33
8. Pola Aliran Informasi Dalam Organisasi
Katz dan Khan Wayne Pace, 2001:174 menunjukkan bahwa pola atau keadaan urusan yang teratur mensyaratkan bahwa
komunikasi diantara para anggota organisasi tersebut dibatasi. Dalam hal ini pola-pola komunikasi menyatakan bahwa pengaturan tertentu
mengenai “siapa berbicara kepada siapa” yang mempunyai kosekuensi besar dalam berfungsinya organisasi. Ada dua pola komunikasi dalam
organisasi yaitu pola roda dan lingkaran yang menggambarkan aliran pengaruh dalam organisasi yang dibatasi.
Pola roda adalah pola yang mengarahkan seluruh informasi kepada individu yang menduduki posisi sentral. Dalam pola ini orang
yang menduduki posisi sentral adalah orang yang menerima kontak dan informasi yang disediakan oleh anggota organisasi lainnya dan
juga memecahkan masalah dengan persetujuan anggota lainnya. Sedangkan pola lingkaran adalah pola yang memungkinkan semua
anggota berkomunikasi satu dengan yang lainnya hanya melalui sejenis sistem pengulangan pesan. Dalam pola ini semua anggota tidak
bisa berhubungan secara langsung dan juga tidak memiliki akses langsung terhadap seluruh informasi yang diperlukan untuk
memecahkan persoalan. Pola lingkaran meliputi kombinasi orang-orang penyampaian
pesan cenderung lebih baik. Dalam pola ini komunikasi dapat diakses oleh semua anggota organisasi dan aksesbilitas anggota antara satu
34 dengan yang lainnya, kepuasan terhadap proses komunikasi dan
kemampuan beradaptasi dalam perubahan-perubahan tugas. Kemudian untuk pola roda memungkinkan pengawasan yang lebih baik atas
aliran pesan. Kemunculan seorang pemimpin bisa lebih cepat, lebih stabil cermat dalam meyelesaikan masalah, tetapi cenderung
mengalami kelebihan beban pesan dan pekerjaan.
9. Pendekatan Komunikasi Organisasi
Menurut Arni 2005:74 untuk melihat komunikasi yang terjadi dalam suatu organisasi dapat digunakan tiga pendekatan yaitu
pendekatan makro, mikro dan individual sebagai berikut: 1.
Pendekatan Makro Dalam pendekatan ini organisasi dipandang sebagai suatu
struktur global yang berinteraksi dengan lingkungannya. Aktivitas organisasi dalam hal ini yaitu:
Memproses Informasi Dari Lingkungan Setiap
oragnisasi membutuhkan
informasi dari
lingkuang luar untuk mempertahankan hidup dan sebagai cara untuk beradaptasi atau menyesuaikan diri. Hal ini dilakukan
dengan mentrasfer informasi yang relevan dengan keadaan organisasi, kemudian merumuskan suatu respon yang tepat
terhadap input informasi tersebut. Informasi ini digunakan untuk menentukan tujuan dari organisasi.
35 Mengadakan Identifikasi
Identifikasi adalah proses penyesuaian diri. Informasi yang telah diproses oleh organisasi digunakan untuk negosiasi
dan persetujuan dengan relasi-relasi yang potensial dari pelanggan. Berdasarkan informasi ini organisasi berusaha
untuk mengkoordinasi segala kegiatan supaya dapat memenuhi keinginan dari para pelanggan. Dalam hal ini komunikasi
mempunyai peran penting yaitu untuk mengkomunikasikan suatu kebijakan baru yang dibuat oleh organisasi supaya para
pelanggan mengetahuinya Melakukan Integrasi Dengan Organisasi Lain
Setiap organisasi dipengaruhi oleh aktivitas organisasi lain dalam lingkungannya. Dalam hal ini organisasi bergerak
sebagai monitor untuk mengawasi pengaruh organisasi lain kepadanya. Seperti halnya ada organisasi lain yang
memproduksi sama tetapi kualitasnya lebih baik dan harganya lebih murah maka ini bisa membahayakan organisasi kita.
Untuk mengatasi saingan dari organisasi lain ada beberapa cara yang dilakukan oleh organisasi seperti membaca
brosur, pamflet mengenai organisasi lain dan berkonsultasi dengan para ahli dalam bidangnya.
36 Penentuan Tujuan
Tujuan organisasi merupakan komponen utama yang sangat penting. Setiap organisasi menentukan tujuannya setelah
mendapatkan informasi
mengenai lingkungannya,
mengidentifikasi dengan pelanggan dan melakukan integrasi yang cukup dengan organisasi lain untuk memperjelas
tujuannya. Menurut Arni 2005:76 tujuan adalah tempat yang
diinginkan organisasi sesudah diberikan periode waktu tertentu. Untuk
menentukan tujuan,
organisasi harus
bisa mengembangkan informasi dari internal dan eksternal
organisasi. Kekuatan eksternal ini bisa berasal dari sikap pelanggan, tersedianya bahan mentah dan tingkah laku dari
saingan. 2.
Pendekatan Mikro Pendekatan ini memfokuskan pada komunikasi dalam unit
dan sub unit pada organisasi. Komunikasi ini terjadi antar anggota kelompok. Terdapat beberapa kelompok sosial didalam organisasi
dan masing-masing kelompok ini mempunyai tujuan yang berbeda. Ada beberapa unsur yang berkaitan dengan pendekatan mikro
menurut Arni 2005:77, diantaranya yaitu:
37 Orientasi dan Latihan
Terkadang suatu organisasi perlu memberikan orientasi dan latihan untuk orang-orang dalam suatu organisasi agar
dapat melakukan suatu pekerjaan tertentu dan untuk melakukan semua itu maka dibutuhkan komunikasi. Seperti untuk
menjelaskan pekerjaan yang seharusnya dilakukan oleh anggota organisasi maka diperlukan komunikasi.
Orientasi adalah
proses yang
terus menerus
menghendaki komunikasi untuk membawa orang lain melihat apa yang sedang berlangsung dalam suatu organisasi. Tugas
memberi orientasi ini bisa dilakukan oleh pimpinan maupun oleh anggota organisasi yang lain.
Keterlibatan anggota Dalam organisasi keterlibatan anggota sangat penting
yaitu untuk menjaga kelancaran tugas organisasi. Sebab apabila suatu bagian kerja organisasi macet maka akan mempengaruhi
seluruh tugas organisasi yang lain. Untuk mengajak anggota supaya bisa melakasankan tugasnya maka dibutuhkan
komunikasi. Setiap pimpinan mempunyai cara untuk membuat anggotanya supaya terlibat dalam organisasi secara baik dan
benar.
38 Penentuan Iklim Organisasi
Iklim organisasi ditentukan oleh bermacam-macam faktor diantaranya yaitu tingkah laku pimpinan, tingkah laku
teman sekerja dan tingkah laku dari organisasi sendiri. Tetapi yang paling utama iklim organisasi ditentukan oleh komunikasi
pimpinan kepada kelompoknya. Supervisi dan Pengarahan
Setiap anggota organisasi membutuhkan pengarahan dari atasan atau anggota lain untuk menunjukkan tentang suatu
pekerjaan dalam organisasi, karena apabila tidak ada arahan maka pekerjaan tersebut bisa tidak terkontrol. Supervisor
bertanggung jawab terhadap orang-orang yang dibawahnya dan membantu
orang-orang tersebut
supaya melakukan
pekerjaannya dengan baik. Kepuasan Kerja
Menurut Arni 2005:78 ada dua hal yang membuat orang tidak puas dengan pekerjaannya, yaitu tidak mendapat
informasi yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan dan hubungan dengan teman kerja kurang baik. Dengan kata lain
bahwa ketidak puasan kerja ini karena adanya masalah komunikasi.
Untuk mengatasi masalah kuranganya informasi maka organisasi harus memberikan informasi yang cukup bagi para
39 karyawan, sehingga mereka dapat melakukan pekerjaan dengan
baik dan merasa puas terhadap hasil yang dikerjakan. Selain itu untuk mengatasi hubungan yang kurang baik antar sesama
teman maka di adakan silaturrahmi secara rutin diantara sesama anggota organisasi, sehingga diantara anggota bisa
saling kenal dan bergaul secara baik. 3.
Pendekatan Individual Pendekatan individual ini berpusat pada tingkah laku
komunikasi individu dalam organisasi. Komunikasi individual ini ada beberapa bentuk, diantaranya yaitu:
Berbicara Pada Kelompok Kerja Kerja kelompok adalah pusat efektifnya kerja
organisasi. Maka dari itu seseorang harus mempunyai keterampilan berkomunikasi dengan orang lain untuk
mendapatkan dan memberikan informasi yang diperlukan dalam melakukan tugas kelompok.
Menghadiri dan Berinteraksi Dalam Rapat-rapat Rapat adalah satu cara kehidupan organisasi yang
umum. Jadi seorang anggota organisasi harus terampil berinteraksi dalam rapat yang mencakup memberikan informasi
atau membujuk anggota lain untuk menerima usulannya.
40 Menulis
Setiap anggota organisasi harus mampu menulis yaitu memberikan masukan atau usulan berupa materi yang
diperlukan oleh
organisasi. Mengkonsep
materi juga
dibutuhkan keterampilan komunikasi tertentu. Berdebat Untuk Suatu Usulan
Debat merupakan suatu yang penting untuk masukan dalam rapat. Setiap orang dalam organisasi harus membuat
suatu usalan atau program baru mengenai aktivitas yang akan dilakukan. Dibutuhkan komunikasi yang baik supaya bisa
membujuk anggota yang lain untuk menerima usulan yang disampaikan.
10. Efek dan Efektifitas Komunikasi
Kategori