BAB III TOPIK PENELITIAN
A. Sistem Pengendalian Manajemen 1. Sistem
Suatu sistem menurut Anthony dan Govindarajan 2005 merupakan suatu cara tertentu dan bersifat repetitif untuk melaksanakan suatu atau sekelompok
aktivitas. Sistem memiliki karakteristik berupa rangkaian langkah-langkah yang berirama, terkoordinasi, dan berulang yang dimaksudkan untuk mencapai suatu
tujuan tertentu. Proses pengendalian manajemen, sebagaimana yang telah diketahui, jauh lebih rumit dan mengandung penilaian judgmental.
Beberapa tindakan manajemen bersifat tidak sistematis. Para manajer pada umumnya menghadapi situasi dimana aturan tidak terdefinisikan dengan baik
sehingga harus menggunakan penilaian terbaik mereka dalam memutuskan tindakan apa yang akan diambil. Efektivitas tindakan mereka ditentukan oleh
kepiawaian mereka dalam berhadapan dengan orang-orang, dan bukan oleh aturan yang ditentukan dalam sistem meskipun sistem memberikan gambaran umum
dan respons yang wajar. Tapi, jika seluruh sistem menjamin tindakan tepat untuk semua situasi maka manajer manusia mungkin tidak diperlukan lagi.
2. Pengendalian
Universitas Sumatera Utara
Pengendalian adalah salah satu dari empat fungsi manajemen dasar dalam organisasi. Menurut Griffin 2004 pengendalian control adalah pengaturan
aktivitas-aktivitas organisasi agar elemen-elemen kinerja yang menjadi target tetap berada pada batas-batas yang dapat diterima. Tanpa pengaturan ini,
organisasi tidak memiliki petunjuk tentang seberapa baik kinerja mereka dalam kaitannya dengan tujuan-tujuan yang telah ditetapkan.
Fungsi pengendalian menurut Griffin 2004 memiliki empat tujuan dasar dan sistem pengendalian yang dirancang dengan baik bisa memenuhi keempat
tujuan, yaitu: a. Beradaptasi dengan Perubahan Lingkungan
Dalam lingkungan bisnis yang kompleks dan bergejolak dewasa ini, semua organisasi harus berhadapan dengan perubahan. Seandainya manajer dapat
menetapkan tujuan dan meraihnya secara instan, pengendalian tidak akan diperlukan. Tetapi antara saat tujuan dibentuk dengan saat tujuan diraih, banyak
kejadian dalam organisasi dan lingkungannya yang bisa menyimpangkan pergerakan ke arah tujuan atau bahkan mengubah tujuan itu sendiri. Sistem
pengendalian yang terancang baik bisa membantu manajer mengantisipasi, memantau, dan merepons perubahan.
b. Membatasi Akumulasi Kesalahan Kesalahan-kesalahan dan kecerobahan-kecerobohan kecil biasanya tidak
menimbulkan kerusakan serius terhadap kesehatan keuangan sebuah organisasi. Namun, dari waktu ke waktu, kesalahan-kesalahan kecil bisa terakumulasi dan
menjadi sangat serius. Contoh, jika sebuah perusahaan menderita karena manajer-
Universitas Sumatera Utara
manajernya tidak menanggulangi beberapa masalah akuntansi dan produksi berukuran kecil bertahun-tahun lalu. Masalah-masalah kecil ini dapat tumbuh
menjadi masalah besar, dan perusahaan harus berjuang untuk mengoreksinya. c. Mengatasi Kompleksitas Organisasi
Jika perusahaan hanya membeli satu bahan baku, membuat satu produk, memiliki desain organisasi yang sederhana, dan menikmati permintaan yang
konstan atas produk-produknya, para manajernya dapat menegakkan pengendalian dengan sistem yang minim dan sederhana. Sebaliknya, jika sebuah perusahaan
yang memproduksi banyak produk dengan beragam bahan baku dan memiliki area pasar yang luas, desain organisasi yang rumit, serta memiliki banyak pesaing
memerlukan sistem yang canggih untuk menegakkan pengendalian yang memadai atau dengan kata lain jika perusahaan begitu besar dan begitu kompleks sehingga
sistem-sistem pengendalian yang ada menjadi tidak memadai. d. Meminimasi Biaya
Jika dipraktekkan secara efektif, pengendalian juga bisa membantu mengurangi biaya dan meningkatkan output.
Organisasi-organisasi seperti yang dipaparkan oleh Griffin 2004 menegakkan pengendalian dalam beberapa area berbeda dan juga pada level
berbeda, dan tanggung jawab atas pengelolaan pengendalian merupakan tanggung jawab yang tersebar luas. Berikut pemaparannya:
Area-area Pengendalian
Universitas Sumatera Utara
Pengendalian bisa berfokus pada area manapun dalam organisasi. Sebagian besar organisasi mendefinisikan area-area pengendalian berbasis empat
tipe sumber daya dasar yang digunakan, yaitu:
a. Sumber Daya Fisik Sumber daya fisik meliputi manajemen persediaan menciptakan level
persediaan yang optimal, tidak terlalu rendah dan tidak terlalu besar, pengendalian kualitas menjaga kualitas ouput pada level tertentu, dan
pengendalian peralatan menyediakan fasilitas-fasilitas dan mesin-mesin yang dibutuhkan.
b. Sumber Daya Manusia Pengendalian atas sumber daya manusia di antaranya adalah seleksi dan
penempatan, pelatihan dan pengembangan, evaluasi kinerja, serta kompensasi. c. Sumber Daya Informasi
Pengendalian atas sumber daya informasi mencakup peramalan penjualan dan pemasaran, analisis lingkungan, relasi publik, penjadwalan produksi, serta
peramalan ekonomi. d. Sumber Daya Keuangan
Pengendalian keuangan melibatkan pengelolaan hutang organisasi agar tidak berlebihan, memastikan bahwa perusahaan selalu memiliki cukup kas di
tangan untuk membayar kewajiban-kewajibannya dan pada saat yang sama tidak
Universitas Sumatera Utara
menempatkan terlalu banyak kas dalam rekening tak-berbunga, serta memastikan bahwa piutang ditagih dan hutang dibayar tepat waktu.
Level-level Pengendalian
Selain dapat dipisah-pisahkan menurut area, pengendalian juga dapat dipisah-pisahkan menurut level dalam sistem organisasi di antaranya, yaitu:
a. Pengendalian Operasi Operating Control Berfokus pada proses-proses yang digunakan organisasi untuk mengubah
sumber daya menjadi produk atau jasa. b. Pengendalian Keuangan Financial Control
Berfokus pada sumber daya keuangan organisasi. Contoh, pemantauan piutang untuk memastikan konsumen membayar hutang mereka.
c. Pengendalian Struktural Structural Control Berupaya memastikan agar elemen-elemen dari struktur organisasi
berfungsi sebagaimana mestinya. Contoh, pemantauan rasio adminstratif untuk memastikan biaya staf tidak berlebihan.
d. Pengendalian Strategik Strategic Control
Universitas Sumatera Utara
Berfokus pada seberapa efektif strategi-strategi korporasi, dan strategi- strategi fungsional dan membantu organisasi meraih tujuan-tujuannya.
Tanggung Jawab atas Pengendalian
Biasanya, manajer bertanggung jawab mengawasi beragam sistem pengendalian dan isu pengendalian dalam organisasi. Manajer menentukan tipe
pengendalian apa yang akan digunakan organisasi, lalu mengimplementasikan sistem pengendalian dan mengambil tindakan berbasis informasi yang disediakan
oleh sistem pengendalian. Jadi, tanggung jawab utama atas pengendalian berada pada semua manajer di seluruh organisasi.
Kebanyakan organisasi besar juga memiliki satu atau beberapa posisi manajerial khusus yang dinamakan controller. Controller menurut Griffin 2004
bertanggung jawab membantu manajer-manajer lini menjalankan aktivitas- aktivitas pengendalian mereka, mengoordinasikan sistem pengendalian organisasi
secara keseluruhan, serta bertanggung jawab mengumpulkan dan menyebarkan informasi-informasi yang relevan.
Langkah-langkah dalam Proses Pengendalian
Memiliki sistem pengendalian yang efektif membantu memastikan bahwa sebuah organisasi meraih tujuan-tujuannya. Di lain pihak, implementasi sistem
pengendalian adalah sebuah proses sistematis yang secara umum melalui empat langkah yang saling berhubungan. Adapun empat langkah itu, adalah:
a. Menetapkan Standar
Universitas Sumatera Utara
Langkah pertama dalam proses pengendalian adalah penetapan standar. Standar pengendalian Control Standard menurut Griffin 2004 adalah target
yang akan menjadi acuan perbandingan untuk kinerja di kemudian hari. Standar- standar yang ditetapkan bagi tujuan pengendalian harus diekspresikan dalam
acuan yang dapat diukur. Strategi pengendalian juga mesti konsisten dengan tujuan organisasi. Standar-standar pengendalian bisa sesempit atau seluas level
aktivitas yang menjadi objek aplikasinya dan mesti selaras dengan tujuan dan sasaran organisasi. Aspek terakhir dari pembentukan standar adalah
mengidentifikasi indikator-indikator kinerja. Indikator kinerja adalah ukuran kinerja yang menyediakan informasi yang berhubungan langsung dengan apa
yang dikendalikan. b. Mengukur Kinerja
Langkah kedua dalam proses pengendalian adalah pengukuran kinerja. Pengukuran kinerja adalah aktivitas konstan dan kontinu bagi sebagian besar
organisasi. Agar pengendalian efektif, ukuran-ukuran kinerja mesti valid. Angka- angka penjualan harian, mingguan, dan bulanan mengukur kinerja penjualan, dan
kinerja produksi bisa diekspresikan dari segi biaya per unit, kualitas produk, atau volume produksi. Kinerja karyawan biasanya diukur berbasis kuantitas atau
kualitas output tetapi, bagi banyak pekerjaan, mengukur kinerja tidak sesederhana itu.
c. Membandingkan Kinerja dengan Standar
Universitas Sumatera Utara
Langkah ketiga dalam proses pengendalian adalah membandingkan kinerja aktual dengan standar. Kinerja bisa lebih tinggi dari, lebih rendah dari,
atau sama dengan standar. Skedul-waktu untuk membandingkan kinerja aktual dengan standar tergantung pada banyak faktor, di antaranya signifikansi dan
kompleksitas dari apa yang dikendalikan. Bagi standar-standar level tinggi dan jangka panjang, perbandingan mungkin patut dilakukan setahun sekali.
d. Menentukan Kebutuhan akan Tindakan Korektif Langkah terakhir dalam proses pengendalian adalah menentukan
kebutuhan akan tindakan korektif. Berbagai keputusan menyangkut tindakan korektif sangat bergantung pada keahlian-keahlian analitis dan diagnotis manajer.
Setelah membandingkan kinerja aktual dengan standar-standar pengendalian, manajer bisa memilih salah satu dari tiga tindakan mempertahankan status quo
tidak melakukan apa-apa, mengoreksi penyimpangan, atau mengubah standar. Mempertahankan status quo tepat saat kinerja aktual sesuai dengan standar, tetapi
seringnya suatu tindakan harus diambil untuk mengoreksi penyimpangan dan standar.
3. Sistem Pengendalian Manajemen
Kategori