yang dapat dipergunakan sebagai media pemyimpanan sementara untuk arsiparsip dan surat-surat yang ada sebelum dipilah lebih lanjut. g. Map arsip KPAK Jakarta Timur menyediakan sebanyak 800 buah map arsip untuk surat-surat penting dan kedinasan. h. Rak arsip KPAK Jakarta Timur memiliki sebanyak 10 buah Rak Arsip yang dipergunakan untuk menyimpan boks-boks arsip. i. Filing cabinet KPAK Jakarta Timur memiliki 10 buah filing cabinet yang dapat dipergunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen penting yang telah disortirdipilah. j. Loker penitipan barang KPAK Jakarta Timur memiliki loker penitipan yang dapat dipergunakan oleh pengunjung perpustakaan untuk menitipkan barang sebanyak 50 buah. 7. Waktu Layanan Perpustakaan Senin – Kamis : Pukul 09.00 – 20.00 Jum’at : Pukul 09.00 – 20.00 Istirahat Pukul 11.30 – 13.00 Sabtu : Pukul 09.00 – 20.00 Minggu : Pukul 09.00 – 20.00 Tutup : Hari libur resminasional Apabila ada pemustaka yang ingin membuat kartu anggota terlebih dahulu dengan membawa syarat: a. Mengisi formulir pendaftaran b. Warga DKI Jakarta c. Fotocopy KTP Kartu Tanda PendudukKartu Pegawai Kartu PelajarSurat keterangan lainnya. d. Pas foto ukuran 2 x 3 sebanyak 2 dua lembar e. Untuk kehilangan Kartu Anggota dikenakan sanksi administrasi. 8. Layanan Perpustakaan Layanan yang ada di KPAK Administrasi Jakarta Timur memiliki 2 pelayanan yang berbeda yang dibagi menjadi 2 pelayanan. Yang pertama adalah layanan stasioner layanan yang berada di dalam perpustakaan itu sendiri dan yang kedua adalah layanan ekstensi layanan yang berada di luar perpustakaan. a. Layanan Stasioner Layanan stasioner adalah layanan yang disediakan oleh pihak KPAK Administrasi Jakarta Timur untuk pemustaka yang berada di dalam perpustakaan atau layanan ini disebut layanan di dalam perpustakaan. Layanan ini bertujuan untuk melayani pemustaka yang dapat berkunjung ke perpustakaan dan biasanya pengunjungnya dari masyarakat sekitar. Beberapa layanan yang disediakan oleh pihak KPAK Administrasi Jakarta Timur adalah: 1 Layanan Perpustakaan Layanan perpustakaan ini adalah layanan yang diperuntukkan untuk umum yang disediakan oleh KPAK Administrasi Jakarta Timur. Layanan ini juga bisa sebagai layanan untuk pemustaka yang ingin melakukan konsultasi atau bertanya-tanya dengan pustakawan yang berhubungan dengan informasi yang mereka cari. Layanan perpustakaan ini bertempat di lantai 2 KPAK Administrasi Jakarta Timur. 2 Layanan Anak dan Remaja Layanan anak dan remaja, berbeda dengan layanan perpustakaan. Layanan anak dan remaja memiliki perpustakaan yang terpisah dengan perpustakaan utama yang berada di lantai 2. Layanan anak dan remaja bertempat di lantai 1 KPAK Administrasi Jakarta Timur. 3 Layanan Referensi Di KPAK Administrasi Jakarta Timur, pihak perpustakaan juga menyiapkan layanan referensi bagi pemustaka yang membutuhkannya dan memiliki ruangan tersendiri, disamping perpustakaan utama. Layanan referensi ini diperuntukkan untuk umum tanpa terkecuali. b. Layanan Ekstensi Layanan ekstensi adalah layanan yang disediakan pihak KPAK Administrasi Jakarta Timur untuk masyarakat-masyarakat yang tidak dapat berkunjung ke perpustakaan karena beberapa faktor, salah satunya adalah jarak dan lain-lain. Layanan ekstensi ini bertujuan untuk memudahkan masyarakat yang tidak dapat berkunjung ke perpustakaan dapat pula mendapatkan pengetahuan melalui layanan ini karena menyediakan berbagai layanan informasi, seperti: 1 Layanan Bercerita Layanan bercerita adalah layanan yang dilaksanakan diluar KPAK Administrasi Jakarta Timur. Layanan ini melakukan kegiatan bercerita di sekolah-sekolah, taman kanak-kanak, taman baca masyarakat. 2 Layanan Paket Layanan paket KPAK Administrasi Jakarta Timur adalah salah satu layanan yang diberikan oleh KPAK Administrasi Jakarta Timur kepada perpustakaan-perpustakaan yang tidak memiliki anggaran yang cukup untuk mengadakan koleksi buku seperti Taman Baca Masyarkat TBM atau suatu daerah yang mana masyarakatnya tidak mampu datang ke perpustakaan karena masalah jarak dan waktu. Jadi layanan paket KPAK Administrasi Jakarta Timur bertugas memberikan sebagian koleksinya kepada perpustakaan-perpustakaan yang tidak memiliki anggaran yang cukup serta memberikan koleksi kepada masyarakat yang tidak dapat berkunjung ke perpustakaan dengan dan hanya menyediakan ruangan untuk menaruh koleksi yang diberikan oleh pihak perpustakaan. Namun, layanan paket ini diberikan oleh pihak KPAK Administrasi Jakarta Timur mempunyai jangka waktu yakni 3 bulan saja, setelah itu akan diambil lagi koleksi yang telah dipinjamkan. 3 Layanan Perpustakaan Keliling Selain layanan yang di atas, KPAK Administrasi Jakarta Timur juga menyediakan layanan perpustakaan keliling. Perpustakaan keliling ini bertujuan untuk memberikan layanan kepada masyarakat yang bertempat tinggal di daerah yang cukup jauh dari perpustakaan. Dengan adanya perpustakaan keliling ini, masyarakat juga dapat meraskan layanan perpustakaan walaupun tidak dapat langsung ke perpustakaannya. 9. Jenis Kegiatan Setiap perpustakaan pasti memiliki kegiatan-kegiatan yang menunjang tugas mereka yakni mencerdaskan kehidupan bangsa dan yang berhubungan dengan perpustakaan. Begitu juga dengan KPAK Administrasi Jakarta Timur memiliki kegiatan-kegiatan yang menunjang tugas mereka sebagai perpustakaan diantaranya adalah: a. Layanan Anak dan Membaca Layanan anak dan membaca merupakan salah satu jenis kegiatan yang diadakan oleh KPAK Administrasi Jakarta Timur. Tidak jauh berbeda dengan layanan ekstensi yakni bercerta, kalau layanan anak dan membaca dapat dilakukan dimana saja tergantung permintaan. Jadi, layanan anak dan membaca ini bisa dari pihak KPAK Administrasi Jakarta Timur untuk meminta salah satu sekolah, taman kanak-kanak, atau masyarakat datang ke perpustakaan untuk diberikan layanan anak dan membaca seperti bercerita atau story telling. Akan tetapi, bisa juga dari pihak luar perpustakaan yang meminta KPAK Administrasi Jakarta Timur datang untuk memberikan layanan anak dan membaca. b. Pemilihan Abang dan None Buku Salah satu jenis kegiatan yang ada di KPAK Administrasi Jakarta Timur adalah pemilihan abang dan none buku. Jenis kegiatan ini sangat unik karena tidak hanya ada abang dan none Jakarta, tetapi juga abang dan none buku juga ada di KPAK Administrasi Jakarta Timur. Adanya pemilihan abang dan none buku di perpustakaan bertujuan untuk sebagai pelopor atau daya gerak gemar membaca bagi pemuda pemudi Jakarta untuk menyukai buku dan suka membaca. Biasanya yang menjadi peserta dalam pemilihan abang dan none buku ini siswai SMA atau sederajat dan mahasiswai yang masih muda. Pemilihan abang dan none buku ini berusia sekitar 16 – 20 tahun. Kegiatan pemilihan abang dan none buku ini juga biasanya diadakan satu tahun sekali. c. Pembinaan Perpustakaan dan Kearsipan Pembinaan perpustakaan dan arsip merupakan jenis kegiatan yang ada di KPAK Administrasi Jakarta Timur selanjutnya. Seperti nama dan fungsinya KPAK Administrasi Jakarta Timur, pembinaan perpustakaan dan kearsipan dilakukan di luar perpustakaan. Untuk kegiatan ini, pihak perpustakaan memiliki tim khusus untuk menjalankan kegiatan ini dan bekerjasama dengan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia PNRI, biasanya untuk pembinaan perpustakaan dilakukan di KPAK Administrasi Jakarta Timur dengan mengadakan seminar atau bimtek selama 3 bulan. Sedangkan untuk pembinaan kearsipan, sasaran pihak perpustakaan adalah kantor-kantor yang memiliki arsip tetapi tidak dikelolah secara baik. Jika melakukan pembinaan kearsipan, KPAK Administrasi Jakarta Timur bekerjasama dengan Arsip Nasional Republik Indonesia ANRI, biasanya pihak perpustakaan mengadakannya selama 3 bulan. d. Wajib Kunjungan Perpustakaan Selanjutnya adalah kegiatan wajib kunjung perpustakaan. Kegiatan ini adalah kegiatan yang merupakan sebagai salah satu kegiatan promosi yang ada di KPAK Administrasi Jakarta Timur. Jadi, kegiatan ini mengundang pihak-pihak luar untuk datang ke perpustakaan guna untuk melihat-lihat sebagai sara rekreasi dan akan dilayani dengan berbagai kegiatan sederhana yang sudah disiapkan oleh pihak perpustakaan. e. Hari Anak dan Membaca Hari anak dan membaca merupakan salah satu kegiatan yang menyenangkan lainnya yang ada di KPAK Administrasi Jakarta Timur. Dalam kegiatan ini, ada beberapa acara yang dilakukan seperti lomba-lomba yang berhubungan dengan perpustakaan dan bertujuan untuk gemar membaca. Lomba-lomba yang diadakan oleh pihak perpustakaan adalah: 1 Lomba puisi 2 Lomba berpidato 3 Lomba membaca cepat 4 Lomba bercerita 5 Lomba menggambar 6 Lomba mewarnai

B. Profil Informan

1. Ahmad Staniurachman

Nama : Ahmad Staniurachman S.Sos., M.M. NIPNRK : 19711010 199703 1 005 121965 PangkatGolongan : Pembina IVa Unit Kerja : Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi KPAK Jakarta Timur Tugas dan Tanggung Jawab a. Menyusun bahan rencana kerja dan anggaran RKA dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran DPA Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Timur sesuai dengan lingkup tugas Subbid Pengembangan Koleksi; b. Melaksanakan Dokumen Pelaksanaan Anggaran DPA Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Timur; c. Melaksanakan Seleksi Bahan Pustaka; d. Melaksanakan prosesing dan input data buku; e. Menyusun katalog buku bahan rujukan; f. Melaksanakan deposit perpustakaan pelaksanaan asistensi dalam rangka penataan arsip di UKPD; g. Menyiapkan bahan laporan Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Timur yang terkait dengan tugas Subbidang Pengembangan Koleksi; h. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas dan fungsi Subbidang Pengembangan Koleksi.

2. Sarti

Nama : Sarti NIP NRK : Pangkat Golongan : Pustakawan Unit Kerja : Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi KPAK Jakarta Timur Tugas dan Tanggung Jawab a. Membuat klasifikasi bahan pustaka b. Mengolah data dan menyusun rencana pengembangan koleksi c. Memberikan layanan rujukan dengan cepat dan tepat d. Bertanggung jawab dalam menelaah pengembangan di bidang perpustakaan, dokumentasi, dan informasi. Serta beberapa tanggung jawab yang lainnya.

C. Hasil Penelitian dan Pembahasan

1. Kebijakan Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi KPAK

Jakarta Timur tentang penyiangan weeding bahan pustaka. Kebijakan penyiangan bahan pustaka di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi KPAK Jakarta Timur. Kebijakan atau policy merupakan landasan atau pedoman untuk menyusun kebutuhan. Dalam wawancara khusus dengan Kasubag Pengembangan Koleksi, yaitu SN, beliau menyebutkan bahwa kebijakan secara tertulis untuk penyiangan belum ada, namun untuk kebijakan pengembangan koleksi sudah ada. Pedoman yang menjadi acuan dalam kegiatan penyiangan bahan pustaka adalah dari hasil kegiatan yang dilakaukan sebelumnya. Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi KPAK Jakarta Timur tidak memiliki kebijakan secara tertulis mengenai penyiangan bahan pustaka Kebijakan penyiangan bahan pustaka di KPAK belum ada, namun kegiatannya sering kami pihak perpustakaan lakukan. Selama ini penyiangan berpedoman pada kegiatan penyiangan sebelumnya atau bisa dikatakan pedoman penyiangan adalah pengalaman dari para staff. as 59 Sedangkan menurut SR, Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi KPAK Jakarta Timur tidak memiliki kebijakan penyiangan bahan pustaka secara tertulis penyiangan karena KPAK Jakarta Timur lebih berfokus melakukan stock opname dari pada penyiangan. Karena menurut SR, penyiangan yang terlalu sering dilakukan, dikhawatirkan akan menghambat 59 Ahmad Staniurachman, Kepala Sub Bagian Pengembangan Koleksi, Wawancara pribadi, Jakarta 15 Juni 2015 bertambahnya koleksi di KPAK. Namun SR juga menyebutkan bahwa hal tersebut tidak sepenuhnya menjadi kendala karena setiap pustakawan yang melakukan shelving dan menemukan buku yang harus di siangi langsung disiangi saat itu juga. Kami tidak memiliki kebijakan penyiangan bahan pustaka, secara tertulis. Terlalu sering melakukan penyiangan juga saya khawatir akan menghambat bertambahnya kooleksi di KPAK, terlebih semuanya milik PEMDA DKI prosesnya agak ribet.sr 60 Walaupun tidak adanya kebijakan namun penyiangan sering kali dilakukan, untuk waktu rutinnya berbarengan dengan stock opname 2 tahun sekali namun jika pustakawan sedang shelving dan kemudian menemukan buku yang harus disiangi langsung ditarik dari jajaran rak. as 61 Dalam hal ini, penulis menyimpulkan bahwa Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi KPAK Jakarta Timur memang belum memiliki kebijakan khusus tentang penyiangan bahan pustaka. Hal ini dapat di lihat melalui wawancara langsung dengan beberapa informan; yaitu KepalaBidang Pengembangan Koleksi, pegawai penegmbangan koleksi yang sekaligus merangkap sebagai pustakawan, dan observasi langsung ke lapangan. Setelah menganalisa lebih dalam penulis memang tidak menemukan kabijakan khusus untuk melakukan penyiangan, jadi hingga saat ini penyiangan yang dilakukan masih berpatok kepada pengalaman dari staff perpustakaan yang melakukan penyiangan bahan pustaka. Meskipun tanpa kebijakan tertulis, namun setiap 60 Sarti, Pustakawan, Wawancara pribadi, Jakarta 16 Juni 2015. 61 Ahmad Staniurachman, Kepala Sub Bagian Pengembangan Koleksi, Wawancara pribadi, Jakarta 15 Juni 2015