2.3 Layanan Sirkulasi 2.3.1 Pengertian Layanan Sirkulasi
Salah satu layanan yang diberikan perpustakaan terhadap pengguna perpustakaan adalah layanan sirkulasi. Kata sirkulasi berasal dari Bahasa Inggris
“circulation” yang berarti perputaran, sirkulasi udara, sirkulasi uang dan sebagainya.
Dalam ilmu perpustakaan, sirkulasi sering dikenal dengan peminjaman, namun demikian pengertian layanan sirkulasi sebenarnya adalah “mencakup
semua kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan, penggunaan koleksi perpustakan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan
pengguna jasa perpustakaan” Lasa; 1994: 1 Berdasarkan pengertian di atas dapat diketahui bahwa layanan sirkulasi
meliputi seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pemanfaatan bahan pustaka. Namun layanan sirkulasi perpustakaan bukan hanya sekedar pekerjaan
peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan koleksi saja, melainkan suatu kegiatan menyeluruh dalam proses pemenuhan kebutuhan pengguna melalui jasa
sirkulasi. Hal ini karena bagian sirkulasi masih memiliki tugas untuk penagihan koleksi yang belum dikembalikan, penagihan denda, memberikan surat bebas
perpustakaan, mencatat jumlah pengunjung dan peminjaman.
2.3.2 Fungsi Layanan Sirkulasi
Menurut Qalyubi 2007: 221 bagian layanan sirkulasi mempunyai fungsi melayani pengunjung perpustakaan khususnya dalam hal berikut ini:
1. Pengawasan pintu masuk dan keluar perpustakaan
2. Pendaftaran anggota perpustakaan, perpanjangan keanggotaan, dan
pengunduran diri anggota perpustakaan 3.
Peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan waktu bahan peminjaman
4. Pengurusan keterlambatan pengembalian koleksi yang dipinjam,
seperti denda 5.
Pengeluaran surat peringatan bagi buku yang belum dikembalikan pada waktunya dan surat bebas pustaka
6. Penugasan yang berkaitan dengan peminjaman buku, khususnya
buku hilang atau rusak
Universitas Sumatera Utara
7. Pertanggungjawaban atas segala berkas peminjaman
8. Pembuatan statistik peminjaman berupa statistik anggota yang
memperbarui keanggotaanya, anggota baru, anggota yang mengundurkan diri, pengunjung perpustakaan, statistik peminjam,
statistik jumlah buku yang dipinjam, statistik peminjaman buku berdasarkan subjek, dan jumlah buku yang masuk daftar tandon
9. Penugasan lainnya, terutama yang berkaitan dengan peminjaman.
Berdasarkan kutipan di atas dapat disimpulkan bahwa fungsi layanan sirkulasi adalah penangungjawab atas di segala kegiatan yang berhubungan
langsung dengan pengunjung perpustakaan. Bagian sirkulasi mengawasi pintu masuk dan keluar perpustakaan, pendaftaran anggota, peminjaman dan
pengembalian bahan pustaka, kemudian memberikan denda bagi pengguna yang terlambat mengembalikan buku yang dipinjam. Selain itu layanan sirkulasi
berfungsi untuk membuat surat peringatan terhadap anggota yang tidak mengembalikan buku yang dipinjam melewati batas waktu peminjaman yang
telah ditentukan. Kemudian bertanggungjawab atas berkas peminjaman buku, membuat statistika peminjaman peminjaman, dan mengawasi urusan lain yang
berkaitan dengan peminjaman.
2.3.3 Tujuan layanan Sirkulasi
Layanan sirkulasi di perpustakaan boleh dikatakan sebagai ujung tombak kegiatan pelayanan pengguna di perpustakaan, karena dalam memberikan layanan
kepada pengguna ia lebih banyak berhubungan langsung, oleh karena itulah layanan sirkulasi merupakan satu-satunya area layanan yang deras berinteraksi
dan semua kegiatan yang ada di perpustakaan, sebab kegiatan layanan sirkulasi merupakan salah satu jasa layanan yang banyak aneka kegiatan yang secara
langsung dirasakan oleh pemakai perpustakaan. Keberhasilan sebuah perpustakaan salah satunya dapat diukur dan seberapa jauh pelaksanaan layanan
sirkulasi dapat mernenuhi kebutuhan dan kepuasan pemakai perpustakaan. Tujuan layanan sirkulasi adalah mengatur arus kegiatan transaksi
perninjaman dan pengembalian dengan memperlancar dan mempermudah proses peminjaman koleksi baik untuk dibawa pulang, maupun keperluan sejenak seperti
Universitas Sumatera Utara
fotokopi melalui proses penyelesaian administrasi dengan pencatatan data buku terlebih dahulu
Cooper 1996: 84 menyebutkan tujuan dari layanan sirkulasi perpustakaan adalah:
1. To facilitate the loan of materials such as book, journals, videos, and tapes
to borrowers check-out 2.
To record receipt of returned materials check-in 3.
To extend the time an item can remain with a borrower renewal 4.
To record that a borrower is interested in an item already checked-out by another borrower reserve
5. To track the status of materials that should be returned overdue
processing 6.
To manage user request for materials from other libraries inter-library loan
Lasa 1994: 1-2 menguraikan tujuan layanan sirkulasi perpustakaan sebagai berikut:
1. Supaya mereka mampu memanfaatkan koleksi tersebut semaksimal
mungkin. 2.
Mudah diketahui siapa yang meminjam koleksi tertentu, dimana alamatnya, serta kapan koleksi itu harus kembali. Dengan demikian
apabila koleksi itu diperlukan peminat lain akan segera dapat diketahui alamat peminjaman atau dinantikan kapan pengembaliannya.
3. Terjaminnya pengembalian peminjaman dalam waktu yang jelas. Dengan
demikian keamanan bahan pustaka akan terjaga. 4.
Diperoleh data kegiatan perpustakaan yang berkaitan dengan pemanfaatan koleksi.
5. Apabila terjadi pelanggaran akan segera diketahui.
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa layanan sirkulasi membantu pemakai perpustakaan memanfaatkan koleksi seoptimal mungkin, karena dengan
adanya layanan sirkulasi dapat diketahui anggota lain yang meminjam koleksi tertentu dan waktu pengembaliannya. Selain itu sirkulasi mengurangi resiko
kehilangan dan kesalahan dalam meminjamkan bahan pustaka.
2.3.4 Tugas Layanan Sirkulasi
