Peranan Sistem Pengendalian Manajemen Dalam Meningkatkan Kinerja Pegawai Pada PT Narasindo Mitra Perdana Medan

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM DIPLOMA III MEDAN

PERANAN SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN DALAM MENINGKATKAN KINERJA PEGAWAI PADA

PT NARASINDO MITRA PERDANA MEDAN

TUGAS AKHIR Diajukan Oleh:

SITI UTAMI HERDININGSIH 082102126

AKUNTANSI

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Diploma III

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN 2011

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, segala puji bagi Allah, Tuhan semesta alam. Shalawat dan salam semoga senantiasa tercurah kepada junjungan dan tauladan kita, Muhammad Rasulullah s.a.w, keluarga, dan para sahabatnya.Wa Ba Du.

Berikut ini adalah tugas akhir yang telah berhasil penulis selesaikan dengan tepat waktu demi memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan studi dan memperoleh gelar Ahli Madya pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Tidak lupa penulis ingin mengucapkan rasa terima kasih dari hati yang paling dalam dengan tulus kepada orang-orang yang secara langsung maupun tidak langsung telah banyak memberikan kontribusinya dalam menyelesaikan tugas akhir ini.

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak, selaku ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.

3. Bapak Syafrizal Helmi, SE, M.Si, selaku pembimbing yang telah bersedia mengarahkan penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.

4. Kepada kedua orang tua tercinta, Ayahanda Muhammad Syahril dan Ibunda Elly Suryani, terima kasih atas kasih sayang, doa, dukungan, dan nasihat yang telah diberikan kepada penulis selama ini.

5. Bapak Abdul Hadi Nasution, selaku Direktur Utama PT Narasindo Mitra Perdana Medan.

6. Ibu Sri Kartika Ramadhani, A.Md dan Bapak Iman Sucahyo, A.Md, selaku Staf Karyawan PT Narasindo Mitra Perdana Medan.

7. Kepada kedua Adik penulis, Muhammad Raditya Nugraha dan Faisal Ahmad Reza. Kepada seluruh keluarga besar Kakek Basri dan Atok Amat Lubis, semoga harapan-harapan itu dapat penulis wujudkan.

8. Sahabat yang tidak pernah putus memberikan cinta dan dukungan, Ober khususnya Ima, Yuni, Dewi, dan Tika. DETAK stambuk 2008, khususnya grup C. Dan teman-teman seperjuangan selama magang di gelombang kedua, khususnya grup 13, Pipit, Yati, Ummi, Krisna, Nova dan Ridho.

Semoga Allah SWT membalas setiap kebaikan yang telah kalian berikan kepada penulis.

Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih. Penulis memohon maaf jika ada kesalahan dan kekurangan dalam penulisan tugas akhir ini. Dan penulis berharap semoga tugas akhir ini dapat memberikan manfaat bagi kita semua. Amin.

Medan, Maret 2011 Penulis

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR . i

DAFTAR ISI iii

DAFTAR TABEL v

DAFTAR GAMBAR ... vi

BAB I : PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah 1

B. Permasalahan . 4

C. Tujuan Penelitian ... 4

D. Manfaat Penelitian 4

E. Rencana Penulisan . 5

1. Jadwal Survei/Observasi .. 5

2. Rencana isi ... 6

BAB II : PT NARASINDO MITRA PERDANA

A. Sejarah Ringkas Perusahaan . 8 B. Struktur Organisasi Perusahaan. 11

C. Job Description ... 13

F. Rencana Kegiatan . 20

BAB III : TOPIK PENELITIAN

A. Sistem Pengendalian Manajemen . 21 B. Motivasi dan Kinerja Pegawai .. 38 C. Peranan Sistem Pengendalian Manajemen

dalam Meningkatkan Kinerja Pegawai

pada PT Narasindo Mitra Perdana 41

BAB IV : PENUTUP

A. Kesimpulan 48

B. Saran .. 49

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

DAFTAR TABEL

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT Narasindo Mitra Perdana 12

Gambar 3.1 Mekanisme Penerapan ... 30

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang

Manajemen menurut Daft (2002) adalah pencapaian sasaran-sasaran organisasi dengan cara yang efektif dan efisien melalui perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengendalian sumberdaya organisasi.

Ada dua ide penting dalam definisi ini, yaitu:

1. Empat fungsi manajemen, yaitu perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian. Dan,

2. Pencapaian sasaran-sasaran organisasi dengan cara yang efektif dan efisien.

Empat fungsi yang penting dalam manajemen menurut Daft (2002) adalah sebagai berikut:

1. Perencanaan (planning) berarti penentuan sasaran sebagai pedoman kinerja organisasi di masa depan dan penetapan tugas-tugas serta alokasi sumberdaya yang diperlukan untuk mencapai sasaran organisasi.

2. Pengorganisasian (organizing) berarti melibatkan penetapan tugas, pengelompokan tugas ke dalam departemen, dan alokasi bermacam-macam sumberdaya ke dalam berbagai departemen.

menciptakan suatu budaya dan nilai bersama, mengomunikasikan sasaran kepada karyawan melalui organisasi, dan memberikan inspirasi agar karyawan berprestasi sebaik-baiknya.

4. Pengendalian (controlling) adalah fungsi keempat dalam proses manajemen, artinya memantau aktivitas karyawan, menjaga organisasi agar tetap berjalan ke arah pencapaian sasaran, dan membuat koreksi bila diperlukan.

Diantara ke empat fungsi di atas, fungsi ke empat yaitu pengendalian merupakan fungsi yang paling penting karena artinya yang harus mengendalikan tiga fungsi sebelumnya. Suatu perusahaan apabila ingin mencapai tujuan-tujuan yang sudah direncanakan maka perusahaan itu harus memiliki suatu sistem pengendalian manajemen yang baik. Karena pengendalian manajemen menurut Anthony dan Govindarajan (2005) merupakan proses dimana para manajer memengaruhi anggota organisasi lainnya untuk mengimplemantasikan strategi organisasi.

Pengendalian manajemen merupakan keharusan dalam suatu organisasi yang mempraktikkan desentralisasi. Salah satu pandangan berargumentasi bahwa sistem pengendalian manajemen harus sesuai dengan strategi perusahaan. Ini menyiratkan bahwa strategi pertama kali dikembangkan melalui proses formal dan rasional, dan strategi ini kemudian menentukan desain sistem manajemen perusahaan. Strategi itu haruslah dirancang sedemikian rupa karena tidak peduli betapa baiknya maksud strategi itu, jika tidak menjadi kenyataan hal tersebut

adalah sia-sia. Dan perusahaan yang berhasil dalam pelaksanaannya berarti memiliki kinerja yang tinggi.

Pada beberapa perusahaan seperti Tyco, Global Crossing, WorldCom, dan Enron (Anthony dan Govindarajan, 2005:2), salah satu alasan kegagalan mereka adalah kelalaian dalam pengendalian. Kompensasi CEO dan manajemen puncak perusahaan-perusahaan ini berkaitan erat dengan opsi saham, sehingga para eksekutif tersebut termotivasi untuk memanipulasi keuangan guna mempertahankan harga saham dalam jangka pendek.

Sedangkan perusahaan-perusahaan seperti Emerson Electric, Lincoln Electric, New York Times, Worthington Industries, 3M Corporation, Nucor Corporation, Dell Computer, Wal-Mart, Southwest Airlines, Cysco Systems, dan Analog Devices (Anthony dan Govindarajan, 2005:2) yang keberhasilan jangka panjang mereka tidak hanya karena mereka mengembangkan strategi dengan baik, tetapi yang lebih penting lagi adalah bahwa mereka merancang sistem dan proses yang memberikan energi kepada pegawai untuk melaksanakan strategi itu secara efektif.

Contoh perusahaan-perusahaan di atas membuktikan bahwa suatu sistem pengendalian manajemen yang baik akan sangat memengaruhi kinerja para pegawai dalam membantu perusahaan mencapai tujuan organisasi.

Berdasarkan keterangan dan uraian di atas maka penulis mencoba membahas lebih dalam tentang peranan sistem pengendalian manajemen dalam

berjudul Peranan Sistem Pengendalian Manajemen dalam Meningkatkan Kinerja Pegawai pada PT Narasindo Mitra Perdana .

B. Permasalahan

Berdasarkan latar belakang masalah di atas maka yang menjadi rumusan masalah dalam penyusunan tugas akhir ini adalah Bagaimanakah Peranan Sistem Pengendalian Manajemen dalam Meningkatkan Kinerja Pegawai pada PT Narasindo Mitra Perdana?

C. Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui Bagaimanakah Peranan Sistem Pengendalian Manajemen dalam membantu Meningkatkan Kinerja Pegawai pada PT Narasindo Mitra Perdana.

D. Manfaat Penelitian

Manfaat penelitian: 1. Bagi Penulis

Dapat menambah wawasan dan memperdalam pengetahuan secara teoritis dan praktik mengenai Peranan Sistem Pengendalian Manajeman dalam Meningkatkan Kinerja Pegawai pada suatu perusahaan.

2. Bagi Perusahaan

Dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan dan tambahan informasi tentang peranan sistem pengendalian manajemen dalam meningkatkan kinerja pegawai sehingga pelaksanaan dan tujuan PT Narasindo Mitra Perdana tercapai dengan baik

3. Bagi Peneliti

Dapat digunakan sebagai bahan pembanding untuk melakukan penelitian di masa yang akan datang

E. Rencana Penulisan

Rencana penulisan terdiri dari jadwal survei/observasi dan rencana isi. 1. Jadwal Survei/Observasi

Ada pun jadwal yang akan dilakukan adalah dimulai dari tanggal 1 Maret 2011 sampai dengan 30 Maret 2011. Agar lebih jelasnya dapat dilihat tabel 1.1 sebagai berikut:

Tabel 1.1

No. Kegiatan Minggu

I II III IV

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data 3 Penulisan Tugas Akhir

Dalam kegiatan pengumpulan data, penulis melakukan riset selama satu minggu yaitu pada tanggal 7 Maret 2011 sampai dengan 12 Maret 2011 di PT Narasindo Mitra Perdana Jl. Ir. H. Juanda No. 55 E Medan.

2. Rencana Isi

Laporan penelitian terdiri dari empat bab, dimana setiap bab saling berkaitan. Hal ini sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan pembuatan tugas akhir yang telah ditetapkan bahwa susunan tugas akhir harus praktis dan sistematis. Oleh karena itu, laporan penelitian tugas akhir ini disusun sebagai berikut:

 BAB I : PENDAHULUAN

Pada bab ini, penulis akan menguraikan mengenai latar belakang masalah, permasalahan, tujuan dan manfaat penelitian, dan rencana penulisan.

 BAB II : PT NARASINDO MITRA PERDANA Pada bab ini, penulis akan menguraikan mengenai sejarah ringkas, struktur organisasi, job description, jenis usaha, kinerja usaha terkini, rencana kegiatan.

 BAB III : TOPIK PENELITIAN

Pada bab ini, penulis akan menguraikan mengenai pengertian sistem pengendalian manajemen, kinerja pegawai dan motivasi, serta peranan sistem pengendalian manajemen dalam meningkatkan kinerja pegawai pada PT Narasindo Mitra Perdana.

 BAB IV : PENUTUP

Sebagaimana akhir tugas ini, penulis akan mengambil kesimpulan dari penelitian yang dilakukan pada PT Narasindo Mitra Perdana dan beberapa saran yang mungkin akan bermanfaat bagi PT Narasindo Mitra Perdana.

BAB II

PROFIL PERUSAHAAN A. Sejarah Singkat Perusahaan

PT Narasindo Mitra Perdana adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan valuta asing atau yang sering disebut Money Changer. PT Narasindo Mitra Perdana didirikan pada akhir tahun 1998 tepatnya tanggal 23 September 1998.

Awalnya Tn. Abdul Hadi Nasution, direktur utama PT Narasindo Mitra Perdana, memulai bisnis ini atas keinginannya yang memang sudah lama ingin membuka perusahaan yang bergerak di bidang valuta asing. Hal ini dilatarbelakangi oleh sebelum berdirinya perusahaan Tn. Abdul Hadi Nasution adalah seorang karyawan pada perusahaan yang bergerak di bidang Tours and Travel, dimana beliau saat itu menjabat sebagai manajer pemasaran yang bertugas dan bertanggung jawab dalam pengadaan tamu dan pelayanan tamu-tamu asing diantaranya dalam melayani tamu asing untuk melakukan penukaran mata uang asing. Dikarenakan sebagian besar tamu yang ada berasal dari luar negeri atau berkebangsaan asing maka beliau bertugas untuk mengantarkan touristke tempat penukaran mata uang asing yang bukan bagian dari perusahaan tempat Tn. Abdul Hadi Nasution bekerja pada saat itu. Hal itulah yang pada akhirnya membuat Tn. Abdul Hadi Nasution berencana mendirikan perusahaan ini, namun pada saat itu modal beliau belum cukup, karena untuk mendirikan perusahaan ini tentunya membutuhkan modal yang tidak sedikit. Maka beliau pun melakukan negosiasi dengan temannya untuk mendirikan perusahaan ini.

Setelah melakukan negosiasi akhirnya Tn. Abdul Hadi Nasution dan kedua temannya, Tn. Batubara dan Tn. Muhammad Zaim Lubis, sepakat untuk mendirikan perusahaan ini. Mereka membagi tiga atas saham perusahaan ini. Namun salah seorang pemegang saham mundur, yaitu Tn. Batubara dan digantikan oleh Tn. Dian Surianto. Berhadapan dengan notaris H. Syamsudin Lama, SH, sebagai pengganti sementara Ny. Pagit Maria Tarigan, menurut surat Penetapan dari ketua Pengadilan Negeri Medan tertanggal 19 Agustus 1998 nomor 39/Not/1998/PN Medan, pendirian perusahaan disahkan oleh pemerintah dalam SK Menteri Kehakiman RI Nomor C-12145.HT.01-4 TH.99.

Narasindo berasal dari kata Naras dan Indo . Naras merupakan gabungan dari tiga nama marga para pendiri perusahaan yaitu, Nasution, Batubara dan Lubis. Sedangkan kata Indo merupakan singkatan dari Indonesia. Untuk selanjutnya perusahaan ini bernama PT Narasindo Mitra Perdana (dalam anggaran dasar disingkat dengan perseroan) yang berkedudukan di Medan, berkantor di jalan Ir. H. Juanda No. 55 E Medan.

Visi dan Misi PT Narasindo Mitra Perdana

Visi dari perseroan adalah menjadi salah satu perusahaan terbaik yang bergerak di bidang perdagangan valuta asing dan untuk mencapai visi tersebut perusahaan melaksanakan kegiatan usaha sebagai berikut:

 Menjalankan usaha jual beli Uang Kertas Asing (UKA)/Bank Notes.  PembelianTravellers Cheque.

Adapun modal dasar dari PT Narasindo Mitra Perdana Medan pada awal berdirinya adalah berjumlah Rp 25.000, yang terdiri atas 500 lembar saham dan masing-masing bernilai nominal Rp 50.000. Dari modal dasar tersebut maka pembagian masing-masing saham oleh para pendiri adalah:

1. Tn. Abdul Hadi Nasution memiliki 375 lembar saham dengan total nilai nominalnya Rp 18.750.000

2. Tn. Dian Suarianto memiliki 75 lembar saham dengan total nilai nominalnya Rp 3.750.000

3. Tn. Muhammad Zaim Lubis memiliki 50 lembar saham dengan total nilai nominalnya Rp 2.500.000.

Dan hingga tahun 2007 modal dasar meningkat menjadi Rp 800.000.000 yang terbagi atas 800 lembar saham dan masing-masing lembar saham bernilai nominal Rp 100.000.000. Dimana Tn. Abdul Hadi Nasution memiliki jumlah lembar saham yang paling banyak, yaitu 580 lembar saham. Dari uraian tersebut terlihat jelas bahwa Tn. Abdul Hadi Nasution adalah pemegang saham terbesar dan memiliki jabatan tertinggi sebagai direktur utama.

Sampai saat ini PT Narasindo Mitra Perdana masih terus menjalankan kegiatan usahanya yang bergerak di bidang perdagangan valuta asing atau yang sering disebutMoney Changer.

B. Struktur Organisasi

Menurut Daft (2002:13) organisasi (organization) adalah sebuah entitas sosial yang berorientasi pada sasaran dan mempunyai struktur yang direncanakan dengan baik. Entitas sosial(social entity)artinya terdiri dari dua orang atau lebih. Berorientasi pada sasaran (goal directed)berarti dirancang untuk mencapai hasil, misalnya mendapat laba, berhasil memperjuangkan kenaikan upah bagi para anggota, memenuhi kebutuhan spiritual, atau memberikan kepuasan sosial. Mempunyai struktur yang direncanakan dengan baik (deliberately structured) artinya pekerjaan dibagi-bagi dan tanggung jawab atas kinerja mereka dibebankan kepada para anggota organisasi.

Begitupun dengan PT Narasindo Mitra Perdana yang juga merupakan suatu organisasi. Untuk mencapai sasaran yang diinginkan maka perusahaan membutuhkan suatu sistem hubungan kerja yang harmonis diantara anggotanya dengan kesatuan kerja yang menjadi bagian-bagian dalam perusahaan, dengan kata lain sebelum menjalankan suatu aktivitas di dalam perusahaan sangatlah penting untuk membuat tata hubungan dari wewenang dan tanggung jawab atau yang lazim disebut dengan struktur organisasi.

Organisasi yang terdapat dalam pencapaian tujuan perusahaan perlu diperhatikan penyusunan struktur organisasi yang tepat agar kegiatan operasi perusahaan dapat dijalankan dengan teratur, sistematis dan terkoodinir. Berikut struktur organisasi dari PT Narasindo Mitra Perdana:

Sumber PT Narasindo Mitra Perdana

Gambar 2.1. Struktur Organisasi PT Narasindo Mitra Perdana Direktur Utama

Direktur Operasional

Manajer

Akuntansi PersonaliaManajer AdministrasiManajer

Satpam Transportasi Kasir

C. Job Description

Adapun fungsi dan tanggung jawab struktur organisasi PT Narasindo Mitra Perdana adalah sebagai berikut:

1. Direktur utama, bertugas dan bertanggung jawab atas: a. Menetapkan kebijakan strategis perusahaan.

b. Merencanakan, membina dan mengembangkan efektifitas dan efisiensi organisasi sesuai dengan kebutuhan.

c. Memelihara dan mengelola kekayaan perusahaan.

d. Bertindak sebagai pimpinan umum perusahaan, mengoordinir kegiatan anggota direksi dalam mengendalikan kegiatan operasional perusahaan. e. Bertanggung jawab penuh dalam melaksanakan tugasnya untuk

kepentingan perseroan dalam mencapai maksud dan tujuannya.

f. Berhak mewakili perseroan di dalam dan di luar pengadilan tentang segala hal dan dalam segala kejadian, mengikat perseroan dengan pihak lain dan pihak lain dengan perseroan, serta menjalankan segala tindakan baik yang mengenai kepengurusan.

2. Direktur Operasional, bertugas dan bertanggung jawab atas: a. Bertanggung jawab kepada direktur utama dan tugasnya.

b. Melakukan kontrol/pengawasan atas laporan yang dibuat oleh bagian pembukuan.

c. Melakukan keputusan pembelanjaan. d. Netto

4. Manajer Administrasi, bertugas dan bertanggung jawab atas:

a. Mempunyai tanggung jawab kepada direktur operasional atas tugasnya.

b. Menghitung transaksi pembelian dan penjualan valuta asing serta pengeluaran-pengeluaran.

c. Mencatat segala transaksi yang terjadi dan mencatatnya dalam jurnal. d. Menyiapkan laporan keuangan.

5. Manajer Personalia, bertugas dan bertanggung jawab atas: a. Mengatur Sumber Daya Manusia, yaitu karyawan. b. Menyusun rencana arus kas.

c. Membuat usulan rencana pembinaan bawahan yang menjadi tanggung jawab sesuai dengan arah perkembangan perusahaan.

d. Membuat rencana anggaran biaya usaha.

e. Membuat rencana arus kas dan meninjau secara berkala. 6. Kasir, bertugas dan bertanggung jawab atas:

a. Bertanggung jawab kepada bagian adminstrasi pembukuan atas tugasnya.

b. Menghitung jumlah valuta asing yang dijual/dibeli dari konsumen dan menyerahkan dalam mata uang rupiah.

7. Teller, bertugas dan bertanggung jawab atas:

b. Melayani konsumen langsung, maksudnya melayani konsumen yang datang untuk menjual/membeli valuta asing.

8. Marketing, bertugas dan bertanggung jawab atas:

a. Bertanggung jawab kepada bagian kasir atas tugasnya. b. Mengambil valuta asing yang ada pada stok.

c. Menjual valuta asing kepada konsumen yang memesan valuta asing tersebut.

D. Jenis Usaha

PT Narasindo Mitra Perdana adalah perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan valuta asing atau yang biasa disebutMoney Changer. Pada hari-hari tertentu terdapat banyak tamu yang berdatangan ke perusahaan, terutama pada tanggal merah atau libur panjang untuk menukarkan mata uang. Tamu-tamu yang datang bukan hanya berasal dari dalam negeri tetapi juga berasal dari luar negeri, tentunya baik dalam rangka tugas kerja atau pun sekalian untuk liburan.

Adapun nama-nama valuta asing sekarang yang dapat dijual dan dibeli pada perusahaan adalah sebagai berikut:

Tabel 2.1

Daftar Nama Valuta Asing dan Asal Negara

No Nama Valuta Asing Nama Negara

1 AUD Australia

2 BND Brunei Darussalam Dollar

3 CAD Canada Dollar

4 CHF Swis Fran

5 EURO Uni Eropa

6 GBP Pounds Terling

7 HKD Hongkong Dollar

8 JPY Japan/Yen

9 MYR Ringgit Malaysia

10 NTS Taiwan

11 NZD New Zealand

12 REAL Saudi Arabia

13 SGD Singapore Dollar

14 THR Thailand Bath

15 USD Amerika Dollar

17 Yuan China

Dengan melihat tabel di atas penjualan mata uang asing yang sekarang telah mengalami banyak kemajuan dan pengingkatan karena yang sebelumnya perusahaan hanya menjual beberapa valuta asing/mata uang saja kini telah bertambah menjadi 17 negara, ini menunjukkan kalau perusahaan sudah dapat dikatakan berhasil dalam menjalankan penjualan mata uang asingnya kepada para tamu yang datang.

Hal menggembirakan tersebut tidak hanya sampai di situ saja, karena perusahaan akan terus meningkatkan penjualan mata uang asingnya baik pada tahun sekarang atau pun pada tahun-tahun yang akan datang. Perusahaan akan terus menambah daftar nama mata uang asingnya kepada negara-negara yang lainnya. Agar apabila ada tamu dari negara lain yang belum tercantum pada daftar penjualan mata uang asing dapat juga menukarkan mata uang asing tersebut dan tidak mengecewakan para tamu yang datang ke perusahaan.

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan pasti memiliki visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai semua itu, begitu

valuta asing atau Money Changer. Perusahaan terus berupaya agar tujuan yang hendak dicapai dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja. Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi, kinerja usaha terkini yang dilakukan oleh PT Narasindo Mitra Perdana adalah dengan terus berusaha untuk menambah daftar valuta asing yang belum ada ke dalam daftar valuta-valuta asing yang sudah ada dalam daftar.

Adapun nama-nama mata uang asing yang dijual pada awalnya di perusahaan hanya mata uang beberapa negara saja karena mengingat minimnya modal yang masih terkumpul yaitu seperti:

 AUD untuk Australia Dollar

 BND untuk Brunei Darussalam Dollar  MYR untuk Ringgit Malaysia

 REAL untuk Saudi Arabia  SGD untuk Singapore Dollar  USD untuk Amerika Dollar

Berkat proses kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja sampai saat ini ke-enam mata uang asing tersebut sudah berkembang menjadi 17 mata uang asing.

Tidak hanya terus mengembangkan penjualan mata uang asing, pada tahun 2002 Tn. Abdul Hadi Nasution kembali membangun sebuah perusahaan yang bergerak di bidangTours and Travel yang dinamakan PT Narasindo Mitra Prima dan terletak tepat di sebelah gedung PT Narasindo Mitra Perdana. Hal itu membuktikan bahwa Tn. Abdul Hadi Nasution sangat pintar dalam menjalankan bisnis. Dengan membangun sebuah perusahaanTours and Travel tentu saja akan sangat memudahkan bagi perusahaan Money Changer untuk mendapatkan tamu yang ingin menukarkan uang mereka, karena mereka tidak perlu repot-repot pergi ke tempat lain karena jika tamu Tours and Travel mereka ingin menukar mata uang mereka tinggal menukarkannya di PT Narsindo Mitra Perdana. Dengan memiliki dua perusahaan yang keduanya saling berhubungan seperti itu sudah pasti akan menarik minat masyarakat untuk menggunakan jasa perusahaan ini.

F. Rencana Kegiatan

PT Narasindo Mitra Perdana adalah perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan valuta asing atau yang biasa disebut Money Changer, untuk terus mengembangkan kinerja perusahaan tentu saja pimpinan sudah membicarakan dan membahas tentang rencana kegiatan yang akan dilakukan oleh pihak perusahaan di tahun yang akan datang.

Pihak perusahaan rencananya akan membuka cabang yang sama seperti perusahaan yang sama di Medan pada tahun yang akan datang, ada pun kota yang

 Begitu banyaknya peminat tamu yang datang dari luar negeri untuk tujuan kota tersebut

 Keindahan yang dapat atau banyak ditawarkan pada kota tersebut

 Agar kalau tamu atau karyawan yang hendak ke kota tersebut kalau mengalami kesulitan dapat meminta bantuan pada perusahaan cabang Oleh, karena itu, perusahaan sudah harus memikirkan biaya-biaya yang akan dikeluarkan untuk dapat membangun perusahaan cabang tersebut. Tentunya perusahaan akan mengeluarkan dana yang lebih besar daripada dana untuk membangun perusahaan yang pertama. Misalnya saja, untuk membangun perusahaan yang pertama perusahaan menghabiskan dana sebesar ± Rp 25.000.000, mungkin kalau akan membangun perusahaan lagi dananya bisa lebih besar atau mungkin dua kali lipat dari dana membangun perusahaan yang pertama.

Untuk salah satu rencana masa lalu yang hampir terwujud adalah PT Narasindo Mitra Perdana baru-baru ini membuka cabang masih di daerah sekitar kota Medan yaitu tepatnya di jalan Sisingamangaraja No. 127 B Medan dan akan segera diresmikan dalam waktu dekat.

BAB III

TOPIK PENELITIAN A. Sistem Pengendalian Manajemen

1. Sistem

Suatu sistem menurut Anthony dan Govindarajan (2005) merupakan suatu cara tertentu dan bersifat repetitif untuk melaksanakan suatu atau sekelompok aktivitas. Sistem memiliki karakteristik berupa rangkaian langkah-langkah yang berirama, terkoordinasi, dan berulang yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Proses pengendalian manajemen, sebagaimana yang telah diketahui, jauh lebih rumit dan mengandung penilaian(judgmental).

Beberapa tindakan manajemen bersifat tidak sistematis. Para manajer pada umumnya menghadapi situasi dimana aturan tidak terdefinisikan dengan baik sehingga harus menggunakan penilaian terbaik mereka dalam memutuskan tindakan apa yang akan diambil. Efektivitas tindakan mereka ditentukan oleh kepiawaian mereka dalam berhadapan dengan orang-orang, dan bukan oleh aturan yang ditentukan dalam sistem (meskipun sistem memberikan gambaran umum dan respons yang wajar). Tapi, jika seluruh sistem menjamin tindakan tepat untuk semua situasi maka manajer manusia mungkin tidak diperlukan lagi.

Pengendalian adalah salah satu dari empat fungsi manajemen dasar dalam organisasi. Menurut Griffin (2004) pengendalian (control) adalah pengaturan aktivitas-aktivitas organisasi agar elemen-elemen kinerja yang menjadi target tetap berada pada batas-batas yang dapat diterima. Tanpa pengaturan ini, organisasi tidak memiliki petunjuk tentang seberapa baik kinerja mereka dalam kaitannya dengan tujuan-tujuan yang telah ditetapkan.

Fungsi pengendalian menurut Griffin (2004) memiliki empat tujuan dasar dan sistem pengendalian yang dirancang dengan baik bisa memenuhi keempat tujuan, yaitu:

a. Beradaptasi dengan Perubahan Lingkungan

Dalam lingkungan bisnis yang kompleks dan bergejolak dewasa ini, semua organisasi harus berhadapan dengan perubahan. Seandainya manajer dapat menetapkan tujuan dan meraihnya secara instan, pengendalian tidak akan diperlukan. Tetapi antara saat tujuan dibentuk dengan saat tujuan diraih, banyak kejadian dalam organisasi dan lingkungannya yang bisa menyimpangkan pergerakan ke arah tujuan atau bahkan mengubah tujuan itu sendiri. Sistem pengendalian yang terancang baik bisa membantu manajer mengantisipasi, memantau, dan merepons perubahan.

b. Membatasi Akumulasi Kesalahan

Kesalahan-kesalahan dan kecerobahan-kecerobohan kecil biasanya tidak menimbulkan kerusakan serius terhadap kesehatan keuangan sebuah organisasi. Namun, dari waktu ke waktu, kesalahan-kesalahan kecil bisa terakumulasi dan menjadi sangat serius. Contoh, jika sebuah perusahaan menderita karena

manajer-manajernya tidak menanggulangi beberapa masalah akuntansi dan produksi berukuran kecil bertahun-tahun lalu. Masalah-masalah kecil ini dapat tumbuh menjadi masalah besar, dan perusahaan harus berjuang untuk mengoreksinya. c. Mengatasi Kompleksitas Organisasi

Jika perusahaan hanya membeli satu bahan baku, membuat satu produk, memiliki desain organisasi yang sederhana, dan menikmati permintaan yang konstan atas produk-produknya, para manajernya dapat menegakkan pengendalian dengan sistem yang minim dan sederhana. Sebaliknya, jika sebuah perusahaan yang memproduksi banyak produk dengan beragam bahan baku dan memiliki area pasar yang luas, desain organisasi yang rumit, serta memiliki banyak pesaing memerlukan sistem yang canggih untuk menegakkan pengendalian yang memadai atau dengan kata lain jika perusahaan begitu besar dan begitu kompleks sehingga sistem-sistem pengendalian yang ada menjadi tidak memadai.

d. Meminimasi Biaya

Jika dipraktekkan secara efektif, pengendalian juga bisa membantu mengurangi biaya dan meningkatkanoutput.

Organisasi-organisasi seperti yang dipaparkan oleh Griffin (2004) menegakkan pengendalian dalam beberapa area berbeda dan juga pada level berbeda, dan tanggung jawab atas pengelolaan pengendalian merupakan tanggung jawab yang tersebar luas. Berikut pemaparannya:

Pengendalian bisa berfokus pada area manapun dalam organisasi. Sebagian besar organisasi mendefinisikan area-area pengendalian berbasis empat tipe sumber daya dasar yang digunakan, yaitu:

a. Sumber Daya Fisik

Sumber daya fisik meliputi manajemen persediaan (menciptakan level persediaan yang optimal, tidak terlalu rendah dan tidak terlalu besar), pengendalian kualitas (menjaga kualitas ouput pada level tertentu), dan pengendalian peralatan (menyediakan fasilitas-fasilitas dan mesin-mesin yang dibutuhkan).

b. Sumber Daya Manusia

Pengendalian atas sumber daya manusia di antaranya adalah seleksi dan penempatan, pelatihan dan pengembangan, evaluasi kinerja, serta kompensasi. c. Sumber Daya Informasi

Pengendalian atas sumber daya informasi mencakup peramalan penjualan dan pemasaran, analisis lingkungan, relasi publik, penjadwalan produksi, serta peramalan ekonomi.

d. Sumber Daya Keuangan

Pengendalian keuangan melibatkan pengelolaan hutang organisasi agar tidak berlebihan, memastikan bahwa perusahaan selalu memiliki cukup kas di tangan untuk membayar kewajiban-kewajibannya dan pada saat yang sama tidak

menempatkan terlalu banyak kas dalam rekening tak-berbunga, serta memastikan bahwa piutang ditagih dan hutang dibayar tepat waktu.

 Level-level Pengendalian

Selain dapat dipisah-pisahkan menurut area, pengendalian juga dapat dipisah-pisahkan menurut level dalam sistem organisasi di antaranya, yaitu: a. Pengendalian Operasi(Operating Control)

Berfokus pada proses-proses yang digunakan organisasi untuk mengubah sumber daya menjadi produk atau jasa.

b. Pengendalian Keuangan(Financial Control)

Berfokus pada sumber daya keuangan organisasi. Contoh, pemantauan piutang untuk memastikan konsumen membayar hutang mereka.

c. Pengendalian Struktural(Structural Control)

Berupaya memastikan agar elemen-elemen dari struktur organisasi berfungsi sebagaimana mestinya. Contoh, pemantauan rasio adminstratif untuk memastikan biaya staf tidak berlebihan.

Berfokus pada seberapa efektif strategi korporasi, dan strategi-strategi fungsional dan membantu organisasi meraih tujuan-tujuannya.

 Tanggung Jawab atas Pengendalian

Biasanya, manajer bertanggung jawab mengawasi beragam sistem pengendalian dan isu pengendalian dalam organisasi. Manajer menentukan tipe pengendalian apa yang akan digunakan organisasi, lalu mengimplementasikan sistem pengendalian dan mengambil tindakan berbasis informasi yang disediakan oleh sistem pengendalian. Jadi, tanggung jawab utama atas pengendalian berada pada semua manajer di seluruh organisasi.

Kebanyakan organisasi besar juga memiliki satu atau beberapa posisi manajerial khusus yang dinamakan controller.Controller menurut Griffin (2004) bertanggung jawab membantu manajer-manajer lini menjalankan aktivitas-aktivitas pengendalian mereka, mengoordinasikan sistem pengendalian organisasi secara keseluruhan, serta bertanggung jawab mengumpulkan dan menyebarkan informasi-informasi yang relevan.

 Langkah-langkah dalam Proses Pengendalian

Memiliki sistem pengendalian yang efektif membantu memastikan bahwa sebuah organisasi meraih tujuan-tujuannya. Di lain pihak, implementasi sistem pengendalian adalah sebuah proses sistematis yang secara umum melalui empat langkah yang saling berhubungan. Adapun empat langkah itu, adalah:

Langkah pertama dalam proses pengendalian adalah penetapan standar. Standar pengendalian (Control Standard) menurut Griffin (2004) adalah target yang akan menjadi acuan perbandingan untuk kinerja di kemudian hari. Standar-standar yang ditetapkan bagi tujuan pengendalian harus diekspresikan dalam acuan yang dapat diukur. Strategi pengendalian juga mesti konsisten dengan tujuan organisasi. Standar-standar pengendalian bisa sesempit atau seluas level aktivitas yang menjadi objek aplikasinya dan mesti selaras dengan tujuan dan sasaran organisasi. Aspek terakhir dari pembentukan standar adalah mengidentifikasi indikator-indikator kinerja. Indikator kinerja adalah ukuran kinerja yang menyediakan informasi yang berhubungan langsung dengan apa yang dikendalikan.

b. Mengukur Kinerja

Langkah kedua dalam proses pengendalian adalah pengukuran kinerja. Pengukuran kinerja adalah aktivitas konstan dan kontinu bagi sebagian besar organisasi. Agar pengendalian efektif, ukuran-ukuran kinerja mesti valid. Angka-angka penjualan harian, mingguan, dan bulanan mengukur kinerja penjualan, dan kinerja produksi bisa diekspresikan dari segi biaya per unit, kualitas produk, atau volume produksi. Kinerja karyawan biasanya diukur berbasis kuantitas atau kualitasoutputtetapi, bagi banyak pekerjaan, mengukur kinerja tidak sesederhana itu.

Langkah ketiga dalam proses pengendalian adalah membandingkan kinerja aktual dengan standar. Kinerja bisa lebih tinggi dari, lebih rendah dari, atau sama dengan standar. Skedul-waktu untuk membandingkan kinerja aktual dengan standar tergantung pada banyak faktor, di antaranya signifikansi dan kompleksitas dari apa yang dikendalikan. Bagi standar-standar level tinggi dan jangka panjang, perbandingan mungkin patut dilakukan setahun sekali.

d. Menentukan Kebutuhan akan Tindakan Korektif

Langkah terakhir dalam proses pengendalian adalah menentukan kebutuhan akan tindakan korektif. Berbagai keputusan menyangkut tindakan korektif sangat bergantung pada keahlian-keahlian analitis dan diagnotis manajer. Setelah membandingkan kinerja aktual dengan standar-standar pengendalian, manajer bisa memilih salah satu dari tiga tindakan mempertahankan status quo (tidak melakukan apa-apa), mengoreksi penyimpangan, atau mengubah standar. Mempertahankanstatus quotepat saat kinerja aktual sesuai dengan standar, tetapi seringnya suatu tindakan harus diambil untuk mengoreksi penyimpangan dan standar.

3. Sistem Pengendalian Manajemen

Menurut Anthony dan Govindarajan (2005) pengendalian manajemen adalah proses dimana para manajer memengaruhi anggota organisasi lainnya untuk mengimplementasikan strategi organisasi.

Beberapa aspek dari kegiatan ini dijelaskan oleh Anthony dan Govindarajan (2005) sebagai berikut:

a. Kegiatan Pengendalian Manajemen

Pengendalian Manajemen terdiri atas berbagai kegiatan, meliputi:  Merencanakan apa yang seharusnya dilakukan oleh organisasi.

 Mengoordinasikan aktivitas aktivitas dari beberapa bagian organisasi.  Mengomunikasikan informasi.

 Mengevaluasi informasi.

 Memutuskan tindakan apa yang seharusnya diambil jika ada.  Memengaruhi orang-orang untuk mengubah perilaku mereka.

Pengendalian manajemen tidak berarti mengharuskan agar semua tindakan sesuai dengan rencana yang ditentukan sebelumnya, seperti anggaran. Rencana seperti itu didasarkan pada situasi yang dipercaya ada pada saat rencana tersebut diformulasikan. Jika situasi ini telah berubah pada waktu penerapannya, maka tindakan yang ditentukan oleh rencana tidak lagi sesuai. Dengan kata lain, mematuhi anggaran tidaklah selalu baik, dan penyimpangan dari anggaran tidaklah selalu buruk.

b. Keselarasan Tujuan

Meskipun sistematis, namun proses pengendalian manajemen tidak bersifat mekanis. Melainkan proses ini meliputi interaksi antarindividu, yang

pribadi dan juga tujuan organisasi. Masalah pengendalian utama adalah bagaimana memengaruhi mereka untuk bertindak demi pencapaian tujuan pribadi mereka dengan cara sedemikian rupa sehingga sekaligus juga membantu pencapaian tujuan organisasi.

Keselarasan tujuan (goal congruence) berarti, sejauh hal tersebut dimungkinkan, tujuan seorang anggota organisasi seharusnya konsisten dengan tujuan organisasi itu sendiri. Sistem pengendalian manajemen seharusnya dirancang dan dioperasikan dengan prinsip keselarasan tujuan dalam pikiran setiap pribadi.

c. Perangkat Penerapan Strategi

Sistem pengendalian manajemen membantu para manajer untuk menjalankan organisasi ke arah tujuan strategisnya. Dengan demikian, pengendalian manajemen terutama memfokuskan pada pelaksanaan strategi. Pengendalian manajemen merupakan satu-satunya perangkat manajer yang digunakan dalam mengimplementasikan strategi yang diinginkan. Berikut mekanisme penerapannya:

Pengendalian Manajemen Struktur

Organisasi ManajemenSDM

Kebudayaan

S

t

r

a

t

e

g

i

K

i

n

e

r

j

a

Gambar 3.1 Mekanisme Penerapan Sumber Anthony dan Govindarajan (2005).

Struktur organisasi menetapkan peranan, hubungan pelaporan, dan pembagian tanggung jawab yang membentuk pengambilan keputusan dalam suatu organisasi.

Manajemen SDM merupakan seleksi, pelatihan, evaluasi, promosi dan pemecatan karyawan guna mengembangkan pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk melaksanakan strategi organisasi.

Budaya mengacu pada sekelompok kepercayaan, sikap, dan norma umum yang secara eksplisit maupun implisit mengarahkan tindakan manajerial.

d. Tekanan Finansial dan Nonfinansial

Sistem pengendalian manajemen meliputi ukuran kinerja finansial dan nonfinansial. Dimensi finansial memfokuskan pada hasil-hasil moneter seperti laba bersih, pengembalian atas modal, dan seterusnya. Tetapi sebenarnya seluruh subunit organisasi memiliki tujuan nonfinansial seperti mutu produk, pangsa pasar, kepuasan pelanggan, pengantaran tepat waktu, dan semangat kerja karyawan.

Peranan utama pengendalian manajemen adalah untuk memastikan pelaksanaan strategi yang telah dipilih. Dalam industri yang berada dalam lingkungan yang cepat berubah, informasi pengendalian manajemen, terutama yang bersifat nonfinansial, juga dapat menyediakan dasar bagi pertimbangan strategi baru. Fungsi ini, digambarkan pada gambar 3.2, yang disebut dengan pengendalian interaktif.

Gambar 3.2 Pengendalian Interaktif Sumber Anthony dan Govindarajan (2005).

Pengendalian interaktif mengundang perhatian manajemen pada pengembangan, baik negatif (misalnya kehilangan pangsa pasar, dan keluhan pelanggan) maupun positif (misalnya pembukaan pasar baru sebagai akibat dari penghapusan peraturan pemerintah), yang menunjukkan perlu adanya inisiatif strategis yang baru. Pengendalian interaktif merupakan bagian yang tak terpisahkan dari sistem pengendalian manajemen.

Pengendalian hari ini

4. Proses Pengendalian Manajemen

Dalam kenyataan, proses pengendalian manajemen merupakan perilaku, yang terwujud dalam interaksi antara para manajer, dan anatara manajer dengan bawahannya. Karena kemampuan teknis dan, gaya kepemimpinan, kemampuan interpersonal, pengalaman, pendekatan untuk pemecahan masalah, ketertarikan terhadap angka-angka, dan lain-lain dari para manajer berbeda satu sama lain, detail proses pengendalian manajemen juga berbeda baik antarperusahaan maupun antarpusat tanggung jawab dalam perusahaan sendiri. Perbedaan tersebut berhubungan dengan sistem yang digunakan dalam pengendalian manajemen. Agar berfungsi efektif, sistem pengendalian manajemen yang formal harus memiliki basis yang sama pada keseluruhan suatu organisasi.

Berikut adalah penjelasan dari proses pengendalian manajemen menurut Anthony dan Govindarajan (2005):

a. Perencanaan Strategis

Perencanaan strategis (Anthony dan Govindarajan, 2005) adalah proses memutuskan program-program yang akan dilaksanakan oleh organisasi dan perkiraan jumlah sumber daya yang akan dialokasikan ke setiap program selama beberapa tahun ke depan.

Dalam suatu perusahaan perencanaan strategis dibuat tepat sebelum pembuatan anggaran tahunan, proses tersebut melibatkan langkah-langkah berikut

1) Meninjau dan memperbarui rencana strategis dari tahun lalu. 2) Memutuskan asumsi dan pedoman.

3) Iterasi (rancangan) pertama dari rencana strategis baru. 4) Analisis.

5) Iterasi (rancangan) kedua dari rencana strategis baru. 6) Meninjau dan menyetujui.

b. Penyusunan Anggaran

Anggaran merupakan alat penting untuk perencanaan dan pengendalian jangka pendek yang efektif dalam organisasi. Suatu anggaran operasi biasanya meliputi waktu satu tahun dan menyatakan pendapatan dan beban yang direncanakan untuk tahun itu. Anggaran memiliki karakteristik (Anthony dan Govindarajan, 2005):

 Anggaran mengestimasikan potensi laba dari unit bisnis tersebut.

 Dinyatakan dalam istilah moneter, walaupun jumlah moneter mungkin didukung dengan jumlah nonmoneter.

 Biasanya meliputi waktu selama satu tahun.

 Merupakan komitmen manajeman, manajer setuju untuk menerima tanggung jawab atas pencapaian tujuan-tujuan anggaran.

 Usulan anggaran ditinjau dan disetujui oleh pejabat yang lebih tinggi wewenangnya dari pembuatan anggaran.

 Setelah disetujui anggaran hanya dapat diubah dalam kondisi kondisi tertentu.

 Secara berkala, kinerja keuangan aktual dibandingkan dengan anggaran, dan varians dianalisis serta dijelaskan.

Adapun kegunaan dari penyusunan anggaran adalah:  Untuk menyesuaikan rencana strategis.

 Untuk membantu mengoordinasikan aktivitas dari beberapa bagian organisasi.

 Untuk menugaskan tanggung jawab kepada manajer, untuk mengotorisasi jumlah yang berwenang untuk mereka gunakan, dan untuk menginformasikan kepada mereka mengenai kinerja yang diharapkan dari mereka.

 Untuk memperoleh komitmen yang merupakan dasar untuk mengevaluasi kinerja aktual manajer.

c. Analisis Laporan Kinerja Keuangan

Kerangkan analisis yang digunakan dalam analisis varians meliputi ide-ide berikut ini (Anthony dan Govindarajan, 2005):

 Mengidentifikasikan faktor-faktor penyebab kunci yang memengaruhi laba.

 Merinci varians laba keseluruhan berdasarkan faktor-faktor penyebab kunci tersebut.

 Mencoba untuk menghitung dampak yang spesifik dan dapat dipisahkan dari setiap faktor penyebab dengan cara memvariasikan satu faktor saja sementara faktor-faktor lainnya dianggap konstan.

 Menambah kompleksitas secara bertahap.

 Menghentikan proses tersebut ketika kompleksitas yang ditambahkan di tingkat yang baru dibuat tidak dijustifikasi denga tambahan wawasan mengenai faktor-faktor penyebab yang mendasari varians laba keseluruhan.

d. Kompensansi Manajemen

Suatu peranan penting dari sistem pengendalian manajemen adalah untuk memotivasi para anggota organisasi untuk mencapai cita-cita tersebut. Kunci untuk memotivasi orang untuk berperilaku sedemikian rupa sehingga memajukan cita-cita organisasi terletak pada cara dengan mana insentif organisasi berhubungan dengan cita-cita individual. Orang dipengaruhi baik oleh insentif yang positif maupun yang negatif. Suatu insentif yang positif, atau penghargaan , adalah suatu hasil yang meningkatkan kepuasan dari kebutuhan individual. Sebaliknya, insentif yang negatif, atau hukuman , adalah suatu hasil yang mengurangi kepuasan dari kebutuhan tersebut. Insentif penghargaan adalah suatu rangsangan untuk memenuhi kebutuhan seseorang yang tidak mungkin diperolehnya jika tidak bergabung dengan organisasi tersebut. Organisasi memberikan penghargaan pada partisipan yang berkinerja sesuai dengan cara-cara

yang telah disetujui bersama. Insentif cenderung mendukung hal-hal berikut ini (Anthony dan Govindarajan, 2005):

 Individu-individu cenderung untuk lebih termotivasi oleh penghargaan pendapatan potensial daripada oleh rasa takut akan hukuman.

 Penghargaan pribadi bersifat relatif atau situasional.

 Jika manajemen senior memberikan tanda-tanda melalui tindakannya bahwa mereka menganggap sistem pengendalian manajemen adalah penting, maka manajer operasi juga akan menganggapnya penting.

 Individu-individu sangat termotivasi ketika mereka memperoleh laporan, atau umpan balik, mengenai kinerja mereka.

 Insentif menjadi kurang efektif ketika periode antara tindakan dan umpan balik atas tindakan tersebut semakin panjang.

 Motivasi adalah paling lemah ketika orang tersebut merasa yakin bahwa suatu insentif tidak dapat dicapai atau terlalu mudah untuk dicapai.

 Insentif yang disediakan oleh suatu anggaran atau pernyataan tujuan lainnya adalah paling kuat ketika manajer bekerja sama dengan atasannya untuk memperoleh angka-angka anggaran.

Dari keterangan tentang sistem pengendalian manajemen di atas dapat disimpulkan bahwa seorang manajer perlu memahami berbagai tujuan fundamental dari pengendalian. Selain itu, manajer juga perlu memahami tipe-tipe

pekerjaan mereka. Manajer juga perlu menerima tanggung jawab menjalankan fungsi pengendalian dalam organisasi mereka. Manajer juga perlu memahami dengan baik langkah-langkah dalam proses pengendalian.

Tidak hanya sistem pengendalian manajemen yang baik dapat memberikan dorongan kepada pegawai agar kinerja mereka bertambah baik, tapi juga bentuk motivasi memegang peranan sangat penting dalam meningkatkan kinerja pegawai. Untuk itu berikut dibahas mengenai motivasi dan kinerja pegawai.

B. Motivasi dan Kinerja Pegawai

Motivasi (motivation) menurut Griffin (2004) adalah sekelompok faktor yang menyebabkan individu berperilaku dalam cara-cara tertentu. Pada suatu hari tertentu, seorang pegawai dapat memilih untuk bekerja sekeras mungkin, atau bekerja secukupnya untuk menghindari teguran, atau bekerja seminimal mungkin. Tujuan manajer adalah untuk memaksimumkan probabilitas kemunculan perilaku pertama dan meminimalkan probabilitas kemunculan perilaku terakhir. Tujuan ini menjadi sangat penting saat kita memahami betapa krusialnya motivasi di lingkungan kerja.

1. Arti Penting Motivasi di Lingkungan kerja

Kinerja individu menurut Griffin (2004) secara umum ditentukan oleh tiga hal, yaitu: motivasi (keinginan untuk melakukan pekerjaan), kemampuan (kapabilitas untuk melakukan pekerjaan), dan lingkungan kerja (sumber-sumber

daya yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan). Jika seorang pegawai tidak memiliki kemampuan, manajer bisa menyediakan pelatihan atau mengganti sang pekerja. Jika terdapat masalah sumber daya, manajer bisa mengoreksinya. Tetapi jika yang menjadi masalah adalah motivasi, tugas manajer lebih berat. Perilaku individu adalah suatu fenomena kompleks, dan manajer tidak mudah mengenali inti masalah yang sebenarnya dan bagaimana memecahkannya. Jadi, motivasi adalah penting karena sangat menentukan kinerja dank karena sifatnya yang tidak berwujud.

2. Perspektif-perspektif Historis Menyangkut Motivasi

Untuk menilai apa yang kita ketahui tentang motivasi pegawai, adalah berguna mengkaji pendekatan-pendekatan terdahulu tentang motivasi. Pendekatan-pendekatan itu menurut Griffin (2004) terbagi menjadi tiga, yaitu: a. Pendekatan Tradisional

Bahwa manajer tahu lebih banyak tentang suatu pekerjaan dibanding pegawai, dan diasumsikan bahwa keuntungan ekonomi merupakan faktor utama yang memotivasi pegawai. Asumsi-asumsi lain dari pendekatan tradisional adalah bahwa pekerjaan itu sendiri tidak menyenangkan bagi sebagian besar orang dan uang yang mereka hasilkan lebih penting bagi pegawai disbanding hakikat dari pekerjaan yang mereka lakukan. Karenanya, individu bisa diandalkan untuk

uang sebagai faktor penggerak motivasi tidak dapat diabaikan, pendukung-pendukung pendekatan tradisional mengambil pandangan yang sangat sempit mengenai peranan dari kompensasi moneter dan juga gagal memperhitungkan faktor-faktor lain penggerak motivasi.

b. Pendekatan Hubungan Manusia

Pendukung-pendukung teori hubungan manusia menekankan pada peranan proses-proses sosial di lingkungan kerja. Asumsi-asumsi dasar mereka adalah bahwa pegawai ingin merasa berguna dan penting, bahwa pegawai memiliki kebutuhan-kebutuhan sosial yang kuat, dan bahwa kebutuhan-kebutuhan ini lebih penting dari uang dalam memotivasi karyawan. Pendukung-pendukung pendekatan hubungan manusia menganjurkan manajer untuk membuat pegawai merasa penting dan menyediakan sedikit ruang untuk self-direction dan self-control kepada mereka di dalam menjalankan aktivitas-aktivitas rutin. Ilusi keterlibatan dan merasa penting diharapkan dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan sosial pekerja yang mendasar dan konsekuensinya mereka akan lebih termotivasi untuk bekerja.

c. Pendekatan Sumber Daya Manusia

Pendekatan sumber daya manusia tentang motivasi membawa konsep-konsep kebutuhan dan motivasi selangkah lebih jauh. Sementara pendukung pendekatan hubungan manusia percaya bahwa ilusi kontribusi dan partisipasi akan meningkatkan motivasi, pendekatan sumber daya manusia mengansumsikan bahwa kontribusi-kontribusi itu sendiri berguna baik bagi individu maupun

organisasi. Pendekatan ini mengansumsikan bahwa pekerja berkeinginan dan mampu menyediakan kontribusi-kontribusi yang bermanfaat. Tugas manajemen, dengan demikian, adalah merangsang partisipasi dan menciptakan lingkungan kerja sedemikian rupa sehingga organisasi dapat memanfaatkan sumber daya manusia yang tersedia secara penuh.

Dapat disimpulkan bahwa manajer harus memahami peranan penting yang dimainkan motivasi dalam menentukan kinerja pegawai. Manajer juga harus familiar dengan pendekatan-pendekatan tradisional menyangkut motivasi. Pegawai yang termotivasi untuk melakukan pekerjaannya dengan baik sudah pasti memiliki kualitas kinerja yang baik pula. Karena pegawai merupakan faktor penting dalam menunjang suatu sistem agar dapat berjalan dengan baik.

C. Peranan Sistem Pengendalian Manajemen dalam Meningkatkan Kinerja Pegawai pada PT Narasindo Mitra Perdana

1. Sistem Pengendalian Manajemen

Sistem pengendalian manajemen pada PT Narasindo Mitra Perdana adalah jenis pengendalian intern. Dimana pengendalian intern merupakan prosedur-prosedur mekanis untuk memeriksa ketelitian-ketelitian data administrasi yang didalamnya sudah termasuk prosedur-prosedur akuntansi dan operasional.

Prosedur-prosedur akuntansi pada PT Narasindo Mitra Perdana menggunakan sistem informasi akuntansi.

Sistem informasi akuntansi di PT Narasindo Mitra Perdana sudah beroperasi menggunakan komputer. Tetapi untuk mem-back up data-datanya mereka juga melakukan proses sistem informasi secara manual, seperti pada bagian administrasi, kasir dan teller yang prosedurnya dapat dilihat pada penjelasan di bagian job description pada bab 2. Untuk prosedur pencatatan manualnya mereka selalu memberikan nomor urut pada setiap bukti transaksi. Kegunaanya adalah menghindari kesalahan dalam pencatatan dan mudah untuk mengauditnya.

2. Proses Pengendalian Manajemen

Proses pengendalian manajemen yang ada pada PT Narasindo Mitra perdana adalah:

a. Perencanaan

Di setiap awal tahun, perusahaan selalu membuat rencana-rencana kerja baik yang akan dilaksanakan dalam waktu satu tahun atau pun untuk tahun-tahun berikutnya.

b. Pelaksanaan

Setelah merancang rencana, perusahaan akan melakukan pelaksanaannya. Pelakasanaan rencana dikerjakan sesuai dengan masing-masing bagian pelaksana atau pegawai yang telah ditugaskan.

c. Pemantauan Hasil

Pemantauan hasil biasa dilakukan oleh masing-masing manajer di setiap bagian. Contoh: bagian pencatatan transaksi akan dipantau langsung oleh manajer administrasi.

d. Penilaian

Setelah pegawai mengerjakan tugasnya masing-masing dan dilakukan pemantauan oleh manajer, maka laporan tugasnya diberikan kepada manajer bagian dan manajer akan menyerahkan kepada atasan atau pimpinan pada perusahaan ini. Pimpinan lah yang akan melakukan penilaian melalui laporan yang diserahkan tersebut.

e. Koreksi

Setelah dilakukan penilaian, hal selanjutnya yang dilakukan adalah koreksi. Koreksi tentu saja dilakukan oleh pimpinan. Tujuannya untuk mengoreksi kesalahan dan atau pun penyimpangan yang terjadi. Selanjutnya adalah kembali ke pelaksanaan. Pelaksanaan yang dimaksud adalah untuk melaksanakan tugas yang telah dikoreksi.

3. Keterbatasan Sistem Pengendalian Manajemen

tetapi yang namanya kesalahan atau keterbatasan selalu ada. Dan itu terletak pada manusianya. Berikut beberapa keterbatasan sistem pengendalian manajemen yang terdapat pada PT Narasindo Mitra Perdana:

a. Kegagalan menerjemahkan perintah.

Seringkali kesalahan komunikasi menjadi pemicu gagalnya organisasi mencapai tujuannya. Terkadang pegawai sering salah menerjemahkan perintah apa yang diberikan oleh atasannya. Hal itu bisa disebabkan karena pegawainya yang mungkin memang tidak mengerti dengan perintah yang diberikan dan tidak mau bertanya sehingga kesalahan terjadi. Atau mungkin juga kesalahan berasal dari pimpinan yang tidak jelas dalam memberikan perintah.

b. Pengabaian manajemen

Sebaik-baiknya sistem pengendalian manajemen dirancang apabila pegawai tidak melakasanakan tugas dan tanggung jawab sesuai fungsinya maka pengendalian manajemen tidaklah berjalan dengan efektif.

c. Egoisme

Sifat egois sudah menjadi sifat dasar manusia. Dan karena sifat ini, sering menyebabkan ketidaknyamanan dalam menjalankan organisasi. Dalam suatu organisasi atau jika kita bekerja dalam ruang lingkup yang banyak orang di sekitar kita maka sifat egois atau sifat mau menang sendiri harus bisa diredakan, kita harus bisa melakukan kerjasama tim yang baik agar tujuan organisasi dapat tercapai.

4. Motivasi dan Kinerja Pegawai

Kinerja individu secara umum ditentukan oleh tiga hal, yaitu: 1) Motivasi

Bentuk motivasi yang dilakukan di PT Narasindo Mitra Perdana adalah memberikan insentif positif atau penghargaan atau reward kepada para pegawai atas tugas yang telah dilaksanakan dengan baik oleh mereka. Contohnya: Pimpinan sering mengadakan tour dengan mengajak pegawai-pegawainya melakukan kegiatan seperti wisataoutbond.

Tetapi jika pegawai melakukan kesalahan atau ketidakdisiplinan dalam mengerjakan tugasnya maka mereka akan mendapatkan insentif negatif atau hukuman atau punishment. Contoh: jam kerja pada PT Narasindo Mitra Perdana di mulai pada pukul 08.30 pagi, jika ada pegawai yang terlambat datang (maksimal lima belas menit) maka mereka akan mendapatkan sanksi dengan dipotongnya uang makan. Hal ini juga merupakan bentuk motivasi agar di kemudian hari pegawai tidak mengulangi kesalahannya lagi.

2) Kemampuan

Adapun kemampuan-kemampuan yang harus dimiliki oleh pegawai PT Narasindo Mitra Perdana adalah:

c. Mampu beradaptasi dengan lingkungan pekerjaan.

d. Kemampuan psikologis yang terdiri dari kemampuan potensi (IQ) dan kemampuan realita (pendidikan).

e. Memanfaatkan umpan balik yang konkrit dalam seluruh kegiatan kerja yang dilakukan.

3) Lingkungan Kerja

Sumber-sumber daya yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan, misalnya pada PT Narasindo Mitra Perdana yang bergerak dibidang perdagangan valuta asing maka media informasi seperti komputer dan internet sangat dibutuhkan untuk mengecek perubahan-perubahan kurs yang terjadi setiap harinya. Selain itu ruangan kantornya juga sudah memiliki fasilitas yang lengkap dan kondusif.

5. Penilaian Kinerja Pegawai

Penilaian kinerja pada dasarnya merupakan faktor kunci guna mengembangkan PT Narasindo Mitra Perdana secara efektif dan efisien, karena adanya kebijakan atau program yang lebih baik atas sumber daya manusia yang ada di perusahaan. Penilaian kinerja ini sangat bermanfaat bagi pertumbuhan perusahaan secara keseluruhan, melalui penilaian tersebut maka diketahui kondisi sebenarnya tentang bagaimana kinerja pegawai.

a. Daftar hadir pegawai, PT Narasindo Mitra perdana menggunakan absen berbentukfinger print.

b. Disiplin waktu, dengan model absen otomatis seperti finger print dapat dilihat siapa yang datang tepat waktu dan siapa yang datang terlambat. c. Pekerjaan yang diselesaikan.

d. Kerajinan dan keterampilan pegawai.

e. Kontribusi yang diberikan pegawai kepada perusahaan.

Penilaian kinerja tidak terlepas dari jenis pekerjaan yang dilakukan pegawai dalam meningkatkan kinerja pegawai yang dalam pelaksanaannya didukung oleh sistem pengendalian manajemen. Sistem pengendalian manajemen berperan dalam meningkatkan kinerja pegawai. Adapun peranannya adalah:

a. Sebagai pedoman agar tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan. b. Membantu pegawai dalam melaksanakan tugasnya dengan baik. c. Menciptakan disiplin kerja bagi pegawai.

BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan analisa penulis mencoba mengambil kesimpulan yang berhubungan dengan peranan sistem pengendalian manajemen dalam meningkatkan kinerja pegawai pada PT Narasindo Mitra Perdana, yaitu: 1. Peranan sistem pengendalian manajemen sangatlah penting bagi PT Narasindo

Mitra Perdana terutama untuk meningkatkan kinerja pegawainya. Contoh: mendorong ketaatan pegawai terhadap kebijakan manajerial yang telah ditetapkan sehingga pegawai dapat melaksanakan dan mempertanggungjawabkan tugasnya dengan baik.

2. Sistem pengendalian manajemen yang diterapkan pada PT Narasindo Mitra Perdana juga sudah hampir mendekati sempurna. Contoh: proses pengendalian

manajemen yang mereka terapkan seperti perencanaan, pelaksanaan, pemantauan hasil, penilaian, dan koreksi.

3. Dengan melaksanakan sistem pengendalian manajemen PT Narasindo Mitra Perdana telah memotivasi pegawainya untuk meningkatkan kinerja mereka. Kinerja mereka dapat dilihat pada tabel 2.1 di mana penjualan valuta asing mereka semakin berkembang daripada pertama kali mereka baru mendirikan perusahaan.

B. Saran

Adapun beberapa saran yang penulis berikan kepada PT Narasindo Mitra Perdana adalah sebagai berikut:

1. Dalam hal komunikasi lebih baik ada keterbukaan di antara pimpinan dan pegawai. Hal ini dapat membuka hubungan antara pimpinan dan pegawai menjadi semakin dekat sehingga tidak adanya lagi kesalahan komunikasi atau pun kesalahan dalam menerjemahkan perintah.

2. Bekerja dalam suatu organisasi atau pun dalam ruang lingkup yang banyak orang disekitar, hendaknya para pegawai mementingkan kepentingan bersama dengan meredakan sifat egois mereka. Pegawai juga harus sadar diri bahwa bekerja sama dengan rukun dan damai itu akan menciptakan suasana kerja yang nyaman dan apa yang hendak dicapai oleh organisasi pun akan mudah tercapai.

3. Pegawai adalah komponen penting dalam menciptakan sistem pengendalian manajemen yang baik, untuk itu pegawai harus bisa menanamkan sikap disiplin dan mau bekerja keras demi kemajuan perusahaan.

DAFTAR PUSTAKA

Anthony, Govindarajan, 2005,Sistem Pengendalian Manajemen, Edisi kesebelas, Jilid 1 dan 2, Salemba Empat, Jakarta

Daft, Richard L, 2002,Manajemen,Edisi kelima, Jilid 1, Erlangga, Jakarta Griffin, Ricky, 2004,Manajemen,Edisi ketujuh, Jilid 2, Erlangga, Jakarta

Sumarni, Murti, Wahyuni, Salamah, 2006, Metodologi Penelitian Bisnis, ANDI, Yogyakarta

4. Motivasi dan Kinerja Pegawai

Kinerja individu secara umum ditentukan oleh tiga hal, yaitu: 1) Motivasi

Bentuk motivasi yang dilakukan di PT Narasindo Mitra Perdana adalah memberikan insentif positif atau penghargaan atau reward kepada para pegawai atas tugas yang telah dilaksanakan dengan baik oleh mereka. Contohnya: Pimpinan sering mengadakan tour dengan mengajak pegawai-pegawainya melakukan kegiatan seperti wisataoutbond.

Tetapi jika pegawai melakukan kesalahan atau ketidakdisiplinan dalam mengerjakan tugasnya maka mereka akan mendapatkan insentif negatif atau hukuman atau punishment. Contoh: jam kerja pada PT Narasindo Mitra Perdana di mulai pada pukul 08.30 pagi, jika ada pegawai yang terlambat datang (maksimal lima belas menit) maka mereka akan mendapatkan sanksi dengan dipotongnya uang makan. Hal ini juga merupakan bentuk motivasi agar di kemudian hari pegawai tidak mengulangi kesalahannya lagi.

2) Kemampuan

Adapun kemampuan-kemampuan yang harus dimiliki oleh pegawai PT Narasindo Mitra Perdana adalah:

a. Memiliki tanggung jawab yang tinggi. b. Memiliki tujuan yang realistis.

c. Mampu beradaptasi dengan lingkungan pekerjaan.

d. Kemampuan psikologis yang terdiri dari kemampuan potensi (IQ) dan kemampuan realita (pendidikan).

e. Memanfaatkan umpan balik yang konkrit dalam seluruh kegiatan kerja yang dilakukan.

3) Lingkungan Kerja

Sumber-sumber daya yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan, misalnya pada PT Narasindo Mitra Perdana yang bergerak dibidang perdagangan valuta asing maka media informasi seperti komputer dan internet sangat dibutuhkan untuk mengecek perubahan-perubahan kurs yang terjadi setiap harinya. Selain itu ruangan kantornya juga sudah memiliki fasilitas yang lengkap dan kondusif.

5. Penilaian Kinerja Pegawai

Penilaian kinerja pada dasarnya merupakan faktor kunci guna mengembangkan PT Narasindo Mitra Perdana secara efektif dan efisien, karena adanya kebijakan atau program yang lebih baik atas sumber daya manusia yang ada di perusahaan. Penilaian kinerja ini sangat bermanfaat bagi pertumbuhan perusahaan secara keseluruhan, melalui penilaian tersebut maka diketahui kondisi sebenarnya tentang bagaimana kinerja pegawai.

a. Daftar hadir pegawai, PT Narasindo Mitra perdana menggunakan absen berbentukfinger print.

b. Disiplin waktu, dengan model absen otomatis seperti finger print dapat dilihat siapa yang datang tepat waktu dan siapa yang datang terlambat. c. Pekerjaan yang diselesaikan.

d. Kerajinan dan keterampilan pegawai.

e. Kontribusi yang diberikan pegawai kepada perusahaan.

Penilaian kinerja tidak terlepas dari jenis pekerjaan yang dilakukan pegawai dalam meningkatkan kinerja pegawai yang dalam pelaksanaannya didukung oleh sistem pengendalian manajemen. Sistem pengendalian manajemen berperan dalam meningkatkan kinerja pegawai. Adapun peranannya adalah:

a. Sebagai pedoman agar tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan. b. Membantu pegawai dalam melaksanakan tugasnya dengan baik. c. Menciptakan disiplin kerja bagi pegawai.

BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan analisa penulis mencoba mengambil kesimpulan yang berhubungan dengan peranan sistem pengendalian manajemen dalam meningkatkan kinerja pegawai pada PT Narasindo Mitra Perdana, yaitu: 1. Peranan sistem pengendalian manajemen sangatlah penting bagi PT Narasindo

Mitra Perdana terutama untuk meningkatkan kinerja pegawainya. Contoh: mendorong ketaatan pegawai terhadap kebijakan manajerial yang telah ditetapkan sehingga pegawai dapat melaksanakan dan mempertanggungjawabkan tugasnya dengan baik.

2. Sistem pengendalian manajemen yang diterapkan pada PT Narasindo Mitra Perdana juga sudah hampir mendekati sempurna. Contoh: proses pengendalian

manajemen yang mereka terapkan seperti perencanaan, pelaksanaan, pemantauan hasil, penilaian, dan koreksi.

3. Dengan melaksanakan sistem pengendalian manajemen PT Narasindo Mitra Perdana telah memotivasi pegawainya untuk meningkatkan kinerja mereka. Kinerja mereka dapat dilihat pada tabel 2.1 di mana penjualan valuta asing mereka semakin berkembang daripada pertama kali mereka baru mendirikan perusahaan.

B. Saran

Adapun beberapa saran yang penulis berikan kepada PT Narasindo Mitra Perdana adalah sebagai berikut:

1. Dalam hal komunikasi lebih baik ada keterbukaan di antara pimpinan dan pegawai. Hal ini dapat membuka hubungan antara pimpinan dan pegawai menjadi semakin dekat sehingga tidak adanya lagi kesalahan komunikasi atau pun kesalahan dalam menerjemahkan perintah.

2. Bekerja dalam suatu organisasi atau pun dalam ruang lingkup yang banyak orang disekitar, hendaknya para pegawai mementingkan kepentingan bersama dengan meredakan sifat egois mereka. Pegawai juga harus sadar diri bahwa bekerja sama dengan rukun dan damai itu akan menciptakan suasana kerja yang nyaman dan apa yang hendak dicapai oleh organisasi pun akan mudah tercapai.

3. Pegawai adalah komponen penting dalam menciptakan sistem pengendalian manajemen yang baik, untuk itu pegawai harus bisa menanamkan sikap disiplin dan mau bekerja keras demi kemajuan perusahaan.

DAFTAR PUSTAKA

Anthony, Govindarajan, 2005,Sistem Pengendalian Manajemen, Edisi kesebelas, Jilid 1 dan 2, Salemba Empat, Jakarta

Daft, Richard L, 2002,Manajemen,Edisi kelima, Jilid 1, Erlangga, Jakarta Griffin, Ricky, 2004,Manajemen,Edisi ketujuh, Jilid 2, Erlangga, Jakarta

Sumarni, Murti, Wahyuni, Salamah, 2006, Metodologi Penelitian Bisnis, ANDI, Yogyakarta