perubahan yang diinginkan dalam diri atau atas nama penerima. Sehingga pelayanan itu sendiri memiliki nilai tersendiri bagi pelanggan dalam hubungannya
dengan menciptakan nilai-nilai pelanggan.
1. Konsep Kualitas
Kata kualitas mengandung banyak definisi dan makna karena orang yang berbeda akan mengartikannya secara berlainan, seperti kesesuaian dengan
persaratan atau tuntutan, kecocokan untuk pemakaian perbaikan berkelanjutan, bebas dari kerusakan atau cacat, pemenuhan kebutuhan pelanggan, melakukan
segala sesuatu yang membahagiakan pelanggan.
2. Konsep Pelayanan
Pelayanan yang berkualitas mempertahankan keyakinan para pelanggan dan penting bagi keunggulan kompetitif, pelayanan yang unggul juga dapat
memberikan semangat karena membutuhkan pembangunan budaya organisasi dimana orang ditantang untuk menunjukkan potensi mereka, diakui dan dihargai.
Pelayanan merupakan kompenen ninlai yang pokok yang menggerakkan setiap perusahaan untuk sukses.
Dalam hubungan dengan penciptaan nilai kepuasaan bagi pelanggan, dimensi-dimensi yang menjadi faktor pada kualitas pelayanan antara lain :
a. Kehandalan reliability, kemampuan untuk melaksankan jasa yang
dijanjikan dengan terpercya dan akurat. b.
Daya tanggap responsiveness, kemampuan untuk membantu pelanggan dan memberikan jasa dengan cepat.
c. Keyakinan assurance, pengetahuan dan kesopanan karyawan dan
kemampuan mereka untuk menimbulkan kepercayaan dan keyakinan. d.
Empati empathy, kesediaan untuk peduli, memberikan perhatian pribadi bagi pelanggan.
e. Bukti fisik tangible penampilan fasilitas fisik, peralatan, personil dan
materi komunikasi.
C. Sistem Kearsipan
1. Pengertian Sistem Kearsipan
Sistem pengarsipan atau sistem kearsipan adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan memakai abjad, numerik,
nomor, huruf ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait. Sistem ini dibuat untuk mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan
kembali arsip. Hal ini merupakan bagian dari pekerjaan kantor yang sangat penting. Informasi yang tertulis yang tepat harus tersedia apabila diperlukan, agar
kantor dapat memberikan pelayanan yang efektif. Kearsipan juga sangat dibutuhkan dalam pelakasanaan administrasi, karena arsip merupakan pusat
ingatan bagi setiap kegiatan dalam suatu kantor. Pada dasarnya sistem kearsipan atau filling adalah kegiatan penyusunan dokumen, warkat dan arsip pada tempat
yang telah ditentukan, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan dengan cepat.
Kearsipan mempunyai peranan penting sebagai pusat ingatan organisasi atau perusahaan, bahan atau alat pembuktian otentik, sumber informasi serta alat
pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi atau perusahaan
dalam rangka melaksanakan kegiatan-kegiatannya. Kearsipan juga mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi, dengan adanya sistem
kearsipan yang baik dalam organisasi atau perusahaan dapat menolong kita untuk bekerja dengan lebih terorganisasi, sistematis, efisien, dan terbuka.
Setiap pekerjaan dan kegiatan di perkantoran atau perusahaan memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber data yang penting adalah arsip, karena arsip
merupakan salah satu bukti dan rekaman pekerjaan kantor dari kegiatan atau transaksi mulai dari kegiatan terdepan sampai kepada kegiatan-kegiatan
pengambilan keputusan, sehingga arsip memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat
ingatan bagi organisasi. Menurut Amsyah 2003: 71 menyatakan bahwa : Sistem penyimpanan
adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan
dapat dengan ditemukan bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan, sedangkan Menurut Wursanto 2001: 22 menyatakan bahwa : Sistem
penyimpanan adalah rangkaian tata cara dan langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam menyimpan warkat-warkat, sehingga bilamana diperlukan
lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat. Sistem penyimpanan didefinisikan sebagai sistem pengelolaan dan
penemuan kembali arsip berdasarkan pedoman yang telah dipilih untuk meningkatkan efektifitas dan efesiensi penggunaan waktu, tempat, tenaga, dan
biaya. Sistem penataan arsip yang baik dan teratur mencerminkan keberhasilan
suatu pengelolaan kegiatan di masa lalu yang akan besar pengaruhnya terhadap pengembangan di masa mendatang.
Kearsipan adalah suatu proses kegiatan atau proses pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu,
menemukan kembali dengan cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip. Dari beberapa pengertian diatas penulis dapat
menyimpulkan bahwa Kearsipan adalah suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan dan penyimpanan warkat
menurut sistem tertentu sehingga saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah. Berdasarkan definisi diatas penulis dapat menyimpulkan bahwa arsip
adalah dokumen yang berisi dokumen kegiatan perusahaan yang dibuat maupun diterima yang kemudian disimpan agar apabila diperlukan sewaktu-waktu dapat
diambil dan diketemukan dengan mudah dan cepat. Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan
tatausaha, yang banyak dilakukan oleh setiap badan usaha, baik badan usaha pemerintah maupun badan usaha swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang
berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan dokumen-dokumen kantor lainnya. Kearsipan mempunyai peran sebagai sumber informasi, dan
sebagai alat pengawasan yang dapat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijaksanaan,
pengambilan keputusan, pengembangan, pertanggungjawaban, penilaian, pembuat laporan dan pengendalian setepat-tepatnya.
Warkat adalah setiap catatan tertulis atau tergambar yang memuat keterangan mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk
menbantu ingatan. Dokumen adalah surat-surat atau benda-benda berharga termasuk rekaman yang dapat dijadikan alat ukti untuk mendukung keterangan
supaya lebih meyakinkan. Dokumentasi adalah suatu kegitan yang berhubungan dengan mencari, mengumpulkan, meneliti dan mengolah serta menyiapkannya
untuk dapat dinikmati orang lain sehingga menjadi dokumen baru yang lebih bermanfaat. Berkas adalah suatu kumpulan surat atau dokumen yang dapat
dipergunakan sebagai alat pengingat.
2. Fungsi atau tujuan kearsipan
a. Berusaha mengelola arsip yang bernilai berguna yaitu suatu usaha agar
arsip yang dikelola oleh suatu unit kerja kearsipan benar-benar arsip yang dipergunakan oleh perusahaan tersebut, sedangkan yang tidak banyak
hubungannya lebih baik disingkirkan atau dimusnahkan. b.
Menyimpan arsip secara sistematis dan efisien yaitu agar arsip yang tersimpan kedalam filling kabinet atau tempat penyimpanan lain.
Menggunakan sistem yang yang sesuai prosedur penyimpanan benar, metode serta alat penyimpanan yang memadai. Untuk itu ada moto
dibidang kearsipan yaitu menyimpan teratur dan menemukan cepat dan tepat.
c. Menemukan kembali dengan mudah yaitu jika pihak lain menginginkan
arsip, maka petugas arsip harus dapat menemukan kembali dengan cepat
