Struktur Organisasi GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
4 Memproses, mencetak dan menandatangani Faktur Penjualan. Invoice.
Pisahkan lembar ke 1 dan 2. Lembar 1 untuk dilekatkan dengan SJ, Lembar 2 untuk diserahkan ke Accounting.
5 Melekatkan Staples SJ kredit dengan Faktur Penjualan invoice kredit serta periksa nominal di invoice harus sesuai dengan SJ,
kemudian disimpan dengan baik dan rapi. 6 Menyiapkan Sket Tagihan ST dan dokumen pendukungnya Faktur
Penjualan, Faktur Pajak Standart, Surat Jalan dsb dari Program SmartOpr yang akan dibawa oleh SalesKolektor sesuai schedule
yang ditetapkan. 7 Menyiapkan Sket Tagihan Manual atau tagihan diluar schedule
setelah mendapat Approval dari SPVGMDMCA. 8 Mencetak List Sket Tagihan untuk diserahkan ke Kasir Penerimaan.
9 Melakukan serah terima Sket Tagihan beserta SJ+Invoice kepada penagih SalesKolektorSPV dan wajib ditanda tangani oleh kedua
belah pihak. 10 Memeriksa dan mencocokkan hasil penagihan dan cicilan serta wajib
menerima kembali invoice yang tidak tertagih dan mengarsip kembali.
Untuk cicilan harus ada tanggal, nominal dan terbilang, serta tanda tangan customer.
11 Melakukan cek ulang fisik nota tagihan yang kembali pada menu Laporan Invoice Return, setelah semua saleskolektor kembali pada
sore harinya. 12 Melakukan konfirmasi via telepon ke customer untuk memastikan
cicilan yang tertera di nota dan nota yang tidak tertagih. 13 Memeriksa kebiasaan cara pembayaran customer Cash, Giro,
Transfer, CicilanPartial, apabila terdapat perubahan
pola pembayaran customer wajib dikonfirmasikan ke GMDMSPVCA.
14 Menyiapkan Outstanding Nota yang
akan diperiksa oleh GMDMSPVCAAuditor.
15 Memeriksa umur piutang yang sudah overdue dari Program SmartOpr sebagai informasi kepada GM untuk diambil tindakan
yang sesuai. d. Admin Settlement
1 Menerima Sket Tagihan yang telah dikerjakan oleh SalesKolektor dari bagian Kasir Penerimaan.
2 Memeriksa kebenaran total pembayaran yang ditulis oleh SalesKolektor di Sket Tagihan ST.
3 Melakukan pelunasan piutang dagang di Program SmartOpr sesuai Sket Tagihan ST dari SalesKolektor dan wajib diselesaikan di hari
yang sama. 4 Memeriksa pembayaran yang bersifat cicilan wajib diinformasikan
ke GMDMSPV untuk dilakukan konfirmasi.
5 Memeriksa kebiasaan cara pembayaran customer Cash, Giro, Transfer, CicilanPartial, apabila
terdapat perubahan pola
pembayaran customer wajib dikonfirmasikan ke GMDMSPVCA. 6 Menyerahkan Sket Tagihan yang telah disettle ke Kasir Penerimaan
untuk dilampirkan di Laporan Kas Harian LKH. e. Admin Sumber Daya
1 Ambil dan upload semua data master sebelum melakukan transaksi. 2 Melakukan Input SO, Reservasi, PO-STO dan SO Tukar Guling
kemudian Rekap muat SPKB Cross Check selanjutnya Cetak Surat JalanNota Transfer.
Periksa promo, harga, dan discount yang berlaku 3 Memeriksa PO dari Supermarket Lokal maupun Nasional apakah
harga dan promonya telah sesuai dengan PT setelah Surat Jalan SJ kembali, RR Receiving Report wajib diperiksa.
4 Membuat Kanvas Isi, Kanvas Jual, dan memeriksa stok kanvas harian.
5 Bertanggung jawab mengatur muatan mobil kiriman agar maksimal sesuai daerahnya menambah bagi yang tonase-nya kurang sesuai
rekap barang yang sudah dibuat. 6 Setelah Cross Check Out, mencetak Laporan Setoran Penjualan
Kontan Per Kolektor Per Shipment untuk diserahkan ke Kasir Penerimaan.
7 Memeriksa kelengkapan Surat Jalan yang kembali, SKR, Tanda Tangan Stempel jika ada dari customer Jumlah Surat Jalan harus
sama dengan data pada Laporan Setoran Penjualan Detail. 8 Membuat SKR berdasarkan coretan yang ada di Surat Jalan.
Membuat dan memeriksa Retur Langganan Kredit berdasarkan permintaan yang sudah di-acc oleh GMDMSPV.
9 Melakukan Proses Cross Check In dan memeriksa Prooflist Shipment setiap hari.
10 Setelah Cross Check In, mencetak Laporan Setoran Penjualan Kontan Per Kolektor Per Shipment untuk diserahkan ke Kasir
Penerimaan. 11 Melakukan Approve penerimaan pembelian barang dagang
berdasarkan SJ Pembelian, LPB dan Berita Acara Selisih Penerimaan jika ada. Untuk Luar Pulau berdasarkan email dari
Vendor. 12 Surat Jalan SJ yang dibawa kru kiriman wajib kembali pada hari
yang sama, kecuali kiriman jarah jauh yang harus menginap. 13 Menyerahkan Surat Jalan Kredit Lembar 1 dan 2 H-1 berdasarkan
Laporan Setoran Penjualan Kredit Detail ke Admin Collection. 14 Wajib melakukan Backup Data Harian. Pastikan directory backup
telah terisi file dengan benar.
15 Melakukan konfirmasi kepada GMDMSPV untuk SKR sisa kiriman dalam jumlah besar, serta konfirmasi via telpon ke
customer pada hari yang sama atau keesokan harinya. 16 Wajib melakukan close warehouse di semua store location tiap 3 hari
dan di akhir bulan. 17 Transaksi penjualan untuk tutupan target akhir bulan, barang wajib
dikirim pada hari yang sama.dilarang titip di semua store location 18 Memastikan kru kiriman wajib mengirim barang sesuai alamat yang
tercantum di Surat Jalan SJ Penyimpangan perubahan alamat wajib disetujui GMDM.
f. Admin Persediaan Gudang 1 Melakukan cut off stok gudang dengan tepat dan benar sebelum
melakukan stok opname.Harian Bulanan 2 Mencetak form stok opname gudang BTB.Stok Kosongan Harian
3 Wajib melakukan stok opname harian. 4 Melakukan input penerimaan barang dari Pembelian, Rekap Sisa
kiriman SKR, Retur Langganan, Turun Barang Kanvas dan Penerimaan Hasil IO sesuai dengan Laporan Penerimaan Barang
LPB Manual. 5 Membuat BAP dan input transaksi Adjustment dan Penerimaan
Lain-Lain. 6 Melakukan input transfer barang antar zona TO Manual dan
generate TO kembalian Shipment.
7 Memonitor barang titipan, tukar guling yang belum diganti serta memberi informasi ke GMDMSPV.
8 Berkoordinasi dengan GMCAAuditor memeriksa kejanggalan kejanggalan dari opname gudang besar.
9 Memonitor penyelesaian atas Proses RepackingRevisi Barang BS. Cut Off Harian
10 Membantu Kepala Gudang memeriksa kelayakan jumlah barang expired dan slow moving.
11 Memastikan turun barang kanvas minimal seminggu sekali.