20
organisasi adalah selaku pengendali perilaku anggota organisasi, karena dalam suatu organisasi para anggotanya diharapkan taat kepada petunjuk, peraturan dan
norma-norma yang berlaku bagi anggota organisasi yang bersangkutan. Dari penjelasan di atas, dapat diketahui bahwa fungsi komunikasi dalam
organisasi organisasi adalah sebagai wahana penyampaian informasi yang diperlukan oleh berbagai pihak untuk memperlancar jalannya proses pengambilan
keputusan
2.6 Arus Informasi Dalam Organisasi
Dalam organisasi yang efektif komunikasi mengalir ke berbagai arah. Wayne dan Faules 2005, 184, mengemukakan bahwa dalam organisasi, terdapat
empat jenis arus informasi dalam organisasi, yaitu: komunikasi ke bawah downward communication, komunikasi ke atas upward communication,
komunikasi horizontal horizontal communication, dan komunikasi lintas saluran.
21 1.aktivitas komunikasi, antara lain :
2.
Substansi
komunikasi berisikan: − Penyampaian informasi
TOP -kebijakan umum − Pelaksanaan
-Instruksi Penugasan -Keputusan pimpinan
− Penyampaian − Pelasksanaan
-Motivasi -Perubahan MIDDLE
- Pembinaan − Penyampaian
-Pengendalian − Pelasksanaan
− Melakukan tugas
KARYAWANBAWAHAN
-Pembinaan -Pengawasan -Pengendalian
Gambar 1: Pola strategi komunikasi dan pelaksanaan fungsi manajemen dalam suatu organisasi Ruslan, 2002, 88.
1. Komunikasi ke Bawah Downward Communication
Komunikasi ke bawah menunjukkan arus pesan yang mengalir dari atasan atau para pimpinan kepada bawahannya. Menurut Lewis yang disitir oleh
Muhammad2005, 108 : komunikasi kebawah untuk menyampaikan tujuan, merubah sikap,
membentuk pendapat, mengurangi ketakutan, dan kecurigaan yang timbul karena salah informasi, mencegah kesalahpahaman karena kurang informasi
dan mempersiapkan anggota organisasi untuk menyesuaikan diri dengan perubahan.
Sedangkan Katz dan Kahn yang disitir oleh Muhammad 2005, 185 menyatakan ada lima jenis informasi yang biasa dikomunikasikan dari atasan
kepada bawahan: 1.
Informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan
SISTEM MANAJEMEN DAN METODE
22
2. Informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan
3. Informasi mengenai kebijakan dan praktik-praktik organisasi
4. Informasi mengenai kinerja pegawai, dan
5. Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas sense of
mission.
Secara umum komunikasi ke bawah dapat diklasifikasikan atas lima tipe, yaitu:
1. Instruksi tugas
Instruksi tugas atau pekerjaan yaitu pesan yang disampaikan kepada bawahan mengenai apa yang diharapkan dilukakan mereka dan
bagiamana melakukannya. Instruksi tugas yang tepat dan langsung cenderung dihubungkan dengan tugas yang sederhana yang hanya
menghendaki keterampilan dan pengalaman yang minimal. Instruksi yang lebih umum biasanya digunakan bagi tugas-tugas yang
kompleks,dimana karyawan diharapkan menggunakan pertimbangannya, keterampilan, dan pengalamannya.
2. Rasional
Rasional pekerjaan adalah pesan yang menjelaskan mengenai tujuan aktivitas dan bagaimana kaitan aktivitas itu dengan aktivitas lain dalam
organisasi atau objektif organisasi. Kualitas dan kuantitas dari komunikasi rasional ditentukan oleh filosofi dan asumsi pimpinan
mengenai bawahannya.
3. Ideologi
Pesan megnenai ideologi ini adalah merupakan perluasan dari pesan rasional. Pesan rasional penekanannya ada pada penjelasan tugas dan
kaitannya dengan perspektif organisasi. Sedangkan pada pesan ideologi sebaliknya mencari sokongan dan antusias dari anggota
organisasi guna memperkuat loyalitas, moral dan motivasi.
4. Informasi
Pesan informasi dimaksudkan untuk memperkenalkan bawahan dengan praktek-praktek organisasi, peraturan-peraturan organisasi,
keuntungan, kebiasaan dan data lain yang tidak berhubungan dengan instruksi rasional.
5. Balikan
Balikan adalah pesan yang berisi informasi mengenai ketepatan individu dalam melakukan pekerjaannya. Salah satu bentuk sederhana
dari balikan ini adalah pembayaran gaji tetapi dapat juga berupa kritikan atau peringatan terhadap pegawai.
23
Sehubungan dengan hal di atas Pace dan Faules mengemukakn 2001, 182 mengenai komunikasi ke bawah ini menyimpulkan bahwa:
1. Kebanyakan karyawan tidak menerima banyak informasi dari
organisasinya 2.
Kebutuhan informasi yang utama bagi karyawan mencakup informasi yang banyak berhubungan dengan pekerjaannya dan informasi
tentang pembuatan keputusan. 3.
Sumber-sumber informasi yang terbaik adalah orang yang terdekat dengan karyawan dan yang paling buruk adalah orang yang paling
jauh dengan mereka. Kebutuhan yang terbesar adalah untuk mendapatkan lebih banyak informasi yang berhubungan dengan
pekerjaan, langsung dari supervisor dan informasi mengenai organisasi dari pimpinan tingkat atas.
4. Informasi dari pimpinan yang paling atas lebih rendah kualitasnya
daripada sumber yang penting lainnya.
Pendapat lain dikemukakan oleh Arni , 2009, 110 Persoalan komunikasi yang sering muncul pada tingkatan ini adalah “persoalan relevansi dan ketetapan
isi pesan dan informasi dimana pesan dan informasi tersebut telah mengalami distorsi, gangguan, penyaringan filtering ataupun arti pesan yang telah dilebih-
lebihkan exaggeration, serta waktu timing penyampaian yang tidak tepat”.
2. Komunikasi ke Atas Upward Communication Yang dimaksud dengan komunikasi ke atas adalah pesan yang mengalir
dari bawahan kepada atasan atau dari tingkat yang lebih rendah kepada tingkat yang lebih tinggi ke semua karyawan dalam suatu organisasi kecuali yang berada
pada tingkatan yang paling atas mungkin berkomunikasi ke atas. Tujuan dari komunikasi ini adalah untuk memberikan umpan balik, memberikan saran dan
mengajukan pertanyaan.
24
Tujuan dari komunikasi keatas adalah untuk memberikan balikan, memberikan saran dan mengajukan pertanyaan. Komunikasi ini mempunyai efek
pada penyempurnaan moral dan sikap pegawai, tipe pesan adalah integrasi dan pembaharuan. Dapat dikatakan, komunikasi pada tingkatan ini merupakan sarana
atau mekanisme umpan balik feedback dari bawahan kepada atasan. Komunikasi ke atas mempunyai beberapa fungsi dan dianggap penting
karena beberapa alasan, Face dan Faulus 2006, 190, menyatakan : a.
Aliran informasi ke atas member informasi berharga untuk pembuatan keputusan oleh mereka yang mengarahkan organisasi dan mengawasi
kegiatan orang-orang lainnya. b.
Komunikasi ke atas memberitahukan kepada penyelia kapan bawahan mereka siap menerima informasi dari mereka dan seberapa baik
bawahan menerima apa yang dikatakan kepada mereka. c.
Komunikasi ke atas memungkinkan bahkan mendorong omelan dan keluh kesah muncul ke permukaan sehingga penyelia tahu apa yang
mengganggu mereka yang paling dekat dengan operasi-operasi sebenarnya.
d. Komunikasi ke atas menumbuhkan apresiasi dan loyalitas kepada
organisasi dengan memberi kesempatan kepada pegawai untuk mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan serta saran-saran
mengenai operasi organisasi.
e. Komunikasi ke atas mengizinkan penyelia untuk menentukan apakah
bawahan memahami apa yang diharapkan dari aliran informasi ke bawah.
f. Komunikasi ke atas membantu pegawai mengalami masalah pekerjaan
mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dengan pekerjaan mereka dan dengan organisasi tersebut.
Hal-hal yang seharusnya disampaikan oleh karyawan kepada atasannya seperti yang di uraikan di atas tidaklah selalu menjadi kenyataan. Banyak
kesulitan untuk mendapatkan informasi tersebut. Sharma yang disitir oleh Muhammad, 2005, 118 menyatakan bahwa kesulitan tersebutkemungkinan
disebabkan oleh beberapa hal di antaranya adalah sebagai berikut:
25
a. Kecenderungan karyawan untuk menyembunyikan perasaan dan
pikirannya. Hasil studi memperlihatkan bahwa karyawan merasa bahwa mereka akan mendapat kesukaran bila menyatakan apa yang
sebenarnya menurut pikiran mereka. Karena itu cara yang terbaik adalah mengikuti saja apa yang disampaikan pimpinannya.
b. Perasaan karyawan bahwa pimpinan tidak tertarik kepada masalah
mereka. Karyawan sering melaporkan bahwa pimpinan mereka tidak prihatin terhadap masalah-masalah mereka. Pimpinan dapat saja tidak
berespons terhadap masalah karyawan dan bahkan menahan beberapa komunikasi ke atas, karena akan membuat pimpinan kurang baik
menurut pandangan atasan yang lebih tinggi.
c. Kurangnya reward atau penghargaan terhadap karyawan yang
berkomunikasi ke atas. Seringkali pimpinan tidak memberikan penghargaan yang nyata kepada karyawan untuk memelihara
keterbukaan komunikasi ke atas.
d. Perasaan karyawan bahwa pimpinan tidak dapat menerima dan
berespons terhadap apa yang dikatakan oleh karyawan. Pimpinan terlalu sibuk untuk mendengarkan atau karyawan susah untuk
menemuinya. Kombinasi dari perasaan-perasaan dan kepercayaan karyawan tersebut menjadikan penghalang yang kuat untuk
menyatakan ide-ide, pendapat-pendapat atau informasi oleh bawahan kepada atasan.
3. Komunikasi Horizontal Horizontal Communication Komunikasi horizontal adalah pertukaran pesan diantara orang-orang yang
sama tingkatan otoritasnya dalam organisasi. Pesan yang mengalir menurut fungsi dalam organisasi diarahkan secara horizontal. Pesan ini biasanya berhubungan
dengan tugas-tugas atau tujuan kemanusiaan, seperti koordinasi, pemecahan masalah, menyelesaikan konflik, dan saling memberikan informasi.
Menurut Face dan Faules 2006, 190 Komunikasi horizontal mempunyai
tujuan tertentu diantaranya adalah sebagai berikut: a.
Mengkoordinasikan tugas-tugas. Kepala-kepala bagian dalam suatu organisasi kadang-kadang perlu mengadakan rapat atau pertemuan
untuk mendiskusikan bagaimana tiap-tiap bagian memberikan kontribusi dalam mencapai tujuan organisasi.
26
b. Saling membagi informasi untuk perencanaan dan aktifitas-aktifitas, ide
dari banyak orang biasanya akan lebih baik daripada ide satu orang. Oleh karena itu komunikasi horizontal sangatlah diperlukan untuk
mencari ide yang lebih baik. Dalam merancang suatu program latihan atau program hubungan dengan masyarakat, anggota-anggota dari
bagian perlu saling membagi informasi untuk membuat perencanaan apa yang akan mereka lakukan.
c. Memecahkan masalah yang timbul di antara orang-orang yang berada
dalam tingkat yang sama. Dengan adanya keterlibatan dalam memecahkan masalah akan menambah kepercayaan dan moral dari
karyawan.
d. Menyelesaikan konflik di antar anggota yang ada dalam bagian
organisasi dan juga antara bagian dengan baigian lainnya. Penyelesaian konflik ini penting bagi perkembangan social dan emosional dari
anggota dan juga akan menciptakan iklim organisasi yang baik.
e. Menjamin pemahaman yang sama. Bila perubahan dalam suatu
organisasi diusulkan, maka perlu ada pemahaman yang sama antara unit-unit organisasi atau anggota unit organisasi tentang perubahan itu.
Untuk itu mungkin suatu unit dengan unit lainnya mengadakan rapat untuk mencari kesepakatan terhadap perubahan tersebut.
f. Mengembangkan sokongan interpersonal. Karena sebagian besar dari
waktu kerja karyawan berinteraksi dengan temannya maka mereka memperoleh sokongan hubungan interpersonal dari temannya. Hal ini
akan memperkuat hubungan diantara sesama karyawan dan akan membantu kekompakkan dalam kerja kelompok. Interaksi ini akan
mengembangkan rasa social dan emosional karyawan.
Komunikasi horizontal sangat penting untuk koordinasi pekerjaan antara bagian-bagian dalam organisasi. Akan tetapi bagian-bagian itu sendiri mungkin
menghalangi komunikasi horizontal. Organisasi yang agak lebih otoriter mengontrol dengan ketat komunikasi horizontal ini. Keterbatasan informasi
menambah kekuasaan bagi pimpinan untuk berkuasa. Dengan meningkatkan keterbatasan komunikasi horizontal bawahan menjadi tergantung kepada
informasi yang disampaikan secara vertikal. Pemerintahan yang otoriter adalah contoh yang ekstrem yang mengontrol komunikasi horizontal.
27
4. Komunikasi lintas saluran Komunikasi lintas saluran terjadi bila karyawan berkomunikasi dengan
yang lainnya tanpa memperhatikan posisi mereka dalam organisasi, maka pengarahan arus informasi bersifat informal atau pribadi. Face dan Faules 2006,
197 menyatakan bahwa: Informasi ini mengalir ke atas ke bawah atau secara horizontal tanpa
memperhatikan hubungan posisi, kalaupun ada mungkin sedikit. Karena komunikasi informal ini menyebabkan informasi pribadi muncul dari
interaksi di antara orang-orang dan mengalir keseluruh organisasi tanpa dapat diperkirakan.
Jaringan komunikasi lebih dikenal dengan desas-desus grapevine atau
kabar angin, dalam istilah komunikasi grapevine dikatakan sebagai metode untuk menyampaikan rahasia dari orang ke orang, yang tidak dapat diperoleh melalui
jaringan komunikasi formal. Walaupun grapevine membawa informasi yang informal, tetapi ada manfaatnya bagi organisasi. Grapevine memberikan balikan
kepada pimpinan mengenai sentiment karyawan. Grapevine dapat membantu menerjemahkan pengarahan pimpinan ke dalam bahasa yang lebih mudah
dipahami oleh karyawan.
28
Berikut adalah gambar saluran komunikasi dalam organisasi :
Gambar 2: Saluran-saluran komunikasi dalam organisasi, Handoko 2002, 281.
Dari uraian di atas dapat diketahui ada empat komunikasi yaitu komunikasi ke bawah downward communication, komunikasi ke atas upward
communication, komunikasi ke atas upward communication, komunikasi horizontal horizontal communication, dan komunikasi lintas saluran.
2.7 Iklim Komunikasi Organisasi
