14
3.6. Pengolahan dan Analisis Data
Langkah pertama yang dilakukan dalam pengolahan data yaitu melakukan pemeriksaan data yang telah diperoleh pada lembar pengamatan
work sampling . Pemeriksaan dilakukan untuk memastikan kelengkapan atau
jika ada kesalahan maupun inkonsistensi data. Aktivitas atau kegiatan yang telah dikelompokkan berdasarkan kategori kegiatan produktif, tidak
produktif, dan pribadi kemudian masing-masing dihitung jumlahnya. Melalui pengelompokkan kegiatan tersebut dapat diketahui berapa
persentase waktu kerja yang digunakan oleh pegawai untuk melakukan kegiatan yang produktif, tidak produktif maupun pribadi, sehingga
penggunaan waktu kerja dapat dijelaskan dan disimpulkan. Langkah kedua yaitu memasukkan data standar kemampuan rata-rata
serta bobot atau jumlah beban tugas pokok selama setahun sehingga dapat diketahui beban kerja untuk setiap tugas pokok maupun total beban kerja
pada unit. Beban kerja yang diperoleh kemudian menjadi dasar untuk melakukan perhitungan jumlah kebutuhan pegawai dengan Microsoft Excel.
Perhitungan kebutuhan tenaga kerja dilakukan dengan pendekatan tugas per tugas jabatan sesuai Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur
Negara nomor: KEP75M.PAN72004 yaitu sebagai berikut: 1.
Menetapkan waktu kerja Waktu kerja yang dimaksud adalah waktu kerja efektif, yaitu waktu kerja
yang secara efektif digunakan untuk bekerja. Waktu kerja efektif terdiri dari hari kerja efektif dan jam kerja efektif.
a. Hari kerja efektif adalah jumlah hari dalam kalender dikurangi hari
libur dan cuti. Perhitungannya adalah sebagai berikut.
.............................1 Keterangan:
A = Jumlah hari menurut kalender dalam setahun B = Jumlah hari sabtu dan minggu dalam setahun
C = Jumlah hari libur dalam setahun D = Jumlah cuti tahunan
Hari kerja efektif =
15 b.
Jam kerja efektif adalah jumlah jam kerja formal dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja allowance seperti
buang air, melepas lelah, makan, dan sebagainya. Allowance sebesar 30 dari jumlah jam kerja formal.
2. Menyusun waktu penyelesaian tugas
Waktu penyelesaian tugas merupakan hasil perkalian dari jumlah beban suatu tugas pokok dengan standar kemampuan rata-rata waktu
penyelesaian tugas tersebut. Tabel 1 menunjukkan perhitungan waktu penyelesaian tugas.
Tabel 1. Perhitungan waktu penyelesaian tugas No.
Unsur Tugas Pokok BT
SKR WPT BT x SKR
1 2
3 dst
∑ WPT
Keterangan: BT
= jumlah beban suatu tugas pokok dalam setahun SKR = standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian suatu tugas
pokok menit WPT = waktu penyelesaian tugas menit per tahun
∑ WPT = total waktu penyelesaian tugas
3. Menghitung jumlah kebutuhan pegawai
Jumlah kebutuhan pegawai dapat dihitung setelah waktu penyelesaian tugas diperoleh. Rumus perhitungan jumlah kebutuhan pegawai adalah
sebagai berikut.
...........2 Keterangan:
∑ Waktu kerja efektif → jam kerja efektif menit per tahun
Kebutuhan pegawai =
∑ WPT ∑ Waktu kerja efektif
x
1 orang
16 ..........3
Menurut Peraturan Menteri Keuangan Nomor: 140PMK.012006, bahwa hasil dari analisis beban kerja dan kebutuhan pegawai dapat
digunakan untuk mengetahui efisiensi dan prestasi unit, sebagai berikut. a.
Efisiensi unit EU Efisiensi unit adalah perbandingan beban kerja unit dengan jumlah
pemangku unit tersebut dalam jam kerja efektif sebagai usaha penyelesaian tugas unit dan fungsi organisasi. Beban kerja unit
merupakan perkalian volume kerja dengan norma waktu dalam suatu unit, sehingga dapat disintesis bahwa hal tersebut ekuivalen atau
senilai dengan total waktu penyelesaian tugas ∑ WPT. Tabel 2
menunjukkan perhitungan efisiensi unit.
Tabel 2. Perhitungan efisiensi unit No.
Nama Unit ∑ WPT Ketersediaan
Pegawai EU
1 2
3 dst
b. Prestasi unit PU
Prestasi unit adalah huruf mutu kemampuan hasil kerja unit atau pemeringkatan yang didasarkan pada efisiensi unit. Tabel 3
memperlihatkan huruf mutu prestasi unit.
Tabel 3. Huruf mutu prestasi unit No.
Kriteria Prestasi Unit Huruf
Mutu
1 Jika EU 1.00 , maka “Sangat Baik”
A 2
Jika 0.90 EU 1.00 , maka “Baik” B
3 Jika 0.70 EU 0.89 , maka “Cukup”
C 4
Jika 0.50 EU 0.69 , maka “Sedang” D
5 Jika EU 0.50 , maka “Kurang”
E EU =
∑ Ketersediaan pegawai dalam unit x jam kerja efektif
17
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN