MASTER PLAN TIK PROVINSI RIAU 2016 – 2020
166 untuk berubah. Kelompok ini dapat menjadi agent of change dari perubahan.
Sebaliknya, persepsi negatif adalah sikap yang menolak dan cenderung resistans terhadap perubahan. Pendekatan yang dilakukan untuk kelompok ini menggunakan
pendekatan top-down, yang mengharuskan orang menerima perubahan, seperti peraturan atau kebijakan.
7.2.2 Pembentukan Tim Change Management
Untuk melaksanakan manajemen perubahan perlu dibentuk Tim Change Management yang bertugas dan bertanggung jawab penuh untuk merencanakan
merancang dan melaksanakan program-program manajemen perubahan. Tugas dari Tim Change Management antara lain adalah:
Mengoordinasikan pelaksanaan kegiatan rencana pengelolaan perubahan;
Memonitor dan mengevaluasi progres pelaksanaan perubahan; Melaporkan pelaksanaan kegiatan pelaksanaan perubahan kepada
pimpinan; Menjalankan communication strategy.
Komposisi Tim Change Management diusulkan terdiri dari: 1. Ketua Tim, disarankan pimpinan yang memiliki komitmen dan pengaruh
yang kuat baik internal maupun eksernal Provinsi Riau; 2. Sekretaris, berasal dari unsur Dinas Komunikasi dan Informatika yang
beranggung jawab dalam pengembangan dan implementasi TIK di lingkungan Provinsi Riau;
3. Anggota, terdiri dari wakil SKPD Provinsi Riau. Tim Change Management ini dapat bekerja sama dengan wakil dari inspektorat,
SKPD, KLDI, KPK, kalangan akademisi, atau organisasi lainnya yang memiliki kepentingan terhadap penyelenggaraan e-government.
7.2.3 Penyusunan Communication Strategy
Tahap ini bertujuan membangun persepsi yang positif terhadap kemudahan dan manfaat yang diperoleh dengan diterapkannya TI dalam proses penyelenggaraan
MASTER PLAN TIK PROVINSI RIAU 2016 – 2020
167 pemerintahan. Fokus utama dalam communication plan adalah bentuk komunikasi
yang persuasif sehingga mengubah persepsi negatif menjadi positif. Langkah-langkah yang dilakukan dalam keagiatan ini adalah :
1. Mengidentifikasi target sasaran komunikasi Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk mengetahui target komunikasi
sehingga tepat sasaran dalam mengkomunikasikan perubahan; 2. Menentukan metode komunikasi yang tepat
Berdasarkan identifikasi target, maka ditentukan metode yang tepat untuk setiap target yang dituju;
3. Menentukan materi yang akan dikomunikasikan Materi komunikasi disesuaikan dengan sasaran klasifikasi persepsi dari
target: - Membangun Persepsi Manfaat untuk Teknologi Informasi Baru:
4. Menentukan metode feedback Untuk mendapatkan bahan masukkan bagi peningkatan perbaikan
komunikasi ke depan.
Lebih lanjut, langkah-langkah Strategi Komunikasi dapat dilihat pada tabel berikut:
Tabel 16. Langkah-langkah Strategi Komunikasi
No. Aktifitas
Adaptation Commitment Adoption Compliance
1. Membangun Persepsi
Manfaat untuk Teknologi Informasi Baru
Penjelasan akan manfaat teknologi baru ke pengguna dan pentingnya bagi kelangsungan masa depan organisasi. Perlu dilengkapi dengan
demonstrasi. Membangun Persepsi
Manfaat untuk UpgradeGanti Teknologi
Informasi Lama Penjelasan dari pimpinan organisasi bahwa teknologi lama sudah tidak
dapat memenuhi tujuan perusahaan. Selanjutnya dilakukan penjelasan tentang posisi dan manfaat teknologi baru yang sebaiknya dilengkapi
dengan demonstrasi teknologi.
Spesifik penekanan isi komunikasi
Upaya peningkatan produktivitas dan kinerja Pengguna;
Penjelasan Peraturan Perundangannya atau kebijakan
yang berlaku Reward Punishment.
2. Membangun Persepsi
Kemudahan Penggunaan TI • Menyediakan teknologi yang user friendly dan pelatihan penggunaan
yang intensif. • Menghadirkan teknologi ke pengguna dan memperbolehkan
pengguna untuk berinteraksi dengan teknologi tersebut. • Menyediakan team support yang dapat membantu setiap saat serta
menyediakan panduan penggunaan yang dapat diakses setiap saat dan memenuhi kebutuhan pengguna.
3. Memilih metode komunikasi
yang tepat • Training
• WorkshopSeminar • Komunikasi regular: news letter
• Training • Dipaksa pakai,
• Coaching Counselling
MASTER PLAN TIK PROVINSI RIAU 2016 – 2020
168
No. Aktifitas
Adaptation Commitment Adoption Compliance
4. Mendapatkan masukan
feed back Evaluasi dilakukan dengan model TAM, dimana hasil evaluasi ini
digunakan sebagai bahan acuan untuk melakukan perbaikan komunikasi ke depan.
7.2.4 Program Kegiatan Change Management
