Konsep Dasar Sistem Informasi Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan Metodologi Pengumpulan Data

BAB II LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem Informasi

2.1.1 Definisi Sistem

Sistem adalah sekumpulan atau bagian - bagian yang mempunyai kaitan satu sama lain, yang bersama - sama beraksi menurut pola tertentu terhadap masukan dengan tujuan menghasilkan keluaran. “Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu” Jogiyanto, 2005. Sistem secara luas dapat didefinisikan sebagai sekumpulan elemen-elemen yang saling berhubungan dan saling bergantungan untuk mencapai suatu tujuan. Pendekatan definisi sistem oleh Raymond, 2000 adalah: “Sistem yaitu sekelompok elemen - elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan”. Amsyah, 2000 adalah: “Sistem adalah elemen - elemen yang saling berhubungan membentuk satu kesatuan atau organisasi”. Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya.

a. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan

sistem sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

b. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada komponen atau elemennya

mendefinisikan sistem sebagai berikut :

1. Sistem sebagai bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi

bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud.

2. Sistem sebagai suatu komponen atau variable yang terorganisir, saling

berinteraksi, saling bergantung, satu sama lain dan terpadu.

3. Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud

yang sama untuk mencapai suatu tujuan.

4. Sistem sebagai seperangkat elemen-elemen yang terintegrasi dengan

maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan bersama. Jogiyanto : 2005.

2.1.2 Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, oleh Jogiyanto, 2001 yaitu:

1. Komponen Sistem

Component Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen- komponen sistem atau elemen-elemen dapat berupa satu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.

2. Batas Sistem

Bonundary Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antar suatu sistem dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukan ruang score dari sistem tersebut.

3. Lingkungan Luar Sistem

Environments Lingkungan luar dari sistem adalah apapun diluar batas dari suatu sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.

4. Penghubung Sistem

Interface Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengatur dari satu sub sistem ke sub sistem yang lainnya. Keluaran output dari suatu subsistem akan menjadi suatu masukan input untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu sub sistem dapat berintegrasi dengan satu subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

5. Masukan Sistem

Input Masukan adalah energi yang dimasukan kedalam sistem, masukan sistem dapat berupa masukan perawatan dan masukan sinyal. Masukan perawatan adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Sedangkan masukkan sinyal adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran.

6. Keluaran Sistem

Output Keluaran adalah hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.

7. Pengolahan Sistem

Suatu sistem dapat berupa mempunyai suatu bagian pengolahan atau sistem itu sendiri sebagai pengolahannya. Pengolahan yang akan mengubah masukan menjadi keluaran.

8. Sasaran Sistem

Objective Suatu sistem pasti mempunyai tujuan goal atau sasaran objective, sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.

2.1.3 Definisi Informasi

Informasi adalah rangkaian data yang mempunyai sifat sementara, tergantung dengan waktu, mampu memberi kejutan atau surprise pada yang menerimanya. Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang. “Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya” Jogiyanto, 2001.

2.1.4 Kualitas Informasi

Kualitas sistem informasi tergantung pada :

1. Akurat, informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak

menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas menceritakan maksudnya.

2. Tepat waktu, informasi yang diterima tidak boleh terlambat.

Informasi yang telah usang tidak mempunyai nilai tinggi, karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan lambat maka akan berakibat fatal bagi organisasi tersebut.

3. Relevan, informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.

Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.

4. Lengkap, informasi yang disajikan sesuai dengan apa yang

dibutuhkan user dan

5. Jelas, informasi yang disampaikan tidak membingungkan, serta

dapat dipahami oleh penggunanya Jogiyanto, 2001.

2.1.5 Nilai Informasi

Nilai dari informasi ditentukan oleh dua hal, yaitu: manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang digunakan didalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan. Sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah tertentu dengan biaya untuk memperolehnya., Karena sebagian besar informasi dinikmati tidak hanya oleh satu pihak didalam perusahaan Jogiyanto, 2001.

2.1.6 Definisi Sistem Informasi

Sistem informasi adalah sistem di dalam suatu organisasi, yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan Jogiyanto, 2005. Sistem informasi dapat terdiri dari komponen- komponen yang disebbut dengan istilah blok bangunan building block, yaitu blok masukan input block, blok model model block, blok dasar data database block dan blok kendali control block. Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya Jogiyanto, 2005.

1. Blok Masukan: merupakan input yang mewakili data yang masuk

kedalam sistem informasi yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar. 2. Blok Model: Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3. Blok Keluaran: merupakan keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna.

4. Blok Teknologi: Teknologi merupakan “kotak alat” toolbox

dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan, dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. 5. Blok Basis Data: Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. 6. Blok Kendali: Untuk upaya sistem informasi dapat berjalan sesuai dengan yang diinginkan, maka perlu diterapkan pengendalian- pengendalian di dalamnya. Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai berikut Ladjamudin, 2005.

1. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-

komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.

2. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan

memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan atau untuk mengendalikan organisasi.

3. Suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan

kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

2.2 Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen

2.2.1 Pengertian Sistem Informasi Manajemen

“Sistem Informasi Manajemen SIM atau Management Information System MIS adalah sistem informasi yang digunakan untuk menyajikan informasi yang digunakan untuk mendukung operasai, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi” Kadir, 2003. “Sistem Informasi Manajemen SIM atau Management Information System MIS merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen” Jogianto, 2003. Gambar 2.1 Sistem Informasi Manajemen Kadir, 2003

2.2.2 Karakteristik Sistem Informasi Manajemen

Karakteristik sistem informasi manajemen di adaptasikan dari Turban, diambil dari buku Kadir, 2003.

1. Beroperasi pada tugas-tugas yang terstruktur yakni pada

lingkungan yang telah mendefinisikan hal-hal berikut secara tegas dan jelas: prosedur operasi, aturan pengambilan keputusan, dan arus informasi.

2. Meningkatkan efisiensi dengan mengurangi biaya.

3. Menyediakan laporan dan kemudahan akses yang berguna untuk

pengambilan keputusan tetapi tidak secara langsung manajer menggunakan laporan dan informasi dan membuat kesimpulan- kesimpulan tersendiri untuk melakukan pengambilan keputusan.

2.2.3 Jenis Laporan Pada Sistem Informasi Manajemen

Macam-macam laporan yang dihasilkan oleh SIM berupa laporan periodis, laporan Ikhtisar, laporan perkecualian, dan laporan perbandingan Kadir, 2003.

1. Laporan Periodis

adalah laporan yang dihasilkan dalam selang waktu tertentu seperti harian, mingguan, bulanan, kwartalan, dan sebagainya.

2. Laporan Ikhtisar

adalah laporan yang memberikan ringkasan terhadap sejumlah datainformasi.

3. Laporan Perkecualian

adalah laporan yang hanya muncul kalau terjadi keadaan yang tidak normal. Sebagai contoh, manajer manajer pembelian mungkin memerlukan laporan pengiriman barang dari pemasok yang sudah terlambat satu minggu. Laporan ini hanya muncul kalau keadaan yang diminta terpenuhi.

4. Laporan Perbandingan

adalah laporan yang menunjukkan dua atau lebih himpunan informasi yang serupa dengan maksud untuk dibandingkan. Sebagai tambahan, terkadang SIM juga menyediakan laporan yang tergolong sebagai demand Ad Hoc report, yaitu jenis laporan yang dapat diminta sewaktu-waktu dan pemakai dapat mengatur sendiri tata letak informasi yang diperlukan.

2.3 Metodologi Pengumpulan Data

2.3.1 Studi Pustaka

Studi Pustaka merupakan proses umum yang dilakukan untuk mendapatkan teori terlebih dahulu. Kajian pustaka meliputi pengidentifikasian secara sistematis, penemuan, analisis dokumen-dokumen yang memuat informasi yang berkaitan dengan masalah penelitian Gulo, 2002. 2.3.2 Studi Literatur Studi literatur berisi uraian tentang teori, temuan dan bahan penelitian lain yang diperoleh dari bahan acuan untuk dijadikan landasan kegiatan penelitian. Uraian dalam studi literatur ini diarahkan untuk menyusun kerangka pemikiran yang jelas tentang pemecahan masalah yang sudah diuraikan dalam sebelumnya pada perumusan masalah Gulo, 2002.

2.3.3 Observasi

Observasi atau pengamatan observation merupakan salah satu teknik pengumpulan fakta atau data fact finding technique yang cukup efektif untuk mempelajari suatu sistem. Observasi adalah pengamatan langsung suatu kegiatan yang sedang dilakukan. Pada waktu melakkukan observasi, analisis sistem dapat ikut juga berpartisipasi atau hanya mengamati saja orang-orang yang sedang melakukan suatu kegiatan tertentu yang diobservasi Jogiyanto, 2005.

2.3.4 Wawancara

Wawancara interview telah diakui sebagai teknik pengumpulan data atau fakta fact finding technique yang penting dan banyak dilakukan dalam pengembangan sistem informasi. Wawancara memungkinkan analis sistem sebagai pewawancara interviewer untuk mengumpulkan data secara tatap muka langsung dengan orang yang diwawancarai interviewee Jogiyanto, 2005.